Các phương pháp tốt nhất cho Hóa đơn

Các phương pháp tốt nhất cho Hóa đơn

Các trường dữ liệu cho Hóa đơn

1. Đơn đặt hàng (PO)

  • Đầu vào hợp lệ:

Bất kỳ chuỗi ký tự chữ và số nào. Tuy nhiên, chúng tôi thực sự khuyến nghị chỉ sử dụng các giá trị số. Số Đơn đặt hàng do PurchasePlus tạo tuân theo quy ước PO:000000 và tăng tuần tự (ví dụ: 000001, 000002, v.v.)

  • Mẫu: PO:000345
  • Giải thích:

Việc bao gồm Đơn đặt hàng là ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO vì điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc khớp tự động hóa đơn với Đơn đặt hàng trong hệ thống, đảm bảo quy trình hiệu quả và chính xác hơn.

2. Loại tài liệu

  • Đầu vào hợp lệ:

"Invoice" HOẶC "INV: HOẶC "Tax Invoice." "Credit Note" "CR Note"

  • Mẫu: INV-123456
  • Giải thích:

Trường này là BẮT BUỘC để hỗ trợ phân loại và sắp xếp tài liệu, điều này rất cần thiết cho việc xử lý và lưu trữ hồ sơ chính xác. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu thiếu thông tin này. 

3. Số hóa đơn

  • Đầu vào hợp lệ:

Bất kỳ chuỗi ký tự chữ và số nào. Mặc dù cho phép bất kỳ định dạng nào, chúng tôi thực sự khuyến nghị chỉ sử dụng các giá trị số.

  • Mẫu: INV-123456
  • Giải thích:

Trường này là BẮT BUỘC để xử lý và thanh toán. Các số hóa đơn trùng lặp sẽ tự động được hệ thống gắn cờ và từ chối để tránh sai sót. Lưu ý: Bạn có thể sử dụng lại số hóa đơn cho những Người mua khác nhau, nhưng tuyệt đối không được trùng lặp cho cùng một Người mua. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu thiếu thông tin này. 

4. Tên doanh nghiệp, Địa chỉ, Số điện thoại và Email của bạn

  • Đầu vào hợp lệ:

Bất kỳ chuỗi ký tự chữ và số nào.

  • Mẫu:

Tên nhà cung cấp: Fresh Produce Co. Địa chỉ: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Điện thoại: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

  • Giải thích:

Cung cấp thông tin chi tiết chính xác về doanh nghiệp là ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO nhằm mục đích xác thực và đảm bảo hóa đơn được xử lý theo đúng tài khoản.

5. Mã số thuế hoặc Số đăng ký kinh doanh

  • Đầu vào hợp lệ:

Mã số đăng ký kinh doanh hợp lệ dạng số (ví dụ: ABN ở Úc).

  • Mẫu: ABN: 12 345 678 910
  • Giải thích:

Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO cho mục đích nhận diện doanh nghiệp và tuân thủ quy định. Nó giúp xác thực tính hợp pháp của doanh nghiệp. Ở nhiều quốc gia như Úc, việc đưa thông tin này vào là yêu cầu pháp lý đối với bất kỳ khoản phí nào trên 82,50 đô la. Hóa đơn thiếu thông tin này sẽ bị trì hoãn trong khi chờ xác minh doanh nghiệp. 

6. Chi tiết Người mua

  • Đầu vào hợp lệ: 

Họ và tên đầy đủ, tên doanh nghiệp (nếu có), và địa chỉ.

  • Mẫu:

Tên: HotelPlus Sydney Địa chỉ: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Giải thích:

Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO vì nó hỗ trợ việc gán Hóa đơn cho đúng Người mua.

7. Địa chỉ email nhận hóa đơn chuyên dụng của Người mua

  • Đầu vào hợp lệ:

Mỗi Người mua được chỉ định một địa chỉ email duy nhất cho hóa đơn theo định dạng <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> 

  • Mẫu:

Email Người mua: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Giải thích:

Trường này là BẮT BUỘC để nhận diện đối tượng mua hàng theo chương trình. Mặc dù địa chỉ email không nhất thiết phải xuất hiện trên hóa đơn, tất cả hóa đơn phải được gửi đến hộp thư này. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu không được gửi đến địa chỉ email nhận hóa đơn duy nhất của Người mua.

8. Ngày lập hóa đơn

  • Đầu vào hợp lệ: DD/MM/YYYY
  • Mẫu: 10/01/2025
  • Giải thích:

Trường này là BẮT BUỘC để xác thực hóa đơn theo hệ thống. Ngày không được ở trong tương lai và sẽ gắn cờ cảnh báo nếu ngày quá xa trong quá khứ. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu thiếu thông tin này.

9. Ngày đến hạn

  • Đầu vào hợp lệ: DD/MM/YYYY
  • Mẫu: Ngày đến hạn: 24/01/2025
  • Giải thích:

Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO và được đội ngũ Kế toán Phải trả của Người mua sử dụng khi lên lịch thanh toán. 

10. Dữ liệu dòng Hóa đơn 

  • Mã sản phẩm của nhà cung cấp 
    • Đầu vào hợp lệ: chuỗi ký tự chữ và số 
    • Mẫu: 563732
  • - Giải thích: Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO vì thông tin này được dùng để đối soát giữa những gì đã đặt hàng và những gì đã giao. 
  • Mô tả 
    • Đầu vào hợp lệ: chuỗi chữ cái 
    • Mẫu: Apple Red Delicious
  • - Giải thích: Trường này là BẮT BUỘC vì cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm được giao. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu thiếu thông tin này.
  • Số lượng 
    • Đầu vào hợp lệ: chuỗi số  
    • Mẫu: 10
  • - Giải thích:
    • Nếu mặt hàng đã được đặt nhưng không được thực hiện giao, tốt nhất bạn không nên đưa mặt hàng đó vào hóa đơn. Nếu bạn đưa vào Hóa đơn, mặt hàng đó phải được ghi số lượng là "0" và tổng giá trị dòng là "$0" để đảm bảo xử lý chính xác. 
    • Trường này là BẮT BUỘC vì xác định số lượng mặt hàng được cung cấp.
    • Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu thiếu thông tin này hoặc nếu số lượng không khớp với đơn giá.
  • Đơn giá chưa bao gồm GST
    • Đầu vào hợp lệ: chuỗi số  
    • Giải thích:  Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO vì tính tổng tiền dòng trên hóa đơn. Nếu bạn cung cấp số tiền đã bao gồm GST, điều cần thiết là bạn phải bao gồm thuế suất GST áp dụng để chúng tôi có thể tính ngược lại giá chưa có GST để tải lên hệ thống tài khoản phải trả. 
  • Thuế (nếu có)
    • Đầu vào hợp lệ:
      • Thuế suất GST dưới dạng tỷ lệ phần trăm (ví dụ: 10%).
      • Số tiền GST dưới dạng giá trị tiền tệ (ví dụ: $2.00).
      • Một ký hiệu nhận diện nhất quán áp dụng cho các mặt hàng chịu thuế (ví dụ: dấu hoa thị * để biểu thị áp dụng GST).
    • Giải thích:

Trường này là BẮT BUỘC vì xác định tổng số tiền thuế trên hóa đơn. Cách thực hành tốt nhất là hiển thị cả % GST và số tiền $. Hóa đơn sẽ không được xử lý nếu không có ít nhất một trong các điểm dữ liệu trên.

  • Tổng thuế (nếu có)
  • - Đầu vào hợp lệ:

Giá trị số ở định dạng tiền tệ (ví dụ: $200.00).

  • Giải thích:

Trường này ĐƯỢC KHUYẾN NGHỊ CAO vì đảm bảo tổng hóa đơn khớp với các mục dòng riêng lẻ. Trường hợp hóa đơn chứa cả các mặt hàng chịu thuế GST và miễn GST trong cùng một tài liệu, việc bao gồm chi tiết thuế ở cấp dòng là yêu cầu pháp lý tại nhiều quốc gia bao gồm cả Úc. Nếu chỉ cung cấp tổng tiền chưa có GST, phải có chi tiết GST rõ ràng.

11. Đảm bảo Tổng số tiền là chính xác

  • Hiển thị bảng phân tích tổng chi phí:
    • Mỗi dòng trên Hóa đơn phải có một khoản tổng cộng 
    • Tổng thuế và chi phí của các dòng phải khớp với tổng thuế và chi phí trên Hóa đơn 
    • Bất kỳ khoản phí giao hàng nào cũng phải được đưa vào dưới dạng một dòng riêng trong tổng số tiền hóa đơn.
    • Nếu bạn đang tính phí bằng một loại tiền tệ KHÔNG phải là loại tiền tệ mà người mua đang sử dụng, loại tiền tệ đó phải được ghi rõ trong tổng hóa đơn. Ví dụ: SGD ở Úc, hoặc USD ở Singapore. 

12. Định dạng chuyên nghiệp

  • Sử dụng phông chữ rõ ràng, dễ đọc và bố cục khoa học.
  • Bao gồm logo công ty của bạn để nhận diện thương hiệu.
  • Cung cấp hóa đơn ở định dạng PDF hoặc E-PDF 
  • Không chèn hình ảnh vào tài liệu 

HÓA ĐƠN MẪU

[Logo Công ty của bạn] Tên nhà cung cấp: Fresh Produce Co. Địa chỉ: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Điện thoại: +61 2 9876 5432 Email: billing@freshproduceco.com.au ABN: 12 345 678 910

Hóa đơn

Số hóa đơn: INV-123456 Ngày lập hóa đơn: 10/01/2025 Ngày đến hạn: 24/01/2025 Loại tài liệu: Hóa đơn thuế Đơn đặt hàng (PO): PO:000345

Chi tiết Người mua: Tên: HotelPlus Sydney Địa chỉ: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Dữ liệu dòng sản phẩm

Mã sản phẩmMô tảSố lượngĐơn giá (Chưa GST)Tổng dòng (Chưa GST)GST (10%)Số tiền GST (AUD)Tổng dòng (Gồm GST)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Tổng phụ (Chưa GST): $90.00 GST (10%): $14.00 Tổng cộng (Gồm GST): $104.00

Ghi chú bổ sung

  • Vui lòng thực hiện thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng tới tài khoản sau:

Tên ngân hàng: ANZ Bank Tên tài khoản: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Số tài khoản: 678901234

  • Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại billing@freshproduceco.com.au.

Related articles