Xem Hóa đơn
Xem Hóa đơn
PurchasePlus cung cấp công nghệ Xử lý Hóa đơn cho Bên mua trong mạng lưới của chúng tôi, bao gồm chức năng tiếp nhận, diễn giải, gắn cờ hoặc đối soát các hóa đơn (và phiếu ghi có) mà Nhà cung cấp gửi cho họ.
Lợi ích chính của phân hệ này là phần mềm của chúng tôi có thể so sánh ngay lập tức a) những gì đã được lập hóa đơn với b) những gì đã được đặt hàng và c) những gì đã nhận được, để các điểm chênh lệch có thể được con người xem xét, hoặc phần mềm sẽ tự động 'đối soát' các hóa đơn hợp lệ để thanh toán nhanh hơn.
Việc có dữ liệu Hóa đơn trong PurchasePlus đồng nghĩa với việc bạn, với tư cách là Nhà cung cấp, có thể xem thông tin liên quan đến Trạng thái Hóa đơn (ví dụ: trạng thái có đang là Chờ phê duyệt do một hoặc nhiều Cờ trên Hóa đơn hay không, hoặc trạng thái đã Đối soát và sẵn sàng thanh toán trong đợt chi trả tiếp theo), cũng như để lại bình luận cho Bên mua nếu cần.
Chuyển nhanh đến:
Tất cả hóa đơn
Bất kỳ Hóa đơn nào đã được:
a) nhập vào PurchasePlus, và
b) được quy cho Tổ chức Nhà cung cấp của bạn với tư cách là 'Nhà cung cấp',
..đều có sẵn để bạn xem trong khu vực [Invoices] → [View All]:
Mặc dù Số Hóa đơn trong PurchasePlus có thể không khớp với Số Hóa đơn của bạn, nhưng việc nhấp vào [Invoice Number] của bất kỳ Hóa đơn nào trong bảng sẽ hiển thị thêm thông tin về Hóa đơn đó.
- Bảng cân đối Hóa đơn. Phần này cho biết liệu Tổng tiền Hóa đơn và tổng các Dòng Hóa đơn có bằng nhau hay không.
- Bảng trạng thái. Phần này cho biết Hóa đơn hiện đang ở Trạng thái nào.
- Các tab giao diện Hóa đơn. Các tab này cho phép bạn chuyển đổi giữa giao diện Tổng quan (như hình trên), bất kỳ Bình luận nào được để lại trên Hóa đơn, bất kỳ Tệp đính kèm nào trên Hóa đơn, và nếu Hóa đơn đang ở Trạng thái Chờ phê duyệt, bạn có thể xem tab Cờ để kiểm tra các Cờ của Hóa đơn.
- Các dòng Hóa đơn. Mỗi dòng cho biết một số thông tin cơ bản về Sản phẩm được lập hóa đơn, Số lượng, Đơn giá và Tổng số tiền, cùng với một số thông tin bổ sung như liệu Dòng Hóa đơn đó đã được PurchasePlus (hoặc người dùng tại Tổ chức Bên mua) 'khớp' với một Dòng trên Đơn đặt hàng hay chưa, liệu dòng đó đã được Đánh dấu là Đã nhận hay chưa, và nhiều thông tin khác.
- Tổng số tiền. Ở cuối bảng Dòng Hóa đơn là các mục Tổng số tiền, nơi bạn có thể xem thông tin như Tổng tiền Hóa đơn (chưa thuế), tổng tiền thuế, và bất kỳ phí giao hàng nào được tính trên Hóa đơn.
- Bảng thông tin. Nhấp vào biểu tượng [i] sẽ hiển thị nhiều dữ liệu hơn nữa về Hóa đơn trong ngữ cảnh của PurchasePlus, ví dụ: Phòng ban mà Hóa đơn đã được phân bổ mã chi phí, Đơn đặt hàng khớp tương ứng, và nhiều thông tin khác.
- Tệp PDF của Hóa đơn. Nhấp vào nút này để xem tệp PDF đã được PurchasePlus tiếp nhận và làm cơ sở cho Hóa đơn mà bạn đang xem trên màn hình.
- Tùy chọn khác. Tại đây bạn có thể chọn 'in' Hóa đơn, xem Nhật ký kiểm toán, và nhiều thao tác khác.
- Giao diện nâng cao. Tại đây bạn có thể xem thêm thông tin về cách từng dòng trên Hóa đơn được mã hóa, phân tách, và nhiều thông tin khác.
- Thông tin dòng Hóa đơn. Tại đây bạn có thể duyệt thông tin chi tiết liên quan đến Dòng Hóa đơn này. Điều này có thể hữu ích để hiểu trạng thái Đã liên kết và Đã nhận của Dòng, cũng như nắm được bất kỳ chênh lệch nào giữa giá trên Hóa đơn và giá trên Đơn đặt hàng.
Trạng thái hóa đơn
Tất cả Hóa đơn trong PurchasePlus đều ở một trong các Trạng thái sau:
- Mở (Open): Hóa đơn Mở đã được tạo nhưng chưa được Đối soát. Tùy thuộc vào thiết lập ưu tiên của Bên mua, một Hóa đơn Mở có thể cần được khớp với một Đơn đặt hàng, hoặc cần có Phiếu nhập kho được tạo dựa trên Đơn đặt hàng đã khớp. Bên mua có thể tiếp tục xử lý một Hóa đơn Mở, và Người phê duyệt Hóa đơn có thể xử lý mọi Cờ được kích hoạt. Nếu không có Cờ nào trên Hóa đơn, họ có thể đánh dấu Đối soát thủ công, hoặc phần mềm của chúng tôi sẽ tự động thực hiện việc đó thay họ.
- Chờ phê duyệt (Awaiting Approval): Hóa đơn có một hoặc nhiều Cờ Hóa đơn được kích hoạt trên đó, và hiện yêu cầu phê duyệt từ những Người phê duyệt được chỉ định tại Tổ chức của họ. Sau khi các phê duyệt được cấp, Hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đã đối soát.
- Đã đối soát (Reconciled): Hóa đơn Đã đối soát đã vượt qua mọi quy trình kiểm tra theo yêu cầu của Bên mua và hiện đủ điều kiện để xuất sang nền tảng kế toán bên ngoài của Tổ chức họ.
- Tạm giữ (Parked): Hóa đơn Tạm giữ đã bị tạm dừng bởi một người dùng tại Tổ chức Bên mua vì có thể cần xem xét hoặc thảo luận thêm.
- Đã hủy (Cancelled): Hóa đơn Đã hủy đã bị hủy bởi một người dùng tại Tổ chức Bên mua và không còn được sử dụng nữa.
- Sẵn sàng xuất hoặc Đã xuất (Export Ready or Exported): Hóa đơn đã được Bên mua đánh dấu là Đã đối soát và sẵn sàng để xuất (hoặc đã được Xuất) sang hệ thống Kế toán của họ để thanh toán.
Chờ phê duyệt
PurchasePlus liên tục phân tích tất cả các Hóa đơn và Phiếu ghi có ở trạng thái 'Mở' và 'Chờ phê duyệt', đồng thời kích hoạt các Cờ ở Cấp độ Tiêu đề hoặc Cấp độ Dòng trên chứng từ, theo các cài đặt được lựa chọn bởi Bên mua.
'Cờ' là một mối lưu ý được kích hoạt trên Hóa đơn hoặc Phiếu ghi có nhằm thu hút sự chú ý đến bất kỳ vấn đề nào của chứng từ cần được xem xét trước khi được Phê duyệt bởi (những) người dùng được chỉ định tại Tổ chức của Bên mua. Cờ đảm bảo rằng chỉ những Hóa đơn và Phiếu ghi có đáp ứng các tiêu chí cụ thể của Tổ chức họ mới có thể chuyển sang trạng thái Đã đối soát trong PurchasePlus mà không cần can thiệp thủ công.
Nếu một Hóa đơn đang ở trạng thái Chờ phê duyệt, điều đó có nghĩa là có một hoặc nhiều Cờ được áp dụng cho Hóa đơn. Bạn có thể xem tab [Flags] trên Hóa đơn đang Chờ phê duyệt để nắm được các Cờ riêng lẻ khiến Hóa đơn rơi vào Trạng thái đó:
Vui lòng truy cập liên kết này để biết thêm thông tin về từng Cờ có thể được áp dụng cho Hóa đơn hoặc Phiếu ghi có, tuy nhiên xin lưu ý rằng bài viết này là bài viết dành cho Bên mua (tức là được viết cho Bên mua).
Cuối cùng, với tư cách là Nhà cung cấp, bạn hầu như không bao giờ có thể tự giải quyết các Cờ bằng các hành động của mình trong PurchasePlus. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng tính năng Bình luận trên Hóa đơn nếu muốn trao đổi với Bên mua trên nền tảng PurchasePlus và lưu giữ tất cả thông tin liên quan đến Hóa đơn ở cùng một nơi.
Để lại bình luận
Bước 1: Điều hướng đến [Invoices] → [View All] trên Thanh điều hướng bên: 
Bước 2: Xác định Hóa đơn bạn quan tâm và nhấp vào [Invoice Number] trong bảng: 
Bước 3: Điều hướng đến tab [Comments] trên Hóa đơn:
Bước 4: Nhập bình luận của bạn, đảm bảo nhấp chọn hộp kiểm [External Comment], rồi nhấn Enter để gửi bình luận cho Bên mua xem xét:
***
Nếu có thêm câu hỏi hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ invoicing.team@purchaseplus.com