Overzicht

'Budgetten' is een optionele module waarmee organisaties hun uitgaven bij leveranciers beter kunnen beheren en monitoren op basis van hun vereisten voor Jaar/Maand en Onkostenrekening.

Ga naar:

• Inleiding \- Wat is een budget?
• Budgetten bekijken
  • Een enkel budget bekijken
• Een budget aanmaken
• Budget op een aanvraag
  • Tijdens het goedkeuren
  • Snelle panelen op brede beeldschermen

Wat is een budget?

Een 'Budget' in PurchasePlus is een uitgavenlimiet, ingesteld door bevoegde gebruikers, en toegepast op een onderdeel van hun bedrijf voor een specifieke periode.

Budgetten bestaan uit:

1. Een Jaar en Maand waarop het budget van toepassing is,
2. Een Organisatie-eenheid (Afdeling) en Grootboekrekening waarop het budget van toepassing is, en 
3. Een Budgetbedrag (exclusief btw) dat van toepassing is op het budget.

Wanneer een Aanvraag wordt aangemaakt door een Inkoper, wordt het 'Budgetbedrag' verbruikt wanneer aan beide voorwaarden wordt voldaan:

• de leveringsdatum van de aanvraag valt in het Jaar/de Maand van het budget, EN
• de aanvraag wordt geboekt op de Organisatie-eenheid en Grootboekrekening van het budget.

Budgetten in PurchasePlus verhinderen gebruikers niet om aanvragen aan te maken of in te dienen (zelfs niet als de aanvraag betekent dat het relevante budget wordt overschreden), maar alle goedkeurders van de aanvraag worden ervan op de hoogte gesteld dat hun aanvraag het budget zal overschrijden voordat deze een Inkooporder wordt.

Budgetten bekijken

Geactiveerde organisaties kunnen hun budgetten in een tabel bekijken door in de navigatiebalk aan de zijkant te klikken op [Budgetten] → [Alles weergeven]:

Vanuit deze weergave kunt u:

1. De zoekfunctie en geavanceerde zoekfilters gebruiken om een specifiek budget te vinden,
2. De kolommen die in de tabel verschijnen bewerken met de functie [Kolommen beheren],
3. Een nieuw budget aanmaken (hierover hieronder meer), en
4. Op een budget in de tabel klikken om het gedetailleerder te bekijken.

Een enkel budget bekijken

Door vanuit de tabelweergave op een budget te klikken, krijgt u twee pagina's te zien die u helpen het budget in zijn (realtime) context te begrijpen: de pagina Gebruik en de pagina Aanvragen.

De pagina Gebruik toont een visuele weergave van de waarde van de goedgekeurde en in behandeling zijnde aanvragen vergeleken met het relevante budgetbedrag:

• Goedgekeurde (of 'Budget') Uitgaven bestaan uit de totale waarde exclusief btw van alle goedgekeurde en gesloten Aanvragen met een leveringsdatum in de maand en het jaar van het budget EN die zijn geboekt op de organisatie-eenheid en grootboekrekening van het budget.
• In afwachting van goedkeuring bestaat uit de totale waarde exclusief btw van alle aanvragen die wachten op goedkeuring met een leveringsdatum in de maand en het jaar van het budget EN die zijn geboekt op de organisatie-eenheid en grootboekrekening van het budget.

Daarnaast kunnen gebruikers snel het resterende budget, de resterende dagen, de huidige status en de prognosestatus voor het budget bekijken: 

De prognosestatus is een eenvoudige berekening die aangeeft of de uitgegeven budgetten plus de aanvragen in afwachting van goedkeuring de budgetlimiet zullen overschrijden.

Ten slotte kunnen gebruikers alle aanvragen bekijken die het desbetreffende budget verbruiken door te klikken op het tabblad [Aanvragen] van het budget:

Een budget aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Budgetten beheren' kunnen een nieuw budget aanmaken door te klikken op [Nieuw budget] in de navigatiebalk aan de zijkant, of in de koptekst van de pagina [Budgetten] → [Alles weergeven]:

De gebruiker wordt naar een nieuwe pagina geleid waar de volgende waarden moeten worden ingevoerd:

• Jaar en Maand waarop het budget van toepassing zal zijn. Dat wil zeggen dat elke goedgekeurde aanvraag met een leveringsdatum die binnen deze combinatie van Jaar/Maand valt, dit budget zal verbruiken.
• Organisatie-eenheid en Grootboekrekening. Naast de combinatie van Jaar/Maand zal een goedgekeurde aanvraag die wordt geboekt op deze combinatie van Organisatie-eenheid en Grootboekrekening dit budget verbruiken.
• Budgetbedrag (exclusief btw). Dit is de 'Limiet' voor het budget; wanneer deze wordt overschreden, wordt dit beschouwd als 'boven budget'.

Zodra deze waarden zijn ingevoerd, klikt u onderaan de pagina op [Budget aanmaken]. Het budget wordt direct verwerkt voor alle goedgekeurde aanvragen (en aanvragen in afwachting van goedkeuring) die voldoen aan zowel de Jaar/Maand- als de Organisatie-eenheid/Grootboekrekening-combinaties die voor het budget zijn geconfigureerd.

Budget op een aanvraag

Tijdens het goedkeuren

Goedkeurders van aanvragen kunnen zien of een ingediende aanvraag het budget zal overschrijden:

Door op [Budget bekijken] te klikken, kan de goedkeurder snel de status van het budget inzien en eventueel een link naar het budget volgen voor meer informatie:

Snelle panelen op brede beeldschermen

Geavanceerde gebruikers die PurchasePlus op een groot beeldscherm gebruiken, kunnen ook profiteren van de snelweergavepanelen die aan de rechterkant van een aanvraag verschijnen:

Het snelweergavepaneel van de aanvraag kan worden geconfigureerd om het volgende weer te geven:

• Eventuele opmerkingen die door een andere gebruiker van uw organisatie op de aanvraag zijn achtergelaten,
• De links naar gerelateerde documenten - bijv. de inkooporders die zijn gegenereerd toen de aanvraag werd goedgekeurd, en 
• Informatie over het budget dat door deze aanvraag wordt verbruikt - specifiek de uitgavenwaarde Goedgekeurd en In afwachting van goedkeuring.

U kunt de knop [Beheren] in de rechterbovenhoek van het snelweergavepaneel gebruiken om te configureren wat uw panelen weergeven.

Het snelweergavepaneel wordt niet weergegeven als uw beeldscherm niet groot genoeg is om de rest op het scherm te laten passen.