Overdrachten
Overdrachten
Ga naar:
- Inleiding
- Soorten overdrachten
- Overdrachtstatussen
- Overdrachten bekijken
- Overdrachten aanmaken en beheren
- Overdrachten importeren en exporteren
- Overdrachten voltooien
- Overdrachtslogboeken
Overdracht
Een overdracht is een manier om de verplaatsing van voorraadartikelen tussen voorraadlocaties te beheren (en te verantwoorden).
Een overdracht kan op elk gewenst moment handmatig worden aangemaakt als de gebruiker de machtiging 'Overdrachten beheren' heeft, of automatisch worden gegenereerd bij bepaalde acties – bijv. Goederen ontvangen, of tijdens de initiële instelling van beginsaldi in een locatie.
Er worden overdrachtsbonnen aangemaakt voor elk type overdracht, waarin u een gedetailleerd overzicht kunt bekijken van de Herkomst, Bestemming, overgedragen Voorraadartikelen en andere belangrijke informatie.
Soorten overdrachten
Er zijn veel verschillende soorten overdrachten in de module Voorraad van PurchasePlus:
- Voorraadoverdracht: wordt gebruikt om voorraadartikelen van de ene locatie naar de andere te verplaatsen.
- Voorraadcorrectie: wordt gebruikt om de hoeveelheid van een of meer voorraadartikelen in een voorraadlocatie aan te passen.
- Voorraadverschil: wordt gebruikt om het verschil tussen de verwachte hoeveelheid en de werkelijke hoeveelheid voorraadartikelen in een voorraadlocatie over te dragen. Dit gebeurt meestal als onderdeel van een Voorraadtelling.
- Overdracht beginsaldo: wordt gebruikt om een locatie voor de allereerste keer van voorraadartikelen te voorzien. De initiële beginhoeveelheid wordt overgedragen vanuit uw locatie Beginsaldi. Dit kan worden gedaan via een CSV-import. Raadpleeg ons artikel Beginsaldi importeren via CSV voor meer informatie.
- Goederenontvangst: wordt gebruikt om een overdracht van voorraadartikelen van een van uw leveranciers naar uw voorraadlocatie te verantwoorden. Deze overdracht wordt automatisch aangemaakt bij het Ontvangen van goederen van een inkooporder naar een voorraadlocatie.
Overdrachtstatussen
Elke overdracht heeft een status die aangeeft in welke fase van de levenscyclus de overdracht zich bevindt. De mogelijke overdrachtstatussen zijn:
- Open: De overdracht is aangemaakt, maar nog niet voltooid. In de status Open kan een overdracht worden bewerkt door gebruikers met de machtiging 'Overdrachten beheren'. Er kunnen nog steeds voorraadartikelen aan de overdracht worden toegevoegd en sommige instellingen van de overdracht kunnen worden bewerkt. Wanneer het moment daar is, kan een open overdracht handmatig als voltooid worden gemarkeerd door elke gebruiker met de machtiging 'Overdrachten voltooien'.
- Wacht op goedkeuring: De overdracht wacht op goedkeuring van een bevoegde gebruiker binnen uw organisatie. Alleen goedkeurders kunnen wijzigingen aanbrengen in een overdracht met deze status.
- Voltooid: De overdracht is afgerond, hetzij handmatig door een gebruiker met de machtiging 'Overdrachten voltooien', hetzij automatisch als onderdeel van bepaalde acties – bijv. het ontvangen van voorraadartikelen in uw voorraad. De voorraadartikelen op de overdrachtsbon zijn afgeboekt van de herkomstlocatie en bijgeboekt op de bestemmingslocatie. Er kunnen geen nieuwe voorraadartikelen aan de overdracht worden toegevoegd en er kunnen geen instellingen worden gewijzigd bij een voltooide overdracht. Eenmaal in de status Voltooid kan de overdracht niet meer worden geannuleerd of teruggedraaid, aangezien de verplaatsing van voorraadartikelen en alle daaruit voortvloeiende belangrijke berekeningen al zijn uitgevoerd.
- Geannuleerd: Een open overdracht kan worden 'Geannuleerd' voordat deze als voltooid is gemarkeerd. Zodra een overdracht de status Geannuleerd heeft, kan er geen actie meer op worden ondernomen.
Uw overdrachten bekijken
Gebruikers kunnen overdrachten van al hun locaties bekijken door in de zijbalk naar [Voorraad] → [Overdrachten] te gaan.
U kunt op de overdracht klikken (bijv. 'TX01234') om deze gedetailleerder te bekijken, inclusief de herkomst, bestemming, voorraadartikelen en hoeveelheden die in de overdracht zijn opgenomen:
U kunt gedetailleerde informatie over een overdracht bekijken, zoals de datum en tijd waarop een overdracht is aangemaakt, de gebruiker die de overdracht heeft gestart of het document waaruit de overdracht automatisch is gegenereerd, door op de knop [Details tonen of verbergen] in de koptekst van de overdracht te klikken:
Regels met nulhoeveelheid verbergen in een open overdracht
Wanneer u een overdracht in een Open status bekijkt (bijv. bij het aanmaken van de overdracht of bij het controleren vóór voltooiing), ziet u elk voorraadartikel dat beschikbaar is in de herkomstlocatie, voor het geval u dit aan de overdracht wilt toevoegen.
Soms wilt u voorraadartikelen met een nulhoeveelheid op een overdracht wellicht verbergen, zodat u alleen de artikelen ziet die daadwerkelijk worden overgedragen.
Hiervoor kunt u het selectievakje [Artikelen met nulhoeveelheid verbergen] gebruiken:
Een overdracht afdrukken
Om een afdrukversie van een overdracht te genereren, klikt u op [Overdracht afdrukken] in de koptekst van de overdracht:
Er verschijnt een dialoogvenster van uw browser waarin u uw printer en afdrukopties kunt selecteren.
Een bestand toevoegen aan een overdracht
Gebruikers kunnen een bestand van maximaal 5 MB toevoegen aan een overdracht door op [Nieuwe bijlage uploaden] te klikken op het tabblad [Bijlagen] van de overdracht:
Overdrachten importeren en exporteren
Overdrachten importeren
Overdrachten van beginsaldi (d.w.z. het voor het eerst vullen van een voorraadlocatie met voorraadartikelen) kunnen worden uitgevoerd via een CSV-import. Lees Een overdracht van een beginsaldo aanmaken via CSV-upload voor instructies over het CSV-formaat en de validatieregels voordat u uw CSV uploadt.
Overdrachten exporteren
Elke overdracht kan worden 'geëxporteerd', wat betekent dat de overdrachtsgegevens (productgegevens, hoeveelheid, waarden) kunnen worden gedownload als een CSV-bestand.
Om een overdracht te exporteren, navigeert u naar de betreffende overdracht en klikt u op het tabblad [Exports]. Klik vervolgens op [Nieuwe export aanmaken] en bevestig de actie:
De export verschijnt in de exporttabel zodra de verwerking is voltooid en kan worden gedownload.
Overdrachten aanmaken en beheren
Gebruikers met de machtiging Overdrachten beheren kunnen:
- De aanbevolen methode voor het aanmaken van een nieuwe overdracht is door te klikken op de knop [Nieuwe overdracht aanmaken] rechtsboven op de pagina [Voorraad] → [Overdrachten]. Voor elke overdracht moeten een herkomst en een bestemming worden geselecteerd voordat de overdracht kan worden aangemaakt. Voorraadartikelen in de overdracht worden bij voltooiing van de overdracht overgebracht van de herkomst naar de bestemming.
- Het formulier [Nieuwe overdracht aanmaken] leidt tot de aanmaak van een overdracht in de status Open. Er kunnen vervolgens voorraadartikelen worden toegevoegd en sommige instellingen van de overdracht kunnen worden gewijzigd. Voor de meeste soorten overdrachten worden alle voorraadartikelen van de herkomstlocatie op de overdracht getoond met een overdrachtshoeveelheid van nul. De hoeveelheid van elk voorraadartikel kan worden gewijzigd naar een getal groter dan nul; die hoeveelheid wordt bij het voltooien van de overdracht overgedragen naar de bestemmingslocatie.
- Elke overdracht in de status Open kan worden bewerkt door een gebruiker met de machtiging Overdrachten beheren. Daarnaast kunnen bevoegde gebruikers de bestemmingslocatie van een overdracht in de status Open bijwerken.
- Bovendien kunnen overdrachten worden aangemaakt vanuit een voorraadlocatie. Meer informatie.
Overdrachten voltooien
Als u een overdracht als voltooid markeert, worden de hoeveelheden van de voorraadartikelen op de herkomstlocatie verminderd en op de bestemmingslocatie vermeerderd. Klik hiervoor op de knop [Markeren als voltooid] in de koptekst van de overdrachtsbon. Eenmaal in de status Voltooid kan de overdracht niet meer worden geannuleerd of teruggedraaid, aangezien de verplaatsing van voorraadartikelen en alle daaruit voortvloeiende belangrijke berekeningen al zijn uitgevoerd. Deze handeling is gekoppeld aan de machtiging ‘Overdrachten voltooien’.
Overdrachten annuleren
Aan een overdracht in de status Open kan een einde worden gemaakt via de pagina [Voorraad] → [Overdrachten] door te klikken op [Meer] en vervolgens op [Overdracht annuleren]. Deze actie is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Daarnaast wordt de overdracht geannuleerd als een goedkeurder deze weigert. Deze actie is definitief en kan niet ongedaan worden gemaakt.
Overdrachtslogboeken
Wanneer u een voorraadartikel binnen een voorraadlocatie bekijkt, kunt u aanvullende details zien over de hoeveelheids- en waardewijzigingen die het gevolg zijn van het in- en uitboeken van het voorraadartikel op de voorraadlocatie. Deze gegevens worden weergegeven in een overdrachtslogboek.
Om een overdrachtslogboek te bekijken, gaat u eerst naar een voorraadlocatie en klikt u op [Overdrachtslogboek bekijken] in het menu [Meer] naast een willekeurig voorraadartikel:
Als u op [Overdrachtslogboek bekijken] klikt, verschijnt er een venster waarin u de overdrachten kunt zien die betrekking hebben op dit voorraadartikel in deze specifieke voorraadlocatie, inclusief de inkomende, uitgaande en saldohoeveelheden, de eenheids- en saldowaarden en eventuele opmerkingen die bij de overdracht zijn geplaatst:
Let op: Overdrachtslogboeken zijn specifiek voor een voorraadartikel binnen een voorraadlocatie – u kunt dus niet in één overzicht het overdrachtslogboek van een voorraadartikel over al uw voorraadlocaties heen bekijken.
Dit is deel 4 van onze serie Inleiding tot Voorraad.
- Lees Inleiding tot Voorraad, Deel 1
- Lees Inleiding tot Voorraad, Deel 2: Voorraadartikelen
- Lees Inleiding tot Voorraad, Deel 3: Voorraadlocaties
- Lees Inleiding tot Voorraad, Deel 5: Voorraadtellingen
Hoe begin ik met het gebruik van de module Voorraad?
Als uw organisatie wil beginnen met het gebruik van de module Voorraad in PurchasePlus, neem dan contact op met uw accountmanager of ons vriendelijke Customer Success-team voor hulp bij het activeren van de module en om trainingen voor uw gebruikers te organiseren.
Opmerking voor inkopers die Legacy PurchasePlus gebruiken
De module Voorraad in PurchasePlus is volledig vernieuwd en wijkt wezenlijk af van de voorraadmodule in Legacy PurchasePlus. Organisaties die overstappen van Legacy PurchasePlus naar PurchasePlus ontvangen aanvullende ondersteuning bij de migratie.