Voorraadwaardering

Ontdek hoe PurchasePlus bepaalt welke prijs wordt gebruikt wanneer goederen worden ontvangen in de voorraad, en hoe die prijs doorwerkt in uw voorraadwaarden.

De korte versie: wanneer u goederen ontvangt in de voorraad, waardeert PurchasePlus deze tegen de meest nauwkeurige prijs die op dat moment beschikbaar is. Als de factuur van de leverancier al in het systeem aanwezig is, wordt de factuurprijs gebruikt.

Let op: Dit artikel beschrijft de werking van de module Voorraad in PurchasePlus. De module Voorraad in PurchasePlus is opnieuw ontworpen en verschilt wezenlijk van de module Voorraad in Legacy PurchasePlus.

De voorkeursvolgorde

De prijs die naar de voorraad wordt geboekt, is altijd de prijs op de ontvangstbonregel op het moment dat de ontvangstbon wordt voltooid. PurchasePlus vult die prijs vooraf in op basis van de best beschikbare informatie:

1. Factuurprijs. Als een factuurregel is gekoppeld aan de inkooporderregel in PurchasePlus, wordt de gefactureerde prijs gebruikt. Dit is de daadwerkelijk in rekening gebrachte prijs en daarmee de best beschikbare prijs. Let op: de factuur moet op regelniveau zijn gekoppeld. Een factuur die simpelweg overeenkomt met de inkooporder is niet voldoende, en de gekoppelde factuurregel hoeft niet voor hetzelfde product te zijn.
2. Inkooporderprijs. Als er geen factuurregel is gekoppeld, wordt de prijs van de inkooporder gebruikt. Dit is wat uw organisatie is overeengekomen te betalen, en daarmee de beste schatting die op het moment van ontvangst beschikbaar is.

De ontvanger kan de vooraf ingevulde prijs op elke regel overschrijven voordat de ontvangstbon wordt voltooid. Dit is handig wanneer de factuur nog niet binnen is maar een pakbon de werkelijke prijs toont, of voor artikelen op gewichtsbasis waarbij het geleverde gewicht of de prijs afwijkt van wat er besteld is. De prijs die op de regel staat op het moment dat de ontvangstbon wordt voltooid, is de prijs die naar de voorraad wordt geboekt.

Waarom dit belangrijk is voor de voorraadwaarde

Voorraad in PurchasePlus wordt gewaardeerd op basis van een gewogen gemiddelde. Elke ontvangst vloeit samen in de gemiddelde eenheidswaarde van dat voorraadartikel op die voorraadlocatie. Dit betekent dat de prijs die op het moment van ontvangst wordt gebruikt, direct doorwerkt in uw voorraadwaarden, en van daaruit in voorraadtellingen, verschilrapportages en receptcalculaties voor voorraadrecepten.

U kunt de huidige eenheidswaarde en totale waarde van uw voorraadartikelen op elk gewenst moment bekijken door te navigeren naar [Voorraad] → [Voorraadlocaties] en te klikken op een voorraadlocatie. Bekijk ons artikel Inleiding tot voorraad, deel 3: Voorraadlocaties voor meer informatie.

Wat er gebeurt wanneer de factuur later binnenkomt

Dit is het belangrijkste punt om te begrijpen. In de horeca is het volkomen normaal dat goederen arriveren voordat de factuur binnen is. In dat geval wordt de ontvangst gewaardeerd tegen de inkooporderprijs. Als de factuur later tegen een andere prijs binnenkomt, wordt de voorraadwaarde niet met terugwerkende kracht aangepast. PurchasePlus past de prijs van reeds ontvangen voorraad niet achteraf aan.

In plaats daarvan wordt het verschil tussen de inkooporder en de factuur automatisch opgemerkt door de factuurvergelijking (Invoice Match) en zichtbaar gemaakt in de vorm van factuurmarkeringen (Invoice Flags) voor uw crediteurenadministratie. Bekijk ons artikel Inleiding tot ontvangstbonnen voor meer informatie over hoe afwijkingen worden gemarkeerd.

Een praktijkvoorbeeld

Een hotel bestelt 10 dozen kip voor € 50,00 per doos. De goederen arriveren op maandag, maar de factuur is nog niet binnen.

• De ontvangst boekt 10 dozen in de voorraad voor € 50,00 per stuk (in totaal € 500,00), gebaseerd op de inkooporderprijs.
• De factuur arriveert op woensdag voor € 52,00 per doos. De factuurvergelijking markeert het verschil van € 2,00 per doos ten opzichte van de inkooporder, en het crediteurenteam handelt dit af.
• De reeds aanwezige voorraad blijft gewaardeerd op € 50,00 per doos. Het verschil van € 20,00 wordt niet in de voorraad verwerkt, maar de volgende ontvangst (en uiteindelijk de voorraadtelling) brengt het gemiddelde weer in lijn met de werkelijkheid.

Als de factuur daarentegen voorafgaand aan de ontvangst van de goederen al in het systeem had gestaan, zou de ontvangst meteen tegen € 52,00 per doos zijn geboekt.

Voorbeelden uit de praktijk

1. Factuurprijs gebruikt (de factuur stond in het systeem op het moment van ontvangst)

Een hotel ontvangt 1.800 stuks tissuepapier op basis van een doorlopende inkooporder. De inkooporderprijs was € 1,6400 per stuk, maar er waren in PurchasePlus al meerdere facturen binnengekomen voor € 1,6389 per stuk voordat de ontvangstbon werd voltooid. De voorraad werd gewaardeerd tegen de gefactureerde prijs van € 1,6389 en niet tegen de inkooporderprijs. Een klein verschil, maar een duidelijk bewijs dat de eerste optie voorrang heeft.

2. Inkooporderprijs gebruikt, waarbij de factuur later binnenkomt met een andere prijs

Een resort voltooit 's avonds een ontvangstbon voordat er een factuur is binnengekomen. Elke regel gaat de voorraad in tegen de inkooporderprijs. Twee dagen later arriveert de factuur en voor één drankregel die was besteld voor € 56,60 per stuk, wordt € 63,30 gefactureerd. De 10 stuks blijven in de voorraad staan voor € 56,60 en het verschil van € 6,70 wordt nooit alsnog in de voorraad doorgevoerd. In plaats daarvan verschijnt het op de factuurvergelijking, waar de crediteurenadministratie dit met de leverancier kan oplossen.

De kernboodschap in één zin

De factuurprijs als we die hebben, de inkooporderprijs als we die niet hebben. De factuurvergelijking zorgt ervoor dat eventuele verschillen worden gesignaleerd en opgelost, ook al wordt reeds ontvangen voorraad niet herwaardeerd.

Gerelateerde artikelen

• Goederen ontvangen van een inkooporder
• Inleiding tot ontvangstbonnen
• Inleiding tot voorraad, deel 2: Voorraadartikelen
• Inleiding tot voorraad, deel 3: Voorraadlocaties
• Inleiding tot voorraad, deel 5: Voorraadtellingen

Als uw organisatie de module Voorraad van PurchasePlus wil gaan gebruiken, neem dan contact op met uw accountmanager of ons vriendelijke Customer Success-team voor hulp bij het inschakelen van de module en het organiseren van trainingen voor uw gebruikers (indien gewenst).