Tổng quan

Quy trình phê duyệt

Ngay từ thời điểm Hóa đơn và Giấy báo có được tiếp nhận vào hệ thống, PurchasePlus liên tục phân tích mọi tài liệu ở trạng thái 'Mở' và 'Chờ duyệt', đồng thời gắn Cờ cấp Tiêu đề hoặc Cờ cấp Dòng trên tài liệu, tùy theo Cài đặt cờ của từng Tổ chức. Những Cờ này cho biết tài liệu đó đang có vấn đề - ví dụ: số lượng đặt hàng (trên Đơn đặt hàng khớp nối) không khớp với số lượng trên Hóa đơn - và cần được người được chỉ định xem xét.

Người đó chính xác là ai có thể khác nhau, tùy thuộc vào Đơn vị tổ chức đã nhận Hóa đơn hoặc Giấy báo có, giá trị của tài liệu, hoặc cả hai. Thậm chí tài liệu có thể cần được nhiều người trong tổ chức xem xét. Quy tắc xác định ai cần Phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có, cũng như các thông báo và tác vụ tự động hỗ trợ người xem xét, được thiết lập thông qua Quy trình phê duyệt. ( Lưu ý: điều này hiện cũng áp dụng cho các lệnh điều chuyển kho và yêu cầu mua hàng)

Khi tài liệu được Phê duyệt lần cuối, tài liệu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã đối soát và sẵn sàng để Xuất sang hệ thống AP bên ngoài của bạn.

Một Quy trình phê duyệt bao gồm Cấp bậc, Chỉ định gán, và được Thực thi khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có đủ điều kiện được hạch toán cho Tổ chức/Đơn vị được chỉ định. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm chi tiết.

Đối với yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho, khi đạt đến Phê duyệt lần cuối: Yêu cầu mua sắm sẽ hoàn tất và tạo Đơn đặt hàng. Lệnh điều chuyển kho sẽ được đánh dấu là hoàn thành. 

Cấp bậc quy trình

Các quy trình có các Cấp bậc, dùng để kiểm soát (các) người dùng có quyền phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có lên đến một Giá trị nhất định.

Mỗi Cấp bậc quy trình đều có một Tên (ví dụ: 'Cấp 1', hoặc 'Phụ bếp'), và mỗi Cấp bậc bao gồm ba thành phần riêng biệt: Thứ tự cấp bậc, Giá trị tối đa của cấp bậc, và Người phê duyệt của cấp bậc.

Điều này cũng áp dụng cho quy trình yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho:

Lệnh điều chuyển kho

Yêu cầu mua sắm

Thứ tự cấp bậc quy trình

Hóa đơn hoặc Giấy báo có khi vào Quy trình sẽ cần được Phê duyệt theo Thứ tự cấp bậc đã được xác định. Nghĩa là, tài liệu trước tiên phải được Cấp bậc thứ tự 1 Phê duyệt trước khi có thể được Cấp bậc thứ tự 2 Phê duyệt, và tiếp tục như vậy cho đến khi được Phê duyệt lần cuối. Vui lòng xem mục: Giá trị tối đa của cấp bậc quy trình để biết thêm thông tin về Phê duyệt lần cuối.

Một Quy trình có thể chứa tối đa 10 Cấp bậc.

Giá trị tối đa của cấp bậc quy trình

Giá trị tối đa của Cấp bậc rất quan trọng, vì thông số này cho biết Cấp bậc nào có thể đưa ra Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn, Giấy báo có, và Cấp bậc nào thì không thể. 

Nếu giá trị của tài liệu nhỏ hơn hoặc bằng Giá trị tối đa của Cấp bậc, cấp bậc đó sẽ cấp phê duyệt lần cuối. Nếu giá trị của tài liệu lớn hơn Giá trị tối đa của Cấp bậc, Cấp bậc đó sẽ không thể cấp Phê duyệt lần cuối, và tài liệu sẽ chuyển tiếp sang Cấp bậc tiếp theo.

Ví dụ: nếu Giá trị tối đa của Cấp 1 là 500 USD và một Hóa đơn trị giá 501 USD đi vào Quy trình, thì Người phê duyệt ở Cấp 1 sẽ không thể cung cấp Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn - Phê duyệt lần cuối phải do một người ở Cấp bậc có Giá trị tối đa lớn hơn 500 USD thực hiện. Tuy nhiên, nếu giá trị của Hóa đơn là 499 USD, thì (những) Người phê duyệt ở Cấp 1 có thể Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn mà không cần phải chuyển lên người dùng ở Cấp bậc cao hơn.

Lưu ý - Không có Giá trị cấp bậc 'Không giới hạn'. Giá trị tối đa của Cấp bậc quy trình cuối cùng phải là giá trị Hóa đơn hoặc Giấy báo có cao nhất có thể phát sinh mà bạn có khả năng nhận được.

Trên tab [Cài đặt] của Quy trình, hãy bật [Bỏ qua phê duyệt nếu vượt quá giá trị tối đa] khi muốn bỏ qua các Cấp bậc có Giá trị tối đa thấp hơn tổng giá trị tài liệu. Các Cấp bậc được đánh dấu Luôn bắt buộc sẽ không bao giờ bị bỏ qua. Các Cấp bậc cuối có thể giữ nguyên là Không áp dụng.

Lưu ý - Các Cấp bậc Luôn bắt buộc vẫn phải phê duyệt khi tài liệu vượt quá Giá trị tối đa. Nếu Giá trị tối đa của Cấp bậc đó thấp hơn tổng giá trị tài liệu, thì phê duyệt đó chỉ là một phần và tài liệu sẽ tiếp tục chuyển sang Cấp bậc thích hợp kế tiếp.

Người phê duyệt quy trình

Các Cấp bậc quy trình có thể có một hoặc nhiều Người phê duyệt:

Những Người phê duyệt thuộc từng Cấp bậc sẽ nhận được thông báo qua email khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có chuyển vào Cấp bậc đó và cần họ Phê duyệt. Bất kỳ Người dùng nào trong Cấp bậc đều có thể phê duyệt tài liệu, và Phê duyệt cấp bậc sẽ được coi là 'đã cấp' bởi người dùng đầu tiên thực hiện Phê duyệt trong Cấp bậc đó. 

Gán quy trình

Quy trình phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có được gán cho một hoặc nhiều Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức. Bất kỳ tài liệu nào được tính chi phí (Hạch toán) cho một Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức sẽ được đưa vào Quy trình đã được chỉ định cho Tổ chức đó. 

Người dùng có quyền 'Quản lý tổ chức' có thể Gán Quy trình cho Tổ chức của họ trên trang [Cài đặt hệ thống] → [Cài đặt tổ chức].

Một Quy trình có thể được gán cho nhiều Tổ chức (Phòng ban), nhưng một Tổ chức chỉ có thể được gán một Quy trình duy nhất. 

Đối với Quy trình phê duyệt điều chuyển kho - điểm khác biệt duy nhất là bạn gán trực tiếp cho chính Địa điểm kho:

Lưu ý về cấu trúc phân cấp tổ chức

Các quy trình không được 'kế thừa' từ Tổ chức cha. Nếu bạn muốn một Đơn vị tổ chức có cùng Quy trình phê duyệt hóa đơn với một trong các Tổ chức cha của nó, quy trình đó phải được áp dụng ở cả cấp cha và cấp con trong Cấu trúc phân cấp tổ chức.

Lịch sử thực thi quy trình

Quy trình được 'Thực thi' khi một Hóa đơn hoặc Giấy báo có hợp lệ được hạch toán cho một Tổ chức đã được Gán quy trình. 

Có một tab [Thực thi] trong Quy trình liệt kê tất cả các lần Quy trình cụ thể được kích hoạt, nêu rõ các tài liệu liên quan:

Để xem Bảng thông tin chi tiết (tức Nhật ký kiểm toán) về một Lần thực thi quy trình cụ thể và tất cả các Sự kiện thực thi, hãy nhấp vào nút trong cột [Thông tin].

Việc Hủy, Tạm giữ hoặc Xóa Hóa đơn hoặc Giấy báo có vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình Thực thi đang hoạt động sẽ hủy bỏ Lần thực thi quy trình đó.

Đối với Yêu cầu mua sắm, bạn sẽ thấy số lượng yêu cầu mua sắm, tương tự đối với các lệnh điều chuyển kho:

Yêu cầu mua sắm

Lệnh điều chuyển kho

Ai có thể quản lý quy trình

Người dùng phải được bật quyền 'Có thể quản lý quy trình phê duyệt' để có thể Tạo hoặc Quản lý Quy trình phê duyệt.

Người dùng có Quyền này sẽ có thể Quản lý các Quy trình trong bất kỳ Tổ chức nào mà họ là thành viên.

Để Gán Quy trình cho một Tổ chức, người dùng phải có quyền 'Quản lý tổ chức'.

Tạo Quy trình phê duyệt

Người dùng có quyền 'Có thể quản lý quy trình phê duyệt' có thể tạo Quy trình phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có mới (cũng áp dụng cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho) bằng cách làm theo các bước sau. Sau khi tạo, không thể xóa Quy trình.

Bước 1. Chuyển đến [Cài đặt hệ thống] → [Quy trình phê duyệt] trên Thanh điều hướng bên, sau đó nhấp vào nút [Tạo quy trình phê duyệt mới]:

Bước 2. Chọn Loại quy trình mong muốn, sau đó đặt Tên và Mô tả cho Quy trình trước khi nhấp vào [Tạo quy trình]:

Bước 3. Bạn sẽ chuyển đến Quy trình vừa tạo, trong đó có một Cấp bậc mặc định. Bạn có thể chỉnh sửa Cấp bậc mặc định bằng cách nhấp vào [Cập nhật cấp bậc] trong menu [Thêm], nếu bạn muốn thay đổi Tên hoặc Giá trị tối đa của Cấp bậc:

Bước 4. Nhấp vào [Tạo cấp bậc mới] để thêm các Cấp bậc khác theo nhu cầu. Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn nên Sắp xếp thứ tự các Cấp bậc theo Giá trị tối đa của các Cấp bậc theo thứ tự tăng dần. Bạn có thể chỉnh sửa các Cấp bậc và Thứ tự cấp bậc bằng cách chọn (các) tùy chọn tương ứng trong Menu [Thêm]:

Bước 5. Thêm Người phê duyệt vào từng Cấp bậc bằng cách nhấp vào nút trong cột [Người phê duyệt]. Bạn sẽ chỉ có thể thêm những Người phê duyệt (a) là người dùng PurchasePlus hiện có, và (b) là thành viên của Tổ chức nơi bạn đang tạo Quy trình:

Bước 6. Quy trình sẽ chuyển sang trạng thái 'Hoạt động' ngay khi được Gán cho một hoặc nhiều Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức. 

Cập nhật Quy trình phê duyệt

Bạn có thể cập nhật Tên và Mô tả của Quy trình bằng cách truy cập tab [Cài đặt]:

Cập nhật cấp bậc quy trình

Bằng cách nhấp vào menu [Thêm] trên một Cấp bậc quy trình, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn để cập nhật Cấp bậc quy trình:

• Có thể dùng [Chuyển cấp bậc lên] và [Chuyển cấp bậc xuống] để thay đổi thứ tự các Cấp bậc trong Quy trình.
• Có thể dùng [Cập nhật cấp bậc] để thay đổi Tên hoặc Giá trị tối đa của Cấp bậc, và đánh dấu Cấp bậc là Luôn bắt buộc.
• [Xóa cấp bậc] sẽ xóa hoàn toàn Cấp bậc khỏi Quy trình.

Nếu chỉ cần một Hóa đơn duy nhất đang ở trạng thái Chờ duyệt trong Quy trình, các Cấp bậc của Quy trình đó sẽ không thể cập nhật hoặc xóa. (Các) Hóa đơn cần phải được Tạm giữ hoặc hoàn tất quy trình phê duyệt trước khi có thể cập nhật Cấp bậc. Tuy nhiên, bạn có thể thêm Người phê duyệt (người dùng) mới vào Cấp bậc bất kỳ lúc nào. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm, giấy báo có và lệnh điều chuyển kho)

Thêm hoặc xóa người phê duyệt

Để quản lý Người phê duyệt trong Cấp bậc quy trình, trước tiên hãy nhấp vào nút trong cột [Người phê duyệt]:

Để Thêm Người phê duyệt mới, hãy nhấp vào nút [Thêm người phê duyệt] và tìm kiếm người dùng liên quan. Bạn sẽ chỉ có thể thêm những Người phê duyệt (a) là người dùng PurchasePlus hiện có, và (b) là thành viên của Tổ chức nơi bạn đang tạo Quy trình.

Để Xóa một Người phê duyệt, hãy nhấp vào [Xóa] trong menu [Thêm]:

Cập nhật phân bổ của quy trình

Bạn có thể thực hiện Gán quy trình ở hai vị trí trong PurchasePlus:

1. Tab [Phân bổ] của Quy trình:

Tại [Chỉ định mới], chọn tab [Tài khoản (Toàn bộ tổ chức)] để đánh dấu chọn nhiều mã Tài khoản và gán Quy trình chỉ trong một lần lưu. Các tài khoản đã được gán sẽ được đánh dấu chọn, vô hiệu hóa và hiển thị nhãn Đã được gán.

2. Trang [Cài đặt hệ thống] → [Cài đặt tổ chức]:

Xin lưu ý: Người dùng phải có quyền 'Quản lý tổ chức' để gán Quy trình phê duyệt cho một Tổ chức hoặc Đơn vị tổ chức.

Nếu chỉ cần một Hóa đơn duy nhất đang ở trạng thái Chờ duyệt theo Quy trình, bạn sẽ không thể hủy gán Quy trình khỏi Tổ chức. (Các) Hóa đơn phải được Tạm giữ hoặc hoàn thành quy trình Phê duyệt trước. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm, giấy báo có và lệnh điều chuyển kho)

Xóa quy trình

Quy trình phải do thành viên Nhóm cấu hình PurchasePlus xóa. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để yêu cầu Xóa Quy trình khỏi một Đơn vị tổ chức

Phê duyệt hoặc từ chối

Người dùng có quyền Phê duyệt hoặc Từ chối Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã được hạch toán cho Đơn vị tổ chức mà tại đó (a) có Quy trình được gán, và (b) họ là Người phê duyệt trong một trong các Cấp bậc quy trình của quy trình đó.

Người phê duyệt có thể Phê duyệt hoặc Từ chối tài liệu từ trang [Hóa đơn HOẶC Giấy báo có] → [Đang chờ tôi duyệt]. Xin lưu ý, Người phê duyệt ở Cấp bậc thứ hai (và các cấp tiếp theo) của Quy trình sẽ chỉ thấy Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong danh sách này sau khi tài liệu đã được (các) Cấp bậc trước đó Phê duyệt:

Ngoài ra, Người phê duyệt có thể nhấp vào Hóa đơn hoặc Giấy báo có và sử dụng các nút [Phê duyệt] hoặc [Từ chối] ở phần tiêu đề của tài liệu:

Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được Phê duyệt?

• Nếu Giá trị của Hóa đơn hoặc Giấy báo có lớn hơn Giá trị tối đa của Cấp bậc người phê duyệt, tài liệu sẽ được chuyển tiếp sang Cấp bậc phê duyệt tiếp theo. Người dùng trong Cấp bậc phê duyệt tiếp theo sẽ nhận được thông báo qua email.
• Nếu Giá trị của tài liệu nhỏ hơn Giá trị tối đa của Cấp bậc người phê duyệt, Quy trình sẽ coi đây là 'Phê duyệt lần cuối', và Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã đối soát. Tài liệu có thể được xuất sang hệ thống AP bên ngoài của bạn để thanh toán. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

Điều gì xảy ra khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị Từ chối?

• Người phê duyệt sẽ được yêu cầu thêm Nhận xét, và tài liệu sẽ tự động chuyển sang trạng thái Đã hủy. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

Mới so với phiên bản cũ

Đối với những người dùng PurchasePlus lâu năm, bạn có thể đã quen thuộc với cách thức hoạt động của Quy trình trong nền tảng cũ của chúng tôi. Dưới đây là sự khác biệt giữa Quy trình phê duyệt 'Mới' so với Quy trình cũ:

• Không giống như Người phê duyệt hóa đơn cũ, Người phê duyệt quy trình mới (và Thứ tự phê duyệt) được xác định theo Cấp bậc, thay vì Vai trò người phê duyệt vận hành hoặc tài chính có thể phê duyệt Hóa đơn bất cứ lúc nào.
• Quy trình phê duyệt [Mới] cần được bật cho Tổ chức người mua, cũng như cho từng Đơn vị tổ chức riêng lẻ.
• Không giống như Quy trình phê duyệt cũ, không có Cấp bậc 'Không giới hạn' nào có thể áp dụng, và Cấp bậc cuối cùng phải có giá trị cao nhất cần được phê duyệt.
• Trong Quy trình mới, người dùng có thể xem Lịch sử thực thi của Quy trình đối với các Hóa đơn và Giấy báo có liên quan. Trong mỗi Lần thực thi, người dùng có thể xem các Sự kiện thực thi - cung cấp Nhật ký kiểm toán hiệu quả cho Hóa đơn hoặc Giấy báo có trong Quy trình.

Cuối cùng, điều quan trọng cần lưu ý là Quy trình phê duyệt 'Mới' loại trừ lẫn nhau với Quy trình phê duyệt cũ. Ngay sau khi Quy trình phê duyệt mới được bật cho một Tổ chức, người dùng tại Tổ chức đó sẽ không thể Phê duyệt Hóa đơn hoặc Giấy báo có theo Quy trình phê duyệt vận hành và tài chính cũ nữa.

Xử lý sự cố

• Tôi vừa bật Quy trình mới cho Tổ chức của mình, nhưng không có Hóa đơn (Chờ duyệt) nào được đưa vào Quy trình tương ứng.

Các Hóa đơn và Giấy báo có đang Chờ duyệt khi Quy trình mới được bật cần phải được Mở lại và sau đó Đánh dấu là Chờ duyệt một lần nữa để Quy trình phê duyệt tương ứng có hiệu lực. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• Điều gì xảy ra nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có được hạch toán cho một Đơn vị tổ chức khác trong quá trình Thực thi quy trình?

Trạng thái Thực thi quy trình được cập nhật thành Đã hủy, và tài liệu sẽ bước vào Lần thực thi quy trình mới. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• Điều gì xảy ra nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có đang trong quá trình Thực thi quy trình và tất cả các Cờ đều được giải quyết?

Lần thực thi sẽ bị hủy và tài liệu sẽ tự động được cập nhật thành Đã đối soát. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• Điều gì xảy ra nếu không tìm thấy Quy trình phê duyệt nào cho Đơn vị tổ chức mà Hóa đơn hoặc Giấy báo có được hạch toán?

Tài liệu vẫn giữ nguyên ở trạng thái Chờ duyệt. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• **Điều gì xảy ra nếu Quy trình phê duyệt đã được bật cho một Tổ chức, nhưng không có Người phê duyệt nào được thêm vào bất kỳ Cấp bậc quy trình nào?

Hóa đơn hoặc Giấy báo có sẽ vẫn ở trong Quy trình phê duyệt cho đến khi có Người phê duyệt được thêm vào Cấp bậc liên quan. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)**

• Tôi muốn thiết lập lại giống 'Quy trình phê duyệt vận hành và tài chính' cũ. Tôi có thể thực hiện việc này như thế nào?

Bạn có thể tạo hai Cấp bậc quy trình với Giá trị tối đa mỗi cấp là 0 USD, sau đó thêm Người phê duyệt vận hành vào một Cấp bậc và Người phê duyệt tài chính vào Cấp bậc còn lại. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• Tôi bị chặn không cho chỉnh sửa Quy trình, mặc dù tôi có quyền chính xác. 

Hệ thống của chúng tôi ngăn không cho chỉnh sửa Quy trình nếu có bất kỳ Lần thực thi nào đang hoạt động trong Quy trình đó. Trước tiên, hãy Phê duyệt hoặc Từ chối các Hóa đơn trong Lần thực thi đang hoạt động, sau đó bạn sẽ có thể chỉnh sửa Quy trình. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)

• Tôi nhận được hai email 'Hóa đơn đang chờ tôi duyệt'.

Bạn cần phải được xóa khỏi danh sách Người phê duyệt trong Quy trình phê duyệt hóa đơn cũ.

• Tôi có thể 'Bỏ qua' các Cấp bậc phê duyệt nếu tôi là thành viên của Cấp bậc quy trình có Giá trị tối đa cao hơn Giá trị của Hóa đơn hoặc Giấy báo có không?

Không, tài liệu vẫn sẽ cần được Phê duyệt từ những người dùng được xác định theo đúng Thứ tự cấp bậc đã được cấu hình cho Quy trình. Ví dụ: nếu Giá trị của Hóa đơn là 1000 USD, Cấp 1 có thể duyệt tối đa 500 USD và Cấp 2 có thể duyệt tối đa 2000 USD, các thành viên Cấp 2 vẫn phải chờ Phê duyệt của Cấp 1 trước khi có thể đưa ra Phê duyệt lần cuối cho Hóa đơn đang chờ duyệt. Tuy nhiên, quyền 'Có thể phê duyệt cấp cao Hóa đơn và Giấy báo có' cho phép người dùng được cấp quyền chuyển đổi bắt buộc bất kỳ Hóa đơn hoặc Giấy báo có nào đang 'Chờ duyệt' sang trạng thái 'Đã đối soát', bất kể tài liệu đó hiện có nằm trong Quy trình phê duyệt hay không. Do đó, quyền này là một cách hiệu quả để các cá nhân được ủy quyền 'bỏ qua' các cấp bậc phê duyệt của quy trình. (áp dụng tương tự cho yêu cầu mua sắm và lệnh điều chuyển kho)