Gebruikers aanmaken en beheren

Een gebruiker is een persoon met een PurchasePlus-account die onze software gebruikt bij de dagelijkse uitvoering van diens werkzaamheden.

Als u de machtiging 'Gebruikers beheren' hebt, hebt u toegang tot een aantal extra beheerdersfuncties.

Ga naar:

• Nieuwe gebruikers aanmaken
• Algemene instellingen van gebruikers beheren
• Gebruikersvoorkeuren beheren
• Gebruikersmachtigingen beheren
• Afdelingen en organisaties
• Meldingen

Nieuwe gebruikers aanmaken

1. Selecteer [Gebruikers] → [Nieuwe gebruiker] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. U kunt ook [Gebruikers] → [Alles bekijken] selecteren en vervolgens op het [+]-pictogram in de rechterbovenhoek klikken om een nieuwe gebruiker aan te maken.

3. Vul het formulier 'Een nieuwe gebruiker aanmaken' in.

1. Voer het [E-mailadres] en de [Volledige naam] in. Het ingevoerde e-mailadres is het adres waarmee wordt ingelogd op PurchasePlus. Deze velden zijn verplicht. 

Een e-mailadres kan slechts aan één gebruikersprofiel in PurchasePlus worden gekoppeld. Als u de gebruiker niet kunt aanmaken, controleer dan het tabblad [Niet ingeschakeld] op de pagina Gebruikers om te zien of het e-mailadres al in gebruik is. Als dit het geval is, kunt u de gebruiker [Inschakelen] of contact opnemen met ons ondersteuningsteam, zodat wij de gebruiker voor u kunnen verwijderen.

1. Functie, Telefoonnummer en Personeelscode zijn optionele velden en kunnen worden gebruikt om de gebruiker op bepaalde plekken in het systeem en in gegenereerde documenten te identificeren.

4. Klik op [Gebruiker aanmaken].

De gebruiker ontvangt een e-mail met een uitnodiging om een wachtwoord in te stellen, waarmee deze voortaan kan inloggen op PurchasePlus. Meer informatie.

Algemene instellingen van gebruikers beheren

Er zijn een aantal instellingen die gebruikers met de machtiging 'Gebruikers beheren' kunnen bijwerken voor bestaande gebruikers.

Om de algemene instellingen van een gebruiker te bewerken:

1. Selecteer [Gebruikers] → [Alles bekijken] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. [Zoek] naar de gebruiker en klik vervolgens op de [Gebruiker] om de instellingen van de gebruiker te openen.

U kunt het volgende doen:

• De gebruiker in- of uitschakelen. 
  • Een ingeschakelde gebruiker kan inloggen op PurchasePlus en PurchasePlus gebruiken namens diens organisatie, in overeenstemming met diens machtigingen. Een ingeschakelde gebruiker kan op elk gewenst moment worden uitgeschakeld.
  • Een uitgeschakelde gebruiker kan niet inloggen op PurchasePlus en ontvangt geen berichten meer van PurchasePlus. Een uitgeschakelde gebruiker kan op elk gewenst moment weer worden ingeschakeld.
• Volledige naam,
• Functie,
• Telefoonnummer,
• Personeelscode.

Het e-mailadres van een gebruiker kan alleen worden gewijzigd door een beheerder van PurchasePlus. Neem contact op met ons vriendelijke klantenserviceteam als u het e-mailadres van een gebruiker moet bijwerken.

Gebruikersvoorkeuren beheren

1. Selecteer [Gebruikers] → [Alles bekijken] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. [Zoek] naar de gebruiker en klik vervolgens op de [Gebruiker] om de instellingen van de gebruiker te openen.

3. Selecteer het tabblad [Voorkeuren]. U kunt de volgende gebruikersvoorkeuren beheren:

1. Selecteer de [Taal] die de gebruiker bij voorkeur gebruikt. Aanbeveling: Als u een gebruiker aanmaakt en niet zeker bent van de voorkeurstaal van de gebruiker, maar u wel het land van diens organisatie weet, stelt u de taal in op de officiële taal van dat land.
2. Bepaal of u [MFA wilt inschakelen]. Let op - Als de gebruiker inlogt op PurchasePlus via Microsoft SSO, is meervoudige verificatie (MFA) niet beschikbaar.
3. Selecteer weergavevoorkeur [Normaal] of [Compact]. Aanbeveling: laat de voorkeur op de standaardwaarde staan - 'Normaal' - en laat de gebruiker dit zelf wijzigen.
4. Bepaal of u [Expertmodus inschakelen] wilt activeren voor de gebruiker. Aanbeveling: laat de voorkeur op de standaardwaarde staan - 'Uit' - en laat de gebruiker dit zelf wijzigen.
5. Selecteer [Inkooporders automatisch verzenden], indien van toepassing. Aanbeveling: laat de voorkeur op de standaardwaarde staan - 'Uit' - en laat de gebruiker (of een bevoegde beheerder bij diens organisatie) dit zelf wijzigen.

Gebruikersmachtigingen beheren

Let op - Download onze PurchasePlus Aanbevolen gebruikersmachtigingen per gebruikersgroep voor meer informatie over elke afzonderlijke machtiging.

1. Selecteer het tabblad [Machtigingen] van de gebruiker. U hebt twee opties om machtigingen in te stellen:

a. Machtigingen kopiëren van een bestaande gebruiker

1. Klik op [Selecteer een gebruiker...] in het vervolgkeuzemenu onder 'Machtigingen kopiëren'.

2. Klik op [Wijzigingen opslaan]. Hiermee worden de machtigingen van de geselecteerde gebruiker gekopieerd. Als de optie [Wijzigingen opslaan] niet verschijnt, komt dit doordat de machtigingen identiek zijn aan wat al voor deze gebruiker is ingesteld.

b. De machtigingen afzonderlijk instellen 

1. Selecteer de [Machtigingen] die u aan de gebruiker wilt toewijzen.

2. Deselecteer de [Machtigingen] die u niet aan de gebruiker wilt toewijzen.

3. Klik op [Wijzigingen opslaan] zodra alle machtigingen correct zijn toegewezen.

Afdelingen en organisaties

Wanneer een gebruiker lid is van een organisatie, heeft deze automatisch toegang tot elk organisatieniveau dat hiërarchisch onder die organisatie valt. Mits u over de juiste machtiging beschikt, kunt u de gebruiker toevoegen aan elke organisatie waarvan u lid bent, of aan elke organisatie die valt onder een organisatie waarvan u lid bent.

1. Selecteer het tabblad [Organisaties]. U kunt de afdelingen of organisaties bekijken waartoe de gebruiker al toegang heeft.

2. Klik op [Organisatie toevoegen]. 

3. [Zoek] en [selecteer] de extra afdeling of organisatie die u wilt toevoegen. Klik vervolgens op [Organisatie toevoegen].

De standaardorganisatie bijwerken

Standaardorganisaties bepalen tot welke organisatie de gebruiker behoort wanneer deze inlogt op PurchasePlus.

1. Klik op [Standaardorganisatie] en selecteer de gewenste standaardorganisatie in het vervolgkeuzemenu.

2. Klik op [Wijzigingen opslaan].

Meldingen

Gebruikers ontvangen e-mailmeldingen (bijv. herinneringen voor factuurgoedkeuring) per organisatie. Volg deze stappen om te wijzigen of gebruikers wel of geen meldingen ontvangen:

1. Navigeer naar [Gebruikers] → [Alles bekijken] in de navigatiebalk aan de zijkant en selecteer vervolgens de betreffende gebruiker. U kunt hiervoor eventueel de zoekfunctie gebruiken.
2. Navigeer naar het tabblad [Organisaties] van de gebruiker:
3. Klik op het menu [Meer] in de tabel met organisaties en selecteer vervolgens [Beheren]:
4. Vink het selectievakje 'Meldingen verzenden' aan of uit en klik vervolgens op [Bijwerken]:

***

Als u meer hulp nodig hebt bij het aanmaken en beheren van gebruikers, neem dan contact op met ons vriendelijke klantenserviceteam van PurchasePlus.