Facturen bekijken en bijwerken
Facturen bekijken en bijwerken
Ga naar:
Facturen openen
1. Selecteer [Facturen] → [Alles weergeven] in de navigatiebalk aan de zijkant.
2. In het tabeloverzicht 'Alles weergeven' van Facturen kunt u de volgende taken uitvoeren:
- Filter alle facturen op status.
- Gebruik [Zoeken] om de factuur te vinden die u wilt bekijken.
- [Kolommen beheren] om kolommen in de tabel weer te geven of te verbergen.
- Klik op het [Factuurnummer] om de Factuur te openen.
- Beweeg de muisaanwijzer over de [Referentie] om de factuurreferentie toe te voegen of te bewerken. Dit is alleen mogelijk wanneer de factuur de status 'Open' of 'In afwachting van goedkeuring' heeft.
- Beweeg de muisaanwijzer over de [Kostenrekening] om de afdeling of rekening waaraan de factuur wordt toegewezen toe te voegen of te bewerken. Dit is alleen mogelijk wanneer de factuur de status 'Open' of 'In afwachting van goedkeuring' heeft.
- [Inkooporder]. Controleer of de factuur is gekoppeld aan een inkooporder. Bekijk ons artikel Een inkooporder aan een factuur koppelen voor meer informatie.
- Bekijk de [Status] van de factuur.
- [Ontvangstbewijzen]. Bekijk de Goederenontvangstbewijzen die aan de factuur zijn gekoppeld of maak een nieuw goederenontvangstbewijs aan voor de inkooporder waaraan de factuur is gekoppeld.
- Bekijk de [PDF-kopie] van de factuur. Deze optie is beschikbaar als de factuur is aangemaakt op basis van een PDF, via de Paperless Invoicing-oplossing van PurchasePlus.
Facturen bijwerken
Over het algemeen kan een factuur met de status 'Open' of 'In afwachting van goedkeuring' worden bijgewerkt door elke gebruiker met de machtiging 'Facturen en creditnota\'s beheren' en/of de machtiging 'Factuur- en creditnotaregels beheren' (afhankelijk van wat men wil bijwerken).
Het bijwerken van facturen buiten de statussen 'Open' of 'In afwachting van goedkeuring' vereist extra stappen voordat er wijzigingen kunnen worden aangebracht:
- Om een factuur met de status 'Afgestemd' bij te werken, moet de factuur opnieuw worden geopend door op 'Factuur heropenen' te klikken in het menu [Meer] in de koptekst van de factuur:
- Om een factuur met de status 'Gereed voor export' of 'Geëxporteerd' bij te werken, moet de factuur eerst worden [Teruggezet naar afgestemd] in het menu [Meer] in de koptekst van de factuur, en vervolgens opnieuw worden geopend zoals hierboven beschreven.
Wanneer de benodigde wijzigingen in de factuur zijn aangebracht, moet deze opnieuw door eventuele goedkeuringsworkflows voor facturen lopen die zijn ingesteld voor de betreffende organisatie-eenheid.
Facturen goedkeuren
Als een factuur de status 'In afwachting van goedkeuring' heeft, betekent dit dat deze succesvol door een Goedkeuringsworkflow moet lopen om de factuur naar de status 'Afgestemd' te kunnen doorzetten.
Er zijn veel redenen waarom een factuur gemarkeerd kan worden en goedkeuring vereist. Elk van de markeringsredenen wordt weergegeven op het tabblad Factuurmarkeringen, en de markeringen op regelniveau worden weergegeven in de kolom Markeringen op elke factuurregel.
Als aangewezen goedkeurder kunt u elke markeringsreden bekijken en beslissen of u de markeringsreden wilt oplossen, of de factuur wilt goedkeuren zonder sommige of alle markeringen op te lossen.
Goedkeuringsworkflows voor facturen en creditnota's vereisen een eigen artikel om ze uitgebreid toe te lichten. Lees meer in deze handleiding.
De Factuur Power Editor gebruiken
Gebruikers met de Machtiging 'Kan facturen en creditnota\'s beheren' kunnen de Factuur Power Editor gebruiken om een factuur in PurchasePlus naast elkaar te bekijken en bij te werken met een PDF-factuur die ze hebben ontvangen op hun paperless invoicing-e-mailadres.
Om de Factuur Power Editor te gaan gebruiken:
- Selecteer een factuur via [Facturen] → [Alles weergeven] of via [Facturen] → [Wacht op mijn goedkeuring].
- Selecteer in de koptekst van de factuur [Power Editor].
- Als de factuur in PurchasePlus is aangemaakt doordat een leverancier de PDF-factuur naar uw Paperless Invoicing-e-mailadres heeft gemaild, kunt u de PDF aan de rechterkant van de factuurbewerkingspagina in PurchasePlus bekijken, als handig referentiekader bij het bijwerken van een factuur.
Beoordelingstips
Inkooporders & facturen koppelen
- Indien van toepassing voor uw organisatie, zorg ervoor dat een inkooporder aan de factuur is gekoppeld voordat u eventuele markeringsredenen beoordeelt.
- Koppel factuurregels indien nodig aan inkooporderregels.
Goederen & diensten ontvangen
- Controleer of artikelen zijn ontvangen. Indien van toepassing voor uw organisatie is het ontvangen van een inkooporder een cruciale stap om te bevestigen dat de artikelen zijn geleverd. Het geeft de factuurgoedkeurder een signaal dat de factuur mag worden goedgekeurd.
Controleer regels op de factuur vóór goedkeuring
- In geval van prijsverschillen tussen de inkooporder en de factuur, kunt u contact opnemen met de leverancier voor een eventuele creditnota voor het verschil.