Câu hỏi thường gặp (FAQs)

Tổng số tiền trên bản sao kê không bằng tổng các dòng. Giờ phải làm sao? Bản sao kê vẫn được lưu. Bạn sẽ thấy chỉ báo không khớp số dư trên phần đầu trang xem chi tiết. Hãy xử lý các dòng, sau đó quyết định xem có đánh dấu là Đã đối soát (Reconciled) bất kể chênh lệch hay để ở trạng thái Mở (Open) cho đến khi được sửa lại chính xác.

Nhà cung cấp liệt kê một hóa đơn trên hai bản sao kê khác nhau. Bản nào là "chính xác"? Hệ thống sẽ không tự chọn. Cả hai dòng đều mang lý do Chú ý (Attention) về việc trùng lặp và liên kết với nhau. Bạn quyết định giữ lại dòng nào, bắt buộc đối soát (force reconcile), hoặc hủy liên kết.

Hóa đơn bị xóa sau khi tôi đã bắt buộc đối soát dòng sao kê. Việc đối soát của tôi có bị hoàn tác không? Không. Liên kết hóa đơn đã khớp sẽ bị xóa và dòng này trở về trạng thái Chưa khớp (Unmatched), nhưng cờ force_reconciled vẫn được giữ lại. Dòng này vẫn ở trạng thái Đã đối soát (Bắt buộc) - Reconciled (Forced). Nếu bạn thực sự muốn nó về trạng thái Chưa khớp, hãy nhấp vào Xóa cờ bắt buộc (Clear Force Flag) một cách rõ ràng.

Tôi có thể xóa bản sao kê đã tải lên do nhầm lẫn không? Không thể trong Giai đoạn 1 (Phase 1). Tính năng xóa tạm thời (soft-delete) được dời sang Giai đoạn 3 (Phase 3). Hiện tại, hãy sửa lại bằng cách chỉnh sửa phần thông tin đầu trang nếu có thể, hoặc chấp nhận bản sao kê đã tải lên nhầm đó (bạn có thể đánh dấu là Đã đối soát mà không cần thao tác trên dòng nào, để lại bản ghi kiểm toán).

Tại sao bản sao kê vẫn ở trạng thái Mở (Open) ngay cả khi mọi dòng đều có màu xanh lục? Theo thiết kế là như vậy. Không có tính năng tự động đóng bản sao kê. Luôn cần có con người xác nhận.

Tôi có thể xem các bản sao kê thuộc sở hữu của tổ chức cấp trên (tổ chức mẹ) của mình không? Không. Quyền xem chỉ hiển thị theo luồng đi xuống. Bạn thấy tổ chức của mình và mọi tổ chức cấp dưới. Nếu bạn cần đối soát một bản sao kê đa tổ chức, hãy đăng nhập ở cấp tổ chức mẹ.

Mã tham chiếu trên bản sao kê không khớp chính xác với hóa đơn. Hệ thống có khớp được không? Có, trong hầu hết các trường hợp. Trình khớp sẽ loại bỏ các ký tự không phải chữ và số rồi chuyển cả hai bên thành chữ in hoa. Do đó, INV-00123 sẽ khớp với inv/00123. Tiền tố và các số 0 ở đầu được giữ nguyên, vì vậy INV-123 và INV-0123 được xử lý chính xác là khác nhau.

Điều gì xảy ra nếu số hóa đơn của nhà cung cấp đã thay đổi do họ phát hành lại? Đó là trường hợp thay thế (supersede) kinh điển. Nếu tồn tại một tác vụ quét trùng lặp hoặc đã bị xóa cho cùng một mã tham chiếu, dòng này sẽ hiển thị Chú ý (Attention) kèm việc thay thế, và bạn có thể chọn Áp dụng thay thế (Apply Supersede) để cập nhật hóa đơn trong hệ thống bằng phiên bản đã sửa chỉ với một cú nhấp chuột.