Nhận hàng
Nhận hàng
Chuyển đến:
- Nhận hàng vào Tồn kho là gì?
- Nâng cao: Nhận hàng vào Tồn kho hoạt động như thế nào?
- Hướng dẫn: Cách Nhận hàng vào Tồn kho
- Trả lại hàng tồn kho cho Nhà cung cấp
Nhận hàng vào Tồn kho
Khi bạn nhận một đợt giao hàng liên quan đến một Đơn đặt hàng (Purchase Order), bạn có thể sử dụng PurchasePlus để 'nhận' hàng (tức là ghi nhận kỹ thuật số các mặt hàng và số lượng đã nhận), để biết khi nào Đơn đặt hàng của mình đã được hoàn tất và có thể tự tin thanh toán Hóa đơn của Nhà cung cấp. Chức năng này là tính năng tiêu chuẩn trong hầu hết mọi cấu hình của PurchasePlus.
Người dùng mô-đun Tồn kho tùy chọn của chúng tôi có thể tiến thêm một bước nữa và chọn 'Nhận hàng vào Tồn kho', nghĩa là số lượng của các Mặt hàng tồn kho tại một Địa điểm kho cụ thể sẽ được cập nhật tự động, và hàng hóa mới nhận có thể ngay lập tức được xem trong Báo cáo, dùng trong Điều chuyển, kiểm đếm trong Kiểm kê kho, hoặc đặt hàng lại trong Yêu cầu mua hàng từ Địa điểm kho.
Cách thức hoạt động
Để hài hòa giữa thị trường mua sắm phi tập trung, tập trung vào hiệu quả của PurchasePlus với việc kiểm soát kho chi tiết mà các nhà quản lý Tồn kho yêu cầu, chúng tôi đã đưa ra ba khái niệm quan trọng trên nền tảng của mình:
- Tính hợp lệ của Mặt hàng tồn kho
- 'Nhận dưới dạng' (Receive As)
- 'Sản phẩm Tổng thể' (Master Products) và Khớp sản phẩm
Chúng tôi khuyến nghị mọi Người dùng Tồn kho nên nắm rõ ba nguyên tắc này trước khi thực hiện Nhận hàng vào Tồn kho.
Khái niệm 1: Tính hợp lệ của Mặt hàng tồn kho
Khi bạn Nhận hàng vào Tồn kho thành công, kết quả là Mặt hàng tồn kho của bạn sẽ được tăng thêm (tức là số lượng đếm tăng lên) tại Địa điểm kho đã chỉ định:
Trong PurchasePlus, các Mặt hàng tồn kho phải là:
- Sản phẩm 'thuộc sở hữu' của Tổ chức của bạn - tức là các Sản phẩm 'Thuộc sở hữu của Người mua'.
- Sản phẩm có Quy cách bán là 'Từng cái 1' (Each of 1).
Đối với Điểm 1 ở trên, điều này có nghĩa là bạn không thể giữ Sản phẩm thuộc sở hữu của Nhà cung cấp làm Mặt hàng tồn kho. Quy định này nhằm tránh tình huống Nhà cung cấp có thể cập nhật Sản phẩm thuộc sở hữu của Nhà cung cấp của họ thành một tên gọi, Quy cách bán hoặc Đơn vị đo lường khác, dẫn đến Mức tồn kho và Định giá tồn kho của bạn đều bị ảnh hưởng ngoài tầm kiểm soát.
Hạn chế này cho phép bạn có thể kiểm soát chặt chẽ, chi tiết Tồn kho của mình ngay lập tức, nhưng việc Tạo và Quản lý Mặt hàng tồn kho có thể tốn một chút thời gian thiết lập ban đầu từ phía Người mua. Tuy nhiên, quy trình thực hiện rất đơn giản và đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ lúc nào.
Khái niệm 2: 'Nhận dưới dạng'
Khi bạn Nhận hàng vào Tồn kho, một tình huống rất phổ biến là Hàng hóa bạn đang Nhận rất gần giống nhưng không hoàn toàn trùng khớp với Mặt hàng tồn kho mà bạn đang lưu trữ trong Tồn kho.
Ví dụ đơn giản: bạn có thể chọn duy trì một Mặt hàng tồn kho chung là 'Cà chua'. Khi bạn đặt mua cà chua từ Nhà cung cấp, họ có thể giao cho bạn:
- Cà chua Roma
- Cà chua Beefsteak
- Cà chua Celebrity
...tất cả những mặt hàng này bạn đều có thể Nhận dưới dạng Mặt hàng tồn kho 'Cà chua' của mình để tăng Mức tồn kho cho mặt hàng đó. Việc chọn mặt hàng nào để Nhận dưới dạng Mặt hàng tồn kho hoàn toàn phụ thuộc vào bạn trong quá trình Nhận hàng; thậm chí bạn có thể Nhận các mặt hàng không liên quan (ví dụ: 'Lon nước ngọt') dưới dạng Mặt hàng tồn kho của bạn (ví dụ: 'Cà chua') và tăng số lượng của nó.
MẸO: Hãy đặt các Mặt hàng tồn kho ở dạng khái quát/chung để hỗ trợ sự linh hoạt và tốc độ trong quá trình Nhận hàng.
Tuy nhiên, bạn không cần phải lo lắng - bạn không cần phải chọn thủ công các Mặt hàng tồn kho chính xác để Nhận dưới dạng trong suốt quá trình Nhận hàng. PurchasePlus sẽ đề xuất và tự động điền một cách thông minh các Mặt hàng tồn kho khớp nhất với các mặt hàng do Nhà cung cấp giao để tăng tốc quy trình làm việc của bạn.
Tìm hiểu thêm về chiến lược khớp này trong phần tiếp theo.
Khái niệm 3: Sản phẩm Tổng thể và Khớp sản phẩm
PurchasePlus lưu trữ hàng triệu sản phẩm thuộc sở hữu của Người mua và Nhà cung cấp trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi còn quản lý nội bộ một danh sách phong phú các 'Sản phẩm Tổng thể' (Master Products) mà chúng tôi 'sở hữu'. Đôi khi bạn sẽ thấy các Sản phẩm có Chủ sở hữu tên là 'Marketboomer' - đó chính là Công ty đứng sau PurchasePlus!
Các sản phẩm thuộc sở hữu của Người mua (ví dụ: Mặt hàng tồn kho), hoặc Sản phẩm thuộc sở hữu của Nhà cung cấp có thể được 'Khớp' với một trong các Sản phẩm Tổng thể của chúng tôi bởi đội ngũ chuyên gia:
Điều này cho phép Người mua:
- Truy cập so sánh giá theo thời gian thực cho cùng một mặt hàng được bán bởi nhiều Nhà cung cấp (ví dụ: khi tạo Yêu cầu mua hàng),
- Tạo Danh sách mua hàng hiệu quả giúp người dùng trong Tổ chức của họ dễ dàng sử dụng, và
- Đẩy nhanh quá trình Nhận hàng vào Tồn kho.
Tìm hiểu sâu: Cách Sản phẩm Tổng thể và Sản phẩm Thay thế đẩy nhanh quá trình Nhận hàng vào Tồn kho
Nhận hàng vào Tồn kho liên quan đến một quy trình 'gán' phức tạp giữa:
- Mặt hàng tồn kho bạn muốn tăng số lượng trong Tồn kho của mình, với
- Sản phẩm thực tế, duy nhất mà Nhà cung cấp đã giao cho bạn.
Cách PurchasePlus hỗ trợ việc gán này mà không yêu cầu người dùng phải gán Mặt hàng tồn kho thủ công cho từng Sản phẩm đơn lẻ trên Đơn đặt hàng là thông qua Sản phẩm khớp Tổng thể (Master-Matched Products) và Sản phẩm Thay thế (Substitute Products).
- Sản phẩm Tổng thể: Nếu Mặt hàng tồn kho của bạn đã được đội ngũ của chúng tôi Khớp với Sản phẩm Tổng thể, VÀ các Nhà cung cấp của bạn có báo giá cho Sản phẩm Tổng thể đó, thì khi bạn đặt mua một Sản phẩm Tổng thể (chẳng hạn như trong Yêu cầu mua hàng từ Danh sách mua sắm), Mặt hàng tồn kho đã khớp của bạn sẽ được tự động chọn khi bạn Nhận đợt giao hàng đó vào Tồn kho.
- Sản phẩm Thay thế: như đã đề cập ở trên, một Mặt hàng tồn kho phải có Quy cách bán là 'Từng cái 1'. Tuy nhiên, Sản phẩm của Nhà cung cấp có thể được bán theo Thùng 24 cái. Đây được coi là các Sản phẩm khác nhau trong hệ thống của chúng tôi, nhưng chúng có thể được 'liên kết' phục vụ cho mục đích Nhận hàng vào Tồn kho bằng cách tạo một Mối quan hệ Sản phẩm Thay thế.
Nếu bạn đang Nhận một đợt giao hàng vào Tồn kho, và không có liên kết Sản phẩm Tổng thể hoặc Mối quan hệ Sản phẩm Thay thế nào giữa Sản phẩm của Nhà cung cấp và Mặt hàng tồn kho của bạn, PurchasePlus sẽ cố gắng đề xuất một số kết quả khớp khác (dựa trên một số yếu tố như độ tương đồng của Sản phẩm), nhưng bạn nên kiểm tra kỹ các kết quả khớp và thậm chí có thể tự mình Chọn Mặt hàng tồn kho (hoặc Tạo một Mặt hàng tồn kho hoàn toàn mới) theo cách thủ công. Lần đầu tiên bạn thực hiện việc này, hệ thống của chúng tôi sẽ tự động tạo Mối quan hệ Sản phẩm Thay thế và ghi nhớ cho các lần Nhận hàng vào Tồn kho trong tương lai!
Nhận hàng vào Tồn kho
Quy trình Nhận hàng vào Tồn kho bắt đầu bằng việc Tạo một Phiếu nhận hàng (Receiving Note) mới. Trong PurchasePlus, Phiếu nhận hàng phải được tạo theo Đơn đặt hàng; không có cách nào để tạo một Phiếu nhận hàng nằm ngoài mối quan hệ với một Đơn đặt hàng.
Để tạo một Phiếu nhận hàng mới:
Bước 1: Điều hướng đến [Đơn đặt hàng] → [Xem tất cả], từ thanh điều hướng bên cạnh. Nhấp vào biểu tượng [Xe tải] trong cột Phiếu nhận hàng (GR Note), để tạo Phiếu nhận hàng cho Đơn đặt hàng:
Bước 2: Chọn [Nhận vào Tồn kho]:
...và hoàn thành các trường thông tin xuất hiện:
- 'Địa điểm kho đích' là Địa điểm kho nơi các Mặt hàng tồn kho sẽ được tăng số lượng.
- 'Nhận tất cả các mặt hàng còn lại' có nghĩa là mỗi mặt hàng trên Phiếu nhận hàng sẽ được điền sẵn số lượng còn lại chưa nhận. Bạn vẫn có thể xem xét thủ công từng mặt hàng trước khi hoàn tất Phiếu nhận hàng.
- 'Ngày thực tế' là ngày hàng hóa được nhận trên thực tế, vì ngày này thường có thể khác với ngày tạo Phiếu nhận hàng.
Sau khi bạn đã hoàn thành ba trường này, hãy nhấp vào [Tạo Phiếu nhận hàng].
Bước 3: Trang kết quả là một Phiếu nhận hàng Bản nháp. Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét kỹ từng Dòng trên Phiếu nhận hàng để đảm bảo cả Số lượng mặt hàng bạn đang nhận và Mặt hàng tồn kho mà bạn đang chọn để Nhận dưới dạng đều chính xác:
Nếu bạn đã chọn 'Nhận tất cả các mặt hàng còn lại' ở Bước 2 ở trên, bạn có thể cần điều chỉnh lại Số lượng Mặt hàng cần Nhận trong trường hợp bạn được giao thừa hoặc thiếu hàng.
Nếu bạn cần chọn một Mặt hàng tồn kho khác với mặt hàng mà PurchasePlus đã chọn tự động, trước tiên hãy nhấp vào nút [Tùy chọn nâng cao] trên Dòng tương ứng (xem hình ảnh bên dưới). Lưu ý: Nếu đây là lần đầu tiên bạn nhận Mặt hàng tồn kho này, bạn sẽ cần Tạo Mặt hàng tồn kho mới trước.
Sau đó, nhấp vào biểu tượng Thùng rác để xóa lựa chọn:
Cuối cùng, bạn sẽ được nhắc chọn từ danh sách Mặt hàng được đề xuất hoặc Tìm kiếm một Mặt hàng tồn kho cụ thể:
Nhấp vào [Áp dụng thay đổi].
Bước 4: Nhấp vào [Đánh dấu là đã nhận] để hoàn tất Phiếu nhận hàng. Các Mặt hàng tồn kho đã xác định sẽ được tăng thêm theo Số lượng nhận tại Địa điểm kho mục tiêu thông qua một Điều chuyển Nhập kho.
Xin lưu ý: Khi một Địa điểm kho đang có một đợt Kiểm kê kho Đang tiến hành, các Điều chuyển Nhập kho vào Tồn kho sẽ không được hoàn tất tự động. Thay vào đó, người dùng phải tìm Điều chuyển Nhập kho đó và tự [Đánh dấu là hoàn thành] thủ công khi họ đã sẵn sàng thực hiện việc này.
Sau khi đợt Kiểm kê kho Hoàn tất, việc Nhập kho vào Tồn kho sẽ lại diễn ra tự động.
Trả lại hàng tồn kho cho Nhà cung cấp
Khi Hàng tồn kho đã được Nhận vào Tồn kho, Mức tồn kho của mặt hàng đó chỉ có thể được điều chỉnh bằng các lệnh Điều chuyển.
Trong trường hợp cần trả lại Hàng tồn kho cho Nhà cung cấp, vui lòng làm theo các bước sau.
Trước tiên, tạo một Điều chuyển mới thuộc loại 'Điều chỉnh tồn kho', đặt Địa điểm xuất phát là Địa điểm kho nơi số hàng tồn kho đó được nhận ban đầu, và đặt Địa điểm đích là Nhà cung cấp mà Hàng tồn kho đang được trả lại:
Sau đó, tìm kiếm các Mặt hàng tồn kho cần trả lại cho Nhà cung cấp. Chỉ định Số lượng cần trả lại, rồi lặp lại cho từng Mặt hàng tồn kho được trả lại. Bạn có thể sử dụng bộ lọc [[Ẩn các mặt hàng có số lượng bằng 0]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) để giúp việc xem xét Điều chuyển dễ dàng hơn.
Sau khi bạn đã thêm tất cả các Mặt hàng tồn kho và Số lượng vào Điều chuyển, bạn có thể gửi Điều chuyển để Phê duyệt hoặc [Đánh dấu là hoàn thành] (tùy thuộc vào quyền hạn người dùng của bạn):
Sau khi Điều chuyển được Đánh dấu là Hoàn thành, Mức tồn kho sẽ được điều chỉnh chính xác trong PurchasePlus. Tuy nhiên, việc liên lạc với Nhà cung cấp và Đơn vị vận chuyển (nếu cần) sẽ phải được thực hiện ngoài nền tảng.