Overzicht

Goedkeuringsworkflow

Vanaf het moment dat een Factuur en Creditnota door ons systeem wordt verwerkt, analyseert PurchasePlus voortdurend elk document in de statussen 'Open' en 'Wacht op goedkeuring', en plaatst kop- of regelniveau Vlaggen op het document, volgens de vlaginstellingen van elke organisatie. Deze vlaggen geven aan dat er een probleem is met dat document - bijvoorbeeld dat de bestelde hoeveelheid (op de gekoppelde Inkooporder) niet gelijk is aan de gefactureerde hoeveelheid - en dat het moet worden beoordeeld door een aangewezen persoon.

Wie die persoon precies is, kan verschillen, afhankelijk van de organisatie-eenheid die de Factuur of Creditnota heeft ontvangen, de waarde van het document, of beide. Het kan zelfs nodig zijn dat het door meerdere personen binnen een organisatie wordt beoordeeld. De logica met betrekking tot wie een Factuur of Creditnota moet goedkeuren, evenals de geautomatiseerde meldingen en taken die de beoordelaar ondersteunen, wordt gedefinieerd door een goedkeuringsworkflow. ( Let op: dit geldt nu ook voor voorraadoverdrachten en aanvragen)

Zodra een document definitieve goedkeuring heeft gekregen, wordt het automatisch doorgezet naar de status Afgestemd en kan het worden Geëxporteerd naar uw externe crediteurenadministratie (AP-systeem).

Een goedkeuringsworkflow bevat Rangen, Toewijzingen, en wordt Uitgevoerd wanneer een in aanmerking komende Factuur of Creditnota wordt gecodeerd op de toegewezen organisatie/eenheid. Lees verder voor meer informatie.

Voor aanvragen en voorraadoverdrachten geldt dat zodra ze de Definitieve goedkeuring hebben bereikt: Aanvragen worden voltooid en ontvangen een Inkooporder. Voorraadoverdrachten worden gemarkeerd als voltooid. 

Workflow-rangen

Workflows hebben rangen, die bepalen welke gebruiker(s) Facturen of Creditnota's tot een bepaalde waarde kunnen goedkeuren.

Workflow-rangen hebben allemaal een naam (bijv. 'Rang 1' of 'Keukenhulp'), en elke rang heeft drie afzonderlijke onderdelen: Rangvolgorde, Maximale rangwaarde en Ranggoedkeurders.

Dit geldt ook voor workflows voor aanvragen en voorraadoverdrachten:

Voorraadoverdrachten

Aanvragen

Rangvolgorde van workflow

Een Factuur of Creditnota die een workflow binnenkomt, moet worden goedgekeurd in de gedefinieerde rangvolgorde. Dat wil zeggen dat het document eerst moet worden goedgekeurd door rangvolgorde 1 voordat het kan worden goedgekeurd door rangvolgorde 2, enzovoort, totdat het definitieve goedkeuring heeft gekregen. Zie het gedeelte: Maximale rangwaarde van workflow voor meer informatie over definitieve goedkeuring.

Een workflow kan maximaal 10 rangen bevatten.

Maximale rangwaarde van workflow

De maximumwaarde van een rang is belangrijk, omdat deze aangeeft welke rangen definitieve goedkeuring kunnen geven voor een Factuur of Creditnota, en welke rangen dat niet kunnen. 

Als de waarde van het document kleiner is dan of gelijk is aan de maximale rangwaarde, wordt de definitieve goedkeuring door de rang verleend. Als de waarde van het document groter is dan de maximale rangwaarde, wordt er geen definitieve goedkeuring verleend door de rang en gaat het document door naar de volgende rang.

Als de maximumwaarde van Rang 1 bijvoorbeeld € 500 is en er komt een Factuur met een waarde van € 501 in de workflow, dan kunnen goedkeurders in Rang 1 geen definitieve goedkeuring verlenen voor de Factuur - definitieve goedkeuring moet worden gegeven door iemand in een rang met een maximale rangwaarde van meer dan € 500. Als de waarde van de Factuur echter € 499 was, kunnen de goedkeurder(s) in Rang 1 wel definitieve goedkeuring verlenen voor de Factuur, zonder dat deze hoeft te worden goedgekeurd door een gebruiker in een hogere rang.

Let op - Er bestaat geen 'Onbeperkte' rangwaarde. De maximale waarde van de laatste workflow-rang moet de hoogst mogelijke waarde zijn van een Factuur of Creditnota die u waarschijnlijk zult ontvangen.

Schakel op het tabblad [Settings] van de workflow de optie [Skip approval if over maximum value] in wanneer rangen waarvan de maximumwaarde lager is dan het documenttotaal moeten worden overgeslagen. Rangen die zijn gemarkeerd als Always required worden nooit overgeslagen. Definitieve rangen kunnen op Not Applicable blijven staan.

Let op - Rangen die zijn ingesteld op 'Always required' moeten nog steeds goedkeuren wanneer het document de maximumwaarde overschrijdt. Als de maximumwaarde van die rang lager is dan het documenttotaal, is de goedkeuring gedeeltelijk en gaat het document door naar de volgende van toepassing zijnde rang.

Workflow-goedkeurders

Workflow-rangen kunnen een of meer goedkeurders hebben:

De goedkeurders die tot elke rang behoren, ontvangen een e-mailmelding wanneer een Factuur of Creditnota de rang binnenkomt en hun goedkeuring vereist. Elke gebruiker in de rang kan het document goedkeuren, en de ranggoedkeuring wordt als 'verleend' beschouwd door de eerste gebruiker die binnen de rang goedkeurt. 

Workflow-toewijzingen

Goedkeuringsworkflows voor Facturen of Creditnota's worden toegewezen aan een of meer organisaties of organisatie-eenheden. Elk document dat wordt toegerekend (gecodeerd) aan een organisatie of organisatie-eenheid wordt in de toegewezen workflow voor die organisatie geplaatst. 

Gebruikers met de machtiging 'Organisaties beheren' kunnen een workflow toewijzen aan hun organisatie op de pagina [System Settings] → [Organisation Settings]. 

Een workflow kan worden toegewezen aan meerdere organisaties (afdelingen), maar aan een organisatie kan slechts één workflow worden toegewezen. 

Voor de goedkeuringsworkflow voor voorraadoverdrachten is het enige verschil dat u deze toewijst aan de voorraadlocatie zelf:

Opmerking over organisatiehiërarchieën

Workflows worden niet 'overgeërfd' van bovenliggende organisaties. Als u wilt dat een organisatie-eenheid dezelfde factuurgoedkeuringsworkflow heeft als een van de bovenliggende organisaties, moet deze op zowel het bovenliggende als het onderliggende niveau in de organisatiehiërarchie worden toegepast.

Workflow-uitvoeringen

Workflows worden 'uitgevoerd' wanneer een in aanmerking komende Factuur of Creditnota wordt gecodeerd naar een organisatie waaraan een workflow is toegewezen. 

Er is een tabblad [Executions] binnen een workflow dat een overzicht geeft van alle keren dat een bepaalde workflow is geactiveerd, met details over de betrokken documenten:

Om een gedetailleerd informatiepaneel (d.w.z. een auditlogboek) te bekijken met betrekking tot een specifieke workflow-uitvoering en alle uitvoeringsgebeurtenissen, klikt u op de knop in de kolom [Info].

Het annuleren, parkeren of verwijderen van een Factuur of Creditnota op enig moment tijdens een actieve uitvoering zal de workflow-uitvoering annuleren.

Voor aanvragen ziet u het aantal aanvragen; hetzelfde geldt voor voorraadoverdrachten:

Aanvragen

Voorraadoverdrachten

Wie kan workflows beheren

Een gebruiker moet de machtiging 'Kan goedkeuringsworkflows beheren' hebben ingeschakeld om goedkeuringsworkflows te kunnen aanmaken of beheren.

Gebruikers met deze machtiging kunnen de workflows beheren in elke organisatie waarvan zij lid zijn.

Om een workflow aan een organisatie toe te wijzen, moet een gebruiker de machtiging 'Organisaties beheren' hebben.

Een goedkeuringsworkflow aanmaken

Gebruikers met de machtiging 'Kan goedkeuringsworkflows beheren' kunnen een nieuwe goedkeuringsworkflow voor Facturen of Creditnota's (geldt ook voor aanvragen en voorraadoverdrachten) aanmaken door deze stappen te volgen. Eenmaal aangemaakte workflows kunnen niet worden verwijderd.

Stap 1. Navigeer naar [System Settings] → [Approval Workflows] in de navigatiebalk aan de zijkant en klik vervolgens op de knop [Create a New Approval Workflow]:

Stap 2. Selecteer het gewenste workflowtype en geef de workflow vervolgens een naam en beschrijving voordat u op [Create Workflow] klikt:

Stap 3. U komt terecht bij de nieuw aangemaakte workflow, die één standaardrang heeft. U kunt de standaardrang bewerken door op [Update Rank] te klikken in het menu [More], als u de naam of de maximumwaarde van de rang wilt wijzigen:

Stap 4. Klik op [Create New Rank] om naar behoefte meer rangen toe te voegen. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de rangen te ordenen volgens de maximumwaarden van de rangen, in oplopende volgorde. U kunt de rangen en de rangvolgorde bewerken door de relevante optie(s) te selecteren in het menu [More]:

Stap 5. Voeg goedkeurders toe aan elke rang door te klikken op de knop in de kolom [Approvers]. U kunt alleen goedkeurders toevoegen die (a) bestaande PurchasePlus-gebruikers zijn, en (b) lid zijn van de organisatie waarin u de workflow aanmaakt:

Stap 6. De workflow wordt 'Actief' zodra deze is toegewezen aan een of meer organisaties of organisatie-eenheden. 

Een goedkeuringsworkflow bijwerken

U kunt de naam en de beschrijving van een workflow bijwerken door naar het tabblad [Settings] te gaan:

Workflow-rangen bijwerken

Door op het menu [More] op een workflow-rang te klikken, krijgt u een lijst met opties te zien voor het bijwerken van een workflow-rang:

• [Move Rank Up] en [Move Rank Down] kunnen worden gebruikt om de volgorde van de rangen in de workflow aan te passen.
• [Update Rank] kan worden gebruikt om de naam of de maximumwaarde van de rang te wijzigen en om de rang in te stellen op Always required.
• [Delete Rank] verwijdert de rang volledig uit de workflow.

Als er ook maar één Factuur wacht op goedkeuring in de workflow, kunnen de rangen voor die workflow niet worden bijgewerkt of verwijderd. De Factu(u)r(en) moeten worden geparkeerd of het goedkeuringsproces doorlopen voordat de rangen kunnen worden bijgewerkt. U kunt echter op elk moment een nieuwe goedkeurder (gebruiker) aan de rang toevoegen. (hetzelfde geldt voor aanvragen, creditnota's en voorraadoverdrachten)

Goedkeurders toevoegen of verwijderen

Om de goedkeurders in een workflow-rang te beheren, klikt u eerst op de knop in de kolom [Approvers]:

Om een nieuwe goedkeurder toe te voegen, klikt u op de knop [Add Approver] en zoekt u naar de betreffende gebruiker. U kunt alleen goedkeurders toevoegen die (a) bestaande PurchasePlus-gebruikers zijn, en (b) lid zijn van de organisatie waarin u de workflow aanmaakt.

Om een goedkeurder te verwijderen, klikt u op [Remove] in het menu [More]:

De toewijzing(en) van een workflow bijwerken

De mogelijkheid om een workflow toe te wijzen is te vinden op twee plaatsen in PurchasePlus:

1. Het tabblad [Assignments] van de workflow:

Selecteer bij [New Assignment] het tabblad [Account (Organisation-Wide)] om meerdere grootboekrekeningcodes aan te vinken en de workflow in één keer toe te wijzen. Reeds toegewezen rekeningen zijn aangevinkt, uitgeschakeld en tonen een Already Assigned-label.

2. De pagina [System Settings] → [Organisation Settings]:

Let op: Gebruikers moeten de machtiging 'Organisaties beheren' hebben om een goedkeuringsworkflow toe te wijzen aan een organisatie of organisatie-eenheid.

Als er ook maar één Factuur in de status Wacht op goedkeuring staat volgens de workflow, kan de toewijzing van een workflow aan een organisatie niet ongedaan worden gemaakt. De Factu(u)r(en) moeten eerst worden geparkeerd of het goedkeuringsproces doorlopen. (hetzelfde geldt voor aanvragen, creditnota's en voorraadoverdrachten)

Een workflow verwijderen

Workflows moeten worden verwijderd door een lid van het PurchasePlus-configuratieteam. Neem contact met ons op om de verwijdering van een workflow uit een organisatie-eenheid te regelen.

Goedkeuren of afwijzen

Gebruikers hebben de mogelijkheid om een Factuur of Creditnota goed te keuren of af te wijzen die is gecodeerd naar een organisatie-eenheid waar (a) een workflow is toegewezen, en (b) zij een goedkeurder zijn in een van de workflow-rangen.

Goedkeurders kunnen het document goedkeuren of afwijzen vanaf de pagina [Invoices OR Credit Notes] → [Awaiting My Approval]. Let op: goedkeurders in de tweede (en volgende) rangen van de workflow zien Facturen of Creditnota's pas in deze lijst nadat ze zijn goedgekeurd door de eerdere rang(en):

Bovendien kunnen goedkeurders een Factuur of Creditnota openen en de knoppen [Approve] of [Decline] in de kop van het document gebruiken:

Wat gebeurt er wanneer een Factuur of Creditnota wordt goedgekeurd?

• Als de waarde van de Factuur of Creditnota groter is dan de maximale rangwaarde van de goedkeurder, wordt het document doorgestuurd naar de volgende goedkeuringsrang. Gebruikers in de volgende goedkeuringsrang worden per e-mail op de hoogte gebracht.
• Als de waarde van het document lager is dan de maximale rangwaarde van de goedkeurder, beschouwt de workflow dit als 'Definitieve goedkeuring' en wordt de Factuur of Creditnota automatisch verplaatst naar de status Afgestemd. Deze kan worden geëxporteerd naar uw externe AP-systeem voor betaling. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

Wat gebeurt er wanneer een Factuur of Creditnota wordt afgewezen?

• Goedkeurders worden gevraagd een opmerking toe te voegen, en het document gaat automatisch over naar de status Geannuleerd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

Nieuw vs. verouderd

Voor historische gebruikers van PurchasePlus bent u wellicht bekend met de manier waarop workflows werkten in Legacy PurchasePlus. Dit is waarin 'Nieuwe' goedkeuringsworkflows verschillen van Legacy-workflows:

• In tegenstelling tot verouderde factuurgoedkeurders worden nieuwe workflow-goedkeurders (en de goedkeuringsvolgorde) gedefinieerd door Rangen, in plaats van dat de operationele of financiële goedkeurdersrol de Factuur op elk gewenst moment goedkeurt.
• [Nieuwe] goedkeuringsworkflows moeten worden ingeschakeld voor de inkopersorganisatie, evenals voor de individuele organisatie-eenheden.
• In tegenstelling tot Legacy-goedkeuringsworkflows is er geen 'Onbeperkte' rang die kan worden toegepast, en moet de laatste rang de hoogste waarde hebben die moet worden goedgekeurd.
• In nieuwe workflows kunnen gebruikers de Uitvoeringen van de workflow bekijken op de betrokken Facturen en Creditnota's. Binnen een uitvoering kunnen gebruikers de uitvoeringsgebeurtenissen bekijken - wat een effectief auditlogboek oplevert voor een Factuur of Creditnota binnen een workflow.

Tot slot is het belangrijk op te merken dat 'Nieuwe' goedkeuringsworkflows elkaar uitsluiten met Legacy-goedkeuringsworkflows. Zodra nieuwe goedkeuringsworkflows zijn ingeschakeld voor een organisatie, kunnen gebruikers van die organisatie Facturen of Creditnota's niet langer goedkeuren volgens de verouderde operationele en financiële goedkeuringsworkflows.

Probleemoplossing

• Ik heb zojuist nieuwe workflows ingeschakeld voor mijn organisatie, maar geen van mijn Facturen (die wachten op goedkeuring) is in de relevante workflow geplaatst.

Facturen en Creditnota's die wachtten op goedkeuring toen nieuwe workflows werden ingeschakeld, moeten opnieuw worden geopend en vervolgens opnieuw worden gemarkeerd als Wacht op goedkeuring om de relevante goedkeuringsworkflow van kracht te laten worden. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Wat gebeurt er als de Factuur of Creditnota tijdens de workflow-uitvoering naar een andere organisatie-eenheid wordt gecodeerd?

De status van de workflow-uitvoering wordt bijgewerkt naar Geannuleerd en het document komt in de nieuwe workflow-uitvoering terecht. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Wat gebeurt er als een Factuur of Creditnota halverwege de workflow-uitvoering is en alle vlaggen worden opgelost?

De uitvoering wordt geannuleerd en het document wordt automatisch bijgewerkt naar Afgestemd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Wat als er geen goedkeuringsworkflow kan worden gevonden voor de organisatie-eenheid waarnaar een Factuur of Creditnota is gecodeerd?

Het document blijft in de status Wacht op goedkeuring staan. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Wat als er een goedkeuringsworkflow is ingeschakeld voor een organisatie, maar er geen goedkeurders zijn toegevoegd aan workflow-rangen?

De Factuur of Creditnota blijft in de goedkeuringsworkflow totdat er een goedkeurder aan de relevante rang is toegevoegd. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Ik wil de Legacy 'Operationele en financiële goedkeuringsworkflows' nabootsen. Hoe kan ik dit doen?

U kunt twee workflow-rangen aanmaken met elk een maximumwaarde van € 0, en operationele goedkeurders toevoegen aan de ene rang en financiële goedkeurders aan de andere rang. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Ik word verhinderd een workflow te bewerken, hoewel ik over de juiste machtiging beschik. 

Ons systeem voorkomt dat een workflow wordt bewerkt als er actieve uitvoeringen in de workflow zijn. Keur eerst de Facturen in de actieve uitvoering goed of wijs ze af, waarna u de workflow kunt bewerken. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)

• Ik ontvang twee e-mails met 'Facturen die wachten op mijn goedkeuring'.

U moet worden verwijderd als goedkeurder uit de Legacy-factuurgoedkeuringsworkflow.

• Kan ik goedkeuringsrangen 'overslaan' als ik lid ben van een workflow-rang met een hogere maximumwaarde dan de waarde van de Factuur of Creditnota?

Nee, het document vereist nog steeds goedkeuring van de gedefinieerde gebruikers in de rangvolgorde die voor de workflow is geconfigureerd. Als de waarde van een Factuur bijvoorbeeld € 1000 is, Rang 1 kan goedkeuren tot € 500 en Rang 2 tot € 2000, moeten leden van Rang 2 nog steeds wachten op de goedkeuring van Rang 1 voordat ze definitieve goedkeuring kunnen geven voor de Factuur die wacht op goedkeuring. Met de machtiging 'Kan Facturen en Creditnota's supergoedkeuren' kunnen bevoegde gebruikers echter elke Factuur of Creditnota die 'Wacht op goedkeuring' geforceerd overzetten naar de status 'Afgestemd', ongeacht of deze zich momenteel in een goedkeuringsworkflow bevindt. Deze machtiging is daarom een effectieve manier voor bevoegde personen om workflow-goedkeuringsrangen 'over te slaan'. (hetzelfde geldt voor aanvragen en voorraadoverdrachten)