Cờ cảnh báo Hóa đơn

Chuyển đến:

Giới thiệu: Cờ cảnh báo Hóa đơn và Giấy báo có là gì?
Đối chiếu hoặc gửi duyệt
Cài đặt cờ cảnh báo
Cờ cảnh báo Hóa đơn
- Cờ dòng hóa đơn
- Cờ tiêu đề hóa đơn
Cờ cảnh báo Giấy báo có
- Cờ dòng giấy báo có
- Cờ tiêu đề giấy báo có

Cờ cảnh báo là gì

PurchasePlus liên tục phân tích tất cả Hóa đơn và Giấy báo có ở trạng thái 'Mở' và 'Chờ duyệt', đồng thời kích hoạt các Cờ cảnh báo cấp Tiêu đề hoặc Cấp dòng trên chứng từ, tùy theo các cài đặt được áp dụng cho Tổ chức của bạn.

'Cờ cảnh báo' (Flag) là một vấn đề được nêu ra trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có, nhằm thu hút sự chú ý đến bất kỳ điểm bất thường nào của chứng từ cần được xem xét trước khi được Phê duyệt bởi (những) người dùng được chỉ định tại Tổ chức của bạn. Cờ cảnh báo đảm bảo rằng chỉ những Hóa đơn và Giấy báo có đáp ứng các tiêu chí cụ thể của Tổ chức mới có thể chuyển sang trạng thái Đã đối chiếu trong PurchasePlus mà không cần can thiệp thủ công.

Các Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị gắn cờ rất dễ nhận biết trong PurchasePlus. Bạn có thể xem thông tin tóm tắt (hoặc cấp Tiêu đề) về chứng từ trong phần Trạng thái:

Trạng thái hóa đơn bị gắn cờ

Và việc nhấp vào Cờ cấp dòng sẽ hiển thị thêm thông tin về Dòng bị gắn cờ:

Cửa sổ chi tiết dòng hóa đơn bị gắn cờ

Đối chiếu hoặc gửi duyệt

Khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được tạo thủ công trong PurchasePlus, chứng từ thường bắt đầu ở trạng thái 'Mở' (Open). Trạng thái Mở cho biết chứng từ đang ở dạng Bản nháp, vẫn đang được xử lý hoặc có thể vẫn cần bổ sung thông tin. Để thuận tiện, PurchasePlus sẽ hiển thị Cờ cảnh báo trên bất kỳ Hóa đơn hoặc Giấy báo có nào ở trạng thái 'Mở', giúp chỉ ra các vấn đề cần được xử lý trong quá trình làm việc.

Khi công việc trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có 'Mở' đã hoàn tất và sẵn sàng chuyển sang trạng thái tiếp theo, bạn sẽ thấy một hành động chính ở phần tiêu đề của Hóa đơn 'Mở':

Nếu không có Cờ cảnh báo nào trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có, hành động chính khả dụng sẽ là [Đánh dấu là Đã đối chiếu]. Nhấp vào Đánh dấu là Đã đối chiếu sẽ chuyển Hóa đơn hoặc Giấy báo có sang trạng thái 'Đã đối chiếu' và không cần Phê duyệt. Điều này là do theo các cài đặt được áp dụng cho Tổ chức của bạn, chứng từ này đã đáp ứng tất cả các tiêu chí và do đó không có cờ cảnh báo nào được kích hoạt.
Nếu có một hoặc nhiều Cờ cảnh báo được kích hoạt trên Hóa đơn hoặc Giấy báo có, hành động chính khả dụng sẽ là [Gửi để phê duyệt]. Nhấp vào nút này sẽ chuyển chứng từ sang trạng thái 'Chờ duyệt', và lúc này sẽ bắt buộc phải có Phê duyệt. Điều này là do theo các cài đặt áp dụng cho Tổ chức của bạn, Hóa đơn hoặc Giấy báo có này chưa đáp ứng đủ các tiêu chí (do đó các cờ cảnh báo xuất hiện), và các cờ này cần được xem xét bởi một người dùng tại Tổ chức có thẩm quyền quyết định xem chứng từ có nên được phê duyệt bất chấp các cờ cảnh báo hay cần phải xử lý dứt điểm các cờ này. Sau khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được phê duyệt, chứng từ sẽ chuyển sang trạng thái 'Đã đối chiếu'.

Trong PurchasePlus, mục tiêu đối với tất cả Hóa đơn và Giấy báo có là đưa chúng về trạng thái 'Đã đối chiếu'. Khi ở trạng thái Đã đối chiếu, chúng đã sẵn sàng để xuất sang phần mềm kế toán bên ngoài của bạn. Xem bài viết Xuất Hóa đơn hoặc Giấy báo có hoặc bài viết Tạo tệp xuất hàng loạt Hóa đơn và Giấy báo có của chúng tôi để tìm hiểu thêm về việc xuất Hóa đơn và Giấy báo có Đã đối chiếu.

Cài đặt cờ cảnh báo - Tóm tắt

Cờ cảnh báo hóa đơn có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu riêng biệt của từng Tổ chức, và thường được thiết lập trong quá trình Triển khai PurchasePlus sau khi trao đổi kỹ lưỡng với đội ngũ của chúng tôi.

Nếu bạn thấy Hóa đơn bị gắn cờ vì những lý do không hợp lý, vui lòng trao đổi với Quản trị viên tại Tổ chức của bạn hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng thân thiện của chúng tôi để được hỗ trợ xem lại các tùy chọn Cờ cảnh báo của Tổ chức.

Cài đặt cờ & Phân cấp tổ chức

Các cài đặt này áp dụng riêng cho từng cấp Tổ chức và Phòng ban, và không kế thừa xuống theo phân cấp Tổ chức; Mỗi cấp của sơ đồ Tổ chức phải được cấu hình độc lập.

Ngưỡng cờ cảnh báo & Phân cấp tổ chức

Một số Cờ cảnh báo có sẵn cho Hóa đơn và Giấy báo có trong PurchasePlus có thể được tùy chỉnh sâu hơn bằng cách sử dụng Ngưỡng (Threshold). Ngưỡng cho phép các Hóa đơn có sai lệch nhỏ không kích hoạt cờ cảnh báo tương ứng, giúp thúc đẩy Hóa đơn và Giấy báo có chuyển sang trạng thái Đã đối chiếu với ít sự can thiệp thủ công hơn.

Ngưỡng được áp dụng theo thứ bậc. Nếu một Ngưỡng cụ thể chưa được thiết lập trên một Tổ chức, ngưỡng đó sẽ được kế thừa từ các cài đặt của Tổ chức cấp trên trực tiếp, hoặc Tổ chức cấp trên gần nhất đã được thiết lập Ngưỡng.

Đọc bài viết Hướng dẫn về Ngưỡng cờ cảnh báo hóa đơn để biết thêm thông tin.

Các trạng thái cờ cảnh báo

Mỗi Cờ cảnh báo Hóa đơn và Giấy báo có (được định nghĩa bên dưới) có thể được đặt thành Tắt (Off), Thông thường (Regular) hoặc Quan trọng (Important), dựa trên yêu cầu của Tổ chức bạn.

[Tắt]: Cờ cảnh báo sẽ không áp dụng cho Tổ chức của bạn.
[Thông thường]: Hóa đơn hoặc Giấy báo có vẫn có thể được Người phê duyệt duyệt nếu các cờ được kích hoạt trên chứng từ chỉ toàn là Cờ thông thường.
[Quan trọng]: Hóa đơn hoặc Giấy báo có không thể được Người phê duyệt duyệt nếu có một hoặc nhiều Cờ quan trọng xuất hiện trên chứng từ. Tất cả các Cờ quan trọng phải được giải quyết trước khi Người phê duyệt có thể phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có.

Cài đặt và Trạng thái cờ cảnh báo hiển thị như sau đối với Quản trị viên hệ thống PurchasePlus, có thể chuyển đổi trạng thái khi cần:

Cài đặt cờ hóa đơn