Dành cho người mua

Mua sắm, hóa đơn, tồn kho và công thức định lượng dành cho người mua.

Tổng quan

Mua sắm và Nhận hàng — Gửi yêu cầu mua hàng (Yêu cầu Mua sắm) để Phòng ban phê duyệt chi tiêu. Các loại Yêu cầu Mua sắm rất đa dạng, trong đó một số loại cung cấp tính năng so sánh giá và đặt hàng từ nhiều bên
Hóa đơn và Giấy báo có — Các hóa đơn được gửi đến Địa chỉ Email Hóa đơn Điện tử PurchasePlus của bạn sẽ tự động được quét và thêm vào nền tảng.
Danh mục và Danh sách mua sắm — PurchasePlus có mạng lưới toàn cầu gồm hàng nghìn Nhà cung cấp, vì vậy rất có thể Nhà cung cấp của bạn đã có sẵn sản phẩm và giá trên PurchasePlus.
Bộ phận Tài chính — Trước khi bất kỳ Đơn Đặt hàng nào được tạo, Yêu cầu Mua sắm cần được (các) Người phê duyệt chỉ định phê duyệt. Nếu bạn là Người phê duyệt, bạn sẽ thấy một số màu đỏ trong

Yêu cầu Mua sắm

Tổng quan — Yêu cầu Mua sắm là đề nghị mua hàng hóa mà Người mua muốn mua từ Nhà cung cấp của họ.
Báo giá — Báo giá là mức giá cho một Sản phẩm mà bạn có thể mua từ Nhà cung cấp. Báo giá được tạo khi một Sản phẩm được đưa vào Danh mục cùng với Đơn giá
Mua sắm cơ bản — Khi mua sắm ở bất kỳ loại Yêu cầu Mua sắm nào, bạn có thể chọn Bật Chế độ Mua sắm Nâng cao hoặc không:
Mua sắm nâng cao — Khi mua sắm ở bất kỳ loại Yêu cầu Mua sắm nào, bạn có thể chọn bật Bật Chế độ Mua sắm Nâng cao:
Từ tất cả Nhà cung cấp — Loại Yêu cầu Mua sắm 'Tất cả Nhà cung cấp' cung cấp cho bạn danh sách tất cả các Báo giá hiện có từ tất cả các Nhà cung cấp đã được kích hoạt. Đây là một cách tuyệt vời để mua sắm và
Từ một Nhà cung cấp — Loại Yêu cầu Mua sắm 'Nhà cung cấp Đơn lẻ' cung cấp cho bạn danh sách tất cả các Báo giá hiện có cho Tổ chức của bạn từ một Nhà cung cấp duy nhất mà bạn
Từ Danh sách mua sắm — Danh sách mua sắm là danh sách Sản phẩm có kiểm soát, chỉ định chính xác Hàng hóa và Dịch vụ mà bạn muốn các thành viên trong nhóm lựa chọn khi họ
Yêu cầu Mua sắm Tùy chỉnh — Yêu cầu Mua sắm Tùy chỉnh cho phép bạn đặt mua các mặt hàng phát sinh đặc thù từ Nhà cung cấp. Bạn có thể sử dụng Yêu cầu Mua sắm Tùy chỉnh khi không có loại Yêu cầu Mua sắm nào khác phù hợp.
Yêu cầu Mua sắm Bên ngoài — Yêu cầu Mua sắm Bên ngoài cho phép bạn tạo Yêu cầu Mua sắm bằng cách mua hàng trực tiếp trên trang web thương mại điện tử bên ngoài của Nhà cung cấp. Bạn sẽ có thể sử dụng đầy đủ chức năng
Từ Đặt lại đơn hàng — Loại Yêu cầu Mua sắm 'Đặt lại đơn hàng' cung cấp cho bạn tùy chọn đặt lại các mặt hàng từ một Yêu cầu Mua sắm, Đơn Đặt hàng hoặc Hóa đơn hiện có.
Từ Vị trí kho — Vị trí kho có thể đại diện cho một địa điểm vật lý tại Tổ chức của bạn nơi lưu giữ các Mặt hàng Kho, chẳng hạn như phòng kho, nhà kho hoặc bếp ăn.
Tìm kiếm Sản phẩm Nâng cao — Nhiều thao tác trong PurchasePlus (ví dụ: tạo Yêu cầu Mua sắm hoặc thêm Sản phẩm vào Danh sách mua sắm) sẽ hiển thị tính năng Tìm kiếm Sản phẩm Nâng cao.
Yêu cầu Mua sắm Bản nháp — Yêu cầu Mua sắm ở trạng thái Bản nháp cho đến khi được gửi để Phê duyệt. Người dùng muốn quay lại Yêu cầu Mua sắm Bản nháp để xem, chỉnh sửa hoặc hủy
Phê duyệt Yêu cầu Mua sắm — Trong PurchasePlus, khi một Yêu cầu Mua sắm được gửi để phê duyệt, nó sẽ chuyển sang trạng thái 'CHỜ PHÊ DUYỆT'. Yêu cầu Mua sắm được chuyển vào

Đơn Đặt hàng và Nhận hàng

Đơn Đặt hàng — Đơn Đặt hàng là chứng từ mà Tổ chức Mua hàng gửi cho Tổ chức Nhà cung cấp. Chứng từ này chỉ định các sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, theo
Hợp nhất Đơn Đặt hàng — 'Hợp nhất' có nghĩa là kết hợp hai hoặc nhiều Đơn Đặt hàng thành một Đơn Đặt hàng (mới) duy nhất, nhằm mục đích giảm thiểu công việc quản trị và hạn chế sai sót
Gửi Đơn Đặt hàng — Sau khi Yêu cầu Mua sắm đã được phê duyệt đầy đủ, một Đơn Đặt hàng sẽ được tạo cho từng Nhà cung cấp có trong Yêu cầu Mua sắm, và sau đó có thể được gửi tới từng
Phiếu Nhận hàng — Phiếu Nhận hàng là chứng từ đi kèm được tạo dựa trên Đơn Đặt hàng và được sử dụng để đánh dấu số lượng cụ thể của từng dòng sản phẩm trên Đơn Đặt hàng
Nhận Hàng hóa — Việc đánh dấu các dòng sản phẩm trong Đơn Đặt hàng là Đã nhận sẽ báo cho người dùng tại Tổ chức của bạn biết khi nào Đơn Đặt hàng có thể đóng lại.
Ghi đè Đơn giá — Khi Đơn Đặt hàng và Hóa đơn khớp với nhau, và các Dòng Sản phẩm được liên kết với nhau, Phiếu Nhận hàng sẽ lấy Đơn giá từ Hóa đơn.

Hóa đơn và Giấy báo có

Hóa đơn — Hóa đơn là chứng từ mà Nhà cung cấp gửi cho Người mua, nêu rõ Sản phẩm và Số lượng mà Nhà cung cấp đã giao cho Người mua, và yêu cầu
Tạo Hóa đơn — Người dùng PurchasePlus có thể tạo một Hóa đơn mới để lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số có thể xử lý tự động từ Hóa đơn nhận được từ Nhà cung cấp, sau đó có thể đối soát với
Xem và Cập nhật Hóa đơn — 1. Chọn [Hóa đơn] → [Xem Tất cả] từ thanh điều hướng bên.
Gửi đến PurchasePlus — PurchasePlus cung cấp giải pháp Hóa đơn Điện tử cho các Tổ chức muốn giảm bớt thời gian kiểm tra và đối soát Hóa đơn mà
Khớp Đơn Đặt hàng — Khi Hóa đơn được tạo qua phương thức Hóa đơn Điện tử, PurchasePlus sẽ tự động khớp Đơn Đặt hàng với Hóa đơn nếu tìm thấy mối liên hệ hợp lý
Hủy khớp Đơn Đặt hàng — Các Đơn Đặt hàng được 'khớp' với Hóa đơn như một phần của quy trình Đối soát Hóa đơn. Quy trình này cho phép phần mềm của chúng tôi (hoặc người kiểm tra) đảm bảo rằng những gì
Liên kết hoặc Hủy liên kết Dòng — Tùy thuộc vào cài đặt áp dụng cho Tổ chức của bạn trong PurchasePlus, khi Hóa đơn được khớp với Đơn Đặt hàng, tất cả các Dòng trên Hóa đơn sẽ
Chế độ Nâng cao — Trong PurchasePlus, các Dòng Hóa đơn có thể được xem ở Chế độ Nâng cao để hiển thị toàn bộ thông tin bổ sung cho từng Dòng Hóa đơn. Một Dòng Hóa đơn có thể có một hoặc
Cờ Đánh dấu Hóa đơn — PurchasePlus liên tục phân tích tất cả các Hóa đơn và Giấy báo có ở trạng thái 'Đang mở' và 'Chờ phê duyệt', đồng thời đưa ra Cờ đánh dấu ở Cấp Tiêu đề hoặc Cấp Dòng trên
Ngưỡng Cờ Đánh dấu — Một số Cờ Đánh dấu khả dụng cho Hóa đơn trong PurchasePlus có thể tùy chỉnh thêm bằng cách sử dụng Ngưỡng. Ngưỡng cho phép các Hóa đơn có sai lệch nhỏ không
Giấy báo có — Giấy báo có là chứng từ thể hiện việc hoàn trả tiền cho Người mua. Chứng từ này thường do Nhà cung cấp phát hành sau khi hủy Đơn Đặt hàng
Tạo Giấy báo có — Giấy báo có là chứng từ thể hiện việc hoàn trả tiền cho Người mua. Chứng từ này thường do Nhà cung cấp phát hành sau khi hủy Đơn Đặt hàng
AI Hóa đơn Điện tử — Hóa đơn Điện tử là một phân hệ của PurchasePlus sử dụng dịch vụ AI độc quyền được xây dựng chuyên biệt để Nhận, Quét và Xử lý cả Hóa đơn và Giấy báo có
Email Hóa đơn Điện tử — Khu vực Email Hóa đơn Điện tử của PurchasePlus là nơi bạn có thể:
Tự động Định khoản Không cần PO — Khi Hóa đơn được gửi đến mà không có Đơn Đặt hàng khớp, PurchasePlus sẽ đọc tài liệu và sử dụng thông tin Hóa đơn, cài đặt mặc định của Nhà cung cấp của bạn
Phê duyệt Hóa đơn — Khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có ở trạng thái 'Chờ phê duyệt', tài liệu đó chứa một hoặc nhiều Cờ đánh dấu - tức là các điểm sai lệch - cần được xem xét và phê duyệt bởi một
Xuất Hóa đơn — Tùy thuộc vào cấu hình Tổ chức của bạn, bạn có thể Xuất Hóa đơn và Giấy báo có riêng lẻ (Loại A) hoặc thông qua Tệp Xuất Hàng loạt (Loại B).
Đánh dấu Sẵn sàng Xuất — Tổ chức của bạn có thể được cấu hình để Xuất Hóa đơn và Giấy báo có riêng lẻ (chúng tôi gọi là 'Loại A'), hoặc dưới dạng một phần của Tệp Xuất Hàng loạt (chúng tôi gọi
Tệp Xuất Hàng loạt — Tùy thuộc vào cấu hình Tổ chức của bạn, bạn có thể Xuất Hóa đơn và Giấy báo có riêng lẻ (Loại A) hoặc thông qua Tệp Xuất Hàng loạt (Loại B).
Đánh dấu là Đã xuất — 1. Điều hướng đến Bảng điều khiển, nhấp vào Hóa đơn, sau đó chọn Xem Tất cả.

Quy trình Phê duyệt

Tổng quan — Kể từ thời điểm Hóa đơn và Giấy báo có được tiếp nhận vào hệ thống của chúng tôi, PurchasePlus liên tục phân tích mọi chứng từ ở trạng thái 'Đang mở' và 'Chờ phê duyệt'

Bảng đối chiếu

Đối soát — Đối soát Bảng kê là tính năng tích hợp trên nền tảng thay thế cho việc đối soát bảng kê qua bảng tính và email. Bạn tải lên bảng kê của nhà cung cấp, hệ thống
Trạng thái Bảng kê — Một dòng Bảng kê có thể có một trong bốn trạng thái. Trạng thái này đến từ các hóa đơn đã khớp và cờ bắt buộc đối soát, đồng thời tự động cập nhật khi
Câu hỏi thường gặp — Tổng tiền bảng kê không bằng tổng các dòng. Bây giờ phải làm sao? Bảng kê vẫn được lưu lại. Bạn sẽ thấy chỉ báo không khớp số dư trên tiêu đề chế độ xem chi tiết.

Quản lý Nhà cung cấp

Tổng quan — ‘Nhà cung cấp’ là các Tổ chức mà bạn mua Hàng hóa hoặc Dịch vụ từ họ. Một Nhà cung cấp trong PurchasePlus chỉ đơn giản là một Tổ chức có Loại ‘Nhà cung cấp’ (như
Xem và Quản lý Nhà cung cấp — Nếu sử dụng PurchasePlus với tư cách là Người mua, bạn có thể xem và quản lý các Nhà cung cấp mà bạn được kết nối.
Bật hoặc Tắt Nhà cung cấp — 'Đã bật' có nghĩa là Tổ chức của bạn và bạn có thể đặt hàng với Nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể gán Danh mục, Sản phẩm và giá cho Tổ chức của bạn, và
Kết nối Nhà cung cấp Đã đăng ký — Nhà cung cấp Đã đăng ký là các đơn vị đã tạo tài khoản Nhà cung cấp PurchasePlus. Họ đăng nhập để tự quản lý Sản phẩm, Danh mục của mình và gán những sản phẩm đó
Tạo Nhà cung cấp Tự quản lý — Một Nhà cung cấp trong PurchasePlus có thể là:

Sản phẩm

Tổng quan — Sản phẩm trong PurchasePlus là đại diện cho các sản phẩm (và dịch vụ) ngoài đời thực mà Tổ chức của bạn mua từ Nhà cung cấp và sử dụng trên toàn
Tạo Sản phẩm — Sản phẩm trong PurchasePlus là đại diện cho các sản phẩm và dịch vụ thực tế mà Tổ chức của bạn mua từ các Nhà cung cấp và sử dụng trên toàn

Danh mục

Tổng quan — Danh mục là tập hợp các Sản phẩm kèm theo Giá mà bạn mua từ các Nhà cung cấp có Quan hệ Thương mại đã kích hoạt với Tổ chức của bạn.
Nhà cung cấp vs Tự quản lý — Danh mục là tập hợp các Sản phẩm và Giá mà bạn có thể mua từ Nhà cung cấp trong các Yêu cầu Mua sắm của mình.
Tạo hoặc Cập nhật Danh mục — Danh mục có thể được quản lý trực tiếp bởi các Nhà cung cấp đã đăng ký (Danh mục do Nhà cung cấp Quản lý) hoặc quản lý nội bộ bởi Tổ chức Mua hàng của bạn (Danh mục Tự Quản lý).
Nhập Danh mục — Bằng chức năng Nhập dữ liệu, bạn có thể cập nhật giá của các Sản phẩm hiện có trong Danh mục, cũng như thêm các sản phẩm bổ sung vào Danh mục, với điều kiện

Danh sách mua sắm

Tổng quan — Danh sách mua sắm là một công cụ mạnh mẽ để chuẩn hóa và tự động hóa các quyết định mua sắm trong toàn Tổ chức - đảm bảo Người mua có thể mua Đúng Sản phẩm
Tạo Danh sách mua sắm — Danh sách mua sắm là một công cụ mạnh mẽ để chuẩn hóa và tự động hóa các quyết định mua sắm trong toàn Tổ chức - đảm bảo Người mua có thể mua Đúng Sản phẩm
Quản lý Sản phẩm — Danh sách mua sắm là một công cụ mạnh mẽ để chuẩn hóa và tự động hóa các quyết định mua sắm trong toàn Tổ chức - đảm bảo Người mua có thể mua Đúng Sản phẩm

Tồn kho

Tổng quan — Tồn kho là một phân hệ tùy chọn có thể được đưa vào gói PurchasePlus của bạn, nhằm giúp bạn kiểm soát và cắt giảm chi phí mua sắm hơn nữa bằng cách:
Mặt hàng Kho — Mặt hàng Kho là Sản phẩm có sẵn trong Tồn kho của bạn và có thể được thêm vào cũng như lưu trữ tại một hoặc nhiều Vị trí kho Tồn kho của bạn.
Vị trí kho — Vị trí kho có thể đại diện cho một địa điểm vật lý tại Tổ chức của bạn nơi lưu giữ các Mặt hàng Kho, chẳng hạn như phòng kho, nhà kho hoặc bếp ăn.
Điều chuyển — Điều chuyển là cách quản lý (và hạch toán) sự di chuyển của các Mặt hàng Kho giữa các Vị trí kho.
Kiểm kê — Kiểm kê là phương pháp xác minh số lượng Mặt hàng Kho đang được lưu giữ tại một Vị trí kho. Quá trình kiểm kê được thực hiện tại một Vị trí kho, và có
Định giá Tồn kho — Tìm hiểu cách PurchasePlus quyết định mức giá nào sẽ được sử dụng khi Hàng hóa được Nhận vào Tồn kho, và mức giá đó ảnh hưởng như thế nào đến Giá trị Tồn kho của bạn.
Kiểm kê Cuối tháng — Kiểm kê là cách tốt nhất để thường xuyên xác minh số lượng Mặt hàng Kho luân chuyển vào và ra khỏi các Vị trí kho của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Bài viết này
Nhận Hàng hóa — Khi bạn nhận được chuyến giao hàng liên quan đến một Đơn Đặt hàng, bạn có thể sử dụng PurchasePlus để 'nhận' hàng hóa (tức là ghi nhận kỹ thuật số các mặt hàng và
Điều chuyển Số dư Đầu kỳ — Việc khởi tạo dữ liệu Mặt hàng Kho ban đầu vào các Vị trí kho của bạn lần đầu tiên có thể được thực hiện bằng cách hoàn thành Điều chuyển Số dư Đầu kỳ.
Điểm Bán hàng — Điểm Bán hàng (POS) là một phân hệ tùy chọn cho phép bạn trừ bớt Mặt hàng Kho khỏi Vị trí kho khi bạn thực hiện bán hàng tại nhà hàng, quầy bar hoặc quán cà phê của mình.
Bán hàng Theo lô POS — Bán hàng Theo lô là một tập hợp các Dòng Bán hàng (tức là các giao dịch bán) được thực hiện tại các thiết bị POS thực tế của bạn. Hệ thống của chúng tôi xử lý các Dòng Bán hàng này hàng loạt (thường
Máy quét Mã vạch — PurchasePlus DS6510B-M9 là máy quét mã vạch cầm tay được thiết kế để quét nhanh và đáng tin cậy các mã vạch 1D và 2D. Máy kết nối trực tiếp với máy tính của bạn

Công thức định lượng

Tổng quan — Công thức định lượng là một tính năng bổ sung tùy chọn trong hệ thống PurchasePlus của bạn, và là một cách tuyệt vời để khai thác thêm nhiều giá trị từ phần mềm của chúng tôi bên cạnh
Thực đơn — Thực đơn là một tập hợp các Công thức định lượng. Thực đơn thường được sử dụng để quản lý việc mua sắm và chi phí của các Nguyên liệu trong các món ăn thực tế của bạn (tức là Công thức định lượng)
Nguyên liệu — Nguyên liệu là các Sản phẩm được thêm vào Công thức định lượng của bạn. Tùy thuộc vào việc Công thức định lượng đó là Công thức Tồn kho hay Phi tồn kho, định nghĩa của
Chất gây dị ứng — PurchasePlus bao gồm tính năng Chất gây dị ứng dành cho người dùng phân hệ Công thức định lượng, nhằm quản lý tốt hơn các chất gây dị ứng trong Công thức định lượng và Nguyên liệu của họ.

Báo cáo

Chạy Báo cáo — Một lượng dữ liệu rất lớn được tạo ra bởi (và được lưu trữ trong) hệ thống PurchasePlus của bạn. Truy cập lượng dữ liệu này hàng loạt dưới dạng Báo cáo có thể tải xuống là một

Quản lý Tổ chức

Tổng quan — Hiểu được mô hình Tổ chức trong PurchasePlus và các tác động của nó là một trong những cách tốt nhất để trở thành người dùng thành thạo PurchasePlus.
Tạo Tổ chức — Đây là Phần 2 trong loạt bài Giới thiệu về Tổ chức của chúng tôi. Bạn nên đọc Phần 1 trước khi đọc bài viết này.

Ngân sách

Tổng quan — 'Ngân sách' là Phân hệ tùy chọn cho phép các Tổ chức quản lý và giám sát tốt hơn chi tiêu của họ với các Nhà cung cấp theo Năm/Tháng và

Nâng cấp

Nâng cấp — PurchasePlus mới là gì? Một sự tái thiết kế toàn diện nền tảng procure-to-pay của chúng tôi trên công nghệ hiện đại. Cùng mục tiêu, cùng đội ngũ và trải nghiệm vượt trội