Phiếu chuyển kho

Phiếu chuyển kho

Phiếu chuyển kho là phương thức quản lý (và hạch toán) sự di chuyển của các Mặt hàng tồn kho giữa các Vị trí tồn kho. 

Phiếu chuyển kho có thể được tạo thủ công bất kỳ lúc nào nếu người dùng có quyền ‘Quản lý Phiếu chuyển kho’, hoặc có thể được tạo tự động trong một số thao tác nhất định - ví dụ: Nhận hàng, hoặc trong quá trình thiết lập Ban đầu về Số dư đầu kỳ tại một Vị trí. 

Chứng từ chuyển kho (Transfer Notes) được tạo cho từng loại chuyển kho, nơi bạn có thể xem tóm tắt chi tiết về Nơi xuất, Nơi nhận, các Mặt hàng tồn kho được chuyển và các thông tin quan trọng khác của Phiếu chuyển kho.

Các loại Phiếu chuyển kho

Có nhiều loại Phiếu chuyển kho khác nhau trong phân hệ Tồn kho của PurchasePlus:

• Chuyển kho (Stock Transfer): dùng để chuyển các Mặt hàng tồn kho từ Vị trí này sang Vị trí khác,
• Điều chỉnh kho (Stock Adjustment): dùng để điều chỉnh số lượng của một hoặc nhiều Mặt hàng tồn kho tại một Vị trí tồn kho,
• Chênh lệch kho (Stock Variance): dùng để Chuyển phần chênh lệch giữa số lượng Dự kiến và số lượng Thực tế của các Mặt hàng tồn kho tại một Vị trí tồn kho. Thao tác này thường được thực hiện trong quá trình Kiểm kê kho.
• Chuyển số dư đầu kỳ (Opening Balance Transfer): dùng để đưa các Mặt hàng tồn kho vào một Vị trí lần đầu tiên. Số lượng Đầu kỳ ban đầu sẽ được chuyển từ Vị trí Số dư đầu kỳ của bạn. Việc này có thể thực hiện thông qua tệp nhập CSV. Vui lòng xem bài viết Nhập Số dư đầu kỳ bằng tệp CSV của chúng tôi để biết thêm thông tin.
• Phiếu nhập kho (Stock Receipt): dùng để ghi nhận việc Chuyển các Mặt hàng tồn kho từ một trong các Nhà cung cấp của bạn vào Vị trí tồn kho của bạn. Phiếu chuyển này được tạo tự động khi Nhận hàng từ Đơn đặt hàng vào một Vị trí tồn kho.

Trạng thái Phiếu chuyển kho

Mỗi Phiếu chuyển kho đều có một Trạng thái cho biết phiếu chuyển đang ở giai đoạn nào trong vòng đời của nó. Các trạng thái Phiếu chuyển kho có thể có gồm:

• Đang mở (Open): Phiếu chuyển kho đã được tạo nhưng chưa hoàn tất. Ở trạng thái Đang mở, Phiếu chuyển kho có thể được chỉnh sửa bởi người dùng có quyền ‘Quản lý Phiếu chuyển kho’. Các Mặt hàng tồn kho vẫn có thể được thêm vào Phiếu chuyển kho, và một số Cài đặt của Phiếu chuyển kho có thể được chỉnh sửa khi đang ở trạng thái Đang mở. Khi thích hợp, một Phiếu chuyển kho Đang mở có thể được đánh dấu Hoàn tất thủ công bởi bất kỳ người dùng nào có quyền 'Hoàn tất Phiếu chuyển kho'.
• Chờ phê duyệt (Awaiting Approval): Phiếu chuyển kho đang Chờ phê duyệt từ một người dùng đủ điều kiện tại Tổ chức của bạn. Chỉ Người phê duyệt mới có thể thực hiện các thay đổi đối với Phiếu chuyển kho ở trạng thái này.
• Hoàn tất (Complete): Phiếu chuyển kho đã hoàn tất, được thực hiện thủ công bởi Người dùng có quyền ‘Hoàn tất Phiếu chuyển kho’ hoặc tự động trong một số thao tác nhất định - ví dụ: Nhận Mặt hàng tồn kho vào Tồn kho của bạn. Các Mặt hàng tồn kho trên Chứng từ chuyển kho đã được trừ khỏi Vị trí xuất và cộng vào Vị trí nhận. Không thể thêm Mặt hàng tồn kho mới vào Phiếu chuyển kho và không thể chỉnh sửa Cài đặt nào trên Phiếu chuyển kho đã Hoàn tất. Khi đã ở trạng thái Hoàn tất, Phiếu chuyển kho không thể bị hủy hoặc đảo ngược, vì sự di chuyển của các Mặt hàng tồn kho và tất cả các tính toán quan trọng phát sinh từ đó đã được thực thi. 
• Đã hủy (Cancelled): Một Phiếu chuyển kho Đang mở có thể được ‘Hủy’ trước khi được đánh dấu là Hoàn tất, và không thể thực hiện thêm thao tác nào đối với Phiếu chuyển kho khi đã ở trạng thái Đã hủy.

Xem các Phiếu chuyển kho của bạn

Người dùng có thể xem các Phiếu chuyển kho trên tất cả các Vị trí của mình bằng cách điều hướng đến [Tồn kho] → [Phiếu chuyển kho] trên thanh điều hướng bên.

Bạn có thể nhấp vào Phiếu chuyển kho (ví dụ: 'TX01234') để xem chi tiết Phiếu chuyển kho, bao gồm Nơi xuất, Nơi nhận, các Mặt hàng tồn kho và Số lượng có trong Phiếu chuyển kho:

Bạn có thể xem thông tin chi tiết về Phiếu chuyển kho, ví dụ: ngày giờ tạo Phiếu chuyển kho, người dùng đã khởi tạo phiếu chuyển hoặc Chứng từ tự động tạo ra Phiếu chuyển kho, bằng cách nhấp vào nút [Hiện hoặc Ẩn chi tiết] ở phần đầu trang của Phiếu chuyển kho:

Ẩn các dòng có số lượng bằng 0 trong Phiếu chuyển kho Đang mở

Khi xem một Phiếu chuyển kho ở Trạng thái Đang mở (ví dụ: khi mới tạo Phiếu chuyển kho hoặc xem xét Phiếu chuyển kho trước khi Hoàn tất), bạn sẽ có thể thấy mọi Mặt hàng tồn kho có sẵn tại Vị trí xuất, phòng trường hợp bạn muốn thêm mặt hàng đó vào Phiếu chuyển kho.

Đôi khi, bạn có thể muốn ẩn các Mặt hàng tồn kho có Số lượng bằng 0 trên Phiếu chuyển kho, để chỉ xem các mặt hàng đang được Chuyển.

Bạn có thể sử dụng hộp kiểm [Ẩn các mặt hàng có số lượng bằng 0] cho mục đích này:

Quét mã vạch

Trên một Phiếu chuyển kho Đang mở, hãy sử dụng [Quét] hoặc tìm kiếm theo Tên mặt hàng hoặc Mã vạch để tìm Mặt hàng tồn kho. Tiêu điểm số lượng sẽ tự động di chuyển sau khi tìm thấy kết quả phù hợp; nhấn 'Enter' để tìm kiếm lại.

Xem bài viết 'Máy quét mã vạch' của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

In Phiếu chuyển kho

Để tạo phiên bản thân thiện với bản in của Phiếu chuyển kho, hãy nhấp vào [In phiếu chuyển kho] ở phần đầu trang của Phiếu chuyển kho:

Hộp thoại trình duyệt sẽ xuất hiện, nhắc bạn chọn máy in và các tùy chọn in.

Đính kèm tệp vào Phiếu chuyển kho

Người dùng có thể đính kèm tệp có dung lượng tối đa 5MB vào Phiếu chuyển kho bằng cách nhấp vào [Tải lên tệp đính kèm mới] trên tab [Tệp đính kèm] của Phiếu chuyển kho:

Nhập và Xuất Phiếu chuyển kho

Nhập Phiếu chuyển kho

Việc Chuyển số dư đầu kỳ (tức là đưa các Mặt hàng tồn kho vào một Vị trí tồn kho lần đầu tiên) có thể được thực hiện thông qua Tải lên tệp CSV. Vui lòng đọc Tạo Phiếu chuyển số dư đầu kỳ qua Tải lên CSV để biết hướng dẫn về định dạng CSV và các quy tắc xác thực trước khi tải lên tệp CSV của bạn.

Xuất Phiếu chuyển kho

Mọi Phiếu chuyển kho đều có thể được 'xuất', nghĩa là dữ liệu chuyển kho (Dữ liệu sản phẩm, Số lượng, Giá trị) có thể được tải xuống dưới dạng tệp CSV.

Để Xuất một Phiếu chuyển kho, hãy điều hướng đến Phiếu chuyển kho tương ứng, sau đó nhấp vào tab [Xuất dữ liệu]. Cuối cùng, nhấp vào [Tạo tệp xuất mới] và xác nhận thao tác:

Tệp xuất sẽ xuất hiện trong bảng Xuất dữ liệu sau khi xử lý xong và có thể tải xuống.

Tạo và Quản lý Phiếu chuyển kho

Người dùng có quyền Quản lý Phiếu chuyển kho có thể: 

• Phương pháp được khuyến nghị để Tạo Phiếu chuyển kho Mới là nhấp vào nút [Tạo phiếu chuyển kho mới] ở trên cùng bên phải của trang [Tồn kho] → [Phiếu chuyển kho]. Mỗi Phiếu chuyển kho đều yêu cầu phải chọn Nơi xuất và Nơi nhận trước khi Phiếu chuyển kho được tạo. Các Mặt hàng tồn kho có trong Phiếu chuyển kho sẽ được chuyển từ Nơi xuất sang Nơi nhận sau khi hoàn tất Phiếu chuyển kho.

• Biểu mẫu [Tạo phiếu chuyển kho mới] sẽ tạo ra một Phiếu chuyển kho ở trạng thái Đang mở; các Mặt hàng tồn kho có thể được thêm vào Phiếu chuyển kho và một số Cài đặt của Phiếu chuyển kho có thể được sửa đổi. Đối với hầu hết các loại Phiếu chuyển kho, tất cả các Mặt hàng tồn kho đang có tại Vị trí xuất sẽ xuất hiện trên Phiếu chuyển kho với Số lượng chuyển bằng không. Số lượng của bất kỳ Mặt hàng tồn kho nào cũng có thể được thay đổi thành giá trị lớn hơn 0, và điều này sẽ khiến số lượng đó được chuyển đến Vị trí nhận sau khi hoàn tất Phiếu chuyển kho.
• Bất kỳ Phiếu chuyển kho nào ở trạng thái Đang mở đều có thể được chỉnh sửa bởi người dùng có quyền Quản lý Phiếu chuyển kho. Ngoài ra, người dùng được cấp quyền có thể cập nhật Vị trí nhận của Phiếu chuyển kho đang ở trạng thái Đang mở.
• Bên cạnh đó, Phiếu chuyển kho có thể được Tạo từ một Vị trí tồn kho. Tìm hiểu thêm.

Hoàn tất Phiếu chuyển kho

Việc đánh dấu Phiếu chuyển kho là Hoàn tất sẽ trừ số lượng Mặt hàng tồn kho tại Vị trí xuất và cộng Mặt hàng tồn kho vào Vị trí nhận. Nhấp vào nút [Đánh dấu là Hoàn tất] ở phần đầu trang của Chứng từ chuyển kho (hoặc sử dụng [Gửi để Phê duyệt] / [Đánh dấu là Hoàn tất] trên thanh cố định trên điện thoại). Khi đã ở trạng thái Hoàn tất, Phiếu chuyển kho không thể bị hủy hoặc đảo ngược, vì sự di chuyển của các Mặt hàng tồn kho và tất cả các tính toán quan trọng phát sinh từ đó đã được thực thi. Khả năng này được kiểm soát bởi quyền ‘Hoàn tất Phiếu chuyển kho’.

Trên điện thoại, việc đếm số lượng của Phiếu chuyển kho Đang mở sử dụng bố cục xếp chồng gồm ô tìm kiếm / [Tìm kiếm nâng cao] / [Ẩn số lượng bằng 0], bộ nút tăng/giảm số lượng trừ/cộng lớn, và thanh dưới cùng được ghim hiển thị số lượng đã đếm so với tổng số, giá trị chuyển kho, cùng nút [Gửi để Phê duyệt] hoặc [Đánh dấu là Hoàn tất]. Bảng trên máy tính để bàn không thay đổi.

Hủy Phiếu chuyển kho

Một Phiếu chuyển kho ở Trạng thái Đang mở có thể bị Hủy từ trang [Tồn kho] → [Phiếu chuyển kho] bằng cách nhấp vào [Thêm] rồi chọn [Hủy phiếu chuyển kho]. Hành động này mang tính vĩnh viễn và không thể đảo ngược.

Ngoài ra, nếu Người phê duyệt Từ chối một Phiếu chuyển kho, Phiếu chuyển kho đó sẽ bị Hủy. Hành động này mang tính vĩnh viễn và không thể đảo ngược.

Nhật ký Chuyển kho

Khi xem một Mặt hàng tồn kho trong một Vị trí tồn kho, bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết về các thay đổi số lượng và giá trị phát sinh do Mặt hàng tồn kho chuyển vào và chuyển ra khỏi Vị trí tồn kho. Các chi tiết này hiển thị dưới dạng Nhật ký Chuyển kho.

Để xem Nhật ký Chuyển kho, trước tiên hãy điều hướng đến một Vị trí tồn kho và nhấp vào [Xem nhật ký chuyển kho] trong menu [Thêm] bên cạnh bất kỳ Mặt hàng tồn kho nào:

Nhấp vào [Xem nhật ký chuyển kho] sẽ hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể xem các Phiếu chuyển kho liên quan đến Mặt hàng tồn kho này trong Vị trí tồn kho cụ thể đó, Số lượng Nhập, Xuất và Tồn, Giá trị Đơn vị và Số dư, cũng như mọi nhận xét được ghi chú trên Phiếu chuyển kho:

Xin lưu ý: Nhật ký Chuyển kho là riêng biệt cho từng Mặt hàng tồn kho trong một Vị trí tồn kho - nghĩa là bạn không thể xem Nhật ký Chuyển kho của một Mặt hàng tồn kho trên tất cả các Vị trí tồn kho trong một chế độ xem duy nhất.

---

Đây là Phần 4 trong loạt bài Giới thiệu về Tồn kho của chúng tôi. 

• Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 1
• Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 2: Mặt hàng tồn kho
• Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 3: Vị trí tồn kho
• Đọc Giới thiệu về Tồn kho, Phần 5: Kiểm kê kho

Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Phân hệ Tồn kho?

Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Tồn kho của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Thành công Khách hàng thân thiện của chúng tôi để được hỗ trợ kích hoạt phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn.

Lưu ý dành cho Người mua hàng đang sử dụng Legacy PurchasePlus

Phân hệ Tồn kho trong PurchasePlus đã được thiết kế lại và có sự khác biệt đáng kể so với phân hệ Tồn kho trong Legacy PurchasePlus. Các tổ chức chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ nhận được hỗ trợ chuyển đổi bổ sung.