Chế độ nâng cao

Trong PurchasePlus, các Dòng hóa đơn có thể được xem ở Chế độ nâng cao để hiển thị tất cả thông tin bổ sung cho từng Dòng hóa đơn. Một Dòng hóa đơn có thể có một hoặc nhiều Dòng phụ. Dòng phụ thường được sử dụng để phân bổ Dòng hóa đơn cho nhiều Phòng ban và Mã tài khoản khác nhau, nếu cần.

Chuyển đến:

• Bật Chế độ xem nâng cao
• Tách dòng phụ để phân chia chi phí
• Thêm dòng phụ mới để phân chia chi phí
• Điền các trường tùy chỉnh của dòng phụ

Bật Chế độ xem nâng cao

1. Sau khi mở Hóa đơn liên quan, chọn [Chế độ xem nâng cao] để hiển thị thông tin bổ sung cho từng Dòng hóa đơn. Mỗi Dòng hóa đơn phải có ít nhất một Dòng phụ thuộc về nó, và có thể tạo thêm các Dòng phụ bổ sung để phân bổ chi phí theo yêu cầu.

2. Nếu Hóa đơn đang ở trạng thái 'Mở' hoặc 'Chờ phê duyệt' và bạn có các quyền phù hợp, bạn sẽ có thể thực hiện các thao tác sau:

1. Nhấp vào menu [Thêm] trên một Dòng phụ để [Tạo dòng phụ mới], [Cập nhật dòng phụ], [Tách dòng phụ], hoặc [Xóa dòng phụ]. Các thao tác này được sử dụng để quản lý cách phân bổ Dòng hóa đơn, nếu dòng này cần được phân bổ cho nhiều Phòng ban và Mã tài khoản. Nếu Dòng hóa đơn của bạn có một Dòng phụ duy nhất mà bạn muốn phân bổ cho nhiều Phòng ban và Mã tài khoản, hãy sử dụng tính năng Tách dòng phụ để thực hiện điều này.
2. Nhấp vào [Ghi nợ] để cập nhật dòng thành Ghi nợ hoặc Ghi có. Một Dòng phụ hóa đơn được đặt thành 'Ghi nợ' sẽ có tổng dương, ngụ ý rằng số tiền này phải trả cho Nhà cung cấp. Một Dòng phụ hóa đơn được đặt thành 'Ghi có' sẽ có tổng âm, ngụ ý rằng số tiền này được Nhà cung cấp ghi có cho bạn.
3. Nhấp vào [Phòng ban] và [Mã tài khoản] để phân bổ Dòng phụ cho Phòng ban và Mã tài khoản thích hợp. Lưu ý rằng nếu Dòng hóa đơn được khớp với một Dòng đơn đặt hàng, các Dòng phụ của Dòng hóa đơn sẽ tự động cập nhật để khớp với các Phòng ban và Mã tài khoản được thiết lập trên Dòng đơn đặt hàng được liên kết.
4. Cập nhật [Đơn giá] & [% Thuế]. Đơn giá và Tỷ lệ phần trăm thuế được thiết lập trên Dòng hóa đơn, và tự động áp dụng xuống tất cả các Dòng phụ của Dòng hóa đơn đó.
5. Cập nhật [Số lượng]. Số lượng được xác định riêng biệt trên từng Dòng phụ. Số lượng của Dòng hóa đơn được tự động tính toán từ tổng Số lượng của từng Dòng phụ thuộc về Dòng hóa đơn đó.
6. Nhấp vào [Mô tả] để cập nhật Mô tả của Dòng hóa đơn. Bạn cũng có thể sử dụng menu Thêm của Dòng phụ để thêm Mã tham chiếu cho từng Dòng phụ, nếu có.

Tách dòng phụ để phân chia chi phí

Tách một Dòng phụ là một cách đơn giản để chia nhỏ dòng đó thành nhiều Dòng phụ riêng biệt. Mỗi Dòng phụ mới được tạo trong quy trình này sẽ thay thế Dòng phụ mà bạn đã chọn để tách. Điều này cho phép bạn phân bổ nhanh hơn một Dòng hóa đơn cho nhiều kết hợp Phòng ban và Mã tài khoản riêng biệt, nếu cần. Mô tả và Mã tham chiếu của Dòng phụ bạn đang tách sẽ được tự động sử dụng cho tất cả các Dòng phụ mới tạo, nhưng những thông tin này có thể được thay đổi riêng lẻ sau khi các Dòng phụ mới được tạo.

1. Nhấp vào [Thêm] → [Tách dòng phụ] trên Dòng phụ hóa đơn mà bạn muốn tách.

2. Bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

1. Chọn [Phòng ban] và [Mã tài khoản] bạn muốn chỉ định.
2. Nhập [Số lượng] để chia theo Số lượng.
3. Nhập [Tổng cộng (Chưa thuế)] hoặc [Tổng cộng] để chia theo Giá trị.
4. Nhấp vào [Điền] để tự động tính toán Số lượng & Giá trị còn lại.
5. Nhấp vào [Chia đều] để tự động tính toán việc phân chia đều cho tất cả các Dòng phụ.
6. [Thêm dòng phụ mới] để thêm một Dòng phụ khác.
7. Nhấp vào biểu tượng Thùng rác để [Xóa dòng phụ].
8. Nhấp vào [Thêm các dòng phụ] để thực hiện việc tách và thay thế Dòng phụ ban đầu bằng các Dòng phụ mới tạo sau khi tách.

Thêm dòng phụ mới để phân chia chi phí

Ngoài tính năng Tách dòng phụ đã thảo luận ở trên, bạn cũng có tùy chọn thêm một Dòng phụ mới vào một Dòng hóa đơn, nhằm phân bổ một phần của Dòng hóa đơn cho một Phòng ban và Mã tài khoản riêng biệt, nếu cần. 

1. Nhấp vào [Thêm] → [Tạo dòng phụ mới].

2. Hoàn thành các trường theo yêu cầu, sau đó nhấp vào [Thêm dòng phụ].

3. Số lượng của Dòng phụ mới thêm vào giờ đây sẽ được cộng vào tổng [Số lượng] của Dòng hóa đơn, và điều này có thể được điều chỉnh lại để khôi phục Dòng hóa đơn về Số lượng ban đầu trước khi thêm Dòng phụ mới. Vì lý do này, tính năng [Tách dòng phụ] là phương pháp thân thiện với người dùng hơn để chia nhỏ một Dòng phụ riêng lẻ thành nhiều phần riêng biệt. 

Điền các trường tùy chỉnh của dòng phụ

Tổ chức của bạn có thể sử dụng Trường tùy chỉnh của dòng phụ để thêm thông tin bổ sung về từng Dòng phụ, dựa trên các yêu cầu của nền tảng kế toán bên ngoài của bạn. Vui lòng trao đổi với Quản trị viên tại Tổ chức của bạn về các yêu cầu cụ thể của Trường tùy chỉnh của dòng phụ, hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng thân thiện của chúng tôi để được trợ giúp.

Nếu được Tổ chức của bạn sử dụng, các Trường tùy chỉnh của dòng phụ sẽ khả dụng trong từng Dòng phụ bên trong Hóa đơn hoặc Phiếu ghi có, và cho phép người dùng nhập dữ liệu vào từng trường tùy chỉnh.

Trong ví dụ dưới đây, chúng ta có một trường tùy chỉnh của Dòng phụ có tên là [test].

1. Chọn [Chế độ xem nâng cao] để xem các Dòng phụ hóa đơn.

2. Nhấp vào Trường tùy chỉnh [test] để cập nhật trường đó.

3. Nhập thông tin bắt buộc, sau đó nhấp vào [Lưu thay đổi].

4. Trường tùy chỉnh của dòng phụ hiện đã được cập nhật thành công.