Nhận hàng
Nhận hàng
Việc đánh dấu các mục dòng của Đơn đặt hàng là Đã nhận sẽ cho người dùng tại Tổ chức của bạn biết khi nào có thể đóng Đơn đặt hàng.
Điều này cũng rất quan trọng đối với việc xử lý Hóa đơn nếu Tổ chức của bạn đã chọn tính năng Khớp AP 3 chiều; Tức là các dòng Hóa đơn được đối chiếu chéo với những gì đã đặt (từ Đơn đặt hàng) và những gì đã nhận (trên Phiếu nhận hàng), trước khi có thể được Đối chiếu.
Chuyển đến:
Tạo Phiếu nhận hàng
Để tạo Phiếu nhận hàng mới, hãy điều hướng đến [Đơn đặt hàng] → [Xem tất cả], từ thanh điều hướng bên cạnh. Nhấp vào biểu tượng [Xe tải] trong cột Phiếu nhận hàng (GR Note), để tạo Phiếu nhận hàng cho Đơn đặt hàng.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào một Đơn đặt hàng và chọn một trong các nút [Nhận hàng] bên trong Đơn đặt hàng.
Nhận vào Kho lưu trữ
Nếu Tổ chức của bạn đang sử dụng Mô-đun kho lưu trữ, bạn sẽ thấy tùy chọn nhận Hàng hóa vào một Vị trí kho trong Kho lưu trữ, nhờ đó Mức tồn kho của bạn tại Vị trí kho đó sẽ được cập nhật tương ứng.
Vui lòng đọc bài viết Nhận hàng vào Kho lưu trữ của chúng tôi để biết thêm thông tin.
Nhận tất cả các mặt hàng còn tồn đọng
Sau khi bạn đã chọn có Nhận hàng vào Kho lưu trữ hay không (hoặc nếu Tổ chức của bạn không sử dụng mô-đun Kho lưu trữ), sau đó bạn có thể chọn điền trước vào Phiếu nhận hàng các số lượng còn tồn đọng trên Đơn đặt hàng. Đây là một tính năng tiết kiệm thời gian cực kỳ mạnh mẽ, cho phép bạn tăng tốc đáng kể quy trình Nhận hàng, nhờ đó ngay cả Đơn đặt hàng dài nhất cũng có thể được đánh dấu là Đã nhận đầy đủ chỉ với vài cú nhấp chuột:
Bật tùy chọn này có nghĩa là mọi mục dòng còn tồn đọng trên Đơn đặt hàng, cho dù trước đó đã được Nhận một phần hay chưa, đều sẽ được điền trước dưới dạng dòng Đã nhận đầy đủ trên Phiếu nhận hàng tương ứng. Sau đó, bạn có cơ hội chỉnh sửa số lượng hàng hóa được Nhận hoặc hoàn tất Phiếu nhận hàng bằng cách nhấp vào [Đánh dấu là đã nhận].
Quản lý Phiếu nhận hàng bản nháp
Ngay khi bạn nhấp vào [Nhận hàng] trên một Đơn đặt hàng, một Phiếu nhận hàng bản nháp sẽ được tạo. Bạn có thể hoàn thành các thao tác sau khi cần, hoặc có thể nhấp vào [Lưu dưới dạng bản nháp] để quay lại màn hình trước đó.
a) Điều chỉnh Số lượng nhận của bất kỳ mặt hàng nào trên Phiếu nhận hàng.
b) Truy cập Tùy chọn nâng cao để:
- Xem bảng tóm tắt Số lượng,
- Xem các Dòng hóa đơn được liên kết,
- Ghi đè Đơn giá nhận hàng. Đây là một tình huống khá phổ biến, phát sinh khi Giá nhận hàng khác với Giá dòng đơn đặt hàng (hoặc Dòng hóa đơn, nếu nó đã được Liên kết với một Hóa đơn). Vui lòng xem bài viết của chúng tôi: Ghi đè đơn giá khi nhận hàng để biết thêm thông tin.
- Nhập Nhận xét cho mục dòng,
- Ghi lại Ngày hết hạn của sản phẩm,
- Ghi lại Nhiệt độ phương tiện,
- Ghi lại Nhiệt độ sản phẩm.
c) [Thêm sản phẩm]. Điều này rất hữu ích khi, chẳng hạn, bạn cần Nhận một sản phẩm đột xuất đi kèm trong đợt giao hàng nhưng không được liệt kê trên Đơn đặt hàng.
d) [Hiện hoặc ẩn chi tiết] của Phiếu nhận hàng.
e) [Tùy chọn khác], cho phép bạn:
- [Xem nhật ký kiểm tra]
- [Mở trong Legacy PurchasePlus]
- [Hủy phiếu nhận hàng]
- [Nhận trợ giúp].
f) [Đánh dấu là đã nhận]. Nhấp vào nút này khi bạn đã hoàn tất chỉnh sửa Phiếu nhận hàng và hài lòng với dữ liệu sẽ được lưu.
g) Truy cập tab [Cài đặt] của Phiếu nhận hàng.
h) Bạn có thể ẩn các mặt hàng Đã nhận bằng cách nhấp vào [Ẩn các mặt hàng đã nhận] ở phía trên cùng của trang.
Hoàn tất Phiếu nhận hàng
Nhấp vào [Đánh dấu là đã nhận] trên Phiếu nhận hàng bản nháp sẽ chuyển tài liệu nháp sang trạng thái 'ĐÃ NHẬN'.
Đầu tiên, bạn sẽ đến trang xác nhận, nơi bạn có thể nhấp vào nút [Xem] để xem Phiếu nhận hàng đã hoàn tất. Nếu việc giao hàng được Nhận vào Kho lưu trữ, bạn cũng sẽ thấy liên kết đến bất kỳ Phiếu chuyển hàng nào được tạo.
Ngoài ra, bạn sẽ thấy một tiện ích có tên 'Thêm đơn đặt hàng', liệt kê các Đơn đặt hàng khác đến hạn Giao hàng hôm nay hoặc ngày mai (dựa trên Ngày giao hàng trên Đơn đặt hàng):
Phiếu nhận hàng sẽ được lưu vĩnh viễn trong tab Phiếu nhận hàng của Đơn đặt hàng tương ứng:
Các phương pháp hay nhất
PurchasePlus hiện cho phép các bộ phận nhận hàng xử lý số lượng mặt hàng vượt quá số lượng trên dòng Đơn đặt hàng (PO) ban đầu. Không có việc chặn cứng, cảnh báo hoặc giới hạn dung sai mặc định nào hạn chế việc nhận vượt mức. Trên toàn hệ thống, khoảng 5% trong số tất cả các dòng PO đã nhận (hoặc 1 trên 20 mặt hàng) có số lượng lớn hơn số lượng đã đặt ban đầu.
Hành vi nhận hàng linh hoạt này đảm bảo số lượng tồn kho phản ánh chính xác lượng hàng thực tế hiện có ngay khi giao hàng.
Các tình huống phổ biến dẫn đến nhận vượt mức
- Các mặt hàng có trọng lượng thay đổi: Các sản phẩm được bán theo trọng lượng, thể tích hoặc kích thước thường không thể được giao theo con số tròn chính xác. Ví dụ: một PO được phát hành cho 10 kg thịt xay có thể được nhà cung cấp giao theo lô 10,66 kg. Bộ phận nhận hàng nên ghi lại chính xác 10,66 kg đã giao để đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho và chi phí.
- Hàng tặng kèm, Khuyến mãi & Hàng mẫu: Các nhà cung cấp thường gửi kèm hàng khuyến mãi (ví dụ: "Mua 10 tặng 2") hoặc hàng mẫu không lập hóa đơn. Để đảm bảo các đơn vị bổ sung này được theo dõi hợp lệ và sẵn sàng để bán hoặc sử dụng, chúng phải được ghi lại tại thời điểm nhận hàng ngay cả khi không có trên dòng PO ban đầu.
- Nhà cung cấp giao thừa hàng: Lỗi đóng gói thỉnh thoảng xảy ra từ nhà cung cấp hoặc việc điều chỉnh đơn vị đo lường có thể dẫn đến việc có thêm hàng thực tế.
Các phương pháp hay nhất dành cho bộ phận nhận hàng
- Luôn ghi lại số lượng thực tế: Nhập số lượng thực tế được giao thay vì ép số lượng phải khớp với dòng PO.
- Không điều chỉnh PO ban đầu trước khi nhận hàng: Mô-đun nhận hàng sẽ tự xử lý chênh lệch; việc điều chỉnh PO liên quan trước khi nhận hàng sẽ làm sai lệch lịch sử đặt hàng ban đầu.
- Xác minh chứng từ: Đảm bảo mọi lượng hàng dư thừa đều khớp với phiếu giao hàng của nhà cung cấp hoặc phiếu đóng gói khuyến mãi trước khi hoàn tất phiếu nhận hàng.