Phiếu Nhận Hàng
Phiếu Nhận Hàng
Chuyển đến:
- Phiếu nhận hàng là gì?
- Xem Phiếu Nhận Hàng
- Tạo Phiếu Nhận Hàng
- Nhận hàng vào kho
- Đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn
- Hủy Phiếu Nhận Hàng
Phiếu nhận hàng là gì?
Phiếu Nhận Hàng là chứng từ đi kèm được tạo dựa trên một Đơn Đặt Hàng và được sử dụng để đánh dấu số lượng cụ thể của từng dòng mặt hàng trên Đơn Đặt Hàng đã được nhận trên thực tế. Bằng cách này, chúng ta có thể biết khi nào Đơn Đặt Hàng đã được Nhà cung cấp hoàn tất giao hàng.
Đây là bước quan trọng đối với các Tổ chức muốn nắm rõ liệu các mặt hàng trên Đơn Đặt Hàng đã được nhận đầy đủ hay chưa, khi so sánh Hóa Đơn với Đơn Đặt Hàng, trước khi Phê Duyệt Hóa Đơn để thanh toán.
Các trạng thái của Phiếu Nhận Hàng
Phiếu Nhận Hàng có thể ở:
- Trạng thái ‘Bản nháp’ (Draft), nghĩa là Phiếu Nhận Hàng đã được tạo nhưng Hàng hóa chưa được Đánh dấu là Đã nhận, hoặc
- Trạng thái ‘Đã nhận’ (Received), nghĩa là người dùng xác nhận rằng số lượng hàng hóa chỉ định đã được nhận trên thực tế.
- Trạng thái 'Đã hủy' (Cancelled), nghĩa là người dùng đã chủ động Hủy một Phiếu Nhận Hàng ở trạng thái Bản nháp hoặc Đã nhận.
Tùy thuộc vào số lượng chuyến giao hàng thực tế mà Nhà cung cấp chia nhỏ từ đơn PO, có thể cần nhiều Phiếu Nhận Hàng để một Đơn Đặt Hàng chuyển từ trạng thái ‘Đã gửi’ sang trạng thái ‘Đã đóng’.
Xem Phiếu Nhận Hàng
Một Đơn Đặt Hàng có thể có nhiều Phiếu Nhận Hàng được tạo tương ứng, vì không phải tất cả sản phẩm trên Đơn Đặt Hàng đều được giao cùng một thời điểm. Có một số cách bạn có thể Xem Phiếu Nhận Hàng đã được tạo cho các Đơn Đặt Hàng của mình:
- Điều hướng đến [Đơn Đặt Hàng] → [Phiếu Nhận Hàng],
- Điều hướng đến một Đơn Đặt Hàng cụ thể và nhấp vào tab [Phiếu Nhận Hàng], hoặc
- Điều hướng đến [Đơn Đặt Hàng] → [Xem tất cả], và nhấp vào giá trị trong cột [Phiếu nhận hàng] (hoặc bạn có thể nhấp vào biểu tượng Xe tải để Tạo Phiếu Nhận Hàng Mới).
Xem một Phiếu Nhận Hàng cụ thể
Nhấp vào [Phiếu Nhận Hàng] ở trạng thái 'ĐÃ NHẬN' để xem số lượng được ghi nhận là Đã nhận cho từng mặt hàng. Khi một Phiếu Nhận Hàng được tạo, nó chứa các mặt hàng giống hệt như xuất hiện trên Đơn Đặt Hàng tương ứng.
Thực hiện các thao tác sau tùy theo nhu cầu:
- Xem Chi tiết Dòng Sản phẩm
- Xem Số lượng Đã đặt so với Số lượng Đã nhận
- Truy cập Cài đặt [Nâng cao] để:
- - Xem Tóm tắt Số lượng,
- Xem các Dòng Hóa đơn Liên kết,
- Xem Đơn giá Nhận hàng / Ghi đè Đơn giá,
- Xem Ghi chú dòng mặt hàng,
- Xem Hạn sử dụng của Sản phẩm,
- Xem Nhiệt độ Phương tiện vận chuyển,
- Xem Nhiệt độ Sản phẩm.
- Xem Đơn giá và Tổng tiền của dòng mặt hàng.
- Xem giá trị Tổng tiền Đơn Đặt Hàng so với Tổng tiền Nhận hàng.
- [Hiện hoặc ẩn chi tiết] của Phiếu Nhận Hàng.
- [In] Phiếu Nhận Hàng.
- [Tùy chọn khác] → [Xem Nhật ký Kiểm toán] → [Mở trong Legacy P+] → [Hủy Phiếu Nhận Hàng] → [Nhận trợ giúp].
- Mở [Đơn Đặt Hàng] liên kết.
- Xem [Cài đặt].
- [Quản lý cột].
Tạo Phiếu Nhận Hàng
Trong PurchasePlus, Phiếu Nhận Hàng bắt buộc phải được tạo dựa trên Đơn Đặt Hàng. Không có cách nào để tạo Phiếu Nhận Hàng mà không gắn liền với một Đơn Đặt Hàng.
Phiếu Nhận Hàng chỉ có thể được tạo từ các Đơn Đặt Hàng đang ở trạng thái ĐÃ GỬI. Sau khi tất cả hàng hóa trên Đơn Đặt Hàng đã được Nhận và Hóa Đơn đã được đối chiếu với Đơn Đặt Hàng, Đơn Đặt Hàng đó mới có thể được Đóng.
Xem bài viết Nhận hàng từ Đơn Đặt Hàng của chúng tôi để tìm hiểu thêm về cách tạo Phiếu Nhận Hàng.
Nhận hàng vào kho
Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Phân hệ Tồn kho của PurchasePlus, thì việc tạo Phiếu Nhận Hàng càng trở nên giá trị hơn, vì bạn có thể đối soát hàng Đã nhận với các Sản phẩm cụ thể mà bạn lưu giữ trong Kho.
Thao tác này sẽ tăng số lượng Mặt hàng tồn kho tại Vị trí kho chỉ định theo lượng hàng đã nhận, và các mặt hàng này sẽ sẵn sàng để sử dụng cho các hoạt động Chuyển kho, Kiểm kê và nhiều hơn nữa.
Xem bài viết Nhận hàng vào kho của chúng tôi để biết thêm thông tin.
In Phiếu Nhận Hàng
Các tổ chức đã kích hoạt phân hệ Tồn kho của chúng tôi có thể in Phiếu Nhận Hàng bằng cách nhấp vào nút [In] ở phần Đầu trang của Phiếu Nhận Hàng:
Một hộp thoại trình duyệt sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn chọn máy in và các tùy chọn in.
Đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn
Khi Nhà cung cấp gửi Hóa đơn cho Bên mua, việc đảm bảo Hóa đơn được Đối chiếu trước khi phê duyệt thanh toán là một quy trình tốt nhất.
PurchasePlus hỗ trợ Người mua đối chiếu Hóa đơn theo hai cách, tùy thuộc vào cách thức làm việc của bộ phận Tài chính:
- Bằng cách đối chiếu Đơn Đặt Hàng với Hóa Đơn, để đảm bảo những gì Nhà cung cấp xuất Hóa đơn thực sự khớp với những gì Người mua đã Đặt. Phương thức này đôi khi được gọi là 'Đối chiếu AP 2 chiều' (2-Way AP Matching).
- Bằng cách đối chiếu Đơn Đặt Hàng và các Phiếu Nhận Hàng của đơn đó với Hóa đơn, để đảm bảo những gì Nhà cung cấp xuất Hóa đơn thực sự khớp với những gì Người mua đã Đặt và đã nhận. Phương thức này đôi khi được gọi là 'Đối chiếu AP 3 chiều' (3-Way AP Matching).
Sự sai lệch giữa Đơn Đặt Hàng, Phiếu Nhận Hàng và Hóa đơn sẽ được PurchasePlus tự động phát hiện và làm nổi bật dưới dạng Cờ Hóa Đơn, cần được Người dùng Mua hàng phù hợp xử lý trước khi có thể Phê duyệt thanh toán.
Hủy Phiếu Nhận Hàng
Bạn có thể hủy Phiếu Nhận Hàng ở trạng thái 'BẢN NHÁP' (DRAFT) và 'ĐÃ NHẬN' (RECEIVED). Thao tác này có hiệu lực vĩnh viễn và không thể hoàn tác.
1. Chọn [Đơn Đặt Hàng] → [Phiếu Nhận Hàng] từ thanh điều hướng bên cạnh.
2. Nhấp vào [Phiếu Nhận Hàng] mà bạn muốn hủy.
3. Chọn [Tùy chọn khác] → [Hủy Phiếu Nhận Hàng] ở góc trên bên phải.
4. Nhấp vào [Hủy] để xác nhận việc hủy.
5. Ngoài ra, Phiếu Nhận Hàng ở trạng thái 'BẢN NHÁP' cũng có thể được hủy từ trang tổng quan Phiếu Nhận Hàng. Chọn [Đơn Đặt Hàng] → [Phiếu Nhận Hàng] từ thanh điều hướng bên cạnh.
6. Tìm Phiếu Nhận Hàng ở trạng thái 'BẢN NHÁP' mà bạn muốn hủy, sau đó nhấp vào [Thêm] → [Hủy Phiếu Nhận Hàng].
Xin lưu ý: nếu bạn đã Nhận Hàng vào Kho, bạn sẽ không thể hủy Phiếu Nhận Hàng. Nếu cần, bạn có thể thực hiện một lệnh Chuyển kho với Điểm đến là Nhà cung cấp được chọn làm Đích đến của Lệnh chuyển kho nhằm điều chỉnh lại Mức Tồn kho của mình. Tìm hiểu thêm.