Creditnota's

Creditnota

Een creditnota is een document dat aangeeft dat er geld wordt terugbetaald aan een inkoper. Deze wordt gewoonlijk uitgegeven door een Leverancier na de annulering van een Inkooporder, een fout op een Factuur, of verloren of beschadigde goederen. Creditnota's kunnen worden gebruikt om een transactie geheel of gedeeltelijk terug te betalen.

Creditnota's bekijken

U kunt uw creditnota's openen door te klikken op [Creditnota's] → [Alles bekijken].

Hier kunt u uw creditnota's in een tabel bekijken en de tabelkolommen bewerken volgens uw voorkeur. Op [Alles bekijken] en [Wacht op mijn goedkeuring] kunt u een kolom Aangepaste code weergeven via [Kolommen beheren].

U kunt op elke creditnota klikken om details te bekijken over de te crediteren product(en) en bedragen, referentie, opmerkingen en bijlagen.

Creditnota's aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's beheren' kunnen een nieuwe creditnota aanmaken vanuit het gedeelte [Creditnota's] in de navigatiebalk aan de zijkant door te klikken op [Nieuwe creditnota]:

Er zijn drie methoden waarmee een gebruiker een creditnota kan aanmaken:

1. Handmatig,
2. Door een PDF te uploaden naar onze AI-scantool, of
3. Door een document te selecteren (bijv. een Factuur, Inkooporder of Ontvangstbewijs) en automatisch een creditnota aan te maken die regel voor regel overeenkomt met het document.

Lees ons artikel over Creditnota's aanmaken voor meer informatie en een stapsgewijze handleiding voor elke methode om creditnota's aan te maken.

Bijwerken en beheren

Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's beheren' kunnen momenteel alle regels (met vermelding van producten, hoeveelheden, prijzen) en instellingen bijwerken, een opmerking plaatsen of een bijlage uploaden bij een creditnota.

Bovendien kunnen bevoegde gebruikers een creditnota parkeren, annuleren en verwijderen. Als er geen markeringen op de creditnota staan, kunnen ze de creditnota ook als afgestemd markeren.

Creditnota's koppelen aan facturen

Creditnota's kunnen worden 'gekoppeld' aan facturen, wat handig is om voor boekhoudkundige doeleinden vanuit de creditnota terug te verwijzen naar een factuur. 

Tip: Er kan slechts één factuur aan een creditnota worden gekoppeld, terwijl er meerdere creditnota's aan dezelfde factuur kunnen worden gekoppeld.

U kunt de factuur koppelen aan een creditnota: \- In het informatiepaneel in de koptekst van een creditnota, \- Bij het beoordelen van een AI-scantaak van het type Creditnota, of \- Bij het beoordelen van een creditnota die wordt aangemaakt op basis van een document.

U kunt ook een lijst bekijken van creditnota's die aan een factuur zijn gekoppeld via het tabblad [Creditnota's] tijdens het bekijken van een factuur:

Statussen van creditnota's

Creditnota's kunnen zich in een van de volgende statussen bevinden:

• Open: Een open creditnota is aangemaakt en kan worden bijgewerkt, maar is nog niet afgestemd. 
• Wacht op goedkeuring: Voor een creditnota met de status Wacht op goedkeuring zijn een of meer Markeringen geplaatst, en goedkeuring door een fiatteur binnen uw organisatie is nu vereist. Zodra de goedkeuringen zijn verleend, gaat de creditnota door naar de status Afgestemd.
• Afgestemd: Een afgestemde creditnota heeft alle controles doorstaan die door uw organisatie zijn vereist en is nu geschikt om te worden geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een creditnota terwijl deze de status Afgestemd heeft. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, kunt u de creditnota heropenen.
  • Let op: Gebruikers met de machtiging 'Facturen en creditnota's supergoedkeuren' kunnen bepaalde velden op een afgestemde creditnota bijwerken. Meer informatie.
• Geparkeerd: Een geparkeerde creditnota is geparkeerd door een gebruiker van uw organisatie omdat deze mogelijk nadere overweging of overleg vereist. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in een creditnota die de status Geparkeerd heeft. Indien nodig kunt u de creditnota heropenen om door te gaan met het aanbrengen van wijzigingen. 
• Geannuleerd: Een geannuleerde creditnota is geannuleerd door een gebruiker en is niet langer in gebruik binnen uw organisatie. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in een creditnota met de status Geannuleerd. Als u de creditnota wilt herstellen en er wijzigingen in wilt aanbrengen, kunt u de creditnota heropenen.
• Gereed voor export: Een creditnota die Gereed voor export is, is nu beschikbaar in [Facturen]→ [Exportcentrum] voor opname in een volgend Exportbestand. Zodra de creditnota succesvol is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie, wordt de status van de creditnota bijgewerkt naar Geëxporteerd. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota terwijl deze de status Gereed voor export heeft. Indien nodig kunt u de status van de creditnota terugzetten naar Afgestemd en de creditnota vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Let op: Deze status is alleen beschikbaar voor Type B-organisaties.
• Bezig met exporteren: Een creditnota met de status Bezig met exporteren wordt momenteel geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Dit proces duurt gewoonlijk enkele minuten. Zodra de export is geslaagd, wordt de status van de creditnota bijgewerkt naar Geëxporteerd. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota terwijl deze de status Bezig met exporteren heeft. Indien nodig kunt u de creditnota terugzetten naar de status Afgestemd om deze opnieuw te exporteren, of de creditnota heropenen om wijzigingen aan te brengen.
  • Let op: Deze status is alleen beschikbaar voor Type A-organisaties.
• Geëxporteerd: Een geëxporteerde creditnota is opgenomen in een of meer exportbestanden en is geëxporteerd naar het externe boekhoudplatform van uw organisatie. Wijzigingen kunnen niet worden aangebracht in de creditnota terwijl deze de status Geëxporteerd heeft. Indien nodig kunt u de status van de creditnota terugzetten naar Afgestemd en de creditnota vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen.

Creditnotamarkeringen en drempelwaarden

Een 'Markering' (Flag) is een melding op een creditnota om de aandacht te vestigen op problemen met het document die moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd. Markeringen zorgen ervoor dat alleen creditnota's die voldoen aan de specifieke criteria van uw organisatie, zonder handmatige tussenkomst kunnen doorstromen naar de status Afgestemd in PurchasePlus. 

Lees meer over factuur- en creditnotamarkeringen.

Creditnota's exporteren

Net als facturen kunnen creditnota's op een van de twee manieren worden geëxporteerd naar uw externe boekhoudplatform, afhankelijk van uw organisatietype.

Type A- versus Type B-organisaties

• Type A-organisaties exporteren creditnota's (en facturen) handmatig afzonderlijk. Dit kan op elk moment gebeuren nadat een creditnota is overgegaan naar de status Afgestemd.
• Type B-organisaties markeren een creditnota (of factuur) eerst als Gereed voor export en maken en verzenden vervolgens een Batchexportbestand dat alle creditnota's en facturen bevat die sinds uw laatste export zijn gemarkeerd als gereed voor export. 

Bestemmingen en exportindelingen voor crediteurensystemen

De exacte elektronische bestemming en indeling van de exportbestanden voor zowel Type A- als Type B-organisaties worden geconfigureerd tijdens de implementatie van uw PurchasePlus-systeem, maar kunnen na de implementatie indien nodig worden aangepast in nauw overleg met het PurchasePlus-team. Neem contact op met ons vriendelijke Customer Success-team voor meer informatie.