Financiële teams

Ga naar:

• Aanvragen goedkeuren
• Facturen controleren in de status Open, Geparkeerd en In behandeling
• Gemarkeerde facturen goedkeuren
• Afgestemde facturen en creditnota's exporteren
  • Type A - Individuele export
  • Type B - Batchexportbestand
• Tips voor eenvoudigere factuurverwerking

Aanvragen goedkeuren

Voordat er Inkooporders worden gegenereerd, moeten Aanvragen worden goedgekeurd door de aangewezen Goedkeurder(s). Als u een Goedkeurder bent, ziet u een rood getal in het gedeelte [Aanvragen] → [Wachtend op mijn goedkeuring].

U kunt Aanvragen in bulk of individueel Goedkeuren. U kunt een Aanvraag ook Afwijzen.

Onthoud

Als goedkeurder kunt u de details van de Aanvraag controleren en wijzigen voordat deze wordt goedgekeurd, waaronder:

• Producten, prijzen en hoeveelheden
• Afdelingen en Grootboekrekeningen op de productregels en de gehele aanvraag.
• Bestelinstructies voor de Leveranciers

Facturen controleren op status

Facturen kunnen zich in een van de verschillende Statussen bevinden. Deze moeten regelmatig worden gecontroleerd.

Als de Factuur niet voldoet aan uw Drempelwaarden en Factuurmarkeringsinstellingen, wordt de Factuur gemarkeerd voor controle, volgens uw Factuurgoedkeuringsworkflow. U kunt deze bekijken in [Facturen] → [Wachtend op mijn goedkeuring].

Het is best practice om uw Facturen waar van toepassing te koppelen aan een Inkooporder. Koppel aan een bestaande Inkooporder of maak, indien van toepassing, een met terugwerkende kracht geldende Aanvraag aan als er nog geen bestaat. Hier vindt u best practices voor het controleren van Gemarkeerde facturen en Creditnota's.

Onthoud

• ### Voor elke Factuur moet een Afdeling en Grootboekrekening zijn ingesteld.
• Een Factuur moet mogelijk worden gesplitst over meerdere Afdelingen en Grootboekrekeningen; dit kan worden gedaan in de Geavanceerde weergave -modus.
• Sommige Facturen zullen nooit een Inkooporder of Goederenontvangstbewijs hebben (bijv. energierekeningen).
• Als u een met terugwerkende kracht geldende Aanvraag aanmaakt om aan een Factuur te koppelen, zorg er dan voor dat u [Verzenden naar leverancier] uitvinkt.

Gemarkeerde facturen en creditnota's goedkeuren

Zodra u tevreden bent dat eventuele problemen met een Factuur of Creditnota zijn opgelost, kunt u het document Goedkeuren.

Onthoud

• Als u een probleem hebt met een gefactureerde Eenheidsprijs of artikelaantal, neem dan contact op met uw leverancier voor een nieuwe Factuur.
• Factuurnummers moeten uniek zijn, anders worden ze door het systeem geweigerd.
• Facturen kunnen worden Geannuleerd als ze nooit betaald gaan worden.

Afgestemde facturen en creditnota's exporteren

Afhankelijk van uw Crediteurenadministratie-instellingen verschilt de methode om uw Facturen en Creditnota's naar uw crediteurensysteem te sturen voor betaling enigszins. U kunt zien welk Type uw Organisatie gebruikt door rechtsboven in PurchasePlus op uw [Organisatienaam] te klikken → [Over] → [Organisatiedetails] → [Type AP-systeem.]

Type A - Individuele export

Bij deze methode worden Afgestemde facturen en Creditnota's afzonderlijk Geëxporteerd, en wordt er automatisch een Exportbestand met de afzonderlijke Factuur of Creditnota aangemaakt en naar uw crediteurensysteem verzonden.

Open in het gedeelte [Facturen] → [Afgestemde facturen] de Factuur die u wilt exporteren en klik op [Exporteren].

Zodra het Exportproces succesvol is voltooid, wordt de status van de Factuur automatisch bijgewerkt naar Geëxporteerd. De Factuur zou nu ook moeten zijn aangekomen in uw Externe boekhoudsysteem. Een registratie van deze Exporttaak is beschikbaar in [Facturen] → [Exportcentrum].

Type B - Batchexportbestand

Open in het gedeelte [Facturen] → [Afgestemde facturen] de Factuur die u wilt exporteren en klik op [Markeren als gereed voor export].

Wanneer u klaar bent om een Batchbestand aan te maken om in uw crediteurensysteem te importeren, gaat u naar [Facturen] → [Exportcentrum] en gebruikt u [Nieuw exportbestand aanmaken] om een nieuw Batchbestand aan te maken. U kunt parameters instellen voor de 'Gereed voor export' Facturen en/of Creditnota's die u wilt bundelen.

Zodra het Batchbestand klaar is met verwerken, kunt u het downloaden vanuit uw [Exportcentrum] om in uw crediteurensysteem te importeren.

Onthoud

• Type B - Afhankelijk van de instellingen die u hebt gebruikt om het Batchbestand aan te maken, moet u mogelijk nog steeds [Meer] → [Markeren als geëxporteerd] gebruiken om de succesvolle import in uw crediteurensysteem te bevestigen.

Tips voor eenvoudigere factuurverwerking

• U kunt een standaard Afdeling en Grootboekrekeningen instellen voor Facturen van Leveranciers.
• Afdelingen kunnen verschillende instellingen hebben voor Factuurdrempelwaarden en Factuurmarkeringen.
• Zoek naar nieuwe Leveranciers onder [Leveranciers] → [Leveranciersoverzicht] voordat u een nieuwe Zelfbeheerde leverancier aanmaakt.
• Stel een Inkooporderbestemming (e-mailadres) in voor nieuw aangemaakte Leveranciers.