Voorraadtellingen
Voorraadtellingen
Ga naar:
- Inleiding
- Voorraadtellingen bekijken
- Statussen van voorraadtelling en telling
- Een nieuwe voorraadtelling starten
- Een voorraadtelling uitvoeren (Tellen)
- Een voorraadtelling afsluiten
- Kostenlocaties leegmaken
- Volgende: voorraadtelling aan het einde van de maand
Voorraadtelling
Een voorraadtelling (Stocktake) is een methode om de hoeveelheid Voorraadartikelen op een voorraadlocatie te verifiëren. Een voorraadtelling wordt uitgevoerd op een Voorraadlocatie en heeft een gedefinieerde 'Periode' (bijv. een kalenderjaar en een maand). Met de voorraadtelling kunnen gebruikers binnen uw organisatie het Werkelijke aantal voorraadartikelen op de locatie tellen, zodat deze telling vervolgens kan worden vergeleken met het Verwachte aantal voorraadartikelen op de locatie. Het verschil tussen de Werkelijke en de Verwachte telling moet worden verwerkt via een Verschiloverboeking voordat de voorraadtelling kan worden afgesloten.
De bevoegdheden voor het Beheren van voorraadtellingen en het Afsluiten van voorraadtellingen worden beheerd via onafhankelijke gebruikersrechten, gezien het grote belang van voorraadtellingen bij goed voorraadbeheer.
Voorraadtellingen bekijken
Gebruikers kunnen de voorraadtellingen van hun organisatie bekijken door naar [Voorraad] → [Voorraadtellingen] in de zijbalknavigatie te gaan.
U kunt de details van elke afzonderlijke voorraadtelling in de tabel bekijken door uiterst links in de tabel op de naam van de voorraadlocatie te klikken.
Status van de voorraadtelling
Een voorraadtelling kan een van de volgende twee statussen hebben:
- In uitvoering: De voorraadtelling is gestart en loopt momenteel. Wanneer een voorraadlocatie een voorraadtelling in uitvoering heeft, vinden Voorraadontvangsten in de voorraad niet automatisch plaats. In plaats daarvan moeten gebruikers de ontvangstoverboeking opzoeken en handmatig op [Als voltooid markeren] klikken zodra ze zover zijn. Zodra de voorraadtelling is voltooid, worden voorraadontvangsten weer automatisch verwerkt.
- Afgesloten: De voorraadtelling is als voltooid gemarkeerd en eventuele verschillen zijn verwerkt.
Telstatus
Een voorraadtelling heeft ook een telstatus, en deze verschilt van de status van de voorraadtelling. De verschillende telstatussen zijn:
- Niet geteld: Voor geen van de voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
- Gedeeltelijk geteld: Voor sommige, maar niet alle voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
- Volledig geteld: Voor alle voorraadartikelen op de voorraadlocatie is een telling geregistreerd.
Een nieuwe voorraadtelling starten
Gebruikers met de machtiging om voorraadtellingen te beheren, kunnen op de knop [Nieuwe voorraadtelling starten] klikken op de pagina [Voorraad] → [Voorraadtellingen].
Gebruikers hebben de mogelijkheid om een voorraadtelling te starten voor één enkele locatie of voor alle locaties:
Een voorraadtelling starten op één voorraadlocatie
Als u 'Enkele voorraadlocatie' selecteert, wordt er een nieuwe voorraadtelling geopend op de geselecteerde voorraadlocatie met de status 'In uitvoering' en de telstatus 'Niet geteld'.
Een voorraadtelling starten op alle voorraadlocaties
Als u 'Alle voorraadlocaties' selecteert, wordt er een nieuwe voorraadtelling geopend op elke voorraadlocatie binnen uw huidige organisatie, met de status 'In uitvoering' en de telstatus 'Niet geteld'. Let op: u kunt geen voorraadtellingen starten voor alle locaties als er al voorraadtellingen zijn aangemaakt in de gekozen voorraadtellingsperiode.
Periode van voorraadtelling
Elke voorraadtelling moet een 'Periode' hebben; dit is meestal de kalendermaand en het jaar waarin de voorraadtelling plaatsvindt. U kunt een voorraadtelling aanmaken in een periode die al een afgesloten voorraadtelling bevat.
Blinde voorraadtellingen
Bij het aanmaken (of bijwerken) van een voorraadtelling kan een gebruiker deze 'Blind' maken. Dit betekent dat de tellers niet zien hoeveel voorraadartikelen er op de locatie worden verwacht. Dit kan een effectieve methode zijn om ervoor te zorgen dat voorraadartikelen nauwkeurig worden geteld. Alleen gebruikers met de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten' kunnen de verwachte telling van een voorraadartikel in een blinde voorraadtelling inzien.
Voorraadtellingen uitvoeren (Tellen)
Elke gebruiker kan een telling van een voorraadartikel invoeren in de voorraadtelling, zelfs als deze niet beschikt over de machtiging 'Voorraadtellingen beheren'.
De gebruiker kan het aantal van het product rechtstreeks invoeren in de kolom [Telling], en/of gebruikmaken van de pijltjes omhoog/omlaag aan weerszijden van het invoerveld:
Zodra voor alle voorraadartikelen een telling is ingevoerd in de voorraadtelling, wordt de telstatus bijgewerkt naar 'Volledig geteld'.
Scannen op barcode
Een gebruiker kan zoeken op barcodes die aan het voorraadartikel zijn toegevoegd in PurchasePlus om het telproces te versnellen, waardoor u niet door een (mogelijk lange) lijst met voorraadartikelen op een voorraadlocatie hoeft te scrollen.
Bekijk onze Gebruikershandleiding barcodescanner voor meer informatie.
Verschilbeheer
Voorraadtellingen met 'Verschillen' – d.w.z. een afwijking tussen de verwachte en werkelijke telling – moeten worden gecorrigeerd voordat ze worden afgesloten.
Verschillen kunnen regel voor regel worden bekeken:
...en de totale verschilwaarde van een voorraadtelling in uitvoering kan worden bekeken in het informatiepaneel in de header van de voorraadtelling:
Verschillen moeten worden verwerkt door een Overboeking van voorraadverschillen uit te voeren van de voorraadlocatie naar een kostenlocatie (of een andere voorraadlocatie, als u weet waar het voorraadartikel naartoe is verplaatst). Dit dient er voornamelijk toe om het aantal voorraadartikelen op de oorspronkelijke voorraadlocatie bij te werken conform de werkelijke telling.
Verschillen kunnen regel voor regel worden overgeboekt (voorheen bekend als [Snelle overboeking]):
...Of verschillen kunnen bulksgewijs worden overgeboekt met behulp van de knop [Alle verschillen overboeken] in de header van de voorraadtelling:
Om voorraadverschillen via overboekingen te beheren, moet een gebruiker over de machtiging 'Overboekingen beheren' beschikken.
Een voorraadtelling importeren of exporteren
Gebruikers met de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten' kunnen de voorraadtelling van elke telling importeren zolang deze de status In uitvoering heeft, met behulp van de knop [Nieuwe import aanmaken] op het tabblad [Imports] van de voorraadtelling:
Het CSV-importbestand heeft slechts drie kolommen nodig:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Het wordt ten zeerste aanbevolen om, als u de importfunctionaliteit wilt gebruiken, eerst de exportfunctionaliteit te gebruiken. Zo beschikt u over de juiste Stock Count ID's (die afwijken van de Product ID's).
Om een voorraadtelling te exporteren, gaat u naar het tabblad [Exports] van de voorraadtelling, klikt u op [Nieuwe export aanmaken] en downloadt u het gegenereerde bestand. Vervolgens kunt u uw tellingen (d.w.z. aantallen) aan het spreadsheet toevoegen en het bestand importeren.
U kunt desgewenst een rij uit het spreadsheet verwijderen. Wanneer het bestand wordt geïmporteerd, blijft het aantal van dit voorraadartikel in PurchasePlus hetzelfde als vóór de import. Het aantal wordt niet op 0 gezet en het artikel wordt niet van de voorraadlocatie verwijderd. Daarnaast is het niet mogelijk om via een spreadsheet-import nieuwe voorraadartikelen aan de voorraadlocatie toe te voegen.
Offlinemodus
Voorraadtellingen kunnen worden uitgevoerd in 'Offlinemodus' wanneer een slechte internetverbinding een probleem vormt.
In de offlinemodus kan de gebruiker de voorraadtelling uitvoeren, zelfs als het apparaat de verbinding met internet verliest. Wanneer de gebruiker klaar is met de offlinemodus, moet het apparaat weer verbinding maken met internet zodat alle tellingsgegevens kunnen worden gesynchroniseerd.
Om de offlinemodus voor een voorraadtelling te starten, klikt u op [Meer opties] → [Offlinemodus starten] in de header van de voorraadtelling:
Een voorraadtelling afsluiten
Een voorraadtelling kan worden afgesloten als:
- Deze de status In uitvoering heeft.
- [Aanbevolen] Er voor alle voorraadtellingen een telling is ingevoerd. Het is mogelijk om een gedeeltelijk getelde voorraadtelling af te sluiten. Als u op [Voorraadtelling afsluiten] klikt terwijl de telstatus 'Niet geteld' of 'Gedeeltelijk geteld' is, worden alle voorraadartikelen die niet zijn geteld automatisch ingevuld met hun huidige verwachte telling.
- Er geen onverklaarde Verschillen zijn tussen de verwachte telling en de werkelijke telling voor een van de voorraadartikelen in de voorraadtelling.
Om een voorraadtelling af te sluiten, klikt u op de knop [Voorraadtelling afsluiten] in de header van de telling. Deze actie wordt bepaald door de machtiging 'Voorraadtellingen afsluiten'.
Alle voorraadtellingen afsluiten
Bovendien kunt u meerdere voorraadtellingen tegelijk afsluiten met behulp van de selectievakjeskolom in het overzicht van alle voorraadtellingen. Let op: deze actie slaagt alleen voor de geselecteerde voorraadtellingen die aan de bovenstaande criteria voor het afsluiten van een telling voldoen.
Kostenlocaties leegmaken
De actie [Kostenlocaties leegmaken] zet de hoeveelheid van alle voorraadartikelen op alle kostenlocaties op nul. Deze actie maakt automatisch een boekhoudkundige overboeking aan voor elke kostenlocatie en boekt de saldi van de voorraadartikelen over van de kostenlocatie naar de systeemlocatie voor de kosten van verbruikte goederen aan het einde van de periode (Period-End Cost of Goods Used). Meestal worden kostenlocaties leeggemaakt vlak voordat u alle voorraadtellingen voor een bepaalde periode afsluit.
Eventuele verschiloverboekingen die nodig waren om verschilhoeveelheden naar een kostenlocatie over te brengen, moeten al zijn voltooid voordat kostenlocaties worden leeggemaakt.
Volgende: voorraadtelling aan het einde van de maand
De bovenstaande informatie is bedoeld om u een basisinzicht te geven in voorraadtellingen en hoe deze werken in PurchasePlus.
Voor een stapsgewijze handleiding over het voltooien van een voorraadtelling aan het einde van de maand met ons platform, inclusief het gebruik van aanvullende functies die niet in dit artikel worden genoemd, gaat u naar:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Dit is deel 5 van onze serie Inleiding tot voorraadbeheer.
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, deel 1
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, deel 2: Voorraadartikelen
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, deel 3: Voorraadlocaties
- Lees Inleiding tot voorraadbeheer, deel 4: Overboekingen
Hoe begin ik met het gebruik van de voorraadmodule?
Als uw organisatie de voorraadmodule van PurchasePlus wil gaan gebruiken, neem dan contact op met uw accountmanager of ons vriendelijke Customer Success-team voor hulp bij het inschakelen van de module en het organiseren van training voor uw gebruikers.
Opmerking voor inkopers die Legacy PurchasePlus gebruiken
De voorraadmodule in PurchasePlus is opnieuw ontworpen en wijkt wezenlijk af van de voorraadmodule in Legacy PurchasePlus. Organisaties die migreren van Legacy PurchasePlus naar PurchasePlus ontvangen extra ondersteuning bij de migratie.