Facturen

Facturen

Ga naar:

Factuur

Een factuur is een document dat een leverancier naar een inkoper stuurt, waarin de producten en hoeveelheden worden vermeld die de leverancier aan de inkoper heeft geleverd en waarvoor deze betaald wil worden.

Een factuur bevat details over de aan de inkoper geleverde goederen - bijvoorbeeld de eenheidswaarden van elk product, vermenigvuldigd met de geleverde hoeveelheid van elk product, inclusief de belastingbedragen en de totale bedragen die de leverancier verwacht betaald te krijgen.

Facturen kunnen ook informatie over de leverancier bevatten (bijv. contactgegevens, btw-/KVK-nummer, betalingsvoorwaarden, bankgegevens) die het voor de inkoper eenvoudig maken om met een gerust hart een betaling aan de leverancier te doen.

Facturen beheren

Als end-to-end Procure-to-Pay-systeem vormen facturen een zeer belangrijk onderdeel van PurchasePlus en onze software bevat veel functionaliteit die inkopers helpt hun uitgaven op de facturen van hun leveranciers te beheren.

In wezen helpt onze functionaliteit voor factuurbeheer te controleren of datgene wat de leverancier aan uw organisatie heeft gefactureerd (a) overeenkomt met wat u heeft besteld, (b) daadwerkelijk is geleverd, en (c) is goedgekeurd voor betaling door alle vereiste gebruikers binnen uw organisatie.

Overzicht factuurbeheer

Papierloos factureren

Een bijzonder krachtig onderdeel van het aanbod van PurchasePlus is onze module Papierloos factureren, die als optionele uitbreiding aan uw PurchasePlus-systeem kan worden toegevoegd.

Organisaties die de module Papierloos factureren gebruiken, krijgen een e-mailadres voor papierloos factureren toegewezen, waar:

  • Gebruikers van uw organisatie (d.w.z. interne medewerkers) de pdf-factuur van een leverancier naartoe kunnen sturen, waarna deze automatisch wordt gescand en als nieuwe factuur wordt aangemaakt, beschikbaar in PurchasePlus.
  • Gedeeld kan worden met leveranciers, zodat zij hun facturen rechtstreeks naar dit e-mailadres kunnen sturen, waarna deze automatisch in uw PurchasePlus-account worden aangemaakt.

Papierloos factureren maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR)-scanning, kunstmatige intelligentie (AI), machine learning (ML) en onze unieke Human-In-The-Loop-service om:

  1. De pdf-facturen die u of uw leveranciers naar het e-mailadres voor papierloos factureren sturen, digitaal te 'lezen',
  2. De factuur automatisch aan te maken in PurchasePlus,
  3. Te proberen de factuur te 'matchen' aan een inkooporder, en
  4. De regels één voor één te verwerken met inachtneming van eventuele drempelwaarden voor factuurvlaggen die door uw organisatie zijn ingesteld.

E-mails (inclusief hun pdf-bijlagen) die op het e-mailadres voor papierloos factureren zijn ontvangen, kunnen worden bekeken en beheerd in het onderdeel [Papierloze e-mails] in de zijnavigatiebalk:

Papierloze e-mails in de zijnavigatieLees meer over Papierloze e-mails.

Facturen aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's beheren' kunnen handmatig een factuur aanmaken in PurchasePlus door te klikken op de optie [Facturen] → [Nieuwe factuur] in het zijnavigatiemenu.

Lees ons artikel over het aanmaken van een nieuwe factuur voor meer informatie.

Factuurstatussen

Facturen kunnen verschillende statussen hebben:

Factuurstatussen

  • Open: Een open factuur is aangemaakt, maar moet nog worden afgestemd. Afhankelijk van de voorkeuren van uw organisatie moet een open factuur mogelijk worden gematcht aan een inkooporder, of moeten er goederenontvangstbewijzen worden aangemaakt op de gematchte inkooporder. U kunt een open factuur blijven bewerken om eventuele vlaggen op te lossen. Als er vlaggen op de factuur zijn geplaatst, kunt u deze markeren als 'Wacht op goedkeuring', waarna de relevante goedkeurders op de hoogte worden gesteld. Als er geen vlaggen op de factuur staan, kunt u deze markeren als 'Afgestemd'. Een open factuur kan ook worden geparkeerd of geannuleerd.
  • Wacht op goedkeuring: Een factuur die wacht op goedkeuring heeft een of meer factuurvlaggen, waardoor goedkeuring vereist is van een of meer goedkeurders binnen uw organisatie. Zodra de goedkeuringen zijn verleend, gaat de factuur over naar de status 'Afgestemd'.
  • Afgestemd: Een afgestemde factuur heeft alle door uw organisatie vereiste controles doorstaan en is nu klaar om te worden geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een factuur zolang deze de status 'Afgestemd' heeft. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de factuur heropenen.
    • Let op: Gebruikers met de machtiging 'Kan facturen en creditnota's supergoedkeuren' kunnen bepaalde velden op een afgestemde factuur bijwerken. Lees meer.
  • Geparkeerd: Een geparkeerde factuur is door een gebruiker binnen uw organisatie geparkeerd omdat deze mogelijk nadere overweging of overleg vereist. Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in een factuur die de status 'Geparkeerd' heeft. Indien nodig kunt u de factuur heropenen om er weer wijzigingen in aan te brengen.
  • Geannuleerd: Een geannuleerde factuur is geannuleerd door een gebruiker en is niet langer in gebruik binnen uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een factuur met de status 'Geannuleerd'. Als u de factuur wilt herstellen en wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de factuur heropenen.
  • Gereed voor export: Een factuur gereed voor export is nu beschikbaar in uw [Facturen] → [Exportcentrum] om te worden opgenomen in een volgend exportbestand. Zodra de factuur met succes is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie, wordt de status van de factuur bijgewerkt naar 'Geëxporteerd'. Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in de factuur zolang deze de status 'Gereed voor export' heeft. Indien nodig kunt u de factuur terugzetten naar de status 'Afgestemd' en de factuur vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Wordt geëxporteerd: Een factuur die wordt geëxporteerd, bevindt zich momenteel in het proces van exporteren naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Dit proces duurt doorgaans enkele minuten. Zodra de export is geslaagd, wordt de status van de factuur bijgewerkt naar 'Geëxporteerd'. Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in de factuur zolang deze de status 'Wordt geëxporteerd' heeft. Indien nodig kunt u de factuur terugzetten naar de status 'Afgestemd' om deze opnieuw te exporteren, of de factuur heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Geëxporteerd: Een geëxporteerde factuur is opgenomen in een of meer exportbestanden en is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht in de factuur zolang deze de status 'Geëxporteerd' heeft. Indien nodig kunt u de factuur terugzetten naar de status 'Afgestemd' en de factuur vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.

Inkooporders en ontvangstbewijzen matchen

Wanneer een leverancier een factuur naar een inkoper stuurt, is het een goede gewoonte om ervoor te zorgen dat de factuur is afgestemd voordat deze wordt goedgekeurd voor betaling.

PurchasePlus helpt onze inkopers op twee manieren bij het afstemmen van facturen, afhankelijk van de werkwijze van hun financiële afdeling:

  • Door een inkooporder aan een factuur te matchen, om te controleren of datgene wat de leverancier aan de inkoper heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld. Dit wordt ook wel '2-wegs matching' genoemd.
  • Door een inkooporder én de bijbehorende ontvangstbewijzen aan een factuur te matchen, om te controleren of datgene wat de leverancier aan de inkoper heeft gefactureerd daadwerkelijk overeenkomt met wat de inkoper heeft besteld en heeft ontvangen. Dit wordt ook wel '3-wegs matching' genoemd: Tabblad Factuuranalyse

Factuurregels en inkooporderregels koppelen

Afhankelijk van de instellingen van uw organisatie in PurchasePlus worden bij het matchen van een factuur aan een inkooporder alle regels op de factuur vergeleken met alle regels op de inkooporder. Waar twee regels overeenkomen, worden ze aan elkaar gekoppeld. Lees voor meer informatie Factuurregels en inkooporderregels koppelen of ontkoppelen.

Factuurvlaggen en drempelwaarden

Wanneer een inkooporder aan een factuur wordt gematcht, vergelijkt PurchasePlus de gegevens op regelniveau van de factuurregel met de gegevens op regelniveau van de gekoppelde inkooporderregel, om u te helpen bepalen of er afwijkingen zijn die aandacht vereisen. Als er afwijkingen zijn, plaatst ons systeem een factuurvlag, die voorkomt dat de factuur automatisch wordt afgestemd (en geëxporteerd) totdat de vlag is opgelost.

Factuur met vlaggen

Sommige vlaggen kunnen nauwkeurig worden beheerd door een drempelwaarde voor factuurvlaggen in te stellen. Hiermee geeft u exact aan het systeem door hoeveel afwijking tussen een inkooporder en een factuur acceptabel is voor uw organisatie, en in welke scenario's u wilt dat er een vlag wordt geplaatst.

Geavanceerde modus voor factuurbeheer

Ervaren gebruikers van PurchasePlus kunnen de geavanceerde modus voor facturen gebruiken om belangrijke details toe te voegen aan een factuur, de regels of subregels ervan, voor boekhoudkundige en exportdoeleinden. Lees ons artikel over Factuurregels bijwerken met behulp van de geavanceerde modus voor meer informatie.

Factuurweergave in geavanceerde modus

Snelweergavepanelen op brede schermen

Geavanceerde gebruikers die PurchasePlus op een groot scherm gebruiken, kunnen ook profiteren van de snelweergavepanelen voor facturen die aan de rechterkant van de factuur verschijnen:

Snelweergavepaneel voor facturen

Het snelweergavepaneel voor facturen kan worden geconfigureerd om het volgende weer te geven:

  • Opmerkingen die door een andere gebruiker binnen uw organisatie op de factuur zijn achtergelaten, of door de leverancier zelf als deze PurchasePlus gebruikt,
  • Koppelingen naar gerelateerde documenten – bijv. de inkooporder die aan de factuur is gematcht of eventuele goederenontvangstbewijzen die verband houden met die inkooporder,
  • De openstaande vlaggen op de factuur (indien van toepassing), en
  • Informatie over de goedkeuringswerkstroom waarin deze factuur is geplaatst.

U kunt de knop [Beheren] in de rechterbovenhoek van het snelweergavepaneel gebruiken om te configureren wat uw panelen weergeven.

Het snelweergavepaneel wordt niet weergegeven als uw beeldscherm niet groot genoeg is om alle overige inhoud op het scherm te tonen.

Een factuur goedkeuren

Als een factuur niet automatisch alle controles doorstaat die ons systeem uitvoert (d.w.z. er zijn een of meer factuurvlaggen geplaatst), moet een factuur worden goedgekeurd door een of meer gebruikers voordat deze kan overgaan naar de status 'Afgestemd' en kan worden geëxporteerd naar uw boekhoudsysteem.

De gebruiker(s) die facturen kunnen goedkeuren, worden gedefinieerd in goedkeuringswerkstromen voor facturen. Deze worden geconfigureerd door beheerders binnen uw organisatie, in overleg met platformexperts van PurchasePlus. Lees ons artikel over Facturen goedkeuren voor meer informatie.

Facturen exporteren

Facturen kunnen op een van twee manieren vanuit PurchasePlus naar uw boekhoudsysteem worden geëxporteerd, afhankelijk van uw organisatietype.

Type A- versus Type B-organisaties

Bestemmingen en exportindelingen voor crediteurensystemen

De exacte elektronische bestemming en indeling van de exportbestanden voor zowel Type A- als Type B-organisaties wordt geconfigureerd tijdens de implementatie van uw PurchasePlus-systeem, maar kan na de implementatie indien gewenst worden gewijzigd in nauw overleg met het PurchasePlus-team. Neem contact op met ons vriendelijke Customer Success-team voor meer informatie.

Related articles