Voorraadtellingen
Voorraadtellingen
Voorraadtelling
Een voorraadtelling is een methode om de hoeveelheid Voorraadartikelen op een voorraadlocatie te verifiëren. Een voorraadtelling wordt uitgevoerd op een Voorraadlocatie en heeft een gedefinieerde 'Periode' (d.w.z. een kalenderjaar en een maand). Met de voorraadtelling kunnen gebruikers binnen uw organisatie het Werkelijke aantal voorraadartikelen op de locatie tellen, zodat deze telling vervolgens kan worden vergeleken met het Verwachte aantal voorraadartikelen op de locatie. Het verschil tussen de Werkelijke en de Verwachte telling moet worden verantwoord in een Verschiloverboeking voordat de voorraadtelling wordt afgesloten.
De mogelijkheden om Voorraadtellingen te beheren en Voorraadtellingen af te sluiten worden beheerd via afzonderlijke gebruikersrechten, wat het belang van voorraadtellingen binnen een goed voorraadbeheer onderstreept. Gebruikers met de machtiging Voorraadtellingen beheren kunnen ook een voorraadtelling verwijderen die de status 'In behandeling' heeft.
Voorraadtellingen bekijken
Gebruikers kunnen de voorraadtellingen van hun organisatie bekijken door in de navigatiebalk aan de zijkant naar [Voorraad] → [Voorraadtellingen] te gaan.
U kunt de details van elke afzonderlijke voorraadtelling in de tabel bekijken door helemaal links in de tabel op de naam van de voorraadlocatie te klikken.
Status van de voorraadtelling
Een voorraadtelling kan een van de volgende twee statussen hebben:
- In behandeling: De voorraadtelling is gestart en loopt nog. Wanneer een voorraadlocatie een voorraadtelling in behandeling heeft, vinden Goederenontvangsten in de voorraad niet automatisch plaats. In plaats daarvan moeten gebruikers de overboeking van de goederenontvangst opzoeken en handmatig op [Markeren als voltooid] klikken zodra ze zover zijn. Zodra de voorraadtelling is voltooid, worden goederenontvangsten in de voorraad weer automatisch verwerkt.
- Afgesloten: De voorraadtelling is gemarkeerd als voltooid en eventuele verschillen zijn verwerkt.
Telstatus
Een voorraadtelling heeft ook een Telstatus, en deze verschilt van de algemene status van de voorraadtelling. De verschillende telstatussen zijn:
- Niet geteld: Voor geen van de voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
- Gedeeltelijk geteld: Voor sommige, maar niet alle voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
- Volledig geteld: Voor alle voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
Een nieuwe voorraadtelling starten
Gebruikers met de machtiging Voorraadtellingen beheren kunnen op de knop [Nieuwe voorraadtelling starten] klikken op de pagina [Voorraad] → [Voorraadtellingen].
Gebruikers hebben de optie om een voorraadtelling te starten voor één enkele locatie of voor alle locaties:
Een voorraadtelling starten voor één enkele voorraadlocatie.
Als u 'Enkele voorraadlocatie' selecteert, wordt er een nieuwe voorraadtelling geopend op de gedefinieerde voorraadlocatie met de status 'In behandeling' en de telstatus 'Niet geteld'.
Een voorraadtelling starten voor alle voorraadlocaties.
Als u 'Alle voorraadlocaties' selecteert, wordt er een nieuwe voorraadtelling geopend voor elke voorraadlocatie in uw huidige organisatie, met de status 'In behandeling' en de telstatus 'Niet geteld'. Let op: u kunt geen voorraadtellingen starten voor alle locaties als er al voorraadtellingen zijn aangemaakt in de gekozen voorraadtellingsperiode.
Voorraadtellingsperiode
Elke voorraadtelling moet een 'Voorraadtellingsperiode' hebben. Dit is doorgaans de kalendermaand en het kalenderjaar waarin de voorraadtelling plaatsvindt. U kunt een voorraadtelling aanmaken in een periode die al een afgesloten voorraadtelling bevat.
Blinde voorraadtellingen
Bij het aanmaken (of bijwerken) van een voorraadtelling kan een gebruiker deze 'Blind' maken. Dit betekent dat de gebruikers die de telling uitvoeren niet zien hoeveel voorraadartikelen er naar verwachting op de locatie aanwezig zijn. Dit kan een effectieve manier zijn om ervoor te zorgen dat de artikelen zorgvuldig worden geteld. Alleen gebruikers met de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten' kunnen het verwachte aantal van een voorraadartikel zien bij een blinde voorraadtelling.
Voorraadtellingen uitvoeren (tellen)
Elke gebruiker kan een telling van een voorraadartikel invoeren in de voorraadtelling, zelfs als deze niet beschikt over de machtiging 'Voorraadtellingen beheren'.
De gebruiker kan het aantal van het product rechtstreeks invoeren in de kolom [Telling] en/of gebruikmaken van de pijltjes omhoog en omlaag aan weerszijden van het invoerveld:
Gebruik [Kolommen beheren] om Categorie, Subcategorie en Merk weer te geven op de voorraadtelling. Sorteer de lijst op Categorie, Subcategorie, Merk, Voorraadartikel of Koperscode. Gebruik [Sortering beheren] om voorraadartikelen in een loopvolgorde voor die voorraadlocatie te slepen. Kolomsortering en de aangepaste loopvolgorde worden één voor één gebruikt; selecteer [Geen] in de sorteervoorkeuren om de opgeslagen aangepaste volgorde te herstellen.
Zodra voor alle voorraadartikelen een telling is ingevoerd, wordt de telstatus van de voorraadtelling bijgewerkt naar 'Volledig geteld'.
Scannen op barcode
Een gebruiker kan zoeken op barcodes die aan het voorraadartikel in PurchasePlus zijn toegevoegd om het telproces te versnellen, waardoor het niet nodig is om door een (mogelijk lange) lijst met voorraadartikelen op een locatie te scrollen.
Bekijk onze Gebruikershandleiding barcodescanner voor meer informatie.
Verschillenbeheer
Voorraadtellingen met 'Verschillen' - d.w.z. een verschil tussen de verwachte telling en de werkelijke telling - moeten worden gecorrigeerd voordat ze worden afgesloten.
Verschillen kunnen regel voor regel worden bekeken:
...en de totale verschilwaarde van een voorraadtelling in behandeling kan worden bekeken in het infopaneel in de kop van de voorraadtelling:
Verschillen moeten worden verwerkt door een Verschiloverboeking uit te voeren van de voorraadlocatie naar een kostenlocatie (of een andere voorraadlocatie, als u weet waar het voorraadartikel naartoe is verplaatst). Dit dient er voornamelijk voor om het aantal van het voorraadartikel op de oorspronkelijke voorraadlocatie bij te werken, zodat dit overeenkomt met de werkelijke telling.
Verschillen kunnen regel voor regel worden overgeboekt (voorheen bekend als [Snelle overboeking]):
..Of verschillen kunnen bulksgewijs worden overgeboekt met behulp van de knop [Alle verschillen overboeken] in de kop van de voorraadtelling:
Om voorraadverschillen via overboekingen te beheren, moet een gebruiker beschikken over de machtiging Overboekingen beheren.
Een voorraadtelling importeren of exporteren
Gebruikers met de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten' kunnen de voorraadtelling van elke voorraadtelling importeren zolang deze de status In behandeling heeft, via de knop [Nieuwe import aanmaken] op het tabblad [Importen] van de voorraadtelling:
Het CSV-importbestand heeft slechts drie kolommen nodig:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Het wordt ten zeerste aanbevolen om, als u de importfunctionaliteit gaat gebruiken, eerst de exportfunctionaliteit te gebruiken, zodat u beschikt over de juiste ID's van de voorraadtelling (deze waarden verschillen van product-ID's).
Om een voorraadtelling te exporteren, gaat u naar het tabblad [Exporten] van de voorraadtelling, klikt u op [Nieuwe export aanmaken] en downloadt u het gegenereerde bestand. U kunt vervolgens uw tellingen (d.w.z. aantallen) aan het spreadsheet toevoegen en het bestand importeren.
U kunt eventueel een rij uit het spreadsheet verwijderen. Wanneer het bestand wordt geïmporteerd, blijft het aantal van dit voorraadartikel in PurchasePlus ongewijzigd ten opzichte van vóór de import. Het aantal wordt niet op 0 gezet en het artikel wordt niet van de locatie verwijderd. Daarnaast is het niet mogelijk om via een spreadsheetimport nieuwe voorraadartikelen aan de voorraadlocatie toe te voegen.
Offlinemodus
Voorraadtellingen kunnen worden uitgevoerd in de 'Offlinemodus' in situaties waarin een slechte verbinding een probleem vormt.
Met de offlinemodus kan de gebruiker de voorraadtelling uitvoeren, zelfs als het apparaat de verbinding met het internet verliest. Wanneer de gebruiker klaar is om de offlinemodus te beëindigen, moet er weer verbinding met het internet zijn, zodat alle voorraadtellingsgegevens kunnen worden gesynchroniseerd.
Om de offlinemodus voor een voorraadtelling te starten, klikt u op [Meer opties] → [Offlinemodus starten] in de kop van de voorraadtelling:
Een voorraadtelling afsluiten
Een voorraadtelling kan worden afgesloten als:
- Deze de status In behandeling heeft.
- [Aanbevolen] Voor alle artikelen een telling is geregistreerd. Het is mogelijk om een gedeeltelijk getelde voorraadtelling af te sluiten. Als u op [Voorraadtelling afsluiten] klikt terwijl de telstatus 'Niet geteld' of 'Gedeeltelijk geteld' is, worden alle voorraadartikelen die niet zijn geteld vooraf ingevuld met hun huidige verwachte telling.
- Er geen niet-verantwoorde Verschillen zijn tussen de verwachte telling en de werkelijke telling voor de voorraadartikelen in de voorraadtelling.
Om een voorraadtelling af te sluiten, klikt u op de knop [Voorraadtelling afsluiten] in de kop van de voorraadtelling. Deze bevoegdheid wordt beheerd via de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten'.
Alle voorraadtellingen afsluiten
Daarnaast kunt u meerdere voorraadtellingen tegelijk afsluiten met behulp van de meervoudige selectiekolom in de tabelweergave Alle voorraadtellingen. Let op: deze actie slaagt alleen voor geselecteerde voorraadtellingen die aan de bovenstaande criteria voor het afsluiten van een voorraadtelling voldoen.
Een voorraadtelling in behandeling verwijderen
Gebruikers met de machtiging Voorraadtellingen beheren kunnen een voorraadtelling met de status 'In behandeling' en de bijbehorende tellingen verwijderen uit de lijst met voorraadtellingen, de tegelweergave of de voorraadtellingspagina.
- Ga naar [Voorraad] → [Voorraadtellingen].
- Open de voorraadtelling in behandeling, of klik op [Meer opties] op die rij.
- Klik op [Voorraadtelling verwijderen].
- Klik op [Voorraadtelling verwijderen] in het bevestigingsvenster.
Opmerking - Een afgesloten voorraadtelling kan niet worden verwijderd.
Kostenlocaties opschonen
Met de actie [Kostenlocaties opschonen] wordt het aantal van alle voorraadartikelen op alle kostenlocaties op nul gezet. Deze actie maakt automatisch een administratieve overboeking aan voor elke kostenlocatie en boekt de saldi van de voorraadartikelen over van de kostenlocatie naar de systeemlocatie voor kostprijs van de omzet aan het einde van de periode. Meestal worden kostenlocaties net vóór het afsluiten van alle voorraadtellingen voor een bepaalde periode opgeschoond.
Eventuele verschiloverboekingen die nodig waren om verschilhoeveelheden naar een kostenlocatie over te boeken, moeten al zijn voltooid voordat u kostenlocaties opschoont.
Volgende: voorraadtelling aan het einde van de maand
De bovenstaande informatie is bedoeld om u een basisinzicht te geven in voorraadtellingen en hoe deze werken in PurchasePlus.
Voor een stapsgewijze handleiding over het voltooien van een voorraadtelling aan het einde van de maand op ons platform, inclusief het gebruik van aanvullende functies die niet in dit artikel worden genoemd, kunt u terecht op:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Dit is Deel 5 van onze serie Inleiding tot voorraadbeheer.
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, Deel 1
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, Deel 2: Voorraadartikelen
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, Deel 3: Voorraadlocaties
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, Deel 4: Overboekingen
Hoe begin ik met het gebruik van de voorraadmodule?
Als uw organisatie aan de slag wil met de voorraadmodule van PurchasePlus, neem dan contact op met uw accountmanager of ons vriendelijke Customer Success-team voor hulp bij het inschakelen van de module en om trainingen voor uw gebruikers te organiseren.
Opmerking voor inkopers die Legacy PurchasePlus gebruiken
De voorraadmodule in PurchasePlus is opnieuw ontworpen en wijkt wezenlijk af van de voorraadmodule in Legacy PurchasePlus. Organisaties die overstappen van Legacy PurchasePlus naar PurchasePlus ontvangen extra ondersteuning bij de migratie.