Leveranciers bekijken en beheren

Als u PurchasePlus als inkoper gebruikt, kunt u de Leveranciers waarmee u bent verbonden bekijken en beheren.

Ga naar:

• Mijn leveranciers bekijken
• Leveranciersinstellingen bewerken
• Bestemmingen van leveranciers
  • Een nieuwe leveranciersbestemming aanmaken
• Bezorgkosten van leveranciers
  • Bezorgkosten activeren
  • Nieuwe leveranciersbezorgkosten aanmaken
• Leverancierscatalogi bekijken
• Inkooporders van leveranciers bekijken
• Facturen van leveranciers bekijken

---

Mijn leveranciers bekijken

1. Selecteer [Leveranciers] → [Mijn leveranciers] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. Op deze pagina kunt u indien gewenst de volgende acties uitvoeren:

1. Filter leveranciers op [Alles weergeven], [Ingeschakeld] of [Niet ingeschakeld].
2. Gebruik [Geavanceerd zoeken] of [Zoeken op leveranciersnaam of -nummer].
3. Bekijk het profiel van de leverancier door op de naam van de leverancier te klikken.
4. [Inschakelen] of [Uitschakelen] van uw relatie met elke leverancier. Bekijk ons artikel Een leverancier in- of uitschakelen voor meer informatie.

Leveranciersinstellingen bewerken

1. Klik op de pagina [Leveranciers] → [Mijn leveranciers] op [Leveranciersnaam] om het profiel van de leverancier te openen:

2. Onder het tabblad [Algemeen] kunt u de volgende instellingen bewerken:

1. [Inschakelen/Uitschakelen] van uw relatie met de leverancier. U kunt alleen handelen met een leverancier als u een ingeschakelde relatie heeft.
2. Bewerk het [Leveranciersnummer], indien nodig.
3. Bewerk de [Leverancierslocatiecode], indien nodig.
4. Bewerk de gegevens van de [Belangrijkste contactpersoon]. Let op: om dit veld te kunnen bewerken, moet de leverancier een Zelfbeheerde leverancier zijn die eigendom is van uw organisatie.
5. Voeg [Standaard afdeling en grootboekrekening] toe. Hiermee wordt de combinatie van afdeling en grootboekrekening automatisch vooraf ingevuld bij het aanmaken van een aanvraag voor een enkele leverancier voor deze leverancier.
6. Voeg [Standaard categorie en subcategorie] toe. Dit wordt gebruikt als een snelle manier om een categorie en subcategorie toe te wijzen aan factuurregelitemproducten die voor deze leverancier worden aangemaakt. Dit veld wordt ook in sommige rapporten gebruikt.
7. Voer [Betalingsvoorwaarden] in. Betalingsvoorwaarden zijn eventuele notities die u hier wilt bewaren met betrekking tot uw overeenkomst met deze leverancier. Dit veld is uitsluitend bedoeld voor notitiedoeleinden.
8. Selecteer [Voorkeursleverancier-tag]. Gebruikers binnen uw organisatie zien dan dat de leverancier is gemarkeerd als Voorkeursleverancier wanneer ze deze leverancier bekijken of door producten en prijsopgaven van deze leverancier bladeren bij het aanmaken van een aanvraag.
9. Schakel [Extern winkelen] in. Sommige leveranciers bieden de mogelijkheid om een aanvraag aan te maken door hun eigen e-commercewebsite te bezoeken en die site te gebruiken om uw aanvraag in PurchasePlus te vullen. Dit wordt in de inkoopwereld ook wel 'Punchout' genoemd. Neem contact op met ons vriendelijke Customer Support Team als u hulp nodig heeft bij het configureren van Extern winkelen.

3. Als de leverancier (a) een Zelfbeheerde leverancier is en (b) u bent ingelogd bij de organisatie die eigenaar is van de zelfbeheerde leverancier, zijn er verschillende aanvullende acties die u kunt uitvoeren op het tabblad [Instellingen]. Dit tabblad verschijnt alleen wanneer aan beide bovenstaande voorwaarden is voldaan:

Op dit tabblad kunt u:

• De organisatienaam wijzigen,
• De bedrijfsnaam wijzigen,
• Het bedrijfsnummer wijzigen,
• Een bedrijfseenheid toewijzen,
• Het e-mailadres voor de leverancier wijzigen,
• Het telefoonnummer van de contactpersoon voor de leverancier wijzigen,
• De kostenplaatscode voor de leverancier wijzigen,
• Een bedrijfscode toewijzen aan de leverancier,
• Een merk toewijzen aan de leverancier (indien van toepassing),
• Een post- of factuuradres toevoegen voor de leverancier.

Let op: Als de leverancier geen zelfbeheerde leverancier is, zijn deze opties voor u als inkoper niet beschikbaar.

'Bestemmingen' van leveranciers

Een bestemming verwijst naar de e-mailinbox, HTTP, FTP of een andere locatie waarnaar uw organisatie elektronisch inkooporders verzendt. Er is ook een 'Standaard' bestemming, die wordt gebruikt bij het automatisch verzenden van een inkooporder naar de leverancier na goedkeuring van de aanvraag (als deze instelling is ingeschakeld).

Om de bestemmingen van de leverancier te bekijken:

1. Klik op de pagina [Leveranciers] → [Mijn leveranciers] op [Leveranciersnaam] om het profiel van de leverancier te openen.

2. Selecteer het tabblad [Bestemmingen]:

Een nieuwe leveranciersbestemming aanmaken

Als de leverancier een Zelfbeheerde leverancier in eigendom van uw organisatie is, kunt u hier zoveel bestemmingen aanmaken als nodig is, maar er kan er slechts één als standaardbestemming worden ingesteld. Als de leverancier geen zelfbeheerde leverancier is, kunt u geen bestemmingen voor de leverancier toevoegen.

Om een nieuwe bestemming aan te maken, klikt u op [Nieuwe bestemming aanmaken]:

U krijgt een kort formulier te zien om in te vullen:

Volg deze stappen om een nieuwe e-mailbestemming voor inkooporders aan te maken:

1. Bestemmingstype is meestal EMAIL.
2. Bijlage-indeling - selecteer voor e-mailorders Trade_PurchaseOrder_PDFFormat.
3. Exportindeling - selecteer voor e-mailorders Trade_PurchaseOrder_HtmlFormat
4. Externe URL - Dit is het e-mailadres waarnaar uw inkooporders worden verzonden.
5. Standaardbestemming moet uitgeschakeld blijven.

Voor extra ondersteuning (of voor ondersteuning bij niet-e-mailbestemmingen) kunt u contact opnemen met ons supportteam.

Bezorgkosten van leveranciers

Als de leverancier een Zelfbeheerde leverancier in eigendom van uw organisatie is, kunt u zoveel bezorgkosten voor minimale bestellingen bekijken en aanmaken als nodig is. Als de leverancier geen zelfbeheerde leverancier is, kunt u geen bezorgkosten voor de leverancier bekijken of aanmaken.

Bezorgkosten in PurchasePlus bestaan uit:

• Een naam,
• Een minimale bestelwaarde,
• Bezorgkosten,
• Een btw-percentage voor bezorgkosten.

Als uw inkooporder de minimale bestelwaarde van de bezorgkosten niet overschrijdt, worden de bezorgkosten (plus het btw-percentage voor bezorgkosten) automatisch toegevoegd aan uw inkooporder.

Om de bestaande bezorgkosten van uw zelfbeheerde leverancier te bekijken, gaat u naar het profiel van de leverancier en klikt u op [Bezorgkosten]:

Bezorgkosten activeren

Om bezorgkosten te 'activeren', gaat u naar het tabblad [Algemeen] van de leverancier en selecteert u de desbetreffende bezorgkosten in de vervolgkeuzelijst:

Deze bezorgkosten (inclusief het btw-percentage voor bezorgkosten) worden voortaan automatisch toegevoegd aan uw inkooporders voor deze leverancier als het totaal van de inkooporder de minimale bestelwaarde van de geselecteerde bezorgkosten niet overschrijdt.

Nieuwe leveranciersbezorgkosten aanmaken

Om nieuwe bezorgkosten aan te maken voor een van uw zelfbeheerde leveranciers, navigeert u eerst naar het profiel van de leverancier en klikt u op het tabblad [Bezorgkosten]:

Klik vervolgens op [Bezorgkosten aanmaken]:

Vul daarna het formulier in dat verschijnt en klik onderaan het formulier op [Bezorgkosten aanmaken]:

De bezorgkosten zijn nu aangemaakt. Vergeet niet om de Bezorgkosten te activeren als dit de bezorgkosten zijn die in de toekomst moeten worden toegevoegd aan de inkooporders van deze leverancier.

Leverancierscatalogi bekijken

1. Selecteer tijdens het bekijken van het leveranciersprofiel het tabblad [Catalogi]. Het tabblad Catalogi toont alle catalogi die van toepassing zijn op uw relatie met deze leverancier.

2. Klik op [Catalogus] om producten en prijzen binnen de catalogus te bekijken.

Bekijk ons helpartikel Leverancierscatalogi bekijken voor meer informatie.

Bovendien kunnen inkopers een zelfbeheerde catalogus aanmaken en toewijzen aan hun leveranciers.

Inkooporders van leveranciers bekijken

1. Selecteer tijdens het bekijken van het leveranciersprofiel het tabblad [Inkooporders].

2. Voer indien gewenst de volgende acties uit:

1. [Inkooporders zoeken].
2. Klik op [Inkooporder] om deze te bekijken.
3. Klik op [Aanvraag] om de gerelateerde aanvraag te bekijken.
4. Klik op [Ontvangstbonnen] om goederenontvangstbonnen te bekijken of een nieuwe ontvangstbon aan te maken.
5. Klik op [Facturen] om gerelateerde facturen te bekijken of een andere factuur te matchen.
6. Klik op [Verzenden] om verzenddetails te bekijken of de inkooporder naar de leverancier te verzenden.
7. Klik op [Meer opties] → [Inkooporder bekijken] → [Afdrukken] → [Openen in Legacy P+] → [Hulp krijgen].

Facturen van leveranciers bekijken

1. Selecteer het tabblad [Facturen].

2. Voer indien gewenst de volgende acties uit:

1. [Facturen zoeken].
2. Klik op [Factuurnummer] om te bekijken.
3. Klik op [Referentie] of [Kostenrekening] om informatie te bewerken.
4. Klik op [Inkooporder] om te bekijken.
5. Klik op [Status] om de factuurstatus en goedkeurders te bekijken.
6. Klik op [Ontvangstbonnen] om goederenontvangstbonnen te bekijken of een nieuwe ontvangstbon aan te maken.
7. Klik op [PDF-kopie] om de pdf van de factuur te bekijken, indien beschikbaar.
8. Klik op [Meer opties] → [Factuur bekijken] → [Afdrukken] → [Openen in Legacy P+] → [Hulp krijgen].