Een Aanvraag goedkeuren
Een Aanvraag goedkeuren
Wanneer in PurchasePlus een Aanvraag ter goedkeuring wordt ingediend, krijgt deze de status 'IN AFWACHTING VAN GOEDKEURING'. De Aanvraag wordt opgenomen in de Goedkeuringsworkflow die van toepassing is op de Afdeling en Grootboekrekening.
De goedkeurende gebruikers in de eerste rang van de workflow ontvangen een e-mail met het bericht dat de Aanvraag is ingediend en nu kan worden goedgekeurd of afgewezen. Lees verder voor meer informatie.
Ga naar:
- In afwachting van mijn goedkeuring
- Een Aanvraag goedkeuren
- Een Aanvraag afwijzen
- Aanvragen bulksgewijs goedkeuren
In afwachting van mijn goedkeuring
De lijst met Aanvragen in afwachting van goedkeuring is te vinden via:
- [Home] Dashboard → [Aanvragen in afwachting van mijn goedkeuring].
- Navigatiebalk aan de zijkant [Aanvragen] → [In afwachting van mijn goedkeuring].
Klik op het Aanvraagnummer in de kolom [Aanvraag] om de Aanvraag gedetailleerder te bekijken:
De volgende onderdelen kunnen worden beoordeeld bij het controleren van een Aanvraag:
- Producten.
- Offertes. Een product kan een of meerdere offertes van uw Leveranciers hebben, afhankelijk van het product, uw Leveranciers en het type Aanvraag.
- Aantal.
- Bestelinstructies voor elk product, indien van toepassing.
- Aangepaste Afdeling en Grootboekrekening voor elk product, indien van toepassing. Een product kan worden toegewezen aan een aangepaste Afdeling en Rekening. Als er geen aangepaste waarden zijn toegepast op het product, wordt het geboekt volgens de Afdeling en Rekening die op de Aanvraag zijn toegepast.
- Product verwijderen.
- Prijs, Btw-percentage en Regeltotalen.
- De knop Goedkeuren.
- De knop Afwijzen.
Een Aanvraag goedkeuren
In de kolom Actie kunt u een Aanvraag [Goedkeuren] of [Afwijzen]. U kunt ook op het [Aanvraagnummer] klikken om de details van de Aanvraag te bekijken. 
Klik op de knop met het [Groene Vinkje], zoals weergegeven in de bovenstaande afbeelding, om de Aanvraag goed te keuren. Er verschijnt een bevestigingsbericht. Als er verdere goedkeuringen vereist zijn in de Goedkeuringsworkflow, legt het bevestigingsbericht uit dat de Aanvraag Gedeeltelijk Goedgekeurd is.
Als u echter de Eindgoedkeurder in de Goedkeuringsworkflow bent, meldt het bevestigingsbericht dat de Definitieve Goedkeuring is verleend en dat er nu een Inkooporder is gegenereerd voor elk van de Leveranciers in de Aanvraag. U hebt de mogelijkheid om [Inkooporders weergeven] te kiezen. Als de Inkooporders direct moeten worden verzonden, kan dit worden gedaan door elke Inkooporder te openen. Raadpleeg ons artikel Een Inkooporder verzenden voor meer informatie.
Een Aanvraag met een Budget goedkeuren
Als uw Organisatie gebruikmaakt van onze module Budget, kunnen Goedkeurders tijdens het goedkeuringsproces zien of een ingediende Aanvraag het Budget overschrijdt:
Lees meer over Aanvragen met een Budget goedkeuren.
Een Aanvraag afwijzen
1. Klik op de knop met het [Rode Kruis] om de Aanvraag af te wijzen.
2. Voeg een 'Reden voor afwijzing' toe en klik op [Bevestigen en afwijzen]. De reden wordt vermeld in de e-mail met de kennisgeving van afwijzing die wordt verzonden naar de gebruiker die de Aanvraag heeft aangemaakt.
De status van de Aanvraag wordt gewijzigd in 'AFGEWEZEN' en de gebruiker heeft de optie om Verder te winkelen in de Aanvraag, om eventuele noodzakelijke wijzigingen aan te brengen voordat deze opnieuw ter goedkeuring wordt ingediend.
De Afgewezen Aanvraag kan ook worden geannuleerd als deze niet langer nodig is.
Aanvragen bulksgewijs goedkeuren
Gebruikers die bevoegd zijn om Aanvragen goed te keuren, kunnen meerdere Aanvragen selecteren en deze bulksgewijs goedkeuren.
1. Selecteer in de navigatiebalk aan de zijkant [Aanvragen] → [In afwachting van mijn goedkeuring].
2. Als u bevoegd bent om een Aanvraag goed te keuren, kunt u in de tabel meerdere Aanvragen selecteren door het vakje links van het Aanvraag-ID aan te vinken.
3. Boven aan de tabel (boven de kolom Aanvragen) verschijnt een knop [Goedkeuren] zodra u een of meer Aanvragen hebt geselecteerd.
4. Als u op 'Goedkeuren' klikt, wordt een bevestigingsstap weergegeven. Als u op [Selectie goedkeuren] klikt, wordt uw goedkeuring voor elke Aanvraag afzonderlijk verleend. Afhankelijk van de goedkeuringsworkflow die van toepassing is op elke Aanvraag, kan dit ertoe leiden dat sommige van de geselecteerde Aanvragen definitieve goedkeuring krijgen.
