Xuất Hóa đơn

Tùy thuộc vào cấu hình của Tổ chức, bạn có thể Xuất Hóa đơn và Giấy báo có riêng lẻ (Loại A), hoặc thông qua Tệp xuất hàng loạt (Loại B).

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích trường hợp Loại A, trong đó Hóa đơn và Giấy báo có được Xuất riêng lẻ, và một tệp Xuất chứa Hóa đơn hoặc Giấy báo có đơn lẻ đó sẽ được tự động tạo.

Nếu Tổ chức của bạn xuất Hóa đơn và Giấy báo có thông qua Tệp xuất hàng loạt (Loại B), hãy xem các bài viết Đánh dấu Hóa đơn hoặc Giấy báo có là Sẵn sàng xuất và Tạo tệp xuất hàng loạt của chúng tôi. 

Chuyển đến

• Xuất một Hóa đơn
• Xuất Hóa đơn hàng loạt
• Xem Trung tâm Xuất dữ liệu
• Chuyển Hóa đơn về trạng thái Đã đối soát
• Khắc phục sự cố
  • Hóa đơn bị kẹt ở trạng thái 'Đang xuất'
  • Tạo tệp nhật ký phản hồi xuất

Xuất một Hóa đơn

1. Chọn [Hóa đơn] hoặc [Giấy báo có]→ [Xem tất cả] từ thanh điều hướng bên.

2. Chọn tab [Đã đối soát]. Chỉ những tài liệu ở trạng thái 'ĐÃ ĐỐI SOÁT' mới có thể được Xuất. Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã đối soát là tài liệu đã vượt qua tất cả các kiểm tra cờ cảnh báo, hoặc đã được Phê duyệt bất chấp có gắn cờ.

3. Sử dụng [Tìm kiếm] để tìm Hóa đơn hoặc Giấy báo có bạn muốn Xuất.

4. Nhấp vào [Số Hóa đơn/Giấy báo có] để mở Hóa đơn.

5. Nhấp vào nút tác vụ [Xuất] ở khu vực tiêu đề. Lưu ý - Bạn cần có quyền cụ thể ('Xuất Hóa đơn') để thấy nút này trong tiêu đề Hóa đơn hoặc Giấy báo có. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tại Tổ chức của bạn nếu bạn chưa có quyền này.

Hóa đơn hiện Đang xuất. Quá trình Xuất thường mất chưa đầy một phút. Sau khi quá trình Xuất hoàn tất thành công, trạng thái của Hóa đơn sẽ tự động cập nhật thành Đã xuất. Hóa đơn cũng sẽ được gửi tới Hệ thống Kế toán Ngoài của bạn. Bản ghi của tác vụ Xuất này hiện sẽ có sẵn trong Trung tâm Xuất dữ liệu của bạn.

Xuất Hóa đơn hoặc Giấy báo có hàng loạt

1. Chọn [Hóa đơn] hoặc [Giấy báo có]→ [Xem tất cả] từ thanh điều hướng bên.

2. Chọn tab [Đã đối soát]. Chỉ những Hóa đơn và Giấy báo có ở trạng thái 'ĐÃ ĐỐI SOÁT' mới có thể được Xuất. Hóa đơn/Giấy báo có đã đối soát là tài liệu đã vượt qua tất cả các kiểm tra cờ cảnh báo, hoặc đã được Phê duyệt bất chấp có gắn cờ.

3. Chọn nhiều Hóa đơn hoặc Giấy báo có, hoặc Chọn Tất cả bằng cách chọn hộp kiểm ở đầu cột Lựa chọn. 4. Khi đã chọn một hoặc nhiều Hóa đơn hoặc Giấy báo có, hãy nhấp vào [Xuất] ở phía trên bên trái của bảng, sau đó xác nhận hành động trong hộp thoại xuất hiện.

Xem Trung tâm Xuất dữ liệu

1. Chọn [Hóa đơn] hoặc [Giấy báo có] → [Trung tâm Xuất dữ liệu] từ thanh điều hướng bên.

2. Trong Trung tâm Xuất dữ liệu, bạn có thể:

1. Tìm kiếm theo Số xuất, hoặc bạn có thể áp dụng Tìm kiếm nâng cao để tìm theo số Hóa đơn hoặc Giấy báo có duy nhất.
2. Xem Trạng thái Xuất. Lưu ý rằng có hai cột liên quan ở đây: Trạng thái (cho biết gói Xuất đã được biên dịch chính xác hay chưa) và Sự kiện gửi, cho biết gói Xuất đã được gửi thành công đến đích điện tử đã cấu hình hay chưa.
3. Xem Tóm tắt Xuất.
4. Tải xuống tệp Xuất.
5. Nhấp vào Số xuất để xem bảng Dữ liệu Xuất, cũng như danh sách (các) Hóa đơn hoặc (các) Giấy báo có có trong Tệp Xuất.

Chuyển Hóa đơn về trạng thái Đã đối soát

Nếu cần, bạn có thể Chuyển Hóa đơn hoặc Giấy báo có (Đã xuất) về trạng thái Đã đối soát, sau đó Mở lại tài liệu để thực hiện thay đổi.

Bên trong Hóa đơn hoặc Giấy báo có, chọn [Menu Thêm] → [Chuyển về Đã đối soát] ở khu vực tiêu đề.

Khắc phục sự cố

Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị kẹt ở trạng thái 'Đang xuất'

Nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có bị kẹt ở trạng thái Đang xuất, điều này thường cho biết sự cố đồng bộ tạm thời với hệ thống AP của bạn. Để khắc phục, bạn phải chuyển tài liệu về trạng thái "Đã đối soát" để kích hoạt lại quá trình truyền theo các bước sau:

1. Mở Hóa đơn hoặc Giấy báo có hiện đang bị kẹt ở trạng thái Đang xuất. Ở góc trên bên phải của tiêu đề Hóa đơn, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc (⋮).
2. Chọn [Chuyển về Đã đối soát]. Thao tác này sẽ dừng lần thử xuất hiện tại và đưa Hóa đơn trở lại trạng thái có thể quản lý.
3. Nhấp vào nút màu đỏ [Chuyển đổi Hóa đơn] để xác nhận. Trạng thái sẽ chuyển từ Vàng (Đang xuất) sang Xanh lá (Đã đối soát).
4. Xác minh chi tiết Hóa đơn. Trước khi thử xuất lại, hãy kiểm tra kỹ các thông tin sau để đảm bảo không có lỗi:
   1. Thông tin Nhà cung cấp và Mã số doanh nghiệp của Nhà cung cấp.
   2. Bộ phận và Mã tài khoản.
   3. Tổng tiền Hóa đơn và Số tiền thuế.
5. Kích hoạt lại quá trình Xuất. Khi bạn đã xác nhận các thông tin chi tiết là chính xác:
   1. Tìm nút màu vàng có nhãn [Xuất].
   2. Nhấp vào nút này để đưa Hóa đơn trở lại hàng đợi xuất.
6. PurchasePlus hiện sẽ cố gắng gửi lại Hóa đơn hoặc Giấy báo có tới hệ thống AP của bạn. Khi tệp được truyền thành công, thẻ trạng thái sẽ chuyển sang Màu tím (Đã xuất).

Vẫn gặp sự cố?

1. Liên hệ với bộ phận CNTT nội bộ hoặc quản trị viên hệ thống của bạn để xác minh rằng kết nối API của tổ chức bạn với hệ thống AP đang hoạt động.
2. Liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng của PurchasePlus. Nếu bộ phận CNTT của bạn xác nhận kết nối bình thường, vui lòng liên hệ với nhóm hỗ trợ của chúng tôi để được trợ giúp.

Tạo tệp nhật ký phản hồi xuất

Bộ phận CNTT nội bộ của bạn có thể muốn xem lại Tệp nhật ký phản hồi trong trường hợp truyền không thành công. Để tạo một trong các tệp này, hãy làm theo các bước sau:

1. Điều hướng đến [Hóa đơn] → [Trung tâm Xuất dữ liệu]
2. Xác định đợt Xuất liên quan. Bạn có thể Lọc theo Thất bại, hoặc tìm đợt Xuất có trạng thái Thất bại trong cột Sự kiện gửi:
3. Trên cùng hàng đó, nhấp vào nút [Xem] dưới cột Tóm tắt:
4. Trên cửa sổ chi tiết xuất xuất hiện, cuộn xuống phần Phản hồi và Tệp nhật ký phản hồi:
5. Tải xuống Tệp nhật ký. Bạn cũng có thể sao chép chi tiết Phản hồi nếu cần: