Een aanvraag goedkeuren

Wanneer in PurchasePlus een aanvraag ter goedkeuring wordt ingediend, krijgt deze de status 'IN AFWACHTING VAN GOEDKEURING'. De aanvraag wordt geplaatst in de goedkeuringsworkflow die van toepassing is op de afdeling en de grootboekrekening.

De goedkeurende gebruikers in de eerste rang van de workflow ontvangen een e-mail waarin staat dat de aanvraag is ingediend en nu kan worden goedgekeurd of afgewezen. Lees verder om meer te weten te komen.

Wacht op mijn goedkeuring

De lijst met aanvragen die wachten op goedkeuring is te vinden via:

• [Home]-dashboard → [Aanvragen wachtend op mijn goedkeuring].
• Navigatiebalk aan de zijkant [Aanvragen] → [Wacht op mijn goedkeuring].

Klik op het aanvraagnummer in de kolom [Aanvraag] om de aanvraag in meer detail te bekijken:

De volgende onderdelen kunnen worden bekeken bij het controleren van een aanvraag:

1. Producten.
2. Offertes. Een product kan een of meerdere offertes van uw leveranciers hebben, afhankelijk van het product, uw leveranciers en het aanvraagtype. Om een regel te wijzigen naar de offerte van een andere leverancier is de machtiging 'Kan leveranciers op aanvragen wijzigen' vereist. Zonder deze machtiging kunt u nog steeds offertes bekijken en het aantal wijzigen.
3. Aantal.
4. Bestelinstructies voor elk product, indien aanwezig.
5. Aangepaste afdeling en grootboekrekening voor elk product, indien aanwezig. Een product kan worden toegewezen aan een aangepaste afdeling en rekening. Als er geen aangepaste waarden op het product zijn toegepast, wordt het toegewezen volgens de afdeling en rekening van de aanvraag.
6. Product verwijderen.
7. Prijs, btw-percentage en regeltotalen.
8. De knop Goedkeuren.
9. De knop Afwijzen.

Een aanvraag goedkeuren

In de kolom Actie kunt u een aanvraag [Goedkeuren] of [Afwijzen]. U kunt ook op het [Aanvraagnummer] klikken om de aanvraaggegevens te bekijken.

Klik op de knop met het [groene vinkje], zoals weergegeven in de afbeelding hierboven, om de aanvraag goed te keuren. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven. Als er nog verdere goedkeuringen nodig zijn in de goedkeuringsworkflow, vermeldt het bevestigingsbericht dat de aanvraag gedeeltelijk is goedgekeurd.

Als u echter de laatste goedkeurder in de goedkeuringsworkflow bent, meldt het bevestigingsbericht dat de definitieve goedkeuring is verleend en dat er nu een inkooporder is gegenereerd voor elk van de leveranciers in de aanvraag. U hebt de optie om [Inkooporders bekijken] te selecteren. Als de inkooporders onmiddellijk moeten worden verzonden, kan dit worden gedaan door elke afzonderlijke inkooporder te openen. Raadpleeg ons artikel Een inkooporder verzenden voor meer informatie.

Een aanvraag met een budget goedkeuren

Als uw organisatie onze Budget-module gebruikt, zien goedkeurders de actuele budgetpositie in de koptekst van de aanvraag (periode en bedrag, Uitgegeven / Wacht op goedkeuring / Resterend, en een badge Binnen budget of Buiten budget). Raadpleeg ons artikel 'Overzicht van budgetten' voor meer informatie.

Lees meer over Aanvragen met een budget goedkeuren.

Een aanvraag afwijzen

1. Klik op de knop met het [rode kruis] om de aanvraag af te wijzen.

2. Voer een 'Reden van afwijzing' in en klik op [Bevestigen en afwijzen]. De reden wordt opgenomen in de afwijzingsmail die wordt verzonden naar de gebruiker die de aanvraag heeft ingediend.

De status van de aanvraag wordt gewijzigd in 'AFGEWEZEN' en de gebruiker heeft de mogelijkheid om 'Verder te gaan met winkelen' in de aanvraag, om de nodige wijzigingen aan te brengen voordat deze opnieuw ter goedkeuring wordt ingediend. 

De afgewezen aanvraag kan ook worden geannuleerd als deze niet meer nodig is.

Aanvragen bulksgewijs goedkeuren

Gebruikers die aanvragen kunnen goedkeuren, kunnen meerdere aanvragen selecteren en deze bulksgewijs goedkeuren.

1. Selecteer in de navigatiebalk aan de zijkant [Aanvragen] → [Wacht op mijn goedkeuring].

2. Als u bevoegd bent om een aanvraag goed te keuren, kunt u in de tabel meerdere aanvragen selecteren door het vakje links van het aanvraag-ID aan te vinken.

3. Bovenaan de tabel (boven de kolom Aanvragen) verschijnt een knop [Goedkeuren] wanneer u een of meer aanvragen hebt geselecteerd.

4. Als u op 'Goedkeuren' klikt, verschijnt er een bevestigingsstap. Door op [Selectie goedkeuren] te klikken, verleent u uw goedkeuring aan elke aanvraag afzonderlijk. Afhankelijk van de goedkeuringsworkflow die van toepassing is op elke aanvraag, kan dit ertoe leiden dat sommige van de geselecteerde aanvragen definitief worden goedgekeurd.