Nhận hàng

Việc đánh dấu các mục dòng trong Đơn đặt hàng là Đã nhận sẽ cho người dùng tại Tổ chức của bạn biết khi nào Đơn đặt hàng có thể được đóng.

Điều này cũng rất quan trọng đối với việc xử lý Hóa đơn nếu Tổ chức của bạn đã chọn Đối soát Công nợ 3 chiều (3-Way AP Matching); Nghĩa là, các dòng Hóa đơn sẽ được đối chiếu chéo với những gì đã đặt (từ Đơn đặt hàng) và những gì đã nhận (trên Phiếu nhận hàng), trước khi có thể được Đối soát.

Tạo Phiếu nhận hàng

Để tạo một Phiếu nhận hàng mới, hãy điều hướng đến [Đơn đặt hàng] → [Xem tất cả] từ thanh điều hướng bên cạnh. Nhấp vào biểu tượng [Xe tải] trong cột Phiếu nhận hàng (GR Note) để tạo Phiếu nhận hàng cho Đơn đặt hàng đó. 

Ngoài ra, bạn có thể mở Đơn đặt hàng và nhấp vào [Nhận hàng]. Thao tác này sẽ luôn mở màn hình Tạo Phiếu nhận hàng.

Nhận vào Kho hàng

Trên màn hình Tạo Phiếu nhận hàng, chọn [Nhận vào Kho hàng] hoặc [Không nhận vào Kho hàng]. Tùy chọn [Nhận vào Kho hàng] sẽ cập nhật Mức tồn kho tại Địa điểm kho đã chọn.

Nếu Kho hàng chưa được bật cho Tổ chức của bạn, tùy chọn [Nhận vào Kho hàng] sẽ bị tắt và [Không nhận vào Kho hàng] được chọn tự động. Tùy chọn [Không nhận vào Kho hàng] khả dụng cho mọi cấu hình Kho hàng, bao gồm các Tổ chức không có Kho hàng và Kho hàng Cũ (Legacy Inventory).

Vui lòng đọc bài viết Nhận hàng vào Kho hàng của chúng tôi để biết thêm thông tin.

Nhận tất cả các mặt hàng còn tồn đọng

Sau khi bạn chọn [Nhận vào Kho hàng] hoặc [Không nhận vào Kho hàng], bạn có thể đánh dấu chọn [Nhận tất cả các mặt hàng còn tồn đọng]. Tùy chọn này mặc định bị tắt.

Lưu ý - Trên Kho hàng Cũ (Legacy Inventory), tùy chọn [Nhận tất cả các mặt hàng còn tồn đọng] chỉ xuất hiện cùng với [Không nhận vào Kho hàng].

Bật tùy chọn này có nghĩa là mọi mục dòng còn tồn đọng trên Đơn đặt hàng, cho dù trước đó đã được Nhận một phần hay chưa, sẽ được điền sẵn dưới dạng dòng Đã nhận đầy đủ trên Phiếu nhận hàng được tạo ra. Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa số lượng hàng hóa đang được Nhận, hoặc hoàn tất Phiếu nhận hàng bằng cách nhấp vào [Đánh dấu là đã nhận].

Quản lý Phiếu nhận hàng bản nháp

Ngay sau khi bạn nhấp vào [Nhận hàng] trên Đơn đặt hàng, một Phiếu nhận hàng Bản nháp sẽ được tạo. Bạn có thể hoàn thành các thao tác sau khi cần, hoặc có thể nhấp vào [Lưu dưới dạng bản nháp] để quay lại màn hình trước đó.

a) Điều chỉnh Số lượng nhận của bất kỳ mặt hàng nào trên Phiếu nhận hàng.

b) Truy cập Tùy chọn nâng cao để:

• Xem bảng tóm tắt Số lượng,
• Xem các Dòng Hóa đơn được liên kết,
• Ghi đè Đơn giá nhận. Đây là một trường hợp khá phổ biến, phát sinh khi Giá nhận khác với Giá dòng Đơn đặt hàng (hoặc Dòng Hóa đơn, nếu dòng đó đã được Liên kết với Hóa đơn). Vui lòng xem bài viết của chúng tôi: Ghi đè đơn giá khi nhận hàng để biết thêm thông tin.
• Nhập Nhận xét cho mục dòng, 
• Ghi lại Hạn sử dụng của sản phẩm,
• Ghi lại Nhiệt độ phương tiện vận chuyển,
• Ghi lại Nhiệt độ sản phẩm.

c) [Thêm sản phẩm]. Tính năng này hữu ích khi, chẳng hạn, bạn cần Nhận một sản phẩm phát sinh đột xuất đi kèm trong đợt giao hàng, nhưng không được liệt kê trên Đơn đặt hàng.

d) [Hiển thị hoặc ẩn chi tiết] của Phiếu nhận hàng.

e) [Tùy chọn khác], cho phép bạn:

• [Xem Nhật ký kiểm tra]
• [Mở trong Legacy P+]
• [Hủy Phiếu nhận hàng]
• [Nhận trợ giúp].

f) [Đánh dấu là đã nhận]. Nhấp vào nút này khi bạn đã hoàn tất việc chỉnh sửa Phiếu nhận hàng và bạn hài lòng với dữ liệu sẽ được lưu.

g) Truy cập tab [Cài đặt] của Phiếu nhận hàng. 'Ngày giao hàng' hiển thị ngày đã lưu.

h) Bạn có thể ẩn các mặt hàng Đã nhận bằng cách nhấp vào [Ẩn các mặt hàng đã nhận] ở phía đầu trang.

Hoàn tất Phiếu nhận hàng

Nhấp vào [Đánh dấu là đã nhận] trên Phiếu nhận hàng Bản nháp sẽ chuyển tài liệu nháp sang trạng thái 'ĐÃ NHẬN'.

Trước tiên, bạn sẽ chuyển đến trang xác nhận, nơi bạn có thể nhấp vào nút [Xem] để xem Phiếu nhận hàng đã hoàn thành. Nếu đợt giao hàng được Nhận vào Kho hàng, bạn cũng sẽ thấy liên kết đến bất kỳ Phiếu chuyển kho nào đã tạo.

Ngoài ra, bạn sẽ thấy một tiện ích có tên 'Đơn đặt hàng khác', liệt kê các Đơn đặt hàng khác dự kiến Giao hàng hôm nay hoặc ngày mai (dựa trên Ngày giao hàng trên các Đơn đặt hàng):

Phiếu nhận hàng sẽ được lưu vĩnh viễn trong tab Phiếu nhận hàng của Đơn đặt hàng tương ứng:

Phương pháp hay nhất

PurchasePlus hiện cho phép các nhóm nhận hàng xử lý số lượng mặt hàng vượt quá số lượng dòng trên Đơn đặt hàng (PO) gốc. Không có sự ngăn chặn cứng, cảnh báo hay giới hạn dung sai mặc định nào hạn chế việc nhận vượt số lượng. Trên toàn bộ hệ thống, có khoảng 5% tổng số dòng PO đã nhận (hoặc cứ 20 mặt hàng thì có 1 mặt hàng) liên quan đến số lượng lớn hơn số lượng đã đặt ban đầu.

Cơ chế nhận hàng linh hoạt này đảm bảo rằng số lượng tồn kho phản ánh chính xác lượng hàng hóa thực tế có sẵn ngay khi giao hàng.

Các tình huống thường gặp khi nhận vượt số lượng

• Mặt hàng có trọng lượng thay đổi: Các sản phẩm bán theo trọng lượng, thể tích hoặc kích thước thường không thể giao theo các số lượng tròn chính xác. Ví dụ: một PO được phát hành cho 10 kg thịt xay có thể được nhà cung cấp giao theo một lô 10,66 kg. Nhóm nhận hàng nên ghi lại số lượng thực tế 10,66 kg đã giao để đảm bảo độ chính xác về tồn kho và giá vốn.
• Hàng tặng kèm, Khuyến mãi & Hàng mẫu: Các nhà cung cấp thường gửi kèm hàng khuyến mãi (ví dụ: "Mua 10 tặng 2") hoặc hàng mẫu không tính tiền. Để đảm bảo các đơn vị bổ sung này được theo dõi hợp lệ và sẵn sàng để bán hoặc sử dụng, chúng phải được ghi nhận tại thời điểm nhận hàng ngay cả khi không có trên dòng PO gốc.
• Nhà cung cấp giao thừa hàng: Lỗi đóng gói thỉnh thoảng xảy ra từ phía nhà cung cấp hoặc việc điều chỉnh đơn vị tính có thể dẫn đến việc dư thừa hàng thực tế.

Các phương pháp hay nhất cho nhóm nhận hàng

1. Luôn ghi lại số lượng thực tế: Nhập số lượng thực tế được giao thay vì ép buộc số lượng cho khớp với dòng PO.
2. Không điều chỉnh PO gốc trước khi nhận hàng: Phân hệ nhận hàng tự xử lý phần chênh lệch một cách tự nhiên; việc điều chỉnh PO gốc trước khi nhận hàng sẽ làm sai lệch lịch sử đặt hàng ban đầu.
3. Xác minh tài liệu: Đảm bảo mọi lượng hàng dư thừa đều khớp với phiếu giao hàng của nhà cung cấp hoặc phiếu đóng gói khuyến mãi trước khi hoàn tất phiếu nhận hàng.