Overzicht
Overzicht
Ga naar:
- Goedkeuringsworkflow
- Wie kan goedkeuringsworkflows aanmaken en beheren?
- Handleiding: Een goedkeuringsworkflow aanmaken
- Handleiding: Goedkeuringsworkflows bijwerken
- Handleiding: Een document goedkeuren (of afwijzen) in een goedkeuringsworkflow
- Nieuw versus legacy
- Probleemoplossing
Goedkeuringsworkflow
Vanaf het moment dat een Factuur en Creditnota door ons systeem wordt opgenomen, analyseert PurchasePlus voortdurend elk document met de status 'Open' en 'Wacht op goedkeuring', en plaatst markeringen (Flags) op kop- of regelniveau op het document, overeenkomstig de markeringsinstellingen van elke organisatie. Deze markeringen laten zien dat er een probleem is met dat document – bijvoorbeeld dat de bestelde hoeveelheid (op de gekoppelde Inkooporder) niet overeenkomt met de gefactureerde hoeveelheid – en dat het door een aangewezen persoon moet worden beoordeeld.
Wie die persoon precies is, kan verschillen afhankelijk van de organisatie-eenheid die de Factuur of Creditnota heeft ontvangen, de waarde van het document, of beide. Het kan zelfs nodig zijn dat het document door meerdere personen binnen een organisatie wordt beoordeeld. De logica met betrekking tot wie een Factuur of Creditnota moet goedkeuren, evenals de geautomatiseerde meldingen en taken die de beoordelaar ondersteunen, wordt gedefinieerd door een Goedkeuringsworkflow. ( Let op: dit is nu ook van toepassing op voorraadoverdrachten en aanvragen)
Zodra een document definitieve goedkeuring heeft gekregen, wordt het automatisch overgezet naar de status Afgestemd en kan het worden geëxporteerd naar uw externe AP-systeem.
Een Goedkeuringsworkflow bevat Niveaus, Toewijzingen, en wordt Uitgevoerd wanneer een in aanmerking komende Factuur of Creditnota wordt gecodeerd naar de toegewezen organisatie/eenheid. Lees verder om meer te weten te komen.
Voor aanvragen en voorraadoverdrachten geldt, zodra ze de Definitieve goedkeuring bereiken: Aanvragen worden voltooid en verkrijgen een Inkooporder. Voorraadoverdrachten worden als voltooid gemarkeerd.
Workflow-niveaus
Workflows hebben niveaus (Ranks), die bepalen welke gebruiker(s) Facturen of Creditnota's tot een bepaalde waarde kunnen goedkeuren.
Workflow-niveaus hebben allemaal een naam (bijv. 'Niveau 1' of 'Keukenhulp'), en elk niveau heeft drie afzonderlijke onderdelen: Niveauvolgorde, Maximale niveauwaarde en Niveau-goedkeurders.
Dit geldt ook voor aanvraagworkflows en voorraadoverdrachten:
Voorraadoverdrachten 
Aanvragen
Workflow-niveauvolgorde
Een Factuur of Creditnota die een workflow binnenkomt, moet worden goedgekeurd in de gedefinieerde niveauvolgorde. Dat wil zeggen dat het document eerst moet worden goedgekeurd door niveauvolgorde 1 voordat het kan worden goedgekeurd door niveauvolgorde 2, enzovoort, totdat het definitieve goedkeuring krijgt. Zie het gedeelte: Maximale niveauwaarde van workflow voor meer informatie over definitieve goedkeuring.
Een workflow kan maximaal 10 niveaus bevatten.
Maximale niveauwaarde van workflow
De maximale waarde van een niveau is belangrijk, omdat deze aangeeft welke niveaus definitieve goedkeuring kunnen verlenen voor een Factuur of Creditnota, en welke niveaus dat niet kunnen.
Als de waarde van het document kleiner is dan of gelijk is aan de maximale niveauwaarde, wordt definitieve goedkeuring verleend door het niveau. Als de waarde van het document groter is dan de maximale niveauwaarde, wordt definitieve goedkeuring niet verleend door het niveau en gaat het document door naar het volgende niveau.
Als de maximale waarde van Niveau 1 bijvoorbeeld € 500 is en er een Factuur met een waarde van € 501 de workflow binnenkomt, kunnen de goedkeurders in Niveau 1 geen definitieve goedkeuring verlenen voor de Factuur – de definitieve goedkeuring moet worden verleend door iemand in een niveau met een maximale niveauwaarde van meer dan € 500. Als de waarde van de Factuur echter € 499 was, zou de goedkeurder(s) in Niveau 1 definitieve goedkeuring kunnen verlenen voor de Factuur, zonder dat deze door een gebruiker in een hoger niveau hoeft te worden goedgekeurd.
Let op: er is geen 'onbeperkte' niveauwaarde. De maximale waarde van het laatste workflow-niveau moet de hoogst mogelijke Factuur- of Creditnotawaarde zijn die u naar verwachting zult ontvangen.
Workflow-goedkeurders
Workflow-niveaus kunnen één of meerdere goedkeurders hebben:
De goedkeurders die tot elk niveau behoren, ontvangen een e-mailmelding wanneer een Factuur of Creditnota het niveau bereikt en hun goedkeuring vereist. Elke gebruiker in het niveau kan het document goedkeuren, en de niveau-goedkeuring wordt als 'verleend' beschouwd door de eerste gebruiker die binnen het niveau goedkeurt.
Workflow-toewijzingen
Goedkeuringsworkflows voor Facturen of Creditnota's worden toegewezen aan één of meer organisaties of organisatie-eenheden. Elk document dat wordt toegerekend (gecodeerd) aan een organisatie of organisatie-eenheid, wordt in de toegewezen workflow voor die organisatie geplaatst.
Gebruikers met de machtiging 'Organisaties beheren' kunnen op de pagina [Systeeminstellingen] → [Organisatie-instellingen] een workflow toewijzen aan hun organisatie.
Een workflow kan aan meerdere organisaties (afdelingen) worden toegewezen, maar een organisatie kan slechts één workflow hebben toegewezen.
Voor goedkeuringsworkflows voor voorraadoverdrachten is het enige verschil dat u ze toewijst aan de voorraadlocatie zelf:
Opmerking over organisatiehiërarchieën
Workflows worden niet 'overgeërfd' van bovenliggende organisaties. Als u wilt dat een organisatie-eenheid dezelfde factuurgoedkeuringsworkflow heeft als een van de bovenliggende organisaties, moet deze op zowel het bovenliggende als het onderliggende niveau in de organisatiehiërarchie worden toegepast.
Workflow-uitvoeringen
Workflows worden 'uitgevoerd' wanneer een in aanmerking komende Factuur of Creditnota wordt gecodeerd naar een organisatie waar een workflow is toegewezen.
Er is een tabblad [Uitvoeringen] binnen een workflow met een overzicht van alle keren dat een specifieke workflow is gestart, met details over de betreffende documenten:
Als u een gedetailleerd informatiepaneel (d.w.z. een auditlogboek) wilt bekijken over een specifieke workflow-uitvoering en alle uitvoeringsgebeurtenissen, klikt u op de knop in de kolom [Info].
Het annuleren, parkeren of verwijderen van een Factuur of Creditnota op elk gewenst moment tijdens een actieve uitvoering zal de workflow-uitvoering annuleren.
Voor Aanvragen ziet u het aantal aanvragen; hetzelfde geldt voor voorraadoverdrachten:
Aanvragen
Voorraadoverdrachten 
Wie kan workflows beheren?
Een gebruiker moet de machtiging 'Kan goedkeuringsworkflows beheren' hebben ingeschakeld om goedkeuringsworkflows te kunnen aanmaken of beheren.
Gebruikers met deze machtiging kunnen de workflows beheren in elke organisatie waarvan zij lid zijn.
Om een workflow aan een organisatie toe te wijzen, moet een gebruiker de machtiging 'Organisaties beheren' hebben.
Een goedkeuringsworkflow aanmaken
Gebruikers met de machtiging 'Kan goedkeuringsworkflows beheren' kunnen met de volgende stappen een nieuwe goedkeuringsworkflow voor Facturen of Creditnota's (geldt ook voor aanvragen en voorraadoverdrachten) aanmaken. Eenmaal aangemaakt kunnen workflows niet meer worden verwijderd.
Stap 1. Navigeer naar [Systeeminstellingen] → [Goedkeuringsworkflows] in de zijnavigatiebalk en klik op de knop [Nieuwe goedkeuringsworkflow aanmaken]:
Stap 2. Selecteer het gewenste workflowtype en geef de workflow een naam en beschrijving voordat u op [Workflow aanmaken] klikt:
Stap 3. U komt terecht bij de nieuw aangemaakte workflow, die één standaardniveau heeft. U kunt het standaardniveau bewerken door op [Niveau bijwerken] in het menu [Meer] te klikken als u de naam of de maximale waarde van het niveau wilt wijzigen:
Stap 4. Klik op [Nieuw niveau aanmaken] om naar wens meer niveaus toe te voegen. Het wordt sterk aanbevolen om de niveaus te ordenen op basis van de maximale waarden van de niveaus, in oplopende volgorde. U kunt de niveaus en de niveauvolgorde bewerken door de relevante optie(s) in het menu [Meer] te selecteren:
Stap 5. Voeg goedkeurders toe aan elk niveau door op de knop in de kolom [Goedkeurders] te klikken. U kunt alleen goedkeurders toevoegen die (a) bestaande PurchasePlus-gebruikers zijn en (b) lid zijn van de organisatie waarin u de workflow aanmaakt:
Stap 6. De workflow wordt 'Actief' zodra deze is toegewezen aan één of meer organisaties of organisatie-eenheden.
Een goedkeuringsworkflow bijwerken
U kunt de naam en de beschrijving van een workflow bijwerken via het tabblad [Instellingen]:
Workflow-niveaus bijwerken
Door op het menu [Meer] bij een workflow-niveau te klikken, krijgt u een lijst met opties te zien voor het bijwerken van een workflow-niveau:
- [Niveau omhoog verplaatsen] en [Niveau omlaag verplaatsen] kunnen worden gebruikt om de volgorde van de niveaus in de workflow aan te passen.
- [Niveau bijwerken] kan worden gebruikt om de naam of de maximale waarde van het niveau te wijzigen.
- [Niveau verwijderen] verwijdert het niveau volledig uit de workflow.
Als er ook maar één Factuur wacht op goedkeuring in de workflow, kunnen de niveaus voor die workflow niet worden bijgewerkt of verwijderd. De Factuur/Facturen moeten worden geparkeerd of het goedkeuringsproces doorlopen voordat de niveaus kunnen worden bijgewerkt. U kunt echter op elk moment een nieuwe goedkeurder (gebruiker) aan het niveau toevoegen. (hetzelfde geldt voor aanvragen, creditnota's en voorraadoverdrachten)
Goedkeurders toevoegen of verwijderen
Om de goedkeurders in een workflow-niveau te beheren, klikt u eerst op de knop in de kolom [Goedkeurders]:
Om een nieuwe goedkeurder toe te voegen, klikt u op de knop [Goedkeurder toevoegen] en zoekt u naar de betreffende gebruiker. U kunt alleen goedkeurders toevoegen die (a) bestaande PurchasePlus-gebruikers zijn en (b) lid zijn van de organisatie waarin u de workflow aanmaakt.
Om een goedkeurder te verwijderen, klikt u op [Verwijderen] in het menu [Meer]:
De toewijzing(en) van een workflow bijwerken
De mogelijkheid om een workflow toe te wijzen bevindt zich op twee plaatsen in PurchasePlus:
1. Het tabblad [Toewijzingen] van de workflow: 
2. De pagina [Systeeminstellingen] → [Organisatie-instellingen]:
Let op: Gebruikers moeten de machtiging 'Organisaties beheren' hebben om een goedkeuringsworkflow toe te wijzen aan een organisatie of organisatie-eenheid.
Als er ook maar één Factuur in de status 'Wacht op goedkeuring' staat volgens de workflow, kan de toewijzing van een workflow aan een organisatie niet ongedaan worden gemaakt. De Factuur/Facturen moeten eerst worden geparkeerd of het goedkeuringsproces doorlopen. (hetzelfde geldt voor aanvragen, creditnota's en voorraadoverdrachten)
Een workflow verwijderen
Workflows moeten worden verwijderd door een lid van het PurchasePlus-configuratieteam. Neem contact met ons op om de verwijdering van een workflow uit een organisatie-eenheid te regelen.
Goedkeuren of afwijzen
Gebruikers hebben de mogelijkheid om een Factuur of Creditnota goed te keuren of af te wijzen die is gecodeerd naar een organisatie-eenheid waar (a) een workflow is toegewezen en (b) zij een goedkeurder zijn in een van de bijbehorende workflow-niveaus.
Goedkeurders kunnen het document goedkeuren of afwijzen via de pagina [Facturen OF Creditnota's] → [Wacht op mijn goedkeuring]. Let op: goedkeurders in het tweede (en volgende) niveau van de workflow zien alleen Facturen of Creditnota's in deze lijst nadat deze zijn goedgekeurd door de eerdere niveau(s):
Bovendien kunnen goedkeurders doorklikken naar een Factuur of Creditnota en de knoppen [Goedkeuren] of [Afwijzen] in de koptekst van het document gebruiken:
Wat gebeurt er wanneer een Factuur of Creditnota wordt goedgekeurd?
- Als de waarde van de Factuur of Creditnota groter is dan de maximale niveauwaarde van de goedkeurder, gaat het document door naar het volgende goedkeuringsniveau. Gebruikers in het volgende goedkeuringsniveau ontvangen een e-mailmelding.
- Als de waarde van het document kleiner is dan de maximale niveauwaarde van de goedkeurder, beschouwt de workflow dit als 'definitieve goedkeuring' en wordt de Factuur of Creditnota automatisch verplaatst naar de status Afgestemd. Het document kan worden geëxporteerd naar uw externe AP-systeem voor betaling. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
Wat gebeurt er wanneer een Factuur of Creditnota wordt afgewezen?
- Goedkeurders worden gevraagd een opmerking toe te voegen, en het document gaat automatisch over naar de status Geannuleerd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
Nieuw versus legacy
Als eerdere gebruiker van PurchasePlus bent u mogelijk bekend met de manier waarop workflows werkten in ons Legacy-platform. Dit zijn de verschillen tussen 'nieuwe' goedkeuringsworkflows en legacy-workflows:
- In tegenstelling tot bij legacy-factuurgoedkeurders, worden goedkeurders in nieuwe workflows (en de goedkeuringsvolgorde) gedefinieerd door Niveaus, in plaats van dat de operationele of financiële goedkeurdersrol de factuur op elk gewenst moment goedkeurt.
- [Nieuwe] goedkeuringsworkflows moeten worden ingeschakeld voor zowel de inkopersorganisatie als de afzonderlijke organisatie-eenheden.
- In tegenstelling tot legacy-goedkeuringsworkflows kan er geen 'onbeperkt' niveau worden toegepast, en het laatste niveau moet de hoogste waarde hebben die moet kunnen worden goedgekeurd.
- In nieuwe workflows kunnen gebruikers de Uitvoeringen van de workflow bekijken op de betrokken Facturen en Creditnota's. Binnen een uitvoering kunnen gebruikers de uitvoeringsgebeurtenissen bekijken, wat een effectief auditlogboek oplevert voor een Factuur of Creditnota binnen een workflow.
Tot slot is het belangrijk op te merken dat 'nieuwe' goedkeuringsworkflows en legacy-goedkeuringsworkflows elkaar wederzijds uitsluiten. Zodra nieuwe goedkeuringsworkflows voor een organisatie zijn ingeschakeld, kunnen gebruikers binnen die organisatie Facturen of Creditnota's niet langer goedkeuren volgens de legacy operationele en financiële goedkeuringsworkflows.
Probleemoplossing
- Ik heb zojuist nieuwe workflows ingeschakeld voor mijn organisatie, maar geen van mijn Facturen (die wachten op goedkeuring) is in de relevante workflow geplaatst.
Facturen en Creditnota's die de status 'Wacht op goedkeuring' hadden toen nieuwe workflows werden ingeschakeld, moeten opnieuw worden geopend en vervolgens opnieuw worden gemarkeerd als 'Wacht op goedkeuring' om de relevante goedkeuringsworkflow van kracht te laten worden. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- Wat gebeurt er als de Factuur of Creditnota tijdens de workflow-uitvoering naar een andere organisatie-eenheid wordt gecodeerd?
De status van de workflow-uitvoering wordt bijgewerkt naar Geannuleerd en het document komt in de nieuwe workflow-uitvoering terecht. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- Wat als een Factuur of Creditnota zich halverwege een workflow-uitvoering bevindt en alle markeringen worden opgelost?
De uitvoering wordt geannuleerd en het document wordt automatisch bijgewerkt naar Afgestemd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- Wat gebeurt er als er geen goedkeuringsworkflow kan worden gevonden voor de organisatie-eenheid waarnaar een Factuur of Creditnota is gecodeerd?
Het document blijft in de status 'Wacht op goedkeuring'. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- **Wat als er een goedkeuringsworkflow is ingeschakeld voor een organisatie, maar er geen goedkeurders zijn toegevoegd aan workflow-niveaus?
De Factuur of Creditnota blijft in de goedkeuringsworkflow totdat er een goedkeurder aan het relevante niveau is toegevoegd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)**
- Ik wil de Legacy 'Operationele en financiële goedkeuringsworkflows' nabootsen. Hoe kan ik dit doen?
U kunt twee workflow-niveaus aanmaken met elk een maximale waarde van € 0, en operationele goedkeurders toevoegen aan het ene niveau en financiële goedkeurders aan het andere niveau. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- Ik kan een workflow niet bewerken, hoewel ik de juiste machtiging heb.
Ons systeem voorkomt dat een workflow wordt bewerkt als er actieve uitvoeringen in de workflow zijn. Keur eerst de Facturen in de actieve uitvoering goed of wijs ze af; daarna kunt u de workflow bewerken. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)
- Ik ontvang twee e-mails met 'Facturen wachten op mijn goedkeuring'.
U moet als goedkeurder worden verwijderd uit de Legacy factuurgoedkeuringsworkflow.
- Kan ik goedkeuringsniveaus 'overslaan' als ik lid ben van een workflow-niveau met een hogere maximale waarde dan de waarde van de Factuur of Creditnota?
Nee, het document vereist nog steeds goedkeuring van de gedefinieerde gebruikers in de niveauvolgorde die voor de workflow is geconfigureerd. Als de waarde van een Factuur bijvoorbeeld € 1000 is, Niveau 1 kan goedkeuren tot € 500 en Niveau 2 tot € 2000, moeten leden van Niveau 2 nog steeds wachten op de goedkeuring van Niveau 1 voordat zij definitieve goedkeuring kunnen verlenen voor de Factuur die wacht op goedkeuring. Met de machtiging 'Kan facturen en creditnota's supergoedkeuren' kunnen bevoegde gebruikers echter elke Factuur of Creditnota met de status 'Wacht op goedkeuring' geforceerd overzetten naar de status 'Afgestemd', ongeacht of deze zich momenteel in een goedkeuringsworkflow bevindt. Deze machtiging is daarom een effectieve manier voor geautoriseerde personen om goedkeuringsniveaus in de workflow 'over te slaan'. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)