Creditnota's

Ga naar:

• Inleiding
• Creditnota's bekijken
• Creditnota's aanmaken
• Bijwerken en beheren
  • Creditnota's koppelen aan facturen
• Statussen van creditnota's
  • Vlaggen op creditnota's
• Creditnota's exporteren

Creditnota

Een creditnota is een document dat een terugbetaling van bedragen aan een inkoper aangeeft. Het wordt gewoonlijk uitgegeven door een leverancier na de annulering van een inkooporder, een fout in een factuur, of verloren of beschadigde goederen. Creditnota's kunnen worden gebruikt om een transactie geheel of gedeeltelijk te crediteren.

Creditnota's bekijken

U kunt uw creditnota's openen door te klikken op [Creditnota's] → [Alles bekijken].

Hier kunt u uw creditnota's in een tabel bekijken en de tabelkolommen aanpassen aan uw voorkeur:

U kunt op elke gewenste creditnota klikken om details te bekijken over het/de te crediteren product(en) en bedragen, de referentie, opmerkingen en bijlagen.

Creditnota's aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's beheren' kunnen een nieuwe creditnota aanmaken via het onderdeel [Creditnota's] in de navigatiebalk aan de zijkant door te klikken op [Nieuwe creditnota]:

Er zijn drie methoden waarmee een gebruiker een creditnota kan aanmaken:

1. Handmatig,
2. Door een pdf te uploaden naar onze AI-scantool, of
3. Door een document te selecteren (zoals een factuur, inkooporder of ontvangstbewijs) en automatisch een creditnota aan te maken die regel voor regel overeenkomt met het document.

Lees ons artikel over Het aanmaken van creditnota's voor meer informatie en een stapsgewijze handleiding voor elke aanmaakmethode van creditnota's.

Bijwerken en beheren

Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's beheren' kunnen momenteel alle regels (met vermelding van producten, hoeveelheden, prijzen) en instellingen bijwerken, een opmerking plaatsen of een bijlage toevoegen aan een creditnota.

Daarnaast kunnen bevoegde gebruikers een creditnota parkeren, annuleren en verwijderen. Als er geen vlaggen op de creditnota staan, kunnen zij de creditnota ook markeren als Afgestemd.

Creditnota's koppelen aan facturen

Creditnota's kunnen worden 'gekoppeld' aan facturen, wat nuttig is om de creditnota voor boekhoudkundige doeleinden terug te verwijzen naar een factuur. 

Tip: Er kan slechts één factuur aan een creditnota worden gekoppeld, terwijl er meerdere creditnota's aan dezelfde factuur kunnen worden gekoppeld.

U kunt de factuur koppelen aan een creditnota: \- In het informatiepaneel in de koptekst van een creditnota, \- Bij het beoordelen van een AI-scantaak van het type creditnota, of \- Bij het beoordelen van een creditnota die wordt aangemaakt op basis van een document.

U kunt ook een lijst met creditnota's bekijken die aan een factuur zijn gekoppeld via het tabblad [Creditnota's] tijdens het bekijken van een factuur:

Statussen van creditnota's

Creditnota's kunnen zich in een van meerdere statussen bevinden:

• Open: Een open creditnota is aangemaakt en kan worden bijgewerkt, maar moet nog worden afgestemd. 
• In afwachting van goedkeuring: Voor een creditnota met de status In afwachting van goedkeuring zijn een of meer vlaggen geplaatst, en is er nu goedkeuring vereist door een goedkeurder binnen uw organisatie. Zodra de goedkeuringen zijn verleend, gaat de creditnota over naar de status Afgestemd.
• Afgestemd: Een afgestemde creditnota heeft alle controles doorstaan die door uw organisatie worden vereist en is nu geschikt om te worden geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een creditnota zolang deze de status Afgestemd heeft. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de creditnota heropenen.
  • Let op: Gebruikers met de machtiging 'Kan facturen en creditnota's supergoedkeuren' kunnen bepaalde velden op een afgestemde creditnota bijwerken. Meer informatie.
• Geparkeerd: Een geparkeerde creditnota is geparkeerd door een gebruiker binnen uw organisatie omdat deze mogelijk nadere overweging of overleg vereist. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in een creditnota met de status Geparkeerd. Indien nodig kunt u de creditnota heropenen om door te gaan met het aanbrengen van wijzigingen. 
• Geannuleerd: Een geannuleerde creditnota is geannuleerd door een gebruiker en is niet langer in gebruik binnen uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een creditnota met de status Geannuleerd. Als u de creditnota opnieuw wilt activeren en wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de creditnota heropenen.
• Gereed voor export: Een creditnota met de status Gereed voor export is nu beschikbaar in [Facturen]→ [Exportcentrum] voor opname in een volgend exportbestand. Zodra de creditnota succesvol is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie, wordt de status van de creditnota bijgewerkt naar Geëxporteerd. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota zolang deze de status Gereed voor export heeft. Indien nodig kunt u de creditnota terugzetten naar de status Afgestemd en de creditnota vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Let op: Deze status is alleen beschikbaar voor Type B-organisaties.
• Bezig met exporteren: Een creditnota met de status Bezig met exporteren wordt momenteel geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Dit proces duurt gewoonlijk enkele minuten. Zodra de export succesvol is, wordt de status van de creditnota bijgewerkt naar Geëxporteerd. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota zolang deze de status Bezig met exporteren heeft. Indien nodig kunt u de creditnota terugzetten naar de status Afgestemd om deze opnieuw te exporteren, of de creditnota heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Let op: Deze status is alleen beschikbaar voor Type A-organisaties.
• Geëxporteerd: Een geëxporteerde creditnota is opgenomen in een of meer exportbestanden en is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota zolang deze de status Geëxporteerd heeft. Indien nodig kunt u de creditnota terugzetten naar de status Afgestemd en de creditnota vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.

Vlaggen en drempelwaarden voor creditnota's

Een 'vlag' is een melding van een aandachtspunt op een creditnota om de aandacht te vestigen op eventuele problemen met het document die controle en goedkeuring vereisen. Vlaggen zorgen ervoor dat alleen creditnota's die voldoen aan de specifieke criteria van uw organisatie zonder handmatige tussenkomst kunnen overgaan naar de status Afgestemd in PurchasePlus. 

Lees meer over vlaggen op facturen en creditnota's.

Creditnota's exporteren

Net als facturen kunnen creditnota's op een van twee manieren worden geëxporteerd naar uw externe boekhoudplatform, afhankelijk van uw organisatietype.

Type A- versus Type B-organisaties

• Type A-organisaties exporteren creditnota's (en facturen) handmatig afzonderlijk. Dit kan op elk moment gebeuren nadat een creditnota is overgegaan naar de status Afgestemd.
• Type B-organisaties markeren een creditnota (of factuur) eerst als Gereed voor export en maken en verzenden vervolgens een batchexportbestand dat alle creditnota's en facturen bevat die sinds uw laatste export zijn gemarkeerd als Gereed voor export. 

Bestemmingen en exportformaten voor crediteurensystemen

De exacte elektronische bestemming en het formaat van de exportbestanden voor zowel Type A- als Type B-organisaties worden geconfigureerd tijdens de implementatie van uw PurchasePlus-systeem, maar kunnen indien gewenst na de implementatie worden gewijzigd in nauw overleg met het PurchasePlus-team. Neem contact op met ons vriendelijke Customer Success-team voor meer informatie.