Tổng quan
Tổng quan
Chuyển đến:
Kho hàng là gì
Kho hàng là một phân hệ tùy chọn có thể được đưa vào gói PurchasePlus của bạn, giúp bạn kiểm soát và giảm thiểu chi phí mua sắm hơn nữa bằng cách:
- Nhận Sản phẩm từ các đơn giao của Nhà cung cấp trực tiếp vào Kho hàng của bạn, và bắt đầu theo dõi Mức tồn kho,
- Duy trì việc giám sát tổng giá trị bằng tiền của tất cả các Mặt hàng tồn kho tại các Vị trí kho của bạn,
- Hạch toán các lần Điều chuyển Mặt hàng tồn kho giữa các Vị trí (hoặc các biến động khác của Mặt hàng tồn kho, ví dụ: Chênh lệch trong quá trình Kiểm kê kho),
- Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ để xác minh Mức tồn kho tại các Vị trí này.
Nếu Tổ chức của bạn đã bật Kho hàng, thì khu vực [Kho hàng] sẽ hiển thị trên thanh điều hướng bên:
Những nội dung được bao gồm
Phân hệ Kho hàng đi kèm với bốn tính năng chính: Mặt hàng tồn kho, Vị trí kho, Điều chuyển và Kiểm kê kho. Chúng tôi sẽ đi sâu hơn vào từng tính năng trong số bốn tính năng này dưới đây.
Mặt hàng tồn kho
Mặt hàng tồn kho là một Sản phẩm có sẵn trong Kho hàng của bạn và có thể được thêm vào cũng như lưu giữ tại một hoặc nhiều Vị trí kho trong Kho hàng của bạn.
Với tư cách là một Mặt hàng tồn kho, bạn sẽ có thể nhận các mặt hàng trong Đơn đặt hàng mua (Purchase Order) theo mặt hàng đó, cũng như đưa mặt hàng đó vào bất kỳ đợt Điều chuyển, Bộ sưu tập hoặc Mặt hàng điểm bán hàng (POS) nào. Nếu Tổ chức của bạn Tạo một Mặt hàng tồn kho mới, mặt hàng đó cũng sẽ xuất hiện dưới dạng một sản phẩm trong khu vực Tất cả sản phẩm của họ và Tổ chức của bạn sẽ được đặt làm chủ sở hữu của sản phẩm đó.
Xem bài viết của chúng tôi về Giới thiệu về Mặt hàng tồn kho để biết thêm thông tin.
Vị trí kho và Vị trí hệ thống
Vị trí kho có thể đại diện cho một địa điểm vật lý tại Tổ chức của bạn nơi lưu giữ các Mặt hàng tồn kho. Vị trí kho cũng có thể được sử dụng làm Điểm xuất phát hoặc Điểm đến cho một đợt Điều chuyển kho, một Vị trí để nhận các Mặt hàng tồn kho vào trên Phiếu nhập kho (Goods Receiving Note) và một Vị trí nơi có thể tiến hành Kiểm kê kho.
Vị trí hệ thống là một Vị trí phi vật lý được sử dụng cho mục đích kế toán - ví dụ: điều chuyển một Mặt hàng tồn kho ra khỏi Vị trí kho đến Vị trí hệ thống để theo dõi mức chênh lệch trong quá trình Kiểm kê kho.
Bạn có thể xem Vị trí kho và Vị trí hệ thống trong các trang riêng của chúng dưới mục [Kho hàng] trên thanh điều hướng bên:
Xem bài viết của chúng tôi về Giới thiệu về Vị trí kho để biết thêm thông tin.
Điều chuyển
Điều chuyển là một cách để hạch toán sự luân chuyển của các Mặt hàng tồn kho giữa các Vị trí kho và/hoặc Vị trí hệ thống.
Lệnh điều chuyển có thể được tạo thủ công bất cứ lúc nào nếu người dùng có quyền 'Quản lý điều chuyển', hoặc có thể được tạo tự động trong một số thao tác nhất định - ví dụ: Nhận hàng hoặc trong quá trình thiết lập ban đầu Số dư đầu kỳ của một Vị trí.
Phiếu điều chuyển được tạo cho từng loại điều chuyển, để có thể xem bản tóm tắt chi tiết về Điểm xuất phát, Điểm đến, Mặt hàng tồn kho được điều chuyển và các thông tin quan trọng khác của đợt Điều chuyển.
Xem bài viết của chúng tôi về Giới thiệu về Điều chuyển để biết thêm thông tin.
Kiểm kê kho
Kiểm kê kho là một phương pháp xác minh có hệ thống số lượng Sản phẩm mà bạn đang lưu giữ tại một Vị trí kho. Trong PurchasePlus, một đợt Kiểm kê kho được thực hiện tại một Vị trí kho và có một 'Kỳ' xác định (tức là năm và tháng theo lịch). Việc Kiểm kê kho cho phép người dùng tại Tổ chức của bạn đếm số lượng Mặt hàng tồn kho Thực tế tại Vị trí đó, để số lượng đếm này sau đó có thể được so sánh với số lượng Mặt hàng tồn kho Dự kiến tại Vị trí đó. Phần chênh lệch giữa số lượng Thực tế và Dự kiến phải được hạch toán trong một Phiếu điều chuyển chênh lệch, trước khi đợt Kiểm kê kho được Đóng.
Khả năng Quản lý và Đóng các đợt Kiểm kê kho được kiểm soát bởi quyền hạn của người dùng, nhằm đảm bảo chất lượng dữ liệu trong mỗi đợt Kiểm kê kho.
Xem bài viết của chúng tôi về Giới thiệu về Kiểm kê kho để biết thêm thông tin.
Cách định giá hàng tồn kho
Trong thế giới quản lý kho và Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), việc biết chính xác giá trị lượng hàng tồn kho của bạn có thể là một mục tiêu luôn biến động; giá từ các nhà cung cấp có thể dao động thường xuyên do lạm phát, chiết khấu số lượng lớn hoặc thay đổi theo mùa vụ.
Để làm mịn những biến động này, hầu hết các hệ thống hiện đại (bao gồm cả PurchasePlus) đều áp dụng phương pháp Giá vốn bình quân gia quyền (Weighted Average Cost - WAC). Không giống như phương pháp FIFO (Nhập trước, Xuất trước) theo dõi các lô hàng cụ thể, WAC hòa trộn chi phí của tất cả các đơn vị hiện có để tạo ra một đơn giá duy nhất, được 'tính theo trọng số'.
Công thức cốt lõi
Để tính giá Tồn kho một cách chính xác, bạn không thể chỉ đơn giản lấy trung bình cộng của các đơn giá (ví dụ: $10 và $20 không nhất thiết có nghĩa là mức giá trung bình là $15). Bạn cũng phải tính đến khối lượng mặt hàng được mua tại mỗi mức giá.
Do đó, Giá tồn kho = Tổng chi phí hàng tồn kho hiện có / Tổng số lượng hiện có.
Ví dụ thực tế về kho hàng: Quán cà phê
Hãy xem cách một hệ thống ERP sẽ tính toán giá trị của "Hạt Espresso" qua các chuyến hàng trong một tháng.
- Hàng tồn kho đầu kỳ. Bạn bắt đầu tháng với một số hàng tồn còn lại từ kỳ trước.
- Số lượng: 50 kg
- Đơn giá: $12.00
- Thành tiền: $600.00
- Lô hàng mới. Vào giữa tháng, bạn mua thêm hạt cà phê, nhưng nhà cung cấp đã tăng giá.
- Số lượng: 150 kg
- Đơn giá: $15.00
- Thành tiền: $2,250.00
- Tính toán theo WAC. Để tìm giá tồn kho mới của bạn, ERP sẽ kết hợp hai 'lô' Hàng tồn kho này:
| Nguồn mặt hàng | Số lượng | Giá vốn đơn vị | Tổng chi phí |
|---|---|---|---|
| Hàng tồn kho đầu kỳ | 50kg | $12.00 | $600.00 |
| Lô hàng mới | 150kg | $15.00 | $2250.00 |
| Tổng cộng | 200kg | $2850.00 |
Áp dụng công thức WAC: Giá tồn kho: $2850.00 / 200kg = $14.25
Tại sao nên sử dụng WAC?
- Tính nhất quán: Phương pháp này ngăn ngừa hiện tượng 'đột biến lợi nhuận'. Nếu bạn bán một túi cà phê với giá $30, biên lợi nhuận của bạn vẫn ổn định bất kể bạn lấy ngẫu nhiên túi 'rẻ' hay túi 'đắt' từ trên kệ.
- Tính đơn giản: Trong môi trường có khối lượng lớn (như nhà kho chứa hàng nghìn bu-lông hoặc ốc vít giống hệt nhau), về mặt vật lý, không thể theo dõi đơn vị cụ thể nào được mua với giá nào. WAC coi hàng tồn kho như một nguồn tích lũy chung duy nhất.
- Độ chính xác tự động: Các hệ thống ERP và Kho hàng cập nhật 'Giá tồn kho' này mỗi khi Phiếu nhập kho (GRN) mới được ghi nhận, đảm bảo bảng cân đối kế toán của bạn luôn được cập nhật.
Lời khuyên: Mặc dù WAC rất tuyệt vời cho bán lẻ thông thường, ngành dịch vụ khách hàng (nhà hàng, khách sạn) và sản xuất, nhưng phương pháp này có thể không lý tưởng cho các mặt hàng có hạn sử dụng hoặc hàng hóa độc nhất có giá trị cao (như trang sức), nơi việc theo dõi các chi phí cụ thể mang tính quan trọng hơn.
POS cập nhật kho hàng như thế nào
Điểm bán hàng (POS) là một phân hệ tùy chọn cho phép bạn trừ Mặt hàng tồn kho (hoặc Công thức định lượng có chứa Mặt hàng tồn kho) khỏi Vị trí kho khi bạn thực hiện bán hàng tại nhà hàng, quán bar hoặc quán cà phê của mình. Ngoài ra, tính năng này cho phép bạn lưu giữ hồ sơ Dữ liệu bán hàng trong PurchasePlus, giúp bạn đối chiếu chéo các biến động Tồn kho, giá bán, v.v.
Để triển khai Phân hệ POS, Tổ chức của bạn trước tiên cần triển khai các phân hệ Kho hàng và Công thức định lượng của chúng tôi.
Tìm hiểu thêm về Phân hệ POS của PurchasePlus.
Cài đặt Mức tồn kho âm
Tất cả các Tổ chức sử dụng Kho hàng trong PurchasePlus đều được bật cài đặt 'Cho phép Mức tồn kho âm' theo mặc định.
Đây là Phần 1 trong chuỗi bài viết Giới thiệu về Kho hàng của chúng tôi.
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 2: Mặt hàng tồn kho
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 3: Vị trí kho
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 4: Điều chuyển
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 5: Kiểm kê kho
Bắt đầu với Kho hàng
Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Kho hàng của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Thành công Khách hàng tận tâm của chúng tôi để được hỗ trợ bật phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn.
Lưu ý dành cho Người mua hàng đang sử dụng Legacy PurchasePlus
Phân hệ Kho hàng trong PurchasePlus đã được thiết kế lại và có sự khác biệt đáng kể so với phân hệ Kho hàng của Legacy PurchasePlus. Các tổ chức chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ nhận được hỗ trợ chuyển đổi bổ sung.