Chuyển kho
Chuyển kho
Chuyển đến:
- Giới thiệu
- Các loại phiếu chuyển kho
- Trạng thái phiếu chuyển kho
- Xem các phiếu chuyển kho
- Tạo và quản lý phiếu chuyển kho
- Nhập và xuất dữ liệu phiếu chuyển kho
- Hoàn thành phiếu chuyển kho
- Nhật ký chuyển kho
Chuyển kho
Chuyển kho là cách quản lý (và hạch toán) sự di chuyển của các Mặt hàng tồn kho giữa các Vị trí kho.
Phiếu chuyển kho có thể được tạo thủ công bất cứ lúc nào nếu người dùng có quyền ‘Quản lý chuyển kho’, hoặc có thể được tạo tự động trong một số thao tác nhất định - ví dụ: Nhận hàng, hoặc trong quá trình thiết lập ban đầu Số dư đầu kỳ tại một Vị trí kho.
Phiếu chuyển kho (Transfer Notes) được tạo cho từng loại chuyển kho, nơi bạn có thể xem tóm tắt chi tiết về Nguồn, Đích, các Mặt hàng tồn kho được chuyển và các thông tin quan trọng khác.
Các loại phiếu chuyển kho
Có nhiều loại Phiếu chuyển kho khác nhau trong mô-đun Tồn kho của PurchasePlus:
- Chuyển hàng tồn kho (Stock Transfer): dùng để di chuyển các Mặt hàng tồn kho từ Vị trí kho này sang Vị trí kho khác,
- Điều chỉnh tồn kho (Stock Adjustment): dùng để điều chỉnh số lượng của một hoặc nhiều Mặt hàng tồn kho tại một Vị trí kho,
- Chênh lệch tồn kho (Stock Variance): dùng để Chuyển phần chênh lệch giữa số lượng Dự kiến và số lượng Thực tế của các Mặt hàng tồn kho tại một Vị trí kho. Thao tác này thường được thực hiện trong quá trình Kiểm kê kho.
- Chuyển số dư đầu kỳ (Opening Balance Transfer): dùng để nhập dữ liệu Mặt hàng tồn kho vào một Vị trí kho lần đầu tiên. Số lượng đầu kỳ ban đầu sẽ được chuyển từ Vị trí Số dư đầu kỳ của bạn. Thao tác này có thể thực hiện thông qua việc nhập tệp CSV. Vui lòng xem bài viết Nhập số dư đầu kỳ bằng CSV của chúng tôi để biết thêm thông tin.
- Biên nhận tồn kho (Stock Receipt): dùng để hạch toán việc Chuyển các Mặt hàng tồn kho từ một trong các Nhà cung cấp của bạn vào Vị trí kho của bạn. Phiếu chuyển này được tạo tự động khi Nhận hàng từ một Đơn đặt hàng vào một Vị trí tồn kho.
Trạng thái phiếu chuyển kho
Mỗi Phiếu chuyển kho đều có một Trạng thái cho biết phiếu chuyển đang ở giai đoạn nào trong vòng đời của nó. Các trạng thái chuyển kho có thể có là:
- Mở (Open): Phiếu chuyển đã được tạo nhưng chưa hoàn thành. Ở trạng thái Mở, người dùng có quyền ‘Quản lý chuyển kho’ có thể chỉnh sửa phiếu chuyển. Các Mặt hàng tồn kho vẫn có thể được thêm vào phiếu chuyển, và một số Cài đặt của phiếu chuyển có thể được chỉnh sửa khi đang ở trạng thái Mở. Khi thích hợp, phiếu chuyển đang Mở có thể được đánh dấu Hoàn thành thủ công bởi bất kỳ người dùng nào có quyền 'Hoàn thành chuyển kho'.
- Chờ phê duyệt (Awaiting Approval): Phiếu chuyển đang Chờ phê duyệt từ một người dùng đủ điều kiện tại Tổ chức của bạn. Chỉ người phê duyệt mới có thể thực hiện thay đổi đối với phiếu chuyển ở trạng thái này.
- Hoàn thành (Complete): Phiếu chuyển đã được hoàn tất, hoặc thực hiện thủ công bởi Người dùng có quyền ‘Hoàn thành chuyển kho’, hoặc tự động thông qua một số thao tác nhất định - ví dụ: Nhận các Mặt hàng tồn kho vào Kho của bạn. Các Mặt hàng tồn kho trên Phiếu chuyển kho đã được giảm trừ khỏi Vị trí Nguồn và tăng thêm tại Vị trí Đích. Không thể thêm Mặt hàng tồn kho mới vào phiếu chuyển, và không thể chỉnh sửa Cài đặt nào trên Phiếu chuyển đã hoàn thành. Khi đã ở trạng thái Hoàn thành, phiếu chuyển không thể bị hủy hoặc hoàn tác, vì việc di chuyển Mặt hàng tồn kho và tất cả các tính toán quan trọng phát sinh từ việc này đã được thực thi.
- Đã hủy (Cancelled): Phiếu chuyển đang Mở có thể được ‘Hủy’ trước khi được đánh dấu là Hoàn thành, và không thể thực hiện thêm thao tác nào trên phiếu chuyển khi nó ở trạng thái Đã hủy.
Xem các phiếu chuyển kho của bạn
Người dùng có thể xem các Phiếu chuyển kho trên tất cả các Vị trí kho của mình bằng cách điều hướng đến [Tồn kho] → [Chuyển kho] trên thanh điều hướng bên cạnh.
Bạn có thể nhấp vào Phiếu chuyển kho (ví dụ: 'TX01234') để xem chi tiết hơn về phiếu chuyển, bao gồm Nguồn, Đích, các Mặt hàng tồn kho và Số lượng có trong phiếu chuyển:
Bạn có thể xem thông tin chi tiết về phiếu chuyển, chẳng hạn như thời gian và ngày tạo phiếu chuyển, người dùng đã khởi tạo phiếu chuyển, hoặc Chứng từ mà từ đó phiếu chuyển được tạo tự động, bằng cách nhấp vào nút [Hiện hoặc Ẩn chi tiết] ở phần đầu trang của phiếu chuyển:
Ẩn các dòng có số lượng bằng 0 trong phiếu chuyển kho đang mở
Khi bạn đang xem một Phiếu chuyển kho ở Trạng thái Mở (ví dụ: khi mới tạo phiếu chuyển hoặc xem lại phiếu chuyển trước khi Hoàn thành), bạn sẽ có thể thấy mọi Mặt hàng tồn kho hiện có tại Vị trí Nguồn, phòng trường hợp bạn muốn thêm mặt hàng đó vào phiếu chuyển.
Đôi khi, bạn có thể muốn ẩn các Mặt hàng tồn kho có Số lượng bằng 0 trên phiếu chuyển, để chỉ xem các mặt hàng đang được Chuyển đi.
Bạn có thể sử dụng hộp kiểm [Ẩn các mặt hàng có số lượng bằng 0] để thực hiện mục đích này:
In phiếu chuyển kho
Để tạo bản in thân thiện của phiếu chuyển kho, hãy nhấp vào [In phiếu chuyển kho] ở phần đầu trang của phiếu chuyển:
Hộp thoại trình duyệt sẽ xuất hiện, nhắc bạn chọn máy in và các tùy chọn in.
Đính kèm tệp vào phiếu chuyển kho
Người dùng có thể đính kèm tệp có dung lượng tối đa 5MB vào phiếu chuyển kho bằng cách nhấp vào [Tải lên tệp đính kèm mới] trên tab [Tệp đính kèm] của phiếu chuyển:
Nhập và xuất dữ liệu phiếu chuyển kho
Nhập dữ liệu phiếu chuyển kho
Các Phiếu chuyển số dư đầu kỳ (tức là việc đưa dữ liệu Mặt hàng tồn kho ban đầu vào Vị trí kho) có thể được thực hiện thông qua Nhập tệp CSV. Vui lòng đọc Tạo phiếu chuyển số dư đầu kỳ qua tải lên tệp CSV để biết hướng dẫn về định dạng CSV và các quy tắc xác thực trước khi tải lên tệp CSV của bạn.
Xuất dữ liệu phiếu chuyển kho
Bất kỳ Phiếu chuyển kho nào cũng có thể được 'xuất', nghĩa là dữ liệu chuyển kho (Dữ liệu sản phẩm, Số lượng, Giá trị) có thể được tải xuống dưới dạng tệp CSV.
Để Xuất phiếu chuyển kho, hãy điều hướng đến phiếu chuyển cần xuất, sau đó nhấp vào tab [Xuất tệp]. Cuối cùng, nhấp vào [Tạo tệp xuất mới] và xác nhận thao tác:
Tệp xuất sẽ xuất hiện trong bảng Xuất tệp sau khi quá trình xử lý hoàn tất và có thể tải xuống được.
Tạo và quản lý phiếu chuyển kho
Người dùng có quyền Quản lý chuyển kho có thể:
- Phương pháp được khuyến nghị để Tạo Phiếu chuyển kho mới là nhấp vào nút [Tạo phiếu chuyển kho mới] ở phía trên bên phải của trang [Tồn kho] → [Chuyển kho]. Mỗi Phiếu chuyển kho đều yêu cầu phải chọn Nguồn và Đích trước khi tạo phiếu chuyển. Các Mặt hàng tồn kho có trong phiếu chuyển sẽ được chuyển từ Nguồn sang Đích khi phiếu chuyển hoàn tất.
- Biểu mẫu [Tạo phiếu chuyển kho mới] sẽ tạo ra một Phiếu chuyển kho ở trạng thái Mở, và các Mặt hàng tồn kho có thể được thêm vào phiếu chuyển cũng như một số Cài đặt của phiếu chuyển có thể được sửa đổi. Đối với hầu hết các loại chuyển kho, tất cả các Mặt hàng tồn kho hiện có tại Vị trí Nguồn sẽ xuất hiện trên phiếu chuyển, với Số lượng chuyển bằng 0. Số lượng của bất kỳ Mặt hàng tồn kho nào cũng có thể được đổi thành giá trị lớn hơn 0, và điều này sẽ làm cho số lượng đó được chuyển đến Vị trí Đích khi phiếu chuyển hoàn tất.
- Bất kỳ Phiếu chuyển kho nào ở trạng thái Mở đều có thể được chỉnh sửa bởi người dùng có quyền Quản lý chuyển kho. Ngoài ra, người dùng được cấp quyền có thể cập nhật Vị trí Đích của Phiếu chuyển kho ở trạng thái Mở.
- Ngoài ra, các Phiếu chuyển kho có thể được Tạo từ một Vị trí kho. Tìm hiểu thêm.
Hoàn thành phiếu chuyển kho
Để đánh dấu Phiếu chuyển kho là Hoàn thành (thao tác này sẽ giảm trừ số lượng các Mặt hàng tồn kho tại Vị trí Nguồn và tăng thêm các Mặt hàng tồn kho tại Vị trí Đích), hãy nhấp vào nút [Đánh dấu là Hoàn thành] ở phần đầu trang của Phiếu chuyển kho. Khi đã ở trạng thái Hoàn thành, phiếu chuyển không thể bị hủy hoặc hoàn tác, vì việc di chuyển Mặt hàng tồn kho và tất cả các tính toán quan trọng phát sinh từ việc này đã được thực thi. Khả năng này được kiểm soát bởi quyền ‘Hoàn thành chuyển kho’.
Hủy phiếu chuyển kho
Phiếu chuyển kho ở Trạng thái Mở có thể được Hủy từ trang [Tồn kho] → [Chuyển kho] bằng cách nhấp vào [Thêm] rồi chọn [Hủy chuyển kho]. Thao tác này là vĩnh viễn và không thể hoàn tác.
Ngoài ra, nếu Người phê duyệt Từ chối một Phiếu chuyển kho, phiếu chuyển đó sẽ bị Hủy. Thao tác này là vĩnh viễn và không thể hoàn tác.
Nhật ký chuyển kho
Khi xem một Mặt hàng tồn kho bên trong một Vị trí kho, bạn có thể xem các chi tiết bổ sung liên quan đến những thay đổi về số lượng và giá trị do Mặt hàng tồn kho đó chuyển vào và chuyển ra khỏi Vị trí kho. Các chi tiết này hiển thị dưới dạng Nhật ký chuyển kho.
Để xem Nhật ký chuyển kho, trước tiên hãy điều hướng đến một Vị trí kho và nhấp vào [Xem nhật ký chuyển kho] trong menu [Thêm] bên cạnh bất kỳ Mặt hàng tồn kho nào:
Nhấp vào [Xem nhật ký chuyển kho] sẽ hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể xem các Phiếu chuyển kho liên quan đến Mặt hàng tồn kho này tại Vị trí kho cụ thể đó, Số lượng Nhập, Xuất và Tồn, Giá trị Đơn vị và Giá trị Số dư, cũng như bất kỳ nhận xét nào được để lại trên phiếu chuyển:
Xin lưu ý: Nhật ký chuyển kho áp dụng riêng cho từng Mặt hàng tồn kho trong một Vị trí kho - nghĩa là bạn không thể xem Nhật ký chuyển kho của một Mặt hàng tồn kho trên tất cả các Vị trí kho của mình trong một chế độ xem duy nhất.
Đây là Phần 4 trong chuỗi bài Giới thiệu về Tồn kho của chúng tôi.
- Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 1
- Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 2: Mặt hàng tồn kho
- Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 3: Vị trí kho
- Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 5: Kiểm kê kho
Làm cách nào để bắt đầu sử dụng Mô-đun Tồn kho?
Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng mô-đun Tồn kho của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Hỗ trợ khách hàng tận tâm của chúng tôi để được trợ giúp kích hoạt mô-đun và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn.
Lưu ý cho Người mua hàng đang sử dụng Legacy PurchasePlus
Mô-đun Tồn kho trong PurchasePlus đã được thiết kế lại và có sự khác biệt đáng kể so với mô-đun Tồn kho của Legacy PurchasePlus. Các tổ chức chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ nhận được hỗ trợ di chuyển bổ sung.