Veelgestelde vragen

Het overzichtstotaal komt niet overeen met de som van de regels. Wat nu? Het rekeningoverzicht wordt nog steeds opgeslagen. U ziet een indicator voor een afwijkend saldo op de kop van de detailweergave. Los de regels op en beslis vervolgens of u het overzicht desondanks markeert als Afgestemd of Open laat staan totdat het gecorrigeerd is.

Een leverancier heeft een factuur op twee verschillende rekeningoverzichten vermeld. Welke is "juist"? Het systeem kiest niet. Beide regels krijgen de Aandacht-reden 'duplicaat' en linken naar elkaar. U beslist welke u behoudt, geforceerd afstemt of ontkoppelt.

Een factuur wordt verwijderd nadat ik de overzichtregel geforceerd heb afgestemd. Wordt mijn afstemming dan teruggedraaid? Nee. De koppeling met de gematchte factuur wordt gewist en de regel keert terug naar Niet-gematcht, maar de vlag force_reconciled blijft behouden. De regel blijft Afgestemd (Geforceerd). Als u wilt dat deze daadwerkelijk Niet-gematcht wordt, klikt u expliciet op 'Forceer-vlag wissen'.

Kan ik een rekeningoverzicht verwijderen dat ik per ongeluk heb geüpload? Niet in Fase 1. Soft-delete is uitgesteld tot Fase 3. Corrigeer voorlopig waar mogelijk via bewerkingen in de koptekst, of accepteer het foutief geüploade overzicht (u kunt het markeren als Afgestemd zonder actie op de regels te ondernemen, zodat er een audittrail achterblijft).

Waarom blijft het rekeningoverzicht op Open staan, zelfs als elke regel groen is? Zo is het ontworpen. Rekeningoverzichten worden niet automatisch gesloten. Er is altijd een menselijke bevestiging vereist.

Kan ik rekeningoverzichten zien die eigendom zijn van mijn bovenliggende organisatie? Nee. Zichtbaarheid stroomt alleen naar beneden. U ziet uw eigen organisatie en eventuele onderliggende niveaus. Als u een rekeningoverzicht voor meerdere organisaties moet afstemmen, meld u dan aan op het niveau van de bovenliggende organisatie.

De referentie op het rekeningoverzicht komt niet exact overeen met de factuur. Wordt deze dan toch gematcht? Ja, in de meeste gevallen wel. Het matchingsysteem verwijdert niet-alfanumerieke tekens en zet beide zijden om in hoofdletters. Zo matcht INV-00123 met inv/00123. Voorvoegsels en voorloopnullen blijven behouden, dus INV-123 en INV-0123 worden terecht als verschillend behandeld.

Wat als het factuurnummer van de leverancier is gewijzigd omdat ze de factuur opnieuw hebben uitgegeven? Dat is het klassieke geval van vervanging (supersede). Als er een dubbele of verwijderde scantaak bestaat voor dezelfde referentie, toont de regel Aandacht met vervanging, en kunt u 'Vervanging toepassen' gebruiken om de factuur in het systeem met één klik bij te werken naar de gecorrigeerde versie.