Xem và Quản lý Nhà cung cấp

Nếu sử dụng PurchasePlus với tư cách là Người mua hàng, bạn có thể xem và quản lý các Nhà cung cấp mà bạn đã kết nối.

Chuyển nhanh đến:

• Xem Nhà cung cấp của tôi 
• Chỉnh sửa Cài đặt Nhà cung cấp
• Điểm đến của Nhà cung cấp
  • Tạo Điểm đến Nhà cung cấp Mới
• Phí Giao hàng của Nhà cung cấp
  • Kích hoạt Phí Giao hàng
  • Tạo Phí Giao hàng Nhà cung cấp Mới
• Xem Danh mục Sản phẩm của Nhà cung cấp
• Xem Đơn đặt hàng của Nhà cung cấp
• Xem Hóa đơn của Nhà cung cấp

---

Xem Nhà cung cấp của tôi

1. Chọn [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi] từ thanh điều hướng bên.

2. Từ trang này, bạn có thể thực hiện các tác vụ sau theo nhu cầu:

1. Lọc Nhà cung cấp theo [Xem tất cả], [Đã bật] hoặc [Chưa bật].
2. Sử dụng [Tìm kiếm nâng cao] hoặc [Tìm kiếm theo Tên hoặc Mã Nhà cung cấp].
3. Xem Hồ sơ của Nhà cung cấp bằng cách nhấp vào tên Nhà cung cấp.
4. [Bật] hoặc [Tắt] mối quan hệ của bạn với từng Nhà cung cấp. Xem bài viết Bật hoặc Tắt Nhà cung cấp để tìm hiểu thêm.

Chỉnh sửa Cài đặt Nhà cung cấp

1. Từ trang [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi], nhấp vào [Tên Nhà cung cấp] để mở hồ sơ của Nhà cung cấp:

2. Trong tab [Chung], bạn có thể chỉnh sửa các cài đặt sau:

1. [Bật/Tắt] mối quan hệ của bạn với Nhà cung cấp. Bạn chỉ có thể giao dịch với Nhà cung cấp khi bạn có mối quan hệ Đã bật.
2. Chỉnh sửa [Mã Nhà cung cấp], nếu cần.
3. Chỉnh sửa [Mã Địa điểm Nhà cung cấp], nếu cần.
4. Chỉnh sửa thông tin [Người liên hệ chính]. Xin lưu ý: để chỉnh sửa trường này, Nhà cung cấp phải là Nhà cung cấp Tự quản lý thuộc sở hữu của Tổ chức của bạn.
5. Thêm [Bộ phận và Mã Tài khoản Mặc định]. Thao tác này sẽ tự động điền trước kết hợp Bộ phận và Mã Tài khoản khi tạo Yêu cầu mua hàng Nhà cung cấp đơn lẻ cho Nhà cung cấp này.
6. Thêm [Danh mục và Danh mục con Mặc định]. Cài đặt này được sử dụng như một cách nhanh chóng để gán Danh mục và Danh mục con cho bất kỳ sản phẩm Dòng Hóa đơn nào được tạo cho Nhà cung cấp này. Trường này cũng được sử dụng trong một số Báo cáo.
7. Nhập [Điều khoản Thanh toán]. Điều khoản Thanh toán là bất kỳ ghi chú nào bạn muốn lưu giữ tại đây liên quan đến thỏa thuận của bạn với Nhà cung cấp này. Trường này chỉ nhằm mục đích ghi chú.
8. Chọn [Thẻ Nhà cung cấp Ưu tiên]. Người dùng tại Tổ chức của bạn sẽ thấy Nhà cung cấp đã được gắn thẻ là Nhà cung cấp Ưu tiên khi họ xem Nhà cung cấp này hoặc duyệt các sản phẩm và báo giá từ Nhà cung cấp này khi tạo Yêu cầu mua hàng.
9. Bật [Mua sắm Bên ngoài]. Một số Nhà cung cấp cung cấp khả năng tạo Yêu cầu mua hàng bằng cách truy cập trang web thương mại điện tử của chính họ và sử dụng trang web đó để đưa dữ liệu vào Yêu cầu mua hàng của bạn trong PurchasePlus. Điều này đôi khi được gọi là 'Punchout' trong giới mua sắm. Vui lòng trao đổi với Đội ngũ Hỗ trợ Khách hàng thân thiện của chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ định cấu hình Mua sắm Bên ngoài.

3. Nếu Nhà cung cấp là (a) một Nhà cung cấp Tự quản lý và (b) bạn đã đăng nhập vào Tổ chức sở hữu Nhà cung cấp Tự quản lý đó, có một số thao tác bổ sung bạn có thể thực hiện trên tab [Cài đặt]. Tab này chỉ xuất hiện khi đáp ứng cả hai điều kiện trên:

Trên tab này, bạn có thể:

• Thay đổi Tên Tổ chức,
• Thay đổi Tên Doanh nghiệp, 
• Thay đổi Mã số Doanh nghiệp,
• Gán một Đơn vị Kinh doanh,
• Thay đổi Địa chỉ Email cho Nhà cung cấp,
• Thay đổi Số điện thoại Liên hệ cho Nhà cung cấp,
• Thay đổi Mã Trung tâm Chi phí cho Nhà cung cấp,
• Gán Mã Doanh nghiệp cho Nhà cung cấp,
• Gán Thương hiệu cho Nhà cung cấp (nếu có),
• Thêm Địa chỉ Gửi thư hoặc Địa chỉ Thanh toán cho Nhà cung cấp.

Xin lưu ý: Nếu Nhà cung cấp không phải là Nhà cung cấp Tự quản lý, các tùy chọn này sẽ không khả dụng cho bạn với tư cách là Người mua hàng.

'Điểm đến' của Nhà cung cấp

Điểm đến đề cập đến hộp thư điện tử, HTTP, FTP hoặc vị trí khác mà tổ chức của bạn gửi Đơn đặt hàng bằng phương thức điện tử tới đó. Ngoài ra còn có một Điểm đến 'Mặc định', được sử dụng khi Tự động gửi Đơn đặt hàng đến Nhà cung cấp sau khi Yêu cầu mua hàng được phê duyệt (nếu cài đặt này được bật). 

Để xem các Điểm đến của Nhà cung cấp:

1. Từ trang [Nhà cung cấp] → [Nhà cung cấp của tôi], nhấp vào [Tên Nhà cung cấp] để mở hồ sơ của Nhà cung cấp.

2. Chọn tab [Điểm đến]:

Tạo Điểm đến Nhà cung cấp Mới

Nếu Nhà cung cấp là Nhà cung cấp Tự quản lý thuộc sở hữu của Tổ chức của bạn, bạn có thể tạo bao nhiêu Điểm đến tại đây tùy ý, nhưng chỉ có một Điểm đến có thể được đặt làm Điểm đến Mặc định. Nếu Nhà cung cấp không phải là Nhà cung cấp Tự quản lý, bạn sẽ không thể thêm Điểm đến cho Nhà cung cấp đó.

Để tạo một Điểm đến mới, nhấp vào [Tạo Điểm đến Mới]:

Bạn sẽ thấy một biểu mẫu ngắn cần hoàn thành:

Vui lòng làm theo các bước sau để tạo Điểm đến Email mới cho Đơn đặt hàng:

1. Destination Type thông thường nhất sẽ là EMAIL.
2. Attachment Format \- đối với Đơn đặt hàng qua email, hãy chọn Trade_PurchaseOrder_PDFFormat.
3. Export Format \- đối với Đơn đặt hàng qua email, hãy chọn Trade_PurchaseOrder_HtmlFormat
4. External URL - Đây là địa chỉ email mà Đơn đặt hàng của bạn sẽ được gửi tới.
5. Default Destination nên để ở trạng thái tắt.

Để được hỗ trợ thêm (hoặc hỗ trợ về các Điểm đến không phải Email), vui lòng liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi. 

Phí Giao hàng của Nhà cung cấp

Nếu Nhà cung cấp là Nhà cung cấp Tự quản lý thuộc sở hữu của Tổ chức của bạn, bạn có thể Xem và Tạo bao nhiêu Phí Giao hàng theo Đơn hàng Tối thiểu tùy ý. Nếu Nhà cung cấp không phải là Nhà cung cấp Tự quản lý, bạn sẽ không thể Xem hoặc Tạo bất kỳ Phí Giao hàng nào cho Nhà cung cấp đó.

Phí Giao hàng trong PurchasePlus bao gồm:

• Tên,
• Giá trị Đơn hàng Tối thiểu, 
• Phí Giao hàng,
• Phần trăm Thuế Phí Giao hàng.

Nếu Đơn đặt hàng của bạn không vượt quá Giá trị Đơn hàng Tối thiểu của Phí Giao hàng, Phí Giao hàng (cộng với Phần trăm Thuế Phí Giao hàng) sẽ tự động được thêm vào Đơn đặt hàng của bạn.

Để xem các Phí Giao hàng hiện có của Nhà cung cấp Tự quản lý của bạn, hãy điều hướng đến Hồ sơ của Nhà cung cấp và nhấp vào [Phí Giao hàng]:

Kích hoạt Phí Giao hàng

Để 'kích hoạt' Phí Giao hàng, hãy truy cập tab [Chung] của Nhà cung cấp và chọn Phí Giao hàng tương ứng từ danh sách thả xuống:

Phí Giao hàng này (bao gồm cả Phần trăm Thuế Phí Giao hàng) sẽ tự động được thêm vào các Đơn đặt hàng của bạn cho Nhà cung cấp này trong tương lai, nếu Tổng giá trị Đơn đặt hàng không vượt quá Giá trị Đơn hàng Tối thiểu của Phí Giao hàng đã chọn.

Tạo Phí Giao hàng Nhà cung cấp Mới

Để tạo Phí Giao hàng Nhà cung cấp mới cho một trong các Nhà cung cấp Tự quản lý của bạn, trước tiên hãy điều hướng đến Hồ sơ của Nhà cung cấp và nhấp vào tab [Phí Giao hàng]:

Sau đó, nhấp vào [Tạo Phí Giao hàng]:

Thứ ba, hoàn thành biểu mẫu xuất hiện và nhấp vào [Tạo Phí Giao hàng] ở cuối biểu mẫu:

Phí Giao hàng hiện đã được tạo. Vui lòng nhớ Kích hoạt Phí Giao hàng nếu đây là Phí Giao hàng cần được thêm vào các Đơn đặt hàng của Nhà cung cấp này trong tương lai.

Xem Danh mục Sản phẩm của Nhà cung cấp

1. Trong khi xem hồ sơ của Nhà cung cấp, hãy chọn tab [Danh mục Sản phẩm]. Tab Danh mục Sản phẩm hiển thị tất cả các Danh mục áp dụng cho mối quan hệ của bạn với Nhà cung cấp này. 

2. Nhấp vào [Danh mục Sản phẩm] để xem Sản phẩm & Giá bên trong danh mục.

Xem bài viết trợ giúp Xem Danh mục Sản phẩm của Nhà cung cấp để tìm hiểu thêm.

Ngoài ra, Người mua hàng có thể tạo và gán Danh mục Sản phẩm Tự quản lý cho các Nhà cung cấp của họ.

Xem Đơn đặt hàng của Nhà cung cấp

1. Trong khi xem hồ sơ của Nhà cung cấp, Chọn tab [Đơn đặt hàng].

2. Thực hiện các tác vụ sau, theo nhu cầu:

1. [Tìm kiếm Đơn đặt hàng].
2. Nhấp vào [Đơn đặt hàng] để xem.
3. Nhấp vào [Yêu cầu mua hàng] để xem Yêu cầu mua hàng liên quan.
4. Nhấp vào [Phiếu nhận hàng] để xem Phiếu nhận hàng (GRN), hoặc tạo một Phiếu nhận hàng khác.
5. Nhấp vào [Hóa đơn] để xem các Hóa đơn liên quan, hoặc đối soát một Hóa đơn khác.
6. Nhấp vào [Gửi] để xem chi tiết gửi, hoặc gửi Đơn đặt hàng cho Nhà cung cấp.
7. Nhấp vào [Tùy chọn khác] → [Xem Đơn đặt hàng] → [In] → [Mở trong Legacy P+] → [Nhận trợ giúp].

Xem Hóa đơn của Nhà cung cấp

1. Chọn tab [Hóa đơn].

2. Thực hiện các tác vụ sau, theo nhu cầu:

1. [Tìm kiếm Hóa đơn].
2. Nhấp vào [Số Hóa đơn] để xem.
3. Nhấp vào [Tham chiếu] hoặc [Tài khoản Chi phí] để chỉnh sửa thông tin.
4. Nhấp vào [Đơn đặt hàng] để xem.
5. Nhấp vào [Trạng thái] để xem Trạng thái Hóa đơn và Người phê duyệt.
6. Nhấp vào [Phiếu nhận hàng] để xem Phiếu nhận hàng (GRN), hoặc tạo một Phiếu nhận hàng khác.
7. Nhấp vào [Bản sao PDF] để xem tệp PDF của Hóa đơn, nếu có sẵn.
8. Nhấp vào [Tùy chọn khác] → [Xem Hóa đơn] → [In] → [Mở trong Legacy P+] → [Nhận trợ giúp].