Giấy báo có
Giấy báo có
Chuyển đến:
Giấy báo có
Giấy báo có là chứng từ thể hiện việc hoàn trả tiền cho Bên mua. Chứng từ này thường do Nhà cung cấp phát hành sau khi hủy Đơn đặt hàng, do sai sót trong Hóa đơn, hoặc hàng hóa bị thất lạc, hư hỏng. Giấy báo có có thể được sử dụng để hoàn tiền toàn bộ hoặc một phần cho một giao dịch.
Xem Giấy báo có
Bạn có thể truy cập các Giấy báo có của mình bằng cách nhấp vào [Giấy báo có] → [Xem tất cả].
Tại đây, bạn có thể xem các Giấy báo có của mình trong một bảng và chỉnh sửa các cột của bảng cho phù hợp với nhu cầu:
Bạn có thể nhấp vào bất kỳ Giấy báo có nào để xem thông tin chi tiết về (các) Sản phẩm và giá trị được ghi có, Số tham chiếu, Nhận xét và Tệp đính kèm.
Tạo Giấy báo có
Người dùng có Quyền ‘Quản lý Hóa đơn và Giấy báo có’ có thể tạo Giấy báo có mới từ khu vực [Giấy báo có] trên thanh điều hướng bên bằng cách nhấp vào [Giấy báo có mới]:
Có ba cách để người dùng tạo Giấy báo có:
- Thủ công,
- Bằng cách tải tệp PDF lên công cụ Quét AI của chúng tôi, hoặc
- Bằng cách chọn một Chứng từ (tức là Hóa đơn, Đơn đặt hàng hoặc Phiếu nhập kho) và tự động tạo Giấy báo có khớp từng dòng với chứng từ đó.
Vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về Tạo Giấy báo có để biết thêm thông tin và xem hướng dẫn từng bước cho từng phương pháp tạo Giấy báo có.
Cập nhật và quản lý
Người dùng có Quyền ‘Quản lý Hóa đơn và Giấy báo có’ hiện có thể cập nhật bất kỳ Dòng nào (thể hiện sản phẩm, số lượng, giá cả), Cài đặt, đăng Nhận xét hoặc tải Tệp đính kèm lên Giấy báo có.
Ngoài ra, người dùng được cấp quyền có thể Tạm dừng (Park), Hủy và Xóa Giấy báo có. Nếu không có Cờ cảnh báo nào trên Giấy báo có, họ cũng có thể đánh dấu Giấy báo có là Đã đối soát (Reconciled).
Liên kết Giấy báo có với Hóa đơn
Giấy báo có có thể được 'liên kết' với Hóa đơn, điều này rất hữu ích để tham chiếu Giấy báo có trở lại Hóa đơn cho mục đích kế toán.
Mẹo: Chỉ có thể liên kết một Hóa đơn với một Giấy báo có, trong khi nhiều Giấy báo có có thể được liên kết với cùng một Hóa đơn.
Bạn có thể liên kết Hóa đơn với Giấy báo có: \- Trong Bảng thông tin ở phần Đầu trang của Giấy báo có, \- Khi xem xét Tác vụ quét AI thuộc loại Giấy báo có, hoặc \- Khi xem xét một Giấy báo có đang được tạo từ một Chứng từ.
Bạn cũng có thể xem danh sách các Giấy báo có được liên kết với Hóa đơn từ tab [Giấy báo có] khi đang xem Hóa đơn:
Trạng thái Giấy báo có
Giấy báo có có thể ở một trong nhiều trạng thái:
- Mở (Open): Giấy báo có Mở đã được tạo và có thể cập nhật, nhưng chưa được Đối soát.
- Chờ phê duyệt (Awaiting Approval): Giấy báo có ở trạng thái Chờ phê duyệt có một hoặc nhiều Cờ cảnh báo phát sinh, và hiện cần có sự phê duyệt từ Người phê duyệt tại Tổ chức của bạn. Sau khi được phê duyệt, Giấy báo có sẽ chuyển sang trạng thái Đã đối soát.
- Đã đối soát (Reconciled): Giấy báo có Đã đối soát đã vượt qua tất cả các bước kiểm tra theo yêu cầu của Tổ chức bạn và hiện phù hợp để xuất sang nền tảng kế toán bên ngoài của Tổ chức. Bạn không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có khi nó đang ở trạng thái Đã đối soát. Nếu muốn thực hiện thay đổi, bạn có thể Mở lại (Re-Open) Giấy báo có.
- Xin lưu ý: Người dùng có quyền 'Có thể Siêu phê duyệt Hóa đơn và Giấy báo có' có thể cập nhật một số trường nhất định trên Giấy báo có Đã đối soát. Tìm hiểu thêm.
- Tạm dừng (Parked): Giấy báo có Tạm dừng đã bị tạm giữ bởi một người dùng tại Tổ chức của bạn vì có thể cần xem xét hoặc thảo luận thêm. Không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có khi đang ở trạng thái Tạm dừng. Nếu cần, bạn có thể Mở lại Giấy báo có để tiếp tục thực hiện thay đổi.
- Đã hủy (Cancelled): Giấy báo có Đã hủy đã bị người dùng hủy và không còn được sử dụng tại Tổ chức của bạn. Bạn không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có ở trạng thái Đã hủy. Nếu muốn khôi phục Giấy báo có và thực hiện thay đổi, bạn có thể Mở lại Giấy báo có.
- Sẵn sàng xuất (Export Ready): Giấy báo có Sẵn sàng xuất hiện đã có trong [Hóa đơn]→ [Trung tâm xuất] để đưa vào Tệp xuất hàng loạt sắp tới. Sau khi Giấy báo có được xuất thành công sang nền tảng kế toán bên ngoài của Tổ chức bạn, trạng thái của Giấy báo có sẽ được cập nhật thành Đã xuất. Không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có khi nó đang ở trạng thái Sẵn sàng xuất. Nếu cần, bạn có thể Chuyển Giấy báo có về trạng thái Đã đối soát, sau đó Mở lại Giấy báo có để thực hiện thay đổi.
- Xin lưu ý: Trạng thái này chỉ khả dụng cho Tổ chức Loại B.
- Đang xuất (Exporting): Giấy báo có Đang xuất hiện đang trong quá trình xuất sang nền tảng kế toán bên ngoài của Tổ chức bạn. Quá trình này thường mất vài phút. Sau khi xuất thành công, trạng thái của Giấy báo có sẽ được cập nhật thành Đã xuất. Không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có khi nó đang ở trạng thái Đang xuất. Nếu cần, bạn có thể Chuyển Giấy báo có về trạng thái Đã đối soát để Xuất lại, hoặc Mở lại Giấy báo có để thực hiện thay đổi.
- Xin lưu ý: Trạng thái này chỉ khả dụng cho Tổ chức Loại A.
- Đã xuất (Exported): Giấy báo có Đã xuất đã được đưa vào một hoặc nhiều tệp Xuất và đã được xuất sang nền tảng kế toán bên ngoài của Tổ chức bạn. Không thể thực hiện thay đổi đối với Giấy báo có khi nó đang ở trạng thái Đã xuất. Nếu cần, bạn có thể Chuyển Giấy báo có về trạng thái Đã đối soát, sau đó Mở lại Giấy báo có để thực hiện thay đổi.
Cờ cảnh báo và Ngưỡng Giấy báo có
'Cờ' là một cảnh báo được đưa ra trên Giấy báo có, nhằm thu hút sự chú ý đến bất kỳ vấn đề nào liên quan đến chứng từ cần được xem xét và Phê duyệt. Cờ cảnh báo đảm bảo rằng chỉ những Giấy báo có đáp ứng các tiêu chí cụ thể của Tổ chức bạn mới có thể chuyển sang trạng thái Đã đối soát trong PurchasePlus mà không cần can thiệp thủ công.
Đọc thêm về Cờ cảnh báo Hóa đơn và Giấy báo có.
Xuất Giấy báo có
Giống như Hóa đơn, Giấy báo có có thể được xuất sang nền tảng kế toán bên ngoài của bạn theo một trong hai cách, tùy thuộc vào Loại tổ chức của bạn.
Tổ chức Loại A so với Tổ chức Loại B
- Tổ chức Loại A thực hiện xuất riêng lẻ Giấy báo có (và Hóa đơn) theo cách thủ công. Việc này có thể thực hiện tại bất kỳ thời điểm nào sau khi Giấy báo có đã chuyển sang trạng thái Đã đối soát.
- Tổ chức Loại B trước tiên sẽ Đánh dấu Giấy báo có (hoặc Hóa đơn) là Sẵn sàng xuất, sau đó tạo và gửi Tệp xuất hàng loạt bao gồm tất cả các Giấy báo có và Hóa đơn đã được Đánh dấu là Sẵn sàng xuất kể từ lần Xuất gần nhất của bạn.
Đích đến của Hệ thống AP và Định dạng xuất
Đích đến điện tử và Định dạng chính xác của các Tệp xuất cho cả Tổ chức Loại A và Loại B được định cấu hình trong quá trình Triển khai hệ thống PurchasePlus của bạn, nhưng có thể được sửa đổi sau khi triển khai thông qua trao đổi chặt chẽ với đội ngũ PurchasePlus nếu cần. Vui lòng liên hệ với Đội ngũ Customer Success thân thiện của chúng tôi để biết thêm thông tin.