Gửi đến PurchasePlus

Tại sao nên gửi qua email

PurchasePlus cung cấp giải pháp Hóa đơn không giấy tờ cho các Tổ chức muốn giảm bớt thời gian xem xét và đối chiếu các Hóa đơn nhận được từ Nhà cung cấp của họ.

Đây là gói sản phẩm định hướng tự động hóa, tích hợp liền mạch tính năng quét OCR, Trí tuệ nhân tạo (AI), Học máy (ML) và dịch vụ Giám sát của con người (Human-In-The-Loop) độc đáo của chúng tôi. Sự kết hợp này đảm bảo xử lý dữ liệu hiệu quả, đưa ra quyết định thông minh và liên tục cải tiến hệ thống, đồng thời vẫn duy trì sự giám sát cần thiết của con người trong các hoạt động quan trọng.

Nếu Tổ chức của bạn chọn sử dụng giải pháp Hóa đơn không giấy tờ, một [Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ] duy nhất sẽ được cung cấp cho Tổ chức của bạn. Sau khi được cấp, bạn có thể cung cấp Địa chỉ Email này cho từng Nhà cung cấp của mình và yêu cầu họ bắt đầu gửi Hóa đơn đến Địa chỉ Email này để chúng được tự động xử lý qua PurchasePlus. 

Bạn cũng có thể thay mặt Nhà cung cấp gửi Hóa đơn PDF đến chính [Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ] của bạn, và vui lòng làm theo các khuyến nghị thực hành tốt nhất bên dưới khi thực hiện việc này.

Chuyển đến:

• Thực hành tốt nhất
• Thời gian xử lý
• Cách tìm Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ của bạn
• Xem Email không giấy tờ của bạn
• Khắc phục sự cố

---

Thực hành tốt nhất

Sử dụng Hóa đơn ePDF:

• Thông báo cho Nhà cung cấp của bạn gửi một Hóa đơn PDF điện tử dưới dạng tệp đính kèm trực tiếp đến [Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ] của bạn, các tệp này sẽ dễ dàng được quét hơn bởi PurchasePlus.
• Nếu Nhà cung cấp không thể cung cấp Hóa đơn PDF điện tử, tệp PDF bản quét vẫn được chấp nhận. Đảm bảo bản quét có chất lượng hợp lý để đạt kết quả xử lý Hóa đơn tốt nhất. 

Khi gửi Hóa đơn:

• Đảm bảo rằng [Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ] của bạn nằm trong trường 'To' hoặc 'CC' của email, không để trong trường 'BCC'.
• Không viết hoặc đóng dấu lên hóa đơn vì điều này sẽ ảnh hưởng đến khả năng đọc hóa đơn.
• Yêu cầu Nhà cung cấp tránh gửi các tệp đính kèm không phải Hóa đơn như Bảng sao kê, Phiếu lấy hàng, Xác nhận đơn hàng, v.v. vì những tệp này sẽ bị xóa và làm chậm quá trình xử lý hóa đơn. 

Tệp đính kèm

• Nhiều Hóa đơn: Bạn có thể đính kèm nhiều hóa đơn vào một email duy nhất, miễn là tổng dung lượng tệp không vượt quá 10 MB.
• Gửi một tệp duy nhất: Nếu muốn, bạn có thể gửi một tệp duy nhất chứa nhiều hóa đơn. Nền tảng của chúng tôi sẽ tự động tách chúng thành các tệp riêng lẻ. Xin lưu ý rằng quá trình tách này có thể mất tới 60 phút, trong thời gian đó các tệp có thể chưa hiển thị ngay lập tức trong hàng đợi.
• Giới hạn dung lượng và số trang tệp: Mỗi tệp phải nằm trong giới hạn dung lượng 10 MB và độ dài 10 trang.

Thời gian xử lý 

• 80% tài liệu được gửi sẽ được xử lý tự động và theo thời gian thực, thường xuất hiện trong hàng đợi của bạn trong vòng vài phút.
• Đối với các tài liệu không đáp ứng tiêu chí xác thực kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi có một đội ngũ phụ trách hóa đơn tận tâm để xem xét thủ công. Chúng tôi ưu tiên thời gian xử lý nhanh chóng, với thời gian xử lý trung bình là 3 giờ và cam kết hoàn tất mọi đánh giá trong vòng 24 giờ.
• Đội ngũ phụ trách hóa đơn của chúng tôi hoạt động suốt ngày đêm vào các ngày trong tuần, đảm bảo quá trình xử lý liên tục. Vào cuối tuần, chúng tôi duy trì hoạt động 8 giờ mỗi ngày.
• Để nhận được hỗ trợ ưu tiên, vui lòng gửi yêu cầu của bạn đến help@purchaseplus.com. Chúng tôi trân trọng yêu cầu bạn chỉ sử dụng tùy chọn này cho những vấn đề thực sự khẩn cấp. Cách tiếp cận này giúp chúng tôi duy trì mức độ dịch vụ công bằng cho tất cả các khách hàng của mình.

Tìm địa chỉ không giấy tờ

Nếu Tổ chức của bạn sử dụng giải pháp Hóa đơn không giấy tờ:

1. Nhấp vào [Tên người dùng/Tổ chức] ở góc trên cùng bên phải, sau đó chọn [Giới thiệu].

2. Chọn [Chi tiết Tổ chức] → [Địa chỉ Email không giấy tờ]. Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ riêng cho Tổ chức của bạn sẽ được hiển thị tại đây:

Xem các email đã gửi

Để xem tất cả các email nhận được đến Địa chỉ Email Hóa đơn không giấy tờ của bạn trong một bảng, hãy nhấp vào [Email không giấy tờ] → [Xem tất cả] ở thanh điều hướng bên cạnh:

Bạn có thể nhấp vào số trong cột [Email] để xem email gốc cũng như liên kết đến bất kỳ tệp đính kèm nào:

Tìm hiểu thêm về mô-đun Email không giấy tờ.

Khắc phục sự cố

• Nếu Số Hóa đơn và Nhà cung cấp trùng khớp với một Hóa đơn hiện có trong Tổ chức của bạn, Hóa đơn đó sẽ bị xóa. Không thể có cùng một Số Hóa đơn hai lần cho cùng một Nhà cung cấp.
• Nếu không thể đọc được Hóa đơn do thiếu thông tin, Hóa đơn đó sẽ không được quét thành công. Một thành viên trong đội ngũ PurchasePlus sẽ liên hệ với Tổ chức của bạn để thông báo và phối hợp với bạn điều chỉnh lại thông tin.
• Nếu tài liệu không phải là Hóa đơn, ví dụ: bảng sao kê, phiếu lấy hàng, xác nhận đơn hàng, v.v., tài liệu đó sẽ bị xóa và sẽ không được quét.
• Các Hóa đơn từ Nhà cung cấp hoàn toàn mới (nghĩa là Nhà cung cấp chưa có hồ sơ trong hệ thống của chúng tôi) có thể cần được hệ thống của chúng tôi thiết lập ánh xạ, và quá trình này có thể mất tới 48 giờ. Hóa đơn sau đó sẽ xuất hiện trong Tổ chức của bạn sau khi được xử lý thành công. Hóa đơn tiếp theo từ Nhà cung cấp đó sẽ được xử lý với tốc độ bình thường.
• Hóa đơn có Mã số doanh nghiệp của Nhà cung cấp không khớp với thông tin trong PurchasePlus sẽ không thể quét tự động được. Một thành viên trong đội ngũ PurchasePlus sẽ liên hệ với Tổ chức của bạn để thông báo và phối hợp với bạn điều chỉnh lại thông tin.
• Nếu Hóa đơn đến từ một Nhà cung cấp chưa được thêm làm Nhà cung cấp cho Tổ chức của bạn, một thành viên trong đội ngũ PurchasePlus sẽ liên hệ với Tổ chức của bạn để thông báo và phối hợp với bạn thêm Nhà cung cấp đó.