Tổng quan
Tổng quan
Chuyển đến:
- Quy trình phê duyệt
- Ai có thể tạo và quản lý quy trình phê duyệt?
- Hướng dẫn: Tạo quy trình phê duyệt
- Hướng dẫn: Cập nhật quy trình phê duyệt
- Hướng dẫn: Phê duyệt (hoặc từ chối) tài liệu trong quy trình phê duyệt
- Mới so với cũ
- Khắc phục sự cố
Quy trình phê duyệt
Ngay từ thời điểm Hóa đơn và Giấy báo có được tiếp nhận vào hệ thống của chúng tôi, PurchasePlus liên tục phân tích mọi tài liệu ở trạng thái 'Mở' và 'Chờ phê duyệt', đồng thời gắn Cờ cấp Tiêu đề hoặc cấp Dòng trên tài liệu theo Cài đặt cờ của từng Tổ chức. Những Cờ này cho biết tài liệu đó đang có vấn đề - ví dụ: số lượng đặt hàng (trên Đơn đặt hàng khớp nối) không khớp với số lượng xuất Hóa đơn - và cần được người được chỉ định xem xét.
Chính xác người đó là ai có thể khác nhau, tùy thuộc vào Đơn vị tổ chức đã nhận Hóa đơn hoặc Giấy báo có, giá trị của tài liệu, hoặc cả hai. Thậm chí tài liệu có thể cần được nhiều người trong tổ chức xem xét. Logic liên quan đến việc ai cần Phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có, cũng như các thông báo và tác vụ tự động hỗ trợ người xem xét, được xác định bởi Quy trình phê duyệt. ( Lưu ý: điều này hiện cũng áp dụng cho các lần điều chuyển kho và yêu cầu mua hàng)
Khi tài liệu đã được Phê duyệt lần cuối, tài liệu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã đối soát và có thể được Xuất sang Hệ thống AP bên ngoài của bạn.
Một Quy trình phê duyệt bao gồm Cấp bậc, Chỉ định và được Thực thi khi một Hóa đơn hoặc Giấy báo có đủ điều kiện được hạch toán cho Tổ chức/Đơn vị được chỉ định. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.
Đối với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho, khi đạt đến Phê duyệt lần cuối: Yêu cầu mua hàng sẽ được hoàn thành và sẽ tạo ra Đơn đặt hàng. Điều chuyển kho sẽ được đánh dấu là hoàn thành.
Cấp bậc quy trình
Các quy trình có các Cấp bậc, giúp kiểm soát (những) người dùng có thể phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có lên đến một Giá trị được chỉ định.
Các Cấp bậc quy trình đều có Tên (ví dụ: 'Cấp 1', hoặc 'Phụ bếp'), và mỗi Cấp bậc có ba thành phần riêng biệt: Thứ tự cấp bậc, Giá trị tối đa của cấp bậc, và Người phê duyệt cấp bậc.
Điều này cũng áp dụng cho các quy trình yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho:
Điều chuyển kho 
Yêu cầu mua hàng
Thứ tự cấp bậc quy trình
Hóa đơn hoặc Giấy báo có đi vào Quy trình sẽ yêu cầu Phê duyệt theo Thứ tự cấp bậc đã xác định. Nghĩa là, tài liệu trước tiên phải được Phê duyệt bởi Cấp bậc thứ tự 1, trước khi có thể được Phê duyệt bởi Cấp bậc thứ tự 2, và cứ tiếp tục như vậy cho đến khi được Phê duyệt lần cuối. Vui lòng xem mục: Giá trị tối đa của cấp bậc quy trình để biết thêm thông tin về Phê duyệt lần cuối.
Một Quy trình có thể chứa tối đa 10 Cấp bậc.
Giá trị tối đa của cấp bậc quy trình
Giá trị tối đa của một Cấp bậc rất quan trọng, vì nó cho biết những Cấp bậc nào có thể cấp Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn, Giấy báo có và những Cấp bậc nào không thể.
Nếu giá trị của tài liệu nhỏ hơn hoặc bằng Giá trị tối đa của cấp bậc, phê duyệt lần cuối sẽ được cấp bởi Cấp bậc đó. Nếu giá trị của tài liệu lớn hơn Giá trị tối đa của cấp bậc, Cấp bậc đó sẽ không cấp Phê duyệt lần cuối và tài liệu sẽ tiếp tục chuyển sang Cấp bậc tiếp theo.
Ví dụ: nếu Giá trị tối đa của Cấp bậc 1 là $500 và một Hóa đơn có giá trị $501 đi vào Quy trình, thì Người phê duyệt ở Cấp bậc 1 sẽ không thể cấp Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn - Phê duyệt lần cuối phải được thực hiện bởi người nào đó ở Cấp bậc có Giá trị tối đa của cấp bậc lớn hơn $500. Tuy nhiên, nếu giá trị của Hóa đơn là $499, thì (những) Người phê duyệt ở Cấp bậc 1 có thể cấp Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn mà không cần phải chuyển lên người dùng ở Cấp bậc cao hơn phê duyệt.
Xin lưu ý: không có Giá trị cấp bậc 'Không giới hạn'. Giá trị tối đa của Cấp bậc quy trình cuối cùng phải là giá trị Hóa đơn hoặc Giấy báo có khả thi cao nhất mà bạn có thể nhận được.
Người phê duyệt quy trình
Các Cấp bậc quy trình có thể có một hoặc nhiều Người phê duyệt:
Những Người phê duyệt thuộc từng Cấp bậc sẽ được thông báo qua email khi có Hóa đơn hoặc Giấy báo có chuyển vào Cấp bậc đó và cần họ Phê duyệt. Bất kỳ Người dùng nào trong Cấp bậc cũng có thể phê duyệt tài liệu, và Phê duyệt của cấp bậc sẽ được tính là 'đã cấp' bởi người dùng đầu tiên thực hiện Phê duyệt trong Cấp bậc đó.
Chỉ định quy trình
Quy trình phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có được chỉ định cho một hoặc nhiều Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức. Bất kỳ tài liệu nào được tính chi phí (Hạch toán) cho một Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức sẽ được đưa vào Quy trình đã chỉ định cho Tổ chức đó.
Người dùng có quyền 'Quản lý tổ chức' có thể Chỉ định Quy trình cho Tổ chức của họ trên trang [Cài đặt hệ thống] → [Cài đặt tổ chức].
Một Quy trình có thể được chỉ định cho nhiều Tổ chức (Phòng ban), nhưng một Tổ chức chỉ có thể được chỉ định một Quy trình duy nhất.
Đối với Quy trình phê duyệt điều chuyển kho - điểm khác biệt duy nhất là khi bạn chỉ định chúng trực tiếp cho Vị trí kho:
Lưu ý về hệ thống phân cấp tổ chức
Các quy trình không được 'kế thừa' từ Tổ chức mẹ. Nếu bạn muốn một Đơn vị tổ chức có cùng Quy trình phê duyệt hóa đơn với một trong các Tổ chức mẹ của nó, quy trình đó phải được áp dụng ở cả cấp mẹ và cấp con trong Hệ thống phân cấp tổ chức.
Thực thi quy trình
Quy trình được 'Thực thi' khi một Hóa đơn hoặc Giấy báo có đủ điều kiện được hạch toán cho một Tổ chức đã được Chỉ định quy trình.
Có một tab [Thực thi] trong Quy trình liệt kê tất cả các lần quy trình cụ thể đó được gọi áp dụng, nêu chi tiết các tài liệu liên quan:
Để xem Bảng thông tin chi tiết (tức là Nhật ký kiểm toán) về một lần Thực thi quy trình cụ thể và tất cả các Sự kiện thực thi, hãy nhấp vào nút trong cột [Thông tin].
Việc Hủy, Tạm dừng hoặc Xóa Hóa đơn hoặc Giấy báo có tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình Thực thi đang hoạt động sẽ hủy bỏ Thực thi quy trình.
Đối với Yêu cầu mua hàng, bạn sẽ thấy số lượng yêu cầu mua hàng, tương tự như đối với điều chuyển kho:
Yêu cầu mua hàng
Điều chuyển kho 
Ai có thể quản lý quy trình
Người dùng phải được bật quyền 'Có thể quản lý quy trình phê duyệt' để có thể Tạo hoặc Quản lý Quy trình phê duyệt.
Người dùng có Quyền này sẽ có thể Quản lý các Quy trình trong bất kỳ Tổ chức nào mà họ là thành viên.
Để Chỉ định Quy trình cho một Tổ chức, người dùng phải có quyền 'Quản lý tổ chức'.
Tạo quy trình phê duyệt
Người dùng có quyền 'Có thể quản lý quy trình phê duyệt' có thể tạo Quy trình phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có mới (cũng áp dụng cho yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho) bằng cách làm theo các bước sau. Sau khi đã tạo, không thể xóa Quy trình.
Bước 1. Chuyển đến [Cài đặt hệ thống] → [Quy trình phê duyệt] trong Thanh điều hướng bên, sau đó nhấp vào nút [Tạo quy trình phê duyệt mới]:
Bước 2. Chọn Loại quy trình mong muốn, sau đó đặt Tên và Mô tả cho Quy trình trước khi nhấp vào [Tạo quy trình]:
Bước 3. Bạn sẽ đến Quy trình vừa tạo, quy trình này có một Cấp bậc mặc định. Bạn có thể chỉnh sửa Cấp bậc mặc định bằng cách nhấp vào [Cập nhật cấp bậc] trong menu [Thêm], nếu bạn muốn thay đổi Tên hoặc Giá trị tối đa của Cấp bậc:
Bước 4. Nhấp vào [Tạo cấp bậc mới] để thêm các Cấp bậc khác theo nhu cầu. Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn nên Sắp xếp thứ tự các Cấp bậc theo Giá trị tối đa của Cấp bậc theo thứ tự tăng dần. Bạn có thể chỉnh sửa các Cấp bậc và Thứ tự cấp bậc bằng cách chọn (các) tùy chọn tương ứng trong Menu [Thêm]:
Bước 5. Thêm Người phê duyệt vào từng Cấp bậc bằng cách nhấp vào nút trong cột [Người phê duyệt]. Bạn sẽ chỉ có thể thêm những Người phê duyệt (a) là người dùng PurchasePlus hiện tại và (b) là thành viên của Tổ chức nơi bạn đang tạo Quy trình:
Bước 6. Quy trình sẽ trở thành 'Hoạt động' ngay khi được Chỉ định cho một hoặc nhiều Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức.
Cập nhật quy trình phê duyệt
Bạn có thể cập nhật Tên và Mô tả của Quy trình bằng cách truy cập vào tab [Cài đặt]:
Cập nhật cấp bậc quy trình
Bằng cách nhấp vào menu [Thêm] trên một Cấp bậc quy trình, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn để cập nhật Cấp bậc quy trình:
- [Di chuyển cấp bậc lên] và [Di chuyển cấp bậc xuống] có thể được dùng để sửa đổi thứ tự của các Cấp bậc trong Quy trình.
- [Cập nhật cấp bậc] có thể được dùng để thay đổi Tên hoặc Giá trị tối đa của Cấp bậc.
- [Xóa cấp bậc] sẽ xóa hoàn toàn Cấp bậc đó khỏi Quy trình.
Nếu chỉ cần có một Hóa đơn duy nhất đang Chờ phê duyệt trong Quy trình, bạn sẽ không thể cập nhật hoặc xóa các Cấp bậc của Quy trình đó. (Các) Hóa đơn cần được Tạm dừng hoặc hoàn thành quy trình phê duyệt trước khi có thể cập nhật các Cấp bậc. Tuy nhiên, bạn có thể thêm Người phê duyệt (người dùng) mới vào Cấp bậc bất kỳ lúc nào. (tương tự với yêu cầu mua hàng, giấy báo có và điều chuyển kho)
Thêm hoặc xóa người phê duyệt
Để quản lý Người phê duyệt trong một Cấp bậc quy trình, trước tiên hãy nhấp vào nút trong cột [Người phê duyệt]:
Để Thêm người phê duyệt mới, hãy nhấp vào nút [Thêm người phê duyệt] và tìm kiếm người dùng liên quan. Bạn sẽ chỉ có thể thêm những Người phê duyệt (a) là người dùng PurchasePlus hiện tại và (b) là thành viên của Tổ chức nơi bạn đang tạo Quy trình.
Để Xóa một Người phê duyệt, hãy nhấp vào [Xóa] trong menu [Thêm]:
Cập nhật (các) chỉ định của quy trình
Khả năng Chỉ định Quy trình có thể tìm thấy ở hai nơi trong PurchasePlus:
1. Tab [Chỉ định] của Quy trình: 
2. Trang [Cài đặt hệ thống] → [Cài đặt tổ chức]:
Xin lưu ý: Người dùng phải có quyền 'Quản lý tổ chức' để chỉ định Quy trình phê duyệt cho một Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức.
Nếu chỉ cần có một Hóa đơn duy nhất đang ở trạng thái Chờ phê duyệt theo Quy trình, bạn sẽ không thể hủy chỉ định Quy trình khỏi một Tổ chức. (Các) Hóa đơn trước tiên phải được Tạm dừng hoặc hoàn tất quy trình Phê duyệt. (tương tự với yêu cầu mua hàng, giấy báo có và điều chuyển kho)
Xóa quy trình
Quy trình phải được xóa bởi thành viên Nhóm cấu hình PurchasePlus. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để thu xếp việc Xóa Quy trình khỏi một Đơn vị tổ chức
Phê duyệt hoặc từ chối
Người dùng có khả năng Phê duyệt hoặc Từ chối Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã được hạch toán cho một Đơn vị tổ chức nơi mà (a) có một Quy trình đã được Chỉ định, và (b) họ là Người phê duyệt ở một trong các Cấp bậc quy trình của quy trình đó.
Người phê duyệt có thể Phê duyệt hoặc Từ chối tài liệu từ trang [Hóa đơn HOẶC Giấy báo có] → [Chờ tôi phê duyệt]. Xin lưu ý, Người phê duyệt ở Cấp bậc thứ hai (và các cấp bậc tiếp theo) của Quy trình sẽ chỉ nhìn thấy Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong danh sách này sau khi chúng đã được Phê duyệt bởi (các) Cấp bậc trước đó:
Ngoài ra, Người phê duyệt có thể nhấp vào Hóa đơn hoặc Giấy báo có và sử dụng các nút [Phê duyệt] hoặc [Từ chối] ở phần tiêu đề của tài liệu:
Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được Phê duyệt?
- Nếu Giá trị của Hóa đơn hoặc Giấy báo có lớn hơn Giá trị tối đa của cấp bậc của Người phê duyệt, tài liệu sẽ được chuyển sang Cấp bậc phê duyệt tiếp theo. Người dùng ở Cấp bậc phê duyệt tiếp theo sẽ được thông báo qua email.
- Nếu Giá trị của tài liệu nhỏ hơn Giá trị tối đa của cấp bậc của Người phê duyệt, Quy trình sẽ coi đây là 'Phê duyệt lần cuối', và Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ tự động được chuyển sang trạng thái Đã đối soát. Nó có thể được xuất sang hệ thống AP bên ngoài của bạn để thanh toán. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị Từ chối?
- Người phê duyệt sẽ được nhắc thêm Nhận xét, và tài liệu sẽ tự động được chuyển sang trạng thái Đã hủy. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
Mới so với legacy
Đối với những người dùng PurchasePlus lâu năm, bạn có thể đã quen thuộc với cách thức hoạt động của Quy trình trên nền tảng Legacy PurchasePlus của chúng tôi. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa Quy trình phê duyệt 'Mới' và Quy trình Legacy:
- Không giống như Người phê duyệt hóa đơn trong Legacy, Người phê duyệt quy trình mới (và Thứ tự phê duyệt) được xác định theo Cấp bậc, trái ngược với việc Vai trò người phê duyệt vận hành hoặc tài chính có thể phê duyệt Hóa đơn vào bất kỳ lúc nào.
- Quy trình phê duyệt [Mới] cần được bật cho Tổ chức người mua, cũng như từng Đơn vị tổ chức riêng lẻ.
- Không giống như Quy trình phê duyệt Legacy, không có Cấp bậc 'Không giới hạn' nào có thể áp dụng, và Cấp bậc cuối cùng phải có giá trị cao nhất cần được phê duyệt.
- Trong Quy trình mới, người dùng có thể xem các lần Thực thi của Quy trình áp dụng lên các Hóa đơn và Giấy báo có liên quan. Trong một lần Thực thi, người dùng có thể xem các Sự kiện thực thi - cung cấp Nhật ký kiểm toán hiệu quả cho Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong Quy trình.
Cuối cùng, điều quan trọng cần lưu ý là Quy trình phê duyệt 'Mới' và Quy trình phê duyệt Legacy loại trừ lẫn nhau. Ngay khi Quy trình phê duyệt mới được bật cho một Tổ chức, người dùng tại Tổ chức đó sẽ không còn có thể Phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có theo Quy trình phê duyệt vận hành và tài chính Legacy nữa.
Khắc phục sự cố
- Tôi vừa bật Quy trình mới cho Tổ chức của mình, nhưng không có Hóa đơn nào của tôi (đang Chờ phê duyệt) được đưa vào Quy trình tương ứng.
Các Hóa đơn và Giấy báo có đang Chờ phê duyệt khi Quy trình mới được bật cần phải được Mở lại và sau đó Đánh dấu là Chờ phê duyệt lại để Quy trình phê duyệt tương ứng có hiệu lực. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Điều gì xảy ra nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có được hạch toán cho một Đơn vị tổ chức khác trong quá trình Thực thi quy trình?
Trạng thái Thực thi quy trình được cập nhật thành Đã hủy, và tài liệu sẽ bước vào Thực thi quy trình mới. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Điều gì xảy ra nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có đang ở giữa quá trình Thực thi quy trình và tất cả các Cờ đều được giải quyết?
Lần thực thi bị hủy bỏ và tài liệu được tự động cập nhật thành Đã đối soát. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Điều gì xảy ra nếu không tìm thấy Quy trình phê duyệt nào cho Đơn vị tổ chức mà Hóa đơn hoặc Giấy báo có được hạch toán vào?
Tài liệu vẫn ở trạng thái Chờ phê duyệt. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Điều gì xảy ra nếu có Quy trình phê duyệt được bật cho một Tổ chức nhưng không có Người phê duyệt nào được thêm vào bất kỳ Cấp bậc quy trình nào?
Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ vẫn ở trong Quy trình phê duyệt cho đến khi có Người phê duyệt được thêm vào Cấp bậc tương ứng. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Tôi muốn sao chép 'Quy trình phê duyệt vận hành và tài chính' Legacy. Tôi có thể làm việc này như thế nào?
Bạn có thể tạo hai Cấp bậc quy trình với Giá trị tối đa $0 cho mỗi cấp, và thêm Người phê duyệt vận hành vào một trong các Cấp bậc đó, và Người phê duyệt tài chính vào Cấp bậc còn lại. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Tôi bị ngăn không cho chỉnh sửa Quy trình mặc dù tôi có quyền chính xác.
Hệ thống của chúng tôi ngăn không cho chỉnh sửa Quy trình nếu có bất kỳ lần Thực thi nào đang hoạt động trong Quy trình đó. Đầu tiên, hãy Phê duyệt hoặc Từ chối các Hóa đơn trong lần Thực thi đang hoạt động, sau đó bạn sẽ có thể chỉnh sửa Quy trình. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)
- Tôi nhận được hai email 'Hóa đơn chờ tôi phê duyệt'.
Bạn phải được xóa khỏi vị trí Người phê duyệt khỏi Quy trình phê duyệt hóa đơn Legacy.
- Tôi có thể 'Bỏ qua' các Cấp bậc phê duyệt nếu tôi là thành viên của Cấp bậc quy trình có Giá trị tối đa cao hơn Giá trị của Hóa đơn hoặc Giấy báo có không?
Không, tài liệu vẫn sẽ yêu cầu Phê duyệt từ những người dùng được xác định theo Thứ tự cấp bậc đã được định cấu hình cho Quy trình. Ví dụ: nếu Giá trị của Hóa đơn là $1000, Cấp bậc 1 có thể phê duyệt lên đến $500 và Cấp bậc 2 có thể phê duyệt lên đến $2000, các thành viên của Cấp bậc 2 vẫn phải chờ Phê duyệt của Cấp bậc 1 trước khi họ có thể cấp Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn đang Chờ phê duyệt. Tuy nhiên, quyền 'Có thể siêu phê duyệt hóa đơn và giấy báo có' cho phép người dùng được cấp quyền chuyển đổi cưỡng bức bất kỳ Hóa đơn hoặc Giấy báo có 'Chờ phê duyệt' nào sang trạng thái 'Đã đối soát', bất kể tài liệu đó hiện có đang nằm trong Quy trình phê duyệt hay không. Do đó, quyền này là một cách hiệu quả để các cá nhân được ủy quyền 'bỏ qua' các cấp bậc phê duyệt của quy trình. (tương tự với yêu cầu mua hàng và điều chuyển kho)