Kiểm kê kho
Kiểm kê kho
Kiểm kê kho
Kiểm kê kho là một phương pháp xác minh số lượng Mặt hàng tồn kho đang được lưu trữ tại một Vị trí kho. Đợt kiểm kê được thực hiện tại một Vị trí kho và có một 'Kỳ' xác định (ví dụ: một năm và một tháng theo lịch). Việc kiểm kê cho phép người dùng tại Tổ chức của bạn đếm số lượng Thực tế của các Mặt hàng tồn kho tại Vị trí đó, để số lượng này có thể được so sánh với số lượng Kỳ vọng của các Mặt hàng tồn kho tại Vị trí. Chênh lệch giữa số lượng Thực tế và Kỳ vọng phải được hạch toán trong một Lệnh điều chuyển chênh lệch, trước khi Đợt kiểm kê được Đóng.
Các quyền Quản lý kiểm kê kho và Đóng kiểm kê kho được kiểm soát bởi các phân quyền người dùng riêng biệt, thể hiện tầm quan trọng của việc kiểm kê trong công tác Quản lý kho hàng hiệu quả. Người dùng có quyền Quản lý kiểm kê kho cũng có thể xóa đợt kiểm kê đang ở trạng thái Đang tiến hành.
Xem các đợt kiểm kê kho
Người dùng có thể xem các đợt kiểm kê kho của Tổ chức bằng cách điều hướng đến [Kho hàng] → [Kiểm kê kho] trên thanh điều hướng bên cạnh.
Bạn có thể xem chi tiết của bất kỳ đợt kiểm kê riêng lẻ nào trong bảng bằng cách nhấp vào Tên vị trí kho ở ngoài cùng bên trái của bảng.
Trạng thái kiểm kê kho
Một đợt kiểm kê kho có thể ở một trong hai Trạng thái:
- Đang tiến hành: Đợt kiểm kê đã được bắt đầu và đang diễn ra. Khi một Vị trí kho có đợt kiểm kê Đang tiến hành, thao tác Nhập kho hàng tồn kho sẽ không tự động diễn ra. Thay vào đó, người dùng phải tìm Điều chuyển nhập kho và nhấn [Đánh dấu là hoàn thành] thủ công khi họ sẵn sàng. Sau khi đợt kiểm kê Hoàn thành, việc Nhập kho hàng tồn kho sẽ tự động trở lại bình thường.
- Đã đóng: Đợt kiểm kê đã được đánh dấu là Hoàn thành và mọi Chênh lệch đều đã được xử lý xong.
Trạng thái đếm
Đợt kiểm kê kho cũng có Trạng thái đếm, trạng thái này khác với Trạng thái kiểm kê kho. Các Trạng thái đếm khác nhau gồm có:
- Chưa đếm: Chưa có Mặt hàng tồn kho nào trong Vị trí kho được ghi nhận số lượng đếm.
- Đã đếm một phần: Một số (nhưng chưa phải toàn bộ) Mặt hàng tồn kho trong Vị trí kho đã được ghi nhận số lượng đếm.
- Đã đếm đầy đủ: Tất cả các Mặt hàng tồn kho trong Vị trí kho đều đã được ghi nhận số lượng đếm.
Bắt đầu một đợt kiểm kê mới
Người dùng có quyền Quản lý kiểm kê kho có thể nhấp vào nút [Bắt đầu đợt kiểm kê mới] trên trang [Kho hàng] → [Kiểm kê kho].
Người dùng có tùy chọn bắt đầu kiểm kê tại Một vị trí đơn lẻ hoặc tại Tất cả các vị trí:
Bắt đầu kiểm kê tại Một vị trí kho đơn lẻ.
Chọn 'Một vị trí kho' sẽ mở một Đợt kiểm kê mới tại Vị trí kho đã chỉ định với trạng thái 'Đang tiến hành' và Trạng thái đếm là 'Chưa đếm'.
Bắt đầu kiểm kê tại Tất cả các vị trí kho.
Chọn 'Tất cả các vị trí kho' sẽ mở một Đợt kiểm kê mới tại mọi Vị trí kho trong Tổ chức hiện tại của bạn, với trạng thái 'Đang tiến hành' và Trạng thái đếm là 'Chưa đếm'. Xin lưu ý: bạn không thể Bắt đầu kiểm kê tại Tất cả các vị trí nếu đã có bất kỳ đợt kiểm kê nào được tạo trong Kỳ kiểm kê đã chọn.
Kỳ kiểm kê
Mỗi đợt kiểm kê phải có một 'Kỳ kiểm kê', thông thường là tháng và năm theo lịch mà đợt kiểm kê diễn ra. Bạn có thể Tạo một đợt kiểm kê trong Kỳ kiểm kê đã có một đợt kiểm kê Đã đóng.
Kiểm kê mù (Blind Stocktakes)
Khi tạo (hoặc cập nhật) một đợt kiểm kê, người dùng có thể đặt kiểm kê ở chế độ 'Mù', nghĩa là người dùng thực hiện kiểm kê sẽ không thấy số lượng Mặt hàng tồn kho dự kiến hiện có tại Vị trí. Đây có thể là một cách hiệu quả để đảm bảo các Mặt hàng tồn kho được đếm một cách cẩn thận và chính xác. Chỉ những người dùng có quyền 'Đóng kiểm kê kho' mới có thể xem số lượng kỳ vọng của Mặt hàng tồn kho trong một đợt kiểm kê mù.
Tiến hành kiểm kê kho (Đếm hàng)
Bất kỳ người dùng nào cũng có thể nhập số lượng đếm của Mặt hàng tồn kho trong đợt kiểm kê, ngay cả khi họ không có quyền 'Quản lý kiểm kê kho'.
Người dùng có thể nhập trực tiếp số lượng Sản phẩm vào cột [Số lượng đếm] và/hoặc sử dụng các nút Tăng hoặc Giảm ở hai bên ô nhập liệu:
Sử dụng [Quản lý cột] để hiển thị Danh mục, Danh mục phụ và Thương hiệu trên phiếu Đếm kho. Sắp xếp danh sách theo Danh mục, Danh mục phụ, Thương hiệu, Mặt hàng tồn kho hoặc Mã người mua. Sử dụng [Quản lý sắp xếp] để kéo thả các Mặt hàng tồn kho theo thứ tự di chuyển kiểm kê thực tế cho Vị trí kho đó. Việc sắp xếp theo cột và thứ tự di chuyển tùy chỉnh được áp dụng từng kiểu một; chọn [Không] trong tùy chọn sắp xếp để khôi phục lại thứ tự tùy chỉnh đã lưu.
Khi tất cả các Mặt hàng tồn kho đều đã được nhập số lượng vào đợt kiểm kê, Trạng thái đếm của đợt kiểm kê sẽ được cập nhật thành 'Đã đếm đầy đủ'.
Quét mã vạch
Người dùng có thể tìm kiếm theo bất kỳ Mã vạch nào đã được thêm vào Mặt hàng tồn kho trong PurchasePlus để đẩy nhanh quá trình đếm, thay vì phải cuộn qua danh sách (có thể rất dài) các Mặt hàng tồn kho trong một Vị trí kho.
Vui lòng xem Hướng dẫn sử dụng máy quét mã vạch của chúng tôi để biết thêm thông tin.
Quản lý chênh lệch
Các đợt kiểm kê có 'Chênh lệch' - tức là Số lượng kỳ vọng khác với Số lượng thực tế - phải được xử lý điều chỉnh trước khi Đóng.
Có thể xem chênh lệch theo từng dòng:
...và Tổng giá trị chênh lệch của đợt kiểm kê Đang tiến hành có thể được xem trong Bảng thông tin ở phần đầu trang của đợt kiểm kê:
Chênh lệch phải được xử lý bằng cách hoàn thành một lệnh Điều chuyển chênh lệch tồn kho từ Vị trí kho sang Vị trí chi phí (hoặc sang một Vị trí kho khác, nếu bạn biết Mặt hàng tồn kho đã được chuyển đi đâu). Việc này chủ yếu nhằm mục đích cập nhật Số lượng mặt hàng tồn kho tại Vị trí kho gốc để phản ánh số lượng đếm thực tế.
Chênh lệch có thể được điều chuyển theo từng dòng (trước đây gọi là [Điều chuyển nhanh]):
..Hoặc chênh lệch có thể được điều chuyển hàng loạt bằng nút [Điều chuyển tất cả chênh lệch] ở phần đầu trang của đợt kiểm kê:
Để quản lý Chênh lệch kiểm kê thông qua Điều chuyển, người dùng phải có quyền Quản lý điều chuyển.
Nhập hoặc xuất số lượng kiểm kê
Người dùng có quyền 'Đóng kiểm kê kho' có thể Nhập (Import) số lượng đếm tồn kho của bất kỳ đợt kiểm kê nào khi đợt kiểm kê đang ở trạng thái Đang tiến hành, bằng cách sử dụng nút [Tạo tệp nhập mới] trên tab [Tệp nhập] của đợt kiểm kê:
Tệp CSV nhập chỉ cần ba cột:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Nếu bạn dự định sử dụng chức năng Nhập tệp, bạn nên sử dụng chức năng Xuất tệp trước để có quyền truy cập vào đúng ID đếm kho (Stock Count ID - các giá trị này khác với ID sản phẩm).
Để Xuất một đợt kiểm kê, hãy điều hướng đến tab [Tệp xuất] của đợt kiểm kê, sau đó nhấp vào [Tạo tệp xuất mới] và tải xuống tệp đã được tạo. Sau đó, bạn có thể thêm số lượng đếm của mình (tức là Số lượng) vào bảng tính và Nhập tệp vào hệ thống.
Bạn có thể xóa bớt một hàng khỏi bảng tính nếu muốn. Khi tệp được nhập, Số lượng của Mặt hàng tồn kho này trong PurchasePlus sẽ vẫn giữ nguyên như trước khi nhập. Số lượng của nó sẽ không bị cập nhật thành 0, và nó cũng sẽ không bị xóa khỏi Vị trí kho. Ngoài ra, bạn không thể thêm bất kỳ Mặt hàng tồn kho mới nào vào Vị trí kho thông qua thao tác nhập bảng tính.
Chế độ ngoại tuyến
Có thể tiến hành kiểm kê ở 'Chế độ ngoại tuyến' trong các tình huống kết nối mạng kém hoặc chập chờn.
Chế độ ngoại tuyến cho phép người dùng thực hiện kiểm kê ngay cả khi thiết bị của họ mất kết nối Internet. Khi người dùng sẵn sàng kết thúc Chế độ ngoại tuyến, họ cần kết nối lại với Internet để tất cả thông tin kiểm kê được đồng bộ hóa.
Để bắt đầu sử dụng Chế độ ngoại tuyến cho một đợt kiểm kê, hãy nhấp vào [Tùy chọn khác] → [Bắt đầu chế độ ngoại tuyến] ở phần đầu trang của đợt kiểm kê:
Đóng đợt kiểm kê kho
Một đợt kiểm kê kho có thể được Đóng nếu:
- Nó đang ở trạng thái Đang tiến hành.
- [Khuyến nghị] Tất cả các lần đếm kho đều đã được ghi nhận số lượng. Bạn vẫn có thể đóng một đợt kiểm kê mới chỉ được đếm một phần. Nhấp vào [Đóng đợt kiểm kê] khi Trạng thái đếm là 'Chưa đếm' hoặc 'Đã đếm một phần' sẽ tự động điền trước cho tất cả các Mặt hàng tồn kho chưa được đếm bằng Số lượng kỳ vọng hiện tại của chúng.
- Không còn Chênh lệch chưa được xử lý giữa Số lượng kỳ vọng và Số lượng thực tế đối với bất kỳ Mặt hàng tồn kho nào có trong đợt kiểm kê.
Để Đóng một đợt kiểm kê, hãy nhấp vào nút [Đóng đợt kiểm kê] ở phần đầu trang của đợt kiểm kê. Thao tác này được kiểm soát bởi quyền 'Đóng kiểm kê kho'.
Đóng tất cả các đợt kiểm kê kho
Ngoài ra, bạn có thể Đóng nhiều đợt kiểm kê bằng cách sử dụng cột chọn nhiều trên dạng xem bảng Tất cả các đợt kiểm kê. Xin lưu ý: Hành động này sẽ chỉ thành công đối với những đợt kiểm kê đã chọn đáp ứng đầy đủ các tiêu chí Đóng kiểm kê nêu trên.
Xóa đợt kiểm kê đang tiến hành
Người dùng có quyền Quản lý kiểm kê kho có thể xóa đợt kiểm kê đang ở trạng thái Đang tiến hành cùng số lượng đã đếm từ danh sách Đợt kiểm kê kho, dạng xem ô (tiles), hoặc trang chi tiết Đợt kiểm kê.
- Mở [Kho hàng] → [Kiểm kê kho].
- Mở đợt kiểm kê Đang tiến hành, hoặc mở [Tùy chọn khác] trên hàng đó.
- Nhấp vào [Xóa đợt kiểm kê].
- Nhấp vào [Xóa đợt kiểm kê] trên hộp thoại xác nhận.
Lưu ý - Đợt kiểm kê Đã đóng sẽ không thể xóa.
Xóa số dư các vị trí chi phí
Thao tác [Xóa số dư vị trí chi phí] sẽ đưa số lượng của tất cả Mặt hàng tồn kho tại tất cả Vị trí chi phí về 0. Thao tác này sẽ tự động tạo một Điều chuyển kế toán cho từng Vị trí chi phí và điều chuyển số dư của các Mặt hàng tồn kho từ Vị trí chi phí sang Vị trí hệ thống Giá vốn hàng bán cuối kỳ. Thông thường, các Vị trí chi phí sẽ được Xóa số dư ngay trước khi đóng tất cả các đợt kiểm kê của bạn trong một kỳ nhất định.
Mọi lệnh điều chuyển chênh lệch cần thiết để chuyển số lượng chênh lệch sang một Vị trí chi phí đều phải được hoàn thành trước khi Xóa số dư vị trí chi phí.
Tiếp theo: kiểm kê kho cuối tháng
Thông tin trên nhằm cung cấp cho bạn những hiểu biết cơ bản về Kiểm kê kho và cách thức hoạt động của tính năng này trong PurchasePlus.
Để xem hướng dẫn từng bước về Cách hoàn thành đợt kiểm kê kho cuối tháng trên nền tảng của chúng tôi, bao gồm việc sử dụng các tính năng bổ sung không được liệt kê trong bài viết này, vui lòng truy cập:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Đây là Phần 5 trong loạt bài Giới thiệu về Kho hàng của chúng tôi.
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 1
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 2: Mặt hàng tồn kho
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 3: Vị trí kho
- Đọc Giới thiệu về Kho hàng, Phần 4: Điều chuyển
Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Phân hệ kho hàng?
Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Kho hàng của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Chăm sóc khách hàng thân thiện của chúng tôi để được hỗ trợ kích hoạt phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn.
Lưu ý cho Người mua hàng đang sử dụng Legacy PurchasePlus
Phân hệ Kho hàng trong PurchasePlus đã được thiết kế lại và có sự khác biệt đáng kể so với phân hệ Kho hàng của Legacy PurchasePlus. Các tổ chức chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ nhận được hỗ trợ chuyển đổi bổ sung.