Afstemming

Ga naar:

• Rekeningoverzichten
• Rekeningoverzicht
• Rekeningoverzichten inschakelen
• Een rekeningoverzicht uploaden en afstemmen

Rekeningoverzichten

Rekeningoverzichtsafstemming is de vervanging op het platform voor het afstemmen van overzichten via spreadsheets en e-mail. U uploadt een leveranciersoverzicht, het systeem extraheert de regels, zoekt de overeenkomende facturen en creditnota's die al in PurchasePlus staan, markeert alles wat niet overeenkomt en biedt u één centrale werkruimte om elke uitzondering op te lossen en het overzicht af te sluiten.

Het doel is simpel: een einde maken aan de maandelijkse afstemmingssleur, ontbrekende facturen vroegtijdig signaleren en een audittrail bijhouden die bestand is tegen een financiële controle.

• Fase 1 Handmatige invoer en kernafstemming Gebruikers uploaden rekeningoverzichten voor AI-extractie en bekijken de afstemmingsresultaten. Nu beschikbaar
• Fase 2 Geautomatiseerde invoerpijplijn Overzichten die via e-mail worden verzonden, worden automatisch ingelezen, verwerkt en verschijnen in het dashboard. In ontwikkeling < 3 maanden
• Fase 3 Samenwerking met leveranciers en opvolging Geautomatiseerde communicatie met leveranciers, directe links naar vooraf ingevulde uploadformulieren en workflows voor het oplossen van uitzonderingen. In ontwikkeling < 6 maanden

Rekeningoverzicht

Een rekeningoverzicht is een document dat een leverancier u stuurt, meestal maandelijks, met een overzicht van elke factuur en creditnota voor de betreffende periode. Elke rij op het rekeningoverzicht is een overzichtsregel, en één overzichtsregel staat gelijk aan één factuur of één creditnota.

Afstemming vindt plaats op regelniveau. Het systeem probeert de bijbehorende factuur in PurchasePlus te vinden, vergelijkt de totalen en kent aan elke regel een van de vier statussen toe. Zodra u alle punten hebt nagelopen die aandacht vereisen, klikt u op Markeren als afgestemd en wordt het overzicht afgesloten.

Rekeningoverzichten worden niet automatisch afgesloten. Zelfs als elke regel automatisch wordt afgestemd, blijft het overzicht de status Open houden totdat een persoon dit bevestigt. Dat menselijke controlepunt aan het einde is een bewuste keuze.

Rekeningoverzichten inschakelen

Om de functionaliteit voor rekeningoverzichten te kunnen gebruiken, is het volgende vereist:

• De functieflag Rekeningoverzichtsafstemming moet zijn ingeschakeld voor uw Organisatie-eenheid.
• Uw rol heeft de machtiging Rekeningoverzichtsafstemming beheren.
• Het rekeningoverzicht is eigendom van uw huidige Organisatie-eenheid of een van de afdelingen daarvan.

Een rekeningoverzicht uploaden en afstemmen

1. Ga naar [Facturen] \> [Rekeningoverzichten.]
2. Selecteer de [Leverancier] in de vervolgkeuzelijst, sleep het PDF- of afbeeldingsbestand van het rekeningoverzicht naar het venster of selecteer het en klik vervolgens op [Import starten]
3. Klik op de knop [Koppelen] om eventuele Niet-overeenkomende regels te koppelen aan de juiste Factuur of Creditnota

Opmerking\- Regels hebben de status In behandeling als het document waarop ze betrekking hebben nog niet is Afgestemd. Zie het artikel Statussen van rekeningoverzichten doorlopen voor meer informatie over het omgaan met niet-afgestemde overzichtsregels

1. Zodra al uw overzichtsregels zijn afgestemd, klikt u op [Afstemmen.]

Opmerking\- Als u een overzichtsregel niet kunt afstemmen, kunt u Afstemming forceren gebruiken. Zie Statussen van rekeningoverzichten doorlopen.

1. Klik op [Bevestigen] om de afstemming van uw rekeningoverzicht te voltooien.

Uw rekeningoverzicht is nu Afgestemd.