Tổng quan
Tổng quan
Chuyển đến:
- Giới thiệu
- Nhà cung cấp Đã đăng ký so với Tự quản lý
- Mối quan hệ Thương mại
- Kết nối với Nhà cung cấp Đã đăng ký
- Tạo Nhà cung cấp Tự quản lý Mới
- Quản lý nhà cung cấp
- Nhà cung cấp Ưu tiên
Nhà cung cấp là gì?
‘Nhà cung cấp’ là các Tổ chức mà bạn mua Hàng hóa hoặc Dịch vụ từ họ. Một Nhà cung cấp trong PurchasePlus đơn giản là một Tổ chức có Loại ‘Nhà cung cấp’ (ngược lại với các Tổ chức thuộc Loại ‘Bên mua’).
Nhà cung cấp và Bên mua được xử lý rất khác nhau trong PurchasePlus; ví dụ, bài viết này giải thích cách Bên mua có thể tạo, quản lý và tương tác với các Nhà cung cấp của họ - trong khi Nhà cung cấp không thể tạo hoặc quản lý Tổ chức Bên mua.
Nhà cung cấp Đã đăng ký so với Tự quản lý
Các Tổ chức Nhà cung cấp có thể là:
- Nhà cung cấp Đã đăng ký, nghĩa là Nhà cung cấp có tài khoản trong PurchasePlus, và người dùng tại Tổ chức đó đăng nhập vào hệ thống của chúng tôi để duy trì Sản phẩm, Danh mục hàng và nhiều thứ khác của họ.
- Nhà cung cấp Tự quản lý, nghĩa là Tổ chức Mua hàng của bạn ‘sở hữu’ thực thể Nhà cung cấp trong hệ thống của chúng tôi. Thực thể này được tạo bởi một người dùng tại tổ chức của bạn, và tất cả Sản phẩm và Danh mục hàng được gán cho Nhà cung cấp này cũng do Tổ chức của bạn sở hữu. Nhân viên của Nhà cung cấp này sẽ không bao giờ biết rằng Tổ chức của họ tồn tại trong PurchasePlus và họ không thể đăng nhập vào hệ thống của chúng tôi.
Mối quan hệ Thương mại
Mối quan hệ Thương mại là các khái niệm rất quan trọng trong PurchasePlus. Chúng đại diện cho kết nối trong thế giới thực giữa Bên mua và Nhà cung cấp, và có thể được đánh dấu là Được bật hoặc Đã tắt bởi Bên mua (và ở một mức độ nhất định, bởi cả Nhà cung cấp Đã đăng ký) trong hệ thống của chúng tôi.
Bên mua khởi tạo Mối quan hệ Thương mại với bất kỳ Nhà cung cấp nào (Đã đăng ký hoặc Tự quản lý) sẽ tự động Bật Mối quan hệ Thương mại cho cả hai bên, và Bên mua có thể ngay lập tức tạo một Danh mục hàng Tự quản lý, gán cho Nhà cung cấp, và bắt đầu thêm Sản phẩm từ (các) Danh mục hàng của Nhà cung cấp đó vào Yêu cầu mua hàng của họ.
Tuy nhiên, Mối quan hệ Thương mại phải được Bật bởi cả Bên mua và Nhà cung cấp Đã đăng ký để Nhà cung cấp Đã đăng ký đó có thể gán Danh mục hàng cho Mối quan hệ Thương mại (từ đó cung cấp Sản phẩm trong Danh mục hàng cho Bên mua trong các Yêu cầu mua hàng của họ).
Quản lý Mối quan hệ Thương mại
Bên mua có thể khởi tạo (theo đó là 'bật') Mối quan hệ Thương mại với Nhà cung cấp bằng cách:
- ‘Kết nối’ với Nhà cung cấp Đã đăng ký bằng cách sử dụng [Nhà cung cấp] → [Danh bạ Nhà cung cấp], hoặc
- Tạo một Nhà cung cấp Tự quản lý bằng nút [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi] → [Thêm Nhà cung cấp Tự quản lý Mới].
Bên mua có thể đánh dấu Mối quan hệ Thương mại với Nhà cung cấp là Chưa bật bằng cách:
- Xem bảng Nhà cung cấp trong mục [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi] và nhấp vào Trạng thái ‘Đã bật’ để cập nhật thành Chưa bật.
- Xem Hồ sơ Nhà cung cấp và nhấp vào Trạng thái ‘Đã bật’ để cập nhật thành Chưa bật.
Nâng cao: Mã nhà cung cấp và Mối quan hệ Thương mại
Khi bạn thêm một Nhà cung cấp hoàn toàn mới vào Hệ thống AP của mình trong PurchasePlus, bạn sẽ gán cho nhà cung cấp đó một Mã nhà cung cấp mặc định. Mã này được sử dụng để đối chiếu Nhà cung cấp với trường tương ứng trong hệ thống Khoản phải trả của bạn khi Hóa đơn và Giấy báo có được xuất ra. Việc này có thể được thực hiện cùng với đội ngũ của chúng tôi khi khởi tạo tài khoản ban đầu.
Sau khi Nhà cung cấp được thêm vào, bạn có thể cập nhật Mã nhà cung cấp trong khu vực Nhà cung cấp của tôi. Tuy nhiên, thay đổi này chỉ áp dụng cho Mối quan hệ Thương mại giữa Tổ chức mà bạn hiện đang đăng nhập và Nhà cung cấp; thay đổi sẽ không ảnh hưởng đến Mã nhà cung cấp được sử dụng trong bất kỳ Mối quan hệ Thương mại nào khác (nghĩa là với các Tổ chức hoặc Phòng ban khác trong Cấu trúc Tổ chức của bạn - mỗi bên có thể duy trì Mã nhà cung cấp riêng của họ cho Nhà cung cấp đó), và cũng sẽ không thay đổi Mã nhà cung cấp mặc định được thiết lập trong Hệ thống AP của bạn.
Kết nối với nhà cung cấp đã đăng ký
Bạn có thể duyệt và tìm kiếm danh sách các Nhà cung cấp Đã đăng ký bằng cách sử dụng khu vực [Nhà cung cấp] → [Danh bạ Nhà cung cấp], và Kết nối với bất kỳ Nhà cung cấp nào trên mạng lưới của chúng tôi.
Sau khi Nhà cung cấp Đã đăng ký cũng bật Mối quan hệ Thương mại, họ sẽ có thể sắp xếp và gán Danh mục hàng Thuộc sở hữu của Nhà cung cấp cho Tổ chức của bạn, và bạn có thể bắt đầu mua sản phẩm của họ trong Yêu cầu mua hàng của mình.
Để tìm hiểu thêm, vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về Kết nối với Nhà cung cấp Đã đăng ký.
Tìm Chi tiết Liên hệ của Nhà cung cấp
Đi tới [Nhà cung cấp] → [Danh bạ Nhà cung cấp], tìm kiếm Nhà cung cấp theo tên và bạn sẽ thấy số điện thoại cùng địa chỉ email đã đăng ký của họ. Nếu bạn muốn được giới thiệu với Nhà cung cấp, vui lòng liên hệ với đội ngũ Quan hệ Nhà cung cấp của chúng tôi và chúng tôi rất hân hạnh được hỗ trợ.
Tạo một nhà cung cấp tự quản lý
Việc tạo Tổ chức Nhà cung cấp Tự quản lý khá đơn giản, và sau khi tạo xong, bạn có thể thêm nhiều thông tin chi tiết để hoàn tất hồ sơ của Nhà cung cấp và đảm bảo rằng Đơn đặt hàng của bạn được gửi đến đúng nơi, đồng thời được tự động định mã tới Phòng ban và Mã tài khoản mặc định chính xác tại Tổ chức của bạn.
Để tìm hiểu thêm, vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về Tạo Nhà cung cấp Tự quản lý.
Quản lý nhà cung cấp
Người dùng Bên mua có thể xem các Tổ chức Nhà cung cấp mà họ có Mối quan hệ Thương mại Đã bật trong menu Điều hướng bên [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi].
Nhấp vào tên Nhà cung cấp sẽ hiển thị thông tin hồ sơ của Nhà cung cấp, và người dùng có Quyền ‘Quản lý Nhà cung cấp’ có thể cập nhật thông tin hồ sơ của bất kỳ Nhà cung cấp Tự quản lý nào.
Hồ sơ Nhà cung cấp (khi xem qua lăng kính [Nhà cung cấp của tôi] → [Tên Nhà cung cấp]) cũng sẽ cho phép người dùng xem:
- Các Điểm đến đã được thiết lập cho Nhà cung cấp này. Nếu Nhà cung cấp là Nhà cung cấp Tự quản lý do Tổ chức của bạn sở hữu, bạn có thể tạo bao nhiêu Điểm đến tùy ý, nhưng chỉ có thể đặt một Điểm đến làm Điểm đến Mặc định. Điểm đến Mặc định xác định nơi Đơn đặt hàng sẽ được gửi đến khi Yêu cầu mua hàng tạo ra đơn đó được định cấu hình để tự động gửi Đơn đặt hàng khi được phê duyệt.
- Các Danh mục hàng sẵn có cho Tổ chức của bạn để mua hàng thông qua Nhà cung cấp này,
- Các Đơn đặt hàng đã gửi đến Nhà cung cấp này, cũng như mọi Phiếu tiếp nhận liên quan,
- Các Hóa đơn nhận được từ Nhà cung cấp này.
Nhà cung cấp Ưu tiên
Nếu bạn có quyền 'Quản lý Nhà cung cấp', bạn có thể chọn gắn thẻ một Nhà cung cấp là Nhà cung cấp Ưu tiên trong tab Cài đặt chung của Nhà cung cấp:
Người dùng tại Tổ chức của bạn sẽ thấy rằng Nhà cung cấp đã được gắn thẻ là Nhà cung cấp Ưu tiên (với biểu tượng dấu kiểm màu xanh dương) khi họ đang xem Nhà cung cấp này, hoặc khi họ duyệt sản phẩm và báo giá từ Nhà cung cấp này (ví dụ: khi họ đang tạo Yêu cầu mua hàng):
