Markeren als gereed voor export

Uw organisatie kan geconfigureerd zijn om facturen en creditnota's individueel te exporteren (wij noemen dit 'Type A'), of als onderdeel van een batchexportbestand (wat wij 'Type B' noemen).

In dit artikel leggen we het Type B-scenario uit, waarbij facturen en creditnota's eerst worden gemarkeerd als 'Gereed voor export' en vervolgens worden opgenomen in een batchexportbestand dat asynchroon wordt gegenereerd op een moment dat het u uitkomt. Als uw organisatie facturen en creditnota's individueel exporteert (Type A), raadpleeg dan ons artikel Een factuur of creditnota exporteren. 

Type B-organisaties hebben de mogelijkheid om individuele facturen toe te voegen (d.w.z. 'één voor één'), of ze kunnen meerdere facturen in één actie toevoegen met behulp van de bulkfunctie [Markeren als gereed voor export].

Ga naar:

• Een factuur of creditnota markeren als gereed voor export
• Facturen in bulk markeren als gereed voor export

Een factuur of creditnota markeren als gereed voor export

1. Selecteer [Facturen] of [Creditnota's]→ [Alles weergeven] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. Selecteer het tabblad [Afgestemd]. Alleen documenten met de status 'AFGESTEMD' kunnen worden gemarkeerd als gereed voor export. Een afgestemde factuur of creditnota heeft alle controles doorstaan, of heeft goedkeuring gekregen ondanks waarschuwingsvlaggen.

3. Gebruik [Zoeken] om de factuur of creditnota te vinden die u wilt markeren als gereed voor export.

4. Klik op [Factuur- of creditnotanummer] om de factuur te openen.

5. Klik op de actieknop [Markeren als gereed voor export] in de koptekst van het document. U heeft een specifieke machtiging nodig om de knop in de koptekst te kunnen zien. 

De factuur of creditnota heeft nu de status 'GEREED VOOR EXPORT' en is beschikbaar in uw Exportcentrum voor opname in een volgend exportbestand. Zodra het document succesvol is geëxporteerd naar uw externe boekhoudplatform, wordt de status van de factuur of creditnota bijgewerkt naar Geëxporteerd. Er kunnen geen wijzigingen in het document worden aangebracht zolang het de status Gereed voor export heeft. 

6. Indien nodig kunt u de factuur of creditnota terugzetten naar de status Afgestemd en het document vervolgens heropenen om wijzigingen aan te brengen. Selecteer [Meer menu] → [Terugzetten naar afgestemd] in de koptekst.

7. Wanneer u alle vereiste facturen en creditnota's hebt gemarkeerd als gereed voor export, kunt u een batchexportbestand maken.

Facturen of creditnota's in bulk markeren als gereed voor export

De bulkfunctie [Markeren als gereed voor export] is een uitstekende manier om de status van maximaal 60 facturen of creditnota's snel bij te werken van Afgestemd naar Gereed voor export via de volgende stappen:

1. Selecteer [Facturen] of [Creditnota's]→ [Alles weergeven] in de navigatiebalk aan de zijkant.

2. Selecteer het tabblad [Afgestemd]. Alleen documenten met de status 'AFGESTEMD' kunnen worden gemarkeerd als gereed voor export. Een afgestemde factuur of creditnota heeft alle controles doorstaan, of heeft goedkeuring gekregen ondanks waarschuwingsvlaggen.

3. Selecteer meerdere documenten met behulp van het selectievakje links van het factuur- of creditnotanummer in de tabel.

4. Klik op [Markeren als gereed voor export] bovenaan de tabel, boven de kolom Factuur- of creditnotanummer.

5. Klik op [Markeren als gereed voor export] in de bevestigingsstap om de actie te voltooien. Herinnering: deze actie is beperkt tot maximaal 60 facturen of creditnota's in één enkele actie.

6. Wanneer u alle vereiste facturen of creditnota's hebt gemarkeerd als gereed voor export, kunt u een batchexportbestand maken.