Goederen ontvangen

Ga naar:

• Wat is Ontvangen naar voorraad?
• Geavanceerd: Hoe werkt Ontvangen naar voorraad? 
  • Concept 1: Producten in eigendom van de inkoper
  • Concept 2: 'Ontvangen als' een voorraadartikel
  • Concept 3: Masterproducten
    • Diepe duik: Hoe masterproducten en vervangende producten het ontvangen naar voorraad versnellen
• Handleiding: Goederen ontvangen naar voorraad
• Voorraad retourneren naar een leverancier

Ontvangen naar voorraad

Wanneer u een levering ontvangt die betrekking heeft op een Inkooporder, kunt u PurchasePlus gebruiken om de goederen te 'ontvangen' (d.w.z. de ontvangen artikelen en hoeveelheden digitaal registreren), zodat u weet wanneer uw Inkooporder is voltooid en u met een gerust hart de Factuur van de leverancier kunt betalen. Deze functionaliteit is standaard aanwezig in vrijwel elke PurchasePlus-configuratie.

Gebruikers van onze optionele Voorraad-module kunnen nog een stap verder gaan en ervoor kiezen om 'Goederen te ontvangen naar voorraad'. Dit betekent dat de aantallen van de Voorraadartikelen in een opgegeven Voorraadlocatie automatisch worden bijgewerkt, en de nieuw ontvangen goederen direct zichtbaar zijn in rapporten, kunnen worden gebruikt bij Overboekingen, kunnen worden geteld bij een Voorraadtelling, of opnieuw kunnen worden besteld via een Aanvraag vanuit een voorraadlocatie.

Hoe het werkt

Om de gedecentraliseerde, op efficiëntie gerichte inkoopmarktplaats van PurchasePlus te harmoniseren met het gedetailleerde voorraadbeheer dat voorraadbeheerders nodig hebben, hebben we drie belangrijke concepten geïntroduceerd in ons platform:

1. Geschiktheid van voorraadartikelen
2. 'Ontvangen als'
3. 'Masterproducten' en productkoppeling (matching)

We raden elke voorraadgebruiker aan deze drie principes te begrijpen voordat goederen naar de voorraad worden ontvangen.

Concept 1: Geschiktheid van voorraadartikelen

Wanneer u met succes goederen naar de voorraad ontvangt, heeft dit tot gevolg dat uw Voorraadartikelen worden opgehoogd (d.w.z. het aantal neemt toe) op de opgegeven voorraadlocatie:

In PurchasePlus moeten voorraadartikelen:

1. Producten zijn die 'eigendom' zijn van uw organisatie - d.w.z. het zijn 'Producten in eigendom van de inkoper'.
2. Producten zijn met een Verkoopeenheid van 'Stuk van 1'.

Met betrekking tot punt 1 hierboven betekent dit dat u geen Producten in leverancierseigendom als voorraadartikelen kunt aanhouden. Dit is om te voorkomen dat een leverancier zijn eigen product bijwerkt met een andere naam, verkoopeenheid of maateenheid, waardoor uw voorraadniveaus en -waarderingen buiten uw controle om zouden worden beïnvloed. 

Deze beperking zorgt ervoor dat strakke, gedetailleerde controle over uw voorraad direct mogelijk is, maar het Aanmaken en Beheren van voorraadartikelen kan bij de initiële configuratie wat tijd kosten voor inkopers. Dat gezegd hebbende is het proces zelf eenvoudig en staat ons team altijd klaar om te helpen. 

Concept 2: 'Ontvangen als'

Wanneer u goederen naar de voorraad ontvangt, komt het vaak voor dat de goederen die u ontvangt sterk lijken op, maar niet identiek zijn aan de voorraadartikelen die u op voorraad houdt. 

Een eenvoudig voorbeeld: u kiest ervoor om een generiek voorraadartikel 'Tomaat' aan te houden. Wanneer u tomaten bestelt bij uw leverancier, kan deze het volgende leveren:

• Roma-tomaat
• Vleestomaat
• Celebrity-tomaat

...die u allemaal kunt Ontvangen als uw voorraadartikel 'Tomaat' om het voorraadniveau hiervan te verhogen. U bepaalt tijdens het ontvangstproces volledig zelf welke artikelen u Ontvangt als uw voorraadartikel; het is zelfs mogelijk om niet-gerelateerde artikelen (bijv. 'Blikje frisdrank') te ontvangen als uw voorraadartikel (bijv. 'Tomaat') en dit op te hogen.

TIP: Maak uw voorraadartikelen vrij generiek om flexibiliteit en snelheid tijdens het ontvangstproces te ondersteunen.

Geen zorgen: u hoeft tijdens het ontvangstproces niet handmatig de juiste voorraadartikelen te selecteren om te ontvangen als. PurchasePlus stelt op intelligente wijze voorraadartikelen voor die sterk overeenkomen met de door de leverancier geleverde artikelen en vult deze vooraf in om uw workflows te versnellen.

Lees meer over deze matchingstrategie in het volgende onderdeel.

Concept 3: Masterproducten en productkoppeling

PurchasePlus beheert miljoenen producten van inkopers en leveranciers in onze database. Daarnaast beheren we intern een uitgebreide lijst met 'Masterproducten' die ons 'eigendom' zijn. U ziet soms producten met een eigenaar genaamd 'Marketboomer' - dat is het bedrijf achter PurchasePlus!

Producten die eigendom zijn van inkopers (bijv. voorraadartikelen) of leveranciersproducten kunnen door ons expertteam worden 'gekoppeld' aan een van onze masterproducten:

Dit stelt inkopers in staat om:

• Direct realtime prijsvergelijkingen in te zien voor hetzelfde artikel dat door meerdere leveranciers wordt verkocht (bijv. bij het aanmaken van een Aanvraag),
• Effectieve Inkooplijsten aan te maken die gemakkelijk te gebruiken zijn voor gebruikers binnen hun organisatie, en
• Het proces van Ontvangen naar voorraad te versnellen.

Diepe duik: Hoe masterproducten en vervangende producten het ontvangen naar voorraad versnellen

Ontvangen naar voorraad omvat een complexe toewijzing van: 

1. Het voorraadartikel dat u in uw voorraad wilt ophogen, aan
2. Het daadwerkelijke, unieke product dat uw leverancier u heeft gestuurd.

PurchasePlus faciliteert deze toewijzing zonder dat de gebruiker handmatig een voorraadartikel hoeft toe te wijzen aan elk afzonderlijk product op de inkooporder, door gebruik te maken van aan masterproducten gekoppelde producten en vervangende producten.  

• Masterproducten: Als uw voorraadartikelen door ons team aan een masterproduct zijn gekoppeld EN uw leveranciers prijzen op dat masterproduct hebben afgegeven, wordt bij het bestellen van een masterproduct (bijvoorbeeld in een Aanvraag via een inkooplijst) uw gekoppelde voorraadartikel automatisch geselecteerd wanneer u die levering naar de voorraad ontvangt.
• Vervangende producten: zoals hierboven vermeld, moet een voorraadartikel een verkoopeenheid hebben van 'Stuk van 1'. Het product van uw leverancier kan echter worden verkocht in een doos van 24 stuks. Dit worden in ons systeem als verschillende producten beschouwd, maar ze kunnen voor het ontvangen naar voorraad worden 'gekoppeld' door een Relatie voor vervangend product aan te maken. 

Als u een levering naar de voorraad ontvangt en er is geen masterkoppeling of vervangend-productrelatie tussen het leveranciersproduct en uw voorraadartikel, zal PurchasePlus zijn best doen om enkele andere matches voor te stellen (op basis van een aantal factoren zoals productovereenkomst). Het wordt echter aanbevolen om de matches zorgvuldig te controleren en het voorraadartikel eventueel zelf handmatig te kiezen (of een geheel nieuw voorraadartikel aan te maken). De eerste keer dat u dit doet, maakt ons systeem automatisch de relatie voor het vervangende product aan en onthoudt deze voor toekomstige ontvangsttaken naar de voorraad!

Goederen ontvangen naar voorraad

Ontvangen naar voorraad begint met het aanmaken van een nieuwe Ontvangstbon. In PurchasePlus moeten ontvangstbonnen altijd worden aangemaakt op basis van inkooporders; het is niet mogelijk om een ontvangstbon aan te maken buiten een relatie met een inkooporder om. 

Een nieuwe ontvangstbon aanmaken:

Stap 1: Navigeer naar [Inkooporders] → [Alles weergeven] in de navigatiebalk aan de zijkant. Klik op het [Vrachtwagen]-icoon in de kolom Ontvangstbon om een ontvangstbon aan te maken bij de inkooporder:

Stap 2: Selecteer [Ontvangen naar voorraad]:

...en vul de velden in die verschijnen:

• 'Bestemmingsvoorraadlocatie' is de voorraadlocatie waar de voorraadartikelen worden opgehoogd.
• 'Alle openstaande artikelen ontvangen' betekent dat elk artikel op de ontvangstbon vooraf wordt ingevuld met de nog te ontvangen openstaande hoeveelheid. U kunt elk artikel nog steeds handmatig controleren voordat u de ontvangstbon voltooit.
• 'Fysieke datum' is de datum waarop de goederen fysiek zijn ontvangen, aangezien deze vaak afwijkt van de aanmaakdatum van de ontvangstbon.

Zodra u deze drie velden heeft ingevuld, klikt u op [Ontvangstbon aanmaken].

Stap 3: De resulterende pagina is een concept-ontvangstbon. We raden aan om elke regel op de ontvangstbon zorgvuldig te controleren om er zeker van te zijn dat zowel de hoeveelheid artikelen die u ontvangt correct is, als het voorraadartikel waaronder u elk artikel ontvangt:

Als u in stap 2 hierboven 'Alle openstaande artikelen ontvangen' heeft geselecteerd, moet u mogelijk het aantal te ontvangen artikelen aanpassen voor het geval er te veel of te weinig is geleverd.

Als u een ander voorraadartikel moet selecteren dan het artikel dat PurchasePlus automatisch heeft gekozen, klikt u eerst op de knop [Geavanceerde opties] op de betreffende regel (zie onderstaande afbeelding). Let op: Als dit de eerste keer is dat u dit voorraadartikel ontvangt, moet u eerst een Nieuw voorraadartikel aanmaken.

Klik vervolgens op het prullenbakicoon om de selectie te wissen:

Ten slotte wordt u gevraagd een keuze te maken uit een lijst met voorgestelde artikelen of naar een specifiek voorraadartikel te zoeken:

Klik op [Wijzigingen toepassen].

Stap 4: Klik op [Markeren als ontvangen] om de ontvangstbon definitief te maken. De geïdentificeerde voorraadartikelen worden met de ontvangen hoeveelheid opgehoogd op de beoogde voorraadlocatie via een Overboeking van het type goederenontvangst.  

Let op: Wanneer er op een voorraadlocatie een Voorraadtelling met de status 'In behandeling' loopt, worden goederenontvangstoverboekingen naar de voorraad niet automatisch voltooid. In plaats daarvan moeten gebruikers de betreffende ontvangstoverboeking opzoeken en handmatig [Markeren als voltooid] wanneer ze daartoe klaar zijn.

Zodra de voorraadtelling is voltooid, worden goederenontvangsten naar de voorraad weer automatisch verwerkt.

Voorraad retourneren naar een leverancier

Zodra voorraad naar de voorraad is ontvangen, kan het voorraadniveau alleen nog worden aangepast met behulp van overboekingen.

Volg deze stappen als voorraad moet worden geretourneerd naar een leverancier.

Maak eerst een nieuwe overboeking aan van het type 'Voorraadcorrectie', stel de herkomstlocatie in op de voorraadlocatie waar de voorraad oorspronkelijk is ontvangen, en stel de bestemmingslocatie in op de leverancier naar wie de voorraad teruggaat:

Zoek vervolgens naar de voorraadartikelen die aan de leverancier moeten worden geretourneerd. Geef het te retourneren aantal op en herhaal dit voor elk artikel dat wordt geretourneerd. U kunt het filter [[Artikelen met nulhoeveelheid verbergen]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) gebruiken om het controleren van de overboeking gemakkelijker te maken.

Zodra u alle voorraadartikelen en hoeveelheden aan de overboeking heeft toegevoegd, kunt u de overboeking ter goedkeuring indienen of [Markeren als voltooid] (afhankelijk van uw gebruikersrechten):

Zodra de overboeking is gemarkeerd als voltooid, worden de voorraadniveaus correct aangepast in PurchasePlus. De communicatie met de leverancier en de koerier (indien van toepassing) dient echter buiten het platform plaats te vinden.