Inkopen en ontvangen

Ga naar:

• Een Requisitie aanmaken
• Een Requisitie goedkeuren
• De Inkooporders verzenden
• Goederen ontvangen

Een Requisitie aanmaken

Dien een inkoopaanvraag (Requisitie) in ter goedkeuring van de afdelingsuitgaven. Requisitietypen variëren, waarbij sommige prijsvergelijking en gelijktijdig bestellen bij meerdere leveranciers bieden. Maak een nieuwe Requisitie aan onder [Requisities] → [Nieuwe Requisitie] in het linkermenu.

Zodra deze is goedgekeurd, genereert PurchasePlus een Inkooporder voor elke leverancier die in de Requisitie is opgenomen.

Requisitietypen

Voor F&B, Keuken, Receptie, Huishouding en andere Afdelingen die voornamelijk proactief fysieke goederen bestellen, is het de beste praktijk om het type 'Bestellijst' te gebruiken voor de snelste manier van inkopen.

Andere Afdelingen die ad-hoc bestellingen plaatsen, kunnen het type 'Enkele leverancier' gebruiken en voor degenen die met terugwerkende kracht Inkooporders aanmaken op basis van een Factuur, kan het type 'Herbestelling' worden gebruikt.

Belangrijk om te weten

• Voer een Referentie in om de Requisitie later gemakkelijk terug te vinden, bijv. een algemene omschrijving, naam van het evenement, enz...
• Selecteer de juiste Afdeling en Grootboekrekening voor uw bestelling.
• Voeg interne Opmerkingen toe voor collega's, of externe Opmerkingen voor de leveranciers.
• Bepaal of PurchasePlus een kopie van de Inkooporder naar de Leverancier moet sturen.
• Ad-hoc artikelen kunnen aan elk type requisitie worden toegevoegd, maar als het iets is dat u regelmatig inkoopt, kunt u of de PurchasePlus Champion van uw organisatie dit laten toevoegen aan een van uw Catalogussen.
• Geen tijd om de Requisitie af te ronden? Deze blijft bewaard als concept totdat deze ter goedkeuring wordt ingediend.
• Er kan met terugwerkende kracht een Inkooporder worden aangemaakt voor een Factuur die al is ontvangen; gebruik hiervoor een Herbestelling-requisitie op basis van het Factuurnummer. Zorg ervoor dat u het vinkje bij [Kopie van PO naar leverancier verzenden] uitschakelt (u wilt niet dat de PO naar de Leverancier wordt gestuurd).

Een Requisitie goedkeuren

Voordat er Inkooporders worden gegenereerd, moeten Requisities worden goedgekeurd door de aangewezen Goedkeurder(s). Als u een Goedkeurder bent, ziet u een rood nummer in het gedeelte [Requisities] [Wacht op mijn goedkeuring].

U kunt requisities in bulk of individueel Goedkeuren. U kunt een Requisitie ook Afwijzen.

Belangrijk om te weten

Goedkeurders kunnen de details van de Requisitie bekijken en wijzigen voordat deze wordt goedgekeurd, waaronder:

• Producten, prijzen en aantallen
• Afdelingen en Grootboekrekeningen op de productregels en voor de gehele requisitie.
• Bestelinstructies voor de Leveranciers

Inkooporders verzenden

Als uw Organisatie het automatisch verzenden van Inkooporders niet heeft ingeschakeld, moet u uw Inkooporders handmatig naar de Leverancier Verzenden. Inkooporders kunnen worden bekeken onder [Inkooporders] → [Alles weergeven].

Klik op de knop met de grijze pijl [Verzenden] in de kolom Verzenden om deze naar de leverancier te sturen.

Een groene pijl betekent dat de Inkooporder al als verzonden is gemarkeerd. Het nummer hier geeft aan hoeveel e-mails of andere verzendgebeurtenissen naar de Leverancier zijn verstuurd.

Belangrijk om te weten

• Een Inkooporder moet nog steeds worden gemarkeerd als Verzonden, zelfs als 'Kopie van PO naar leverancier verzenden' was uitgevinkt bij het aanmaken van de Requisitie. Het markeren als Verzonden in PurchasePlus geeft aan dat de bestelling is geplaatst en dat er goederen op kunnen worden Ontvangen en Facturen aan kunnen worden gekoppeld.

Goederen ontvangen

Bevestig de ontvangst van goederen en diensten op basis van Inkooporders met behulp van de grijze knop met de [Vrachtwagen].

Belangrijk om te weten

• Het nauwkeurig bijhouden van het Aantal ontvangen goederen zorgt ervoor dat u alleen betaalt voor wat daadwerkelijk is ontvangen.