Đối chiếu
Đối chiếu
Chuyển đến:
Sao kê
Đối chiếu sao kê là tính năng trên nền tảng thay thế cho việc đối chiếu sao kê qua bảng tính và email. Bạn tải lên bản sao kê của nhà cung cấp, hệ thống sẽ trích xuất các dòng, tìm hóa đơn và giấy báo có tương ứng đã có trong PurchasePlus, gắn cờ những mục không khớp, và cung cấp cho bạn một không gian làm việc tập trung để xử lý từng trường hợp ngoại lệ và đóng bản sao kê.
Mục tiêu rất đơn giản: loại bỏ công việc đối chiếu hàng tháng vất vả, phát hiện sớm các hóa đơn còn thiếu, và duy trì nhật ký kiểm toán đáp ứng yêu cầu kiểm toán tài chính.
- Giai đoạn 1 Nhập dữ liệu thủ công & Đối chiếu cốt lõi Người dùng tải lên các bản sao kê để AI trích xuất và xem lại kết quả đối chiếu. Hiện đã khả dụng
- Giai đoạn 2 Quy trình nhập dữ liệu tự động Các bản sao kê được gửi qua email sẽ tự động được tiếp nhận, phân tích cú pháp và xuất hiện trên bảng thông tin. Đang phát triển < 3 tháng
- Giai đoạn 3 Cộng tác với nhà cung cấp & Theo dõi Giao tiếp tự động với nhà cung cấp, liên kết trực tiếp đến biểu mẫu tải lên được điền sẵn thông tin, và quy trình xử lý ngoại lệ. Đang phát triển < 6 tháng
Bản sao kê
Bản sao kê là tài liệu mà nhà cung cấp gửi cho bạn, thường là hàng tháng, liệt kê mọi hóa đơn và giấy báo có trong kỳ. Mỗi hàng trên bản sao kê là một dòng sao kê, và một dòng sao kê tương đương với một hóa đơn hoặc một giấy báo có.
Việc đối chiếu diễn ra ở cấp độ dòng. Hệ thống sẽ cố gắng tìm hóa đơn khớp trong PurchasePlus, so sánh tổng số tiền, và gán cho mỗi dòng một trong bốn trạng thái. Sau khi bạn đã xử lý xong mọi mục cần lưu ý, bạn nhấp vào Đánh dấu là đã đối chiếu và bản sao kê sẽ được đóng.
Không có tính năng tự động đóng bản sao kê. Ngay cả khi mọi dòng đều được tự động đối chiếu, bản sao kê vẫn ở trạng thái Mở cho đến khi có người xác nhận. Điểm kiểm tra thủ công cuối cùng này là hoàn toàn có chủ đích.
Bật tính năng Sao kê
Để sử dụng chức năng Sao kê cần:
- Cờ tính năng Đối chiếu sao kê (Statement Reconciliation) được bật cho Đơn vị tổ chức của bạn.
- Vai trò của bạn có quyền Quản lý đối chiếu sao kê.
- Bản sao kê thuộc sở hữu của Đơn vị tổ chức hiện tại hoặc một trong các Phòng ban của đơn vị đó.
Tải lên và đối chiếu sao kê
- Đi tới [Hóa đơn] \> [Sao kê.]
- Chọn [Nhà cung cấp] từ danh sách thả xuống, kéo và thả hoặc chọn tệp PDF hoặc hình ảnh sao kê rồi nhấp vào [Bắt đầu nhập]
- Nhấp vào nút [Liên kết] để liên kết bất kỳ Dòng chưa khớp nào với Hóa đơn hoặc Giấy báo có thích hợp
Lưu ý\- Các dòng sẽ có trạng thái Đang chờ xử lý nếu tài liệu liên quan đến chúng chưa được Đối chiếu. Xem bài viết Xử lý các trạng thái của sao kê để biết thêm thông tin về cách xử lý các Dòng sao kê chưa được đối chiếu
- Khi tất cả các Dòng sao kê của bạn đã được Đối chiếu, hãy nhấp vào [Đối chiếu.]
Lưu ý\- Nếu bạn không thể Đối chiếu một Dòng sao kê, bạn có thể Bắt buộc đối chiếu. Xem Xử lý các trạng thái của sao kê.
- Nhấp vào [Xác nhận] để hoàn tất việc đối chiếu Sao kê của bạn.
Bản sao kê của bạn hiện đã được Đối chiếu.