Factuurmarkeringen (Flags)
Factuurmarkeringen (Flags)
Ga naar:
- Inleiding: Wat zijn factuur- en creditnotamarkeringen?
- Afstemmen of indienen
- Instellingen voor markeringen
- Factuurmarkeringen
- Creditnotamarkeringen
Wat markeringen zijn
PurchasePlus analyseert voortdurend alle Facturen en Creditnota's met de status 'Open' en 'In afwachting van goedkeuring', en plaatst markeringen op kop- of regelniveau op het document, overeenkomstig de instellingen die voor uw organisatie gelden.
Een 'Markering' (Flag) is een aandachtspunt dat wordt gesignaleerd op de factuur of creditnota om de aandacht te vestigen op eventuele problemen met het document die moeten worden gecontroleerd voordat het wordt goedgekeurd door de aangewezen gebruiker(s) binnen uw organisatie. Markeringen zorgen ervoor dat alleen facturen en creditnota's die voldoen aan de specifieke criteria van uw organisatie zonder handmatige tussenkomst kunnen doorstromen naar de status Afgestemd in PurchasePlus.
Gemarkeerde facturen of creditnota's zijn eenvoudig te herkennen in PurchasePlus. U kunt informatie op samenvattings- (of kop)niveau over het document bekijken in de sectie Status:
En als u op een markering op regelniveau klikt, wordt er meer informatie over de gemarkeerde regel getoond:
Afstemmen of indienen
Wanneer een factuur of creditnota handmatig wordt aangemaakt in PurchasePlus, begint deze gewoonlijk met de status 'Open'. De status Open geeft aan dat het document een concept is en dat eraan gewerkt wordt of dat er nog gegevens aan moeten worden toegevoegd. Voor het gemak toont PurchasePlus markeringen op elke factuur of creditnota met de status 'Open', zodat u tijdens de bewerking direct ziet welke aandachtspunten moeten worden opgelost.
Zodra het werk aan de 'Open' factuur of creditnota is voltooid en deze klaar is voor de volgende fase, ziet u een primaire actie in de koptekst van de 'Open' factuur:
- Als er nul markeringen op de factuur of creditnota staan, is de beschikbare primaire actie [Markeren als afgestemd]. Door op Markeren als afgestemd te klikken, gaat de factuur of creditnota over naar de status 'Afgestemd' en is er geen Goedkeuring vereist. Dit komt doordat het document volgens de instellingen van uw organisatie aan alle criteria voldoet en er daarom geen markeringen zijn geplaatst.
- Als er een of meer markeringen op de factuur of creditnota staan, is de beschikbare primaire actie [Indienen voor goedkeuring]. Door op deze knop te klikken, gaat het document over naar de status 'In afwachting van goedkeuring' en is goedkeuring vereist. Dit komt doordat deze factuur of creditnota volgens de instellingen van uw organisatie niet aan alle criteria heeft voldaan (vandaar de geplaatste markeringen). Deze markeringen moeten worden beoordeeld door een gebruiker binnen uw organisatie die bevoegd is om te beslissen of het document ondanks de markeringen kan worden goedgekeurd, of dat de markeringen moeten worden opgelost. Zodra de goedkeuring voor de factuur of creditnota is verleend, gaat het document over naar de status 'Afgestemd'.
In PurchasePlus is het doel voor alle facturen en creditnota's om ze naar de status 'Afgestemd' te brengen. Zodra ze de status Afgestemd hebben, zijn ze klaar om te worden geëxporteerd naar uw externe boekhoudpakket. Bekijk ons artikel Een factuur of creditnota exporteren of Een batch-exportbestand voor facturen en creditnota's maken voor meer informatie over het exporteren van afgestemde facturen en creditnota's.
Instellingen voor markeringen - Samenvatting
Factuurmarkeringen kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van elke organisatie en worden gewoonlijk vastgelegd tijdens de implementatie van PurchasePlus in nauw overleg met ons team.
Als u merkt dat facturen om onduidelijke of onlogische redenen worden gemarkeerd, neem dan contact op met een beheerder binnen uw organisatie of neem contact op met onze vriendelijke klantenservice voor hulp bij het controleren van de markeringsvoorkeuren van uw organisatie.
Instellingen voor markeringen & organisatiehiërarchieën
Deze instellingen zijn specifiek voor elk organisatie- en afdelingsniveau en worden niet automatisch overgenomen door lagere niveaus in een organisatiehiërarchie; elk niveau van het organigram moet afzonderlijk worden geconfigureerd.
Drempelwaarden voor markeringen & organisatiehiërarchieën
Sommige markeringen die beschikbaar zijn voor facturen en creditnota's in PurchasePlus kunnen verder worden aangepast met behulp van drempelwaarden (Thresholds). Drempelwaarden zorgen ervoor dat facturen met kleine afwijkingen niet direct een markering activeren, wat helpt om facturen en creditnota's met minder menselijke tussenkomst naar de status Afgestemd te leiden.
Drempelwaarden zijn hiërarchisch van toepassing. Als er geen specifieke drempelwaarde is ingesteld voor een organisatie, wordt deze overgenomen van de instellingen van de directe bovenliggende organisatie, of de dichtstbijzijnde hogere organisatie waar wel een drempelwaarde is ingesteld.
Lees ons artikel Handleiding voor drempelwaarden voor factuurmarkeringen voor meer informatie.
Status van markeringen
Elke markering voor facturen en creditnota's (hieronder gedefinieerd) kan worden ingesteld op Uit (Off), Regulier (Regular) of Belangrijk (Important), afhankelijk van de vereisten van uw organisatie.
- [Uit]: De markering is niet van toepassing op uw organisatie.
- [Regulier]: De factuur of creditnota kan nog steeds worden goedgekeurd door een goedkeurder als de enige geplaatste markeringen op de factuur of creditnota Reguliere markeringen zijn.
- [Belangrijk]: Een factuur of creditnota kan niet worden goedgekeurd door een goedkeurder als er een of meer Belangrijke markeringen op het document aanwezig zijn. Alle Belangrijke markeringen moeten zijn opgelost voordat een goedkeurder de factuur of creditnota kan goedkeuren.
Instellingen en statussen van markeringen worden als volgt weergegeven aan PurchasePlus-systeembeheerders, en kunnen naar wens worden gewijzigd:
Factuurmarkeringen
De volgende markeringsinstellingen kunnen worden geconfigureerd voor Facturen.
Er zijn 5 factuurregelmarkeringen die van toepassing zijn op elke regel van de factuur, en er zijn 10 factuurkopmarkeringen die van toepassing zijn op de gehele factuur.
Factuurregelmarkeringen
| Markering voor regelstuksprijs (Line Unit Price Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen de eenheidsprijs op de factuurregel en de eenheidsprijs op de inkooporderregel de drempelwaarde van de organisatie voor de regelstuksprijs overschrijdt. Er kan een Factuurdrempelwaarde worden ingesteld voor deze markering. |
|---|---|
| Markering voor bestelde regelhoeveelheid (Line Ordered Quantity Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen de totale factuurhoeveelheid op de factuurregel en de bestelde hoeveelheid op de inkooporderregel de drempelwaarde van de organisatie voor de regelhoeveelheid overschrijdt. Er kan een Factuurdrempelwaarde worden ingesteld voor deze markering. |
| Markering voor ontvangen regelhoeveelheid (Line Received Quantity Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen de totale factuurhoeveelheid op de factuurregel en de ontvangen hoeveelheid op de inkooporderregel de drempelwaarde van de organisatie voor de regelhoeveelheid overschrijdt. Er kan een Factuurdrempelwaarde worden ingesteld voor deze markering. |
| Markering voor regel niet gekoppeld (Line Not Linked Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de factuurregel nog niet is gekoppeld aan een inkooporderregel. |
| Markering voor oorspronkelijk regeltotaal (Original Line Total Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen het huidige berekende totaal van de factuurregel en het oorspronkelijke totaal van de factuurregel groter is dan 0,00. Deze markering is alleen van toepassing op facturen die zijn aangemaakt via PurchasePlus Paperless Invoicing. Het oorspronkelijke regeltotaal wordt opgeslagen wanneer de factuur wordt gescand en aangemaakt door Paperless Invoicing. |
Factuurkopmarkeringen
| Markering voor gemarkeerde regel (Flagged Line Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er een of meer gemarkeerde regels op de factuur staan. |
|---|---|
| Markering voor inkooporder (Purchase Order Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de factuur nog niet is gekoppeld aan een inkooporder. |
| Markering voor ontvangstbewijzen (Receiving Notes Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen goederenontvangstbewijzen zijn geregistreerd voor de inkooporder die aan de factuur is gekoppeld. |
| Markering voor totaal uit balans (Total Out of Balance Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen het factuurtotaal en de som van de factuuronderdelen de drempelwaarde van de organisatie voor het factuurtotaal overschrijdt. Er kan een Factuurdrempelwaarde worden ingesteld voor deze markering. |
| Markering voor referentie (Reference Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen referentie is opgegeven op de factuur. |
| Markering voor leveranciersnummer (Supplier Number Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen leveranciersnummer is ingesteld voor de leverancier die de factuur heeft verzonden. |
| Markering voor afdeling (Department Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen afdeling is ingesteld op de factuur. |
| Markering voor grootboekrekening (Account Code Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen grootboekrekening (Account Code) is ingesteld op de factuur. |
| Markering voor valuta (Currency Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de factuurvaluta niet overeenkomt met de valuta van de inkooporder. |
| Markering voor goedkeuring vereist (Approval Required Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de factuur nog niet is goedgekeurd. Deze markering zorgt ervoor dat alle facturen worden gemarkeerd en goedkeuring vereisen, zelfs als de factuur anders automatisch zou worden afgestemd. Deze markering kan niet worden ingesteld op Belangrijk. |
Creditnotamarkeringen
De volgende markeringsinstellingen kunnen worden geconfigureerd voor Creditnota's.
Er is één markering op creditnotaregelniveau die van toepassing is op elke regel van de creditnota, en er zijn 6 creditnotakopmarkeringen die van toepassing zijn op de gehele creditnota.
Creditnotaregelmarkeringen
| Markering voor totaal uit balans (Total Out of Balance Flag) | Deze markering wordt geplaatst als het verschil tussen het creditnotatotaal en de som van de creditnota-onderdelen de drempelwaarde van de organisatie voor het creditnotatotaal overschrijdt. |
|---|
Creditnotakopmarkeringen
| Markering voor factuur (Invoice Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de creditnota nog niet is gekoppeld aan een factuur. |
|---|---|
| Markering voor referentie (Reference Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen referentie is ingesteld op de creditnota. |
| Markering voor leveranciersnummer (Supplier Number Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen leveranciersnummer is ingesteld voor de leverancier die de creditnota heeft verzonden. |
| Markering voor afdeling (Department Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen afdeling is ingesteld op de creditnota. |
| Markering voor grootboekrekening (Account Code Flag) | Deze markering wordt geplaatst als er geen grootboekrekening (Account Code) is ingesteld op de creditnota. |
| Markering voor goedkeuring vereist (Approval Required Flag) | Deze markering wordt geplaatst als de creditnota nog niet is goedgekeurd. Deze markering zorgt ervoor dat alle creditnota's worden gemarkeerd en goedkeuring vereisen, zelfs als de creditnota anders automatisch zou worden afgestemd. Deze markering kan niet worden ingesteld op Belangrijk. |