Aanbevolen werkwijzen voor facturen

Aanbevolen werkwijzen voor facturen

Gegevenspunten voor facturen

1. Inkooporder (PO)

  • Geldige invoer:

Elke alfanumerieke tekenreeks. We raden echter ten zeerste aan om uitsluitend numerieke waarden te gebruiken. Inkoopordernummers die door PurchasePlus worden gegenereerd, volgen de conventie PO:000000 en lopen opeenvolgend op (bijv. 000001, 000002, enz.)

  • Voorbeeld: PO:000345
  • Uitleg:

Het vermelden van een inkooporder wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN, omdat dit de automatische afstemming van facturen op inkooporders binnen het systeem vergemakkelijkt en zorgt voor een efficiënter en nauwkeuriger proces.

2. Documenttype

  • Geldige invoer:

"Invoice" OF "INV:" OF "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Voorbeeld: INV-123456
  • Uitleg:

Dit veld is VERPLICHT om te helpen bij de classificatie en sortering van documenten, wat essentieel is voor een nauwkeurige verwerking en administratie. Een factuur wordt zonder deze informatie niet verwerkt. 

3. Factuurnummer

  • Geldige invoer:

Elke alfanumerieke tekenreeks. Hoewel elk formaat is toegestaan, raden we ten zeerste aan om uitsluitend numerieke waarden te gebruiken.

  • Voorbeeld: INV-123456
  • Uitleg:

Dit veld is VERPLICHT voor verwerking en betaling. Dubbele factuurnummers worden automatisch door het systeem gemarkeerd en geweigerd om fouten te voorkomen. Opmerking: u mag factuurnummers hergebruiken bij verschillende inkopers, maar nooit voor dezelfde inkoper. Een factuur wordt zonder deze informatie niet verwerkt. 

4. Uw bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres

  • Geldige invoer:

Elke alfanumerieke tekenreeks.

  • Voorbeeld:

Leveranciersnaam: Fresh Produce Co. Adres: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefoon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Uitleg:

Het verstrekken van nauwkeurige bedrijfsgegevens wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN voor validatiedoeleinden en om ervoor te zorgen dat facturen op de juiste rekeningen worden verwerkt.

5. Btw- of bedrijfsregistratienummers

  • Geldige invoer:

Een geldig numeriek bedrijfsregistratienummer (bijv. ABN in Australië of KVK/btw-nummer).

  • Voorbeeld: ABN: 12 345 678 910
  • Uitleg:

Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN voor bedrijfsidentificatie en compliancedoeleinden. Het helpt de legitimiteit van het bedrijf te valideren. In veel landen, zoals Australië, is het een wettelijke vereiste om deze informatie op te nemen voor bedragen boven $82,50. Facturen zonder deze informatie lopen vertraging op terwijl het bedrijf wordt geverifieerd. 

6. Gegevens van de inkoper

  • Geldige invoer: 

Volledige naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing) en adres.

  • Voorbeeld:

Naam: HotelPlus Sydney Adres: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Uitleg:

Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN omdat het helpt de factuur aan de juiste inkoper te koppelen.

7. Het specifieke facturatie-e-mailadres van de inkoper

  • Geldige invoer:

Aan elke inkoper wordt een uniek e-mailadres voor facturen toegewezen in de indeling <vestigingsnaam.land@invoices.purchaseplus.com> 

  • Voorbeeld:

E-mail inkoper: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Uitleg:

Dit veld is VERPLICHT om de inkopende entiteit programmatisch te identificeren. Hoewel het e-mailadres niet op de factuur hoeft te staan, moeten alle facturen naar deze inbox worden verzonden. Een factuur wordt niet verwerkt als deze niet naar het unieke facturatie-e-mailadres van de inkoper wordt verzonden.

8. Factuurdatum

  • Geldige invoer: DD/MM/JJJJ
  • Voorbeeld: 10/01/2025
  • Uitleg:

Dit veld is VERPLICHT voor het programmatisch valideren van de factuur. De datum mag niet in de toekomst liggen en er wordt een waarschuwing geactiveerd als deze te ver in het verleden ligt. Een factuur wordt niet verwerkt zonder deze informatie.

9. Vervaldatum

  • Geldige invoer: DD/MM/JJJJ
  • Voorbeeld: Vervaldatum: 24/01/2025
  • Uitleg:

Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN en wordt gebruikt door de crediteurenadministratie van de inkoper bij het inplannen van de betaling. 

10. Factuurregelgegevens 

  • Uw leveranciersproductcode 
    • Geldige invoer: alfanumerieke tekenreeks 
    • Voorbeeld: 563732
  • - Uitleg: Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN omdat deze informatie wordt gebruikt om af te stemmen wat er is besteld en wat er is geleverd. 
  • Omschrijving 
    • Geldige invoer: alfabetische tekenreeks 
    • Voorbeeld: Apple Red Delicious
  • - Uitleg: Dit veld is VERPLICHT omdat het details geeft over het geleverde product. Een factuur wordt niet verwerkt zonder deze informatie.
  • Aantal 
    • Geldige invoer: numerieke tekenreeks  
    • Voorbeeld: 10
  • - Uitleg:
    • Als het artikel wel is besteld maar niet is geleverd, heeft het de voorkeur dat u het niet op de factuur vermeldt. Als u het wel op de factuur opneemt, moet het worden aangeduid met een aantal van "0" nul en een totale regelwaarde van "$0" om een correcte verwerking te waarborgen. 
    • Dit veld is VERPLICHT omdat het de hoeveelheid geleverde artikelen specificeert.
    • Een factuur wordt niet verwerkt zonder deze informatie of als het aantal niet overeenkomt met de eenheidsprijs.
  • Eenheidsprijs excl. btw
    • Geldige invoer: numerieke tekenreeks  
    • Uitleg:  Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN omdat hiermee het regeltotaal op de factuur wordt berekend. Als u de bedragen inclusief btw verstrekt, is het essentieel dat u de toegepaste btw-tarieven vermeldt, zodat we de prijs exclusief btw kunnen terugrekenen voor upload naar de crediteurensystemen. 
  • Belasting (indien van toepassing)
    • Geldige invoer:
      • Het btw-tarief als percentage (bijv. 10%).
      • Het btw-bedrag als valutawaarde (bijv. $2.00).
      • Een consistente indicator die op belastbare artikelen wordt toegepast (bijv. een asterisk * om de toepasselijkheid van btw aan te geven).
    • Uitleg:

Dit veld is VERPLICHT omdat het het totale belastingbedrag op de factuur bepaalt. De aanbevolen werkwijze is om zowel het btw-% als het bedrag in valuta te tonen. Een factuur wordt niet verwerkt zonder ten minste een van de bovenstaande gegevenspunten.

  • Totale belasting (indien van toepassing)
  • - Geldige invoer:

Een numerieke waarde in valutanotatie (bijv. $200.00).

  • Uitleg:

Dit veld wordt TEN ZEERSTE AANBEVOLEN omdat het ervoor zorgt dat het factuurtotaal overeenstemt met de afzonderlijke regelitems. Wanneer de factuur zowel vrijgestelde als belaste artikelen in één document bevat, is het in veel landen, waaronder Australië, een wettelijke vereiste om de belastingverdeling op regelniveau op te nemen. Als alleen het totaal exclusief btw wordt verstrekt, moeten duidelijke btw-gegevens worden opgenomen.

11. Zorg dat de totaalbedragen juist zijn

  • Toon een uitsplitsing van de totale kosten:
    • Elke regel op de factuur moet een totaal hebben 
    • De som van de btw- en kostentotalen van de regels moet overeenstemmen met het btw- en kostentotaal van de factuur 
    • Eventuele bezorgkosten moeten als aparte regel in de factuurtotalen worden opgenomen.
    • Als u factureert in een valuta die NIET de valuta is waarin de koper opereert, moet de valuta in het factuurtotaal worden vermeld. Bijvoorbeeld SGD in Australië of USD in Singapore. 

12. Professionele opmaak

  • Gebruik een duidelijk, leesbaar lettertype en een overzichtelijke lay-out.
  • Voeg uw bedrijfslogo toe voor de herkenbaarheid.
  • Lever de factuur aan in PDF- of E-PDF-formaat 
  • Voeg geen afbeeldingen in het document in 

VOORBEELDFACTUUR

[Uw bedrijfslogo] Leveranciersnaam: Fresh Produce Co. Adres: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefoon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Factuur

Factuurnummer: INV-123456 Factuurdatum: 10/01/2025 Vervaldatum: 24/01/2025 Documenttype: Tax Invoice Inkooporder (PO): PO:000345

Gegevens koper: Naam: HotelPlus Sydney Adres: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Productregelgegevens

ProductcodeOmschrijvingAantalEenheidsprijs (excl. btw)Regeltotaal (excl. btw)Btw (10%)Btw-bedrag (AUD)Regeltotaal (incl. btw)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Subtotaal (excl. btw): $90.00 Btw (10%): $14.00 Totaal (incl. btw): $104.00

Aanvullende opmerkingen

  • Gelieve de betaling per bankoverschrijving te voldoen op de volgende rekening:

Banknaam: ANZ Bank Rekeningnaam: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Rekeningnummer: 678901234

  • Neem bij vragen contact met ons op via billing@freshproduceco.com.au.

Related articles