Goederen ontvangen

Door regels van een inkooporder als Ontvangen te markeren, weten gebruikers binnen uw organisatie wanneer een inkooporder kan worden gesloten.

Het is ook cruciaal voor het verwerken van facturen als uw organisatie heeft gekozen voor 3-Way AP Matching; dat wil zeggen dat de factuurregels worden vergeleken met wat er besteld is (op de inkooporder) en wat er ontvangen is (op de goederenontvangst), voordat deze kunnen worden afgestemd.

Ga direct naar:

• Een goederenontvangst aanmaken
  • Ontvangen in voorraad
  • Alle openstaande goederen ontvangen
• Een (concept) goederenontvangst beheren
• Een goederenontvangst afronden

Een goederenontvangst aanmaken

Om een nieuwe goederenontvangst aan te maken, navigeert u in het navigatiemenu aan de zijkant naar [Inkooporders] → [Alles bekijken]. Klik op het [Vrachtwagen]-icoon in de kolom Ontvangstbon om een goederenontvangst aan te maken voor de inkooporder.

U kunt ook op een inkooporder klikken en een van de knoppen [Goederen ontvangen] in de inkooporder selecteren.

Ontvangen in voorraad

Als uw organisatie gebruikmaakt van de Voorraadmodule, krijgt u de optie om de goederen te ontvangen op een voorraadlocatie binnen Voorraad, zodat uw voorraadniveaus op die locatie direct worden bijgewerkt.

Lees ons artikel over Goederen ontvangen in voorraad voor meer informatie.

Alle openstaande artikelen ontvangen

Nadat u heeft gekozen of u goederen wel of niet in de voorraad wilt ontvangen (of als uw organisatie geen gebruikmaakt van de module Voorraad), kunt u ervoor kiezen om een goederenontvangst vooraf in te vullen met de openstaande aantallen van de inkooporder. Dit is een uiterst handige, tijdbesparende functie waarmee u het ontvangstproces aanzienlijk kunt versnellen, zodat zelfs de langste inkooporder in slechts enkele klikken als volledig ontvangen kan worden gemarkeerd:

Als u deze optie inschakelt, wordt elke openstaande regel op de inkooporder—of deze nu eerder gedeeltelijk is ontvangen of niet—vooraf ingevuld als een volledig ontvangen regel op de goederenontvangst. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om de aantallen van de ontvangen goederen te bewerken of de goederenontvangst te voltooien door te klikken op [Markeren als ontvangen].

Een concept-goederenontvangst beheren

Zodra u op [Goederen ontvangen] klikt bij een inkooporder, wordt er een concept-goederenontvangst aangemaakt. U kunt desgewenst de volgende acties uitvoeren, of u kunt op [Opslaan als concept] klikken om terug te keren naar het vorige scherm.

a) Pas het te ontvangen aantal aan voor elk artikel op de goederenontvangst.

b) Open Geavanceerde opties om:

• Een overzicht van aantallen te bekijken,
• Gekoppelde factuurregels te bekijken,
• De eenheidsprijs bij ontvangst te overschrijven. Dit komt regelmatig voor wanneer de ontvangstprijs afwijkt van de regelprijs op de inkooporder (of de factuurregel, indien deze al aan een factuur is gekoppeld). Raadpleeg ons artikel: Eenheidsprijs overschrijven bij ontvangst voor meer informatie.
• Een opmerking op regelniveau in te voeren,
• De vervaldatum van het product vast te leggen,
• De voertuigtemperatuur vast te leggen,
• De producttemperatuur vast te leggen.

c) [Product toevoegen]. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u een ad-hoc product moet ontvangen dat met de levering is meegekomen, maar niet op de inkooporder stond vermeld.

d) Details van de ontvangstbon [weergeven of verbergen].

e) [Meer opties], waarmee u kunt:

• [Auditlogboek bekijken]
• [Openen in Legacy P+]
• [Ontvangstbon annuleren]
• [Hulp krijgen].

f) [Markeren als ontvangen]. Klik op deze knop wanneer u klaar bent met het bewerken van de goederenontvangst en tevreden bent met de gegevens die worden opgeslagen.

g) Ga naar het tabblad [Instellingen] van de goederenontvangst.

h) U kunt reeds ontvangen artikelen verbergen door bovenaan de pagina op [Reeds ontvangen artikelen verbergen] te klikken.

Een goederenontvangst voltooien

Door op [Markeren als ontvangen] te klikken op een concept-goederenontvangst, krijgt het conceptdocument de status 'ONTVANGEN'.

U komt eerst op een bevestigingspagina, waar u op de knop [Bekijken] kunt klikken om de voltooide ontvangstbon te bekijken. Als de levering is ontvangen in voorraad, ziet u ook een link naar eventuele aangemaakte overboekingsbonnen.

Daarnaast ziet u een widget genaamd 'Meer inkooporders', waarin de overige inkooporders worden vermeld die vandaag of morgen geleverd moeten worden (op basis van de leverdatum op de inkooporders):

De ontvangstbon wordt permanent opgeslagen op het tabblad Ontvangstbonnen van de inkooporder waartoe deze behoort:

Best practices

PurchasePlus stelt ontvangstteams momenteel in staat om grotere aantallen te verwerken dan het oorspronkelijke aantal op de inkooporderregel. Er is geen harde blokkade, waarschuwing of standaardtolerantielimiet die over-ontvangsten beperkt. Over het gehele systeem bevat ongeveer 5% van alle ontvangen inkooporderregels (of 1 op de 20 artikelen) grotere aantallen dan oorspronkelijk was besteld.

Dit flexibele ontvangstgedrag zorgt ervoor dat voorraadaantallen direct bij levering een nauwkeurige weergave zijn van de fysiek aanwezige goederen.

Veelvoorkomende scenario's voor over-ontvangsten

• Artikelen met variabel gewicht: Producten die per gewicht, volume of afmeting worden verkocht, kunnen vaak niet in exacte ronde getallen worden geleverd. Een inkooporder voor 10 kg gehakt kan bijvoorbeeld van de leverancier aankomen als een partij van 10,66 kg. Het ontvangstteam moet de werkelijk geleverde 10,66 kg registreren om nauwkeurigheid van voorraad en kosten te waarborgen.
• Bonusartikelen, promoties en monsters: Leveranciers voegen regelmatig promotiemateriaal toe (bijv. "10 halen, 2 gratis") of niet-gefactureerde productmonsters. Om ervoor te zorgen dat deze extra eenheden wettelijk traceerbaar zijn en beschikbaar zijn voor verkoop of gebruik, moeten ze op het moment van ontvangst worden geregistreerd, zelfs als ze ontbreken op de oorspronkelijke inkooporderregel.
• Te veel geleverde goederen door leveranciers: Incidentele verpakkingsfouten van leveranciers of aanpassingen in maateenheden kunnen leiden tot extra fysieke voorraad.

Best practices voor ontvangstteams

1. Registreer altijd de fysieke tellingen: Voer het werkelijk fysiek geleverde aantal in plaats van de telling geforceerd gelijk te stellen aan de inkooporderregel.
2. Pas de oorspronkelijke inkooporder niet vooraf aan: De ontvangstmodule verwerkt afwijkingen automatisch; het vooraf aanpassen van de onderliggende inkooporder vertekent de oorspronkelijke bestelgeschiedenis.
3. Controleer documentatie: Zorg ervoor dat eventuele overtollige voorraad overeenkomt met de leveringsbonnen van de leverancier of actiepakbonnen voordat u de ontvangstbon voltooit.