Regels koppelen of ontkoppelen

Afhankelijk van de instellingen die zijn toegepast op uw organisatie in PurchasePlus, worden wanneer een Factuur wordt gematcht met een Inkooporder, alle regels op de factuur vergeleken met alle regels op de inkooporder. Waar twee regels overeenkomen, worden ze aan elkaar gekoppeld.

PurchasePlus vergelijkt vervolgens de details op regelniveau van de factuurregel met de details op regelniveau van de gekoppelde inkooporderregel. Zo kunt u bepalen of het verschil tussen het aantal en de eenheidsprijs op de factuurregel en het aantal en de eenheidsprijs op de gekoppelde inkooporderregel problematisch of acceptabel is, rekening houdend met de instellingen voor markeringen en drempelwaarden van uw organisatie.

Uiteindelijk helpt PurchasePlus u te bepalen of de details van de factuurregel overeenkomen met wat u heeft besteld en wat u heeft ontvangen.

Ga naar:

• Waarom regels niet gekoppeld zijn
• Handmatig koppelen
• Regels koppelen
• Een regel ontkoppelen
• Wat gebeurt er als ik regels niet koppel?

Waarom regels niet gekoppeld zijn

Factuurregels kunnen om een van de volgende redenen de status 'Niet gekoppeld' hebben:

• Er is geen inkooporder gematcht met de factuur.
• De gematchte inkooporder is niet aan de factuur gekoppeld of werd gekoppeld nadat de factuur in PurchasePlus was aangemaakt.
• Het product op de factuurregel is niet identiek aan of lijkt niet voldoende op een Product op de inkooporder.

Handmatig koppelen

Om de bovenstaande redenen kan het voorkomen dat u een factuurregel handmatig moet koppelen aan een inkooporderregel. Wanneer u de regels handmatig koppelt, zal PurchasePlus, afhankelijk van de instellingen van uw organisatie:

• De eenheidsprijs van de factuurregel vergelijken met de eenheidsprijs van de inkooporderregel, en de factuurregel markeren als er sprake is van een onacceptabele afwijking.
• Het aantal van de factuurregel vergelijken met het aantal van de inkooporderregel, en de factuurregel markeren als het aantal op de factuurregel groter is dan het aantal op de inkooporderregel.
• Het aantal van de factuurregel vergelijken met het ontvangen aantal van de inkooporderregel (afgeleid van de goederenontvangstbewijzen van de inkooporder), en de factuurregel markeren als het aantal op de factuurregel groter is dan het ontvangen aantal.

Regels koppelen

1. Zoek op het tabblad 'Productoverzicht' van de factuur de factuurregel die u handmatig aan een inkooporderregel wilt koppelen. Klik op het grijze pictogram [Koppelen] op de factuurregel

2. Bekijk de 'Geselecteerde factuurregel' en vergelijk deze met de 'Beschikbare inkooporderregels'. Als er een logische match beschikbaar is, schakelt u het selectievakje [Koppelen] in en klikt u op [Koppeling toepassen].

De factuurregel is nu gekoppeld aan de inkooporderregel.

Een regel ontkoppelen

1. Zoek op het tabblad 'Productoverzicht' van de factuur de factuurregel die u wilt ontkoppelen van een inkooporderregel. Klik op het blauwe pictogram [Koppelen] op de factuurregel

2. Klik in het venster dat verschijnt op de optie [Regel ontkoppelen]. De factuurregel wordt nu ontkoppeld van de inkooporderregel.

Als u het koppelen overslaat

Het kan voorkomen dat het niet mogelijk is om elke regel te koppelen. Als er niet-gekoppelde factuurregels op uw factuur staan, kan de factuur nog steeds worden goedgekeurd door uw operationele en financiële goedkeurders en overgaan naar de status 'Afgestemd'.