Verzenden naar PurchasePlus

Waarom verzenden per e-mail

PurchasePlus biedt een oplossing voor Paperless Invoicing voor organisaties die minder tijd willen besteden aan het controleren en afstemmen van de Facturen die worden ontvangen van hun Leveranciers.

Dit is een op automatisering gericht productaanbod dat OCR-scanning, kunstmatige intelligentie (AI), machine learning (ML) en onze unieke Human-In-The-Loop-service naadloos integreert. Deze combinatie zorgt voor efficiënte gegevensverwerking, intelligente besluitvorming en continue systeemverbetering, met behoud van essentieel menselijk toezicht bij kritieke handelingen.

Als uw organisatie ervoor kiest om de Paperless Invoicing-oplossing te gebruiken, ontvangt uw organisatie een uniek [Paperless Invoicing-e-mailadres]. Zodra dit is verstrekt, kunt u dit e-mailadres aan elk van uw leveranciers doorgeven en hen verzoeken facturen naar dit e-mailadres te sturen, zodat ze automatisch worden verwerkt via PurchasePlus. 

U kunt namens een leverancier ook zelf PDF-facturen naar uw eigen [Paperless Invoicing-e-mailadres] sturen; volg daarbij de onderstaande aanbevelingen voor best practices.

Ga naar:

• Best practices
• Verwerkingstijden
• Uw Paperless Invoicing-e-mailadres vinden
• Uw paperless e-mails bekijken
• Probleemoplossing

---

Best practices

Gebruik elektronische PDF-facturen:

• Vraag uw leveranciers om één elektronische PDF-factuur als bijlage rechtstreeks naar uw [Paperless Invoicing-e-mailadres] te sturen; deze kunnen gemakkelijker worden gescand door PurchasePlus.
• Als de leverancier geen elektronische PDF-facturen kan leveren, is een gescande PDF nog steeds acceptabel. Zorg ervoor dat de scan van redelijke kwaliteit is voor de beste resultaten bij de factuurverwerking. 

Bij het verzenden van facturen:

• Zorg ervoor dat uw [Paperless Invoicing-e-mailadres] in het 'Aan'- of 'CC'-veld van de e-mail staat, en niet in het 'BCC'-veld.
• Schrijf niet op de facturen en stempel ze niet af, aangezien dit de leesbaarheid van de factuur beïnvloedt.
• Vraag de leverancier om geen bijlagen mee te sturen die geen factuur zijn, zoals rekeningoverzichten, pakbonnen, orderbevestigingen, enz., aangezien deze worden verwijderd en de factuurverwerking vertragen. 

Bestandsbijlagen

• Meerdere facturen: U kunt meerdere facturen aan één e-mail toevoegen, mits de totale bestandsgrootte niet groter is dan 10 MB.
• Indiening van één bestand: Indien gewenst kunt u één enkel bestand sturen dat meerdere facturen bevat. Ons platform splitst deze automatisch in afzonderlijke bestanden. Houd er rekening mee dat dit splitsingsproces tot 60 minuten kan duren, en dat de bestanden gedurende die tijd mogelijk niet direct zichtbaar zijn in de wachtrij.
• Limiet voor bestandsgrootte en lengte: Elk bestand mag maximaal 10 MB groot zijn en niet langer zijn dan 10 pagina's.

Verwerkingstijden 

• 80% van de ingediende documenten wordt automatisch en in realtime verwerkt en verschijnt doorgaans binnen enkele minuten in uw wachtrij.
• Voor documenten die niet aan onze zakelijke validatiecriteria voldoen, staat een speciaal facturatieteam klaar voor handmatige controle. Wij streven naar een snelle afhandeling, met een gemiddelde verwerkingstijd van 3 uur en de garantie dat alle controles binnen 24 uur zijn voltooid.
• Ons facturatieteam is op werkdagen 24 uur per dag actief, wat zorgt voor een continue verwerking. In het weekend hanteren we een bezetting van 8 uur per dag.
• Voor prioriteitsondersteuning kunt u uw verzoeken sturen naar help@purchaseplus.com. Wij verzoeken u vriendelijk deze optie alleen te gebruiken voor echt dringende zaken. Zo kunnen we een gelijkwaardig serviceniveau handhaven voor al onze klanten.

Het paperless-adres vinden

Als uw organisatie de Paperless Invoicing-oplossing gebruikt:

1. Klik rechtsboven op uw [Gebruikersnaam/Organisatie] en selecteer vervolgens [Over].

2. Selecteer [Organisatiegegevens] → [Paperless e-mailadres]. Uw Paperless Invoicing-e-mailadres, specifiek voor uw organisatie, wordt hier weergegeven:

Verzonden e-mails bekijken

Om alle e-mails die op uw Paperless Invoicing-e-mailadres zijn ontvangen in een tabel te bekijken, klikt u in de navigatiebalk aan de zijkant op [Paperless e-mails] → [Alles bekijken]: 

U kunt op het nummer in de kolom [E-mail] klikken om de oorspronkelijke e-mail te bekijken, evenals een link naar eventuele bijlagen:

Lees meer over de module Paperless e-mails.

Probleemoplossing

• Als het factuurnummer en de leverancier overeenkomen met een bestaande factuur in uw organisatie, wordt de factuur verwijderd. Het is niet mogelijk om tweemaal hetzelfde factuurnummer te hebben voor dezelfde leverancier.
• Als de factuur niet kan worden gelezen vanwege ontbrekende gegevens, wordt de factuur niet succesvol gescand. Een medewerker van het PurchasePlus-team neemt contact op met uw organisatie om u te informeren en samen met u de informatie te corrigeren.
• Als het document geen factuur is (bijv. een rekeningoverzicht, pakbon, orderbevestiging, enz.), wordt het verwijderd en niet gescand.
• Facturen van een volledig nieuwe leverancier (d.w.z. een leverancier zonder profiel in ons systeem) moeten mogelijk door ons systeem worden gekoppeld; dit kan tot 48 uur duren. Zodra de facturen succesvol zijn verwerkt, verschijnen ze in uw organisatie. De volgende factuur van deze leverancier wordt met de normale snelheid verwerkt.
• Facturen waarbij het bedrijfsnummer van de leverancier niet overeenkomt met de gegevens in PurchasePlus, kunnen niet automatisch worden gescand. Een medewerker van het PurchasePlus-team neemt contact op met uw organisatie om u te informeren en samen met u de informatie te corrigeren.
• Als de factuur afkomstig is van een leverancier die nog niet als leverancier aan uw organisatie is toegevoegd, neemt een medewerker van het PurchasePlus-team contact op met uw organisatie om u te informeren en samen met u de leverancier toe te voegen.