Đơn đặt hàng (Purchase Orders)
Đơn đặt hàng
Chuyển đến:
- Giới thiệu - Đơn đặt hàng là gì?
- Xem các Đơn đặt hàng của bạn
- Tạo Đơn đặt hàng
- Hợp nhất các Đơn đặt hàng
- Gửi Đơn đặt hàng
- Hủy Đơn đặt hàng
- Phiếu nhận hàng
- Đóng Đơn đặt hàng
- Khớp đơn đặt hàng với hóa đơn
- In Đơn đặt hàng
- Các câu hỏi thường gặp
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng là một chứng từ mà Tổ chức Mua hàng gửi đến Tổ chức Nhà cung cấp. Chứng từ này nêu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ cần mua, với số lượng mong muốn và mức giá dự kiến.
Đơn đặt hàng cũng có thể bao gồm các thông tin quan trọng như Địa chỉ giao hàng, Ngày giao hàng dự kiến và các thông tin hữu ích khác giúp Bên mua và Nhà cung cấp trao đổi thuận tiện về Đơn đặt hàng.
Xem các Đơn đặt hàng của bạn
Để tìm các Đơn đặt hàng của bạn, hãy chọn [Đơn đặt hàng] → [Xem tất cả] từ thanh điều hướng bên cạnh:
Bạn có thể lọc Đơn đặt hàng theo trạng thái: [Chưa gửi], [Đã gửi], [Đã đóng], [Đã hủy], hoặc Tìm kiếm một Đơn đặt hàng cụ thể.
Xem một Đơn đặt hàng đơn lẻ
Nhấp vào Số Đơn đặt hàng trong bảng Đơn đặt hàng để xem lại tài liệu chi tiết hơn.
Các thao tác sau đây khả dụng trên mỗi Đơn đặt hàng:
- Các thao tác nhanh có sẵn trong phần tiêu đề của Đơn đặt hàng: [Đánh dấu Đơn đặt hàng là đã gửi], [Nhận hàng], [Khớp hóa đơn], [Hiển thị hoặc ẩn chi tiết], [Xem tài liệu liên quan], và menu [Thêm] → [Xem nhật ký kiểm toán] → [In] → [Đóng Đơn đặt hàng] → [Hủy Đơn đặt hàng] → [Nhận trợ giúp]. Hãy xem bài viết Gửi Đơn đặt hàng và bài viết Khớp Đơn đặt hàng với Hóa đơn của chúng tôi để tìm hiểu thêm.
- Xem thông tin hữu ích: Trạng thái, Chỉ báo đã nhận hàng và Chỉ báo đã xuất hóa đơn cho hàng hóa.
- Các tab của Đơn đặt hàng: [Tóm tắt sản phẩm], [Cài đặt], [Bình luận], [Hóa đơn], [Phiếu nhận hàng], [Sự kiện gửi].
- [Chế độ xem nâng cao]. Nhấp để xem các Dòng phụ hợp nhất của Đơn đặt hàng.
- [Nhận hàng]. Nhấp để tạo Phiếu nhận hàng.
- [Tìm kiếm sản phẩm]. Nhập tên sản phẩm để tìm kiếm mặt hàng trong Đơn đặt hàng.
- [Quản lý cột]. Nhấp để hiển thị và ẩn các cột trong bảng.
- Các dòng Đơn đặt hàng. Nhấp vào [Thông tin] để duyệt thông tin chi tiết liên quan đến dòng Đơn đặt hàng. Điều này rất hữu ích để nắm được trạng thái Đã lập hóa đơn và Đã nhận của từng dòng Đơn đặt hàng cụ thể.
- Xem thông tin Giá và Thuế về từng dòng Đơn đặt hàng.
- Xem Tổng giá trị Đơn đặt hàng.
Bảng điều khiển nhanh trên màn hình rộng
Người dùng nâng cao sử dụng PurchasePlus trên màn hình lớn cũng có thể tận dụng Bảng điều khiển nhanh (Quick Panels) xuất hiện ở phía bên phải của Đơn đặt hàng:
Bảng điều khiển nhanh có thể được cấu hình để hiển thị:
- Bất kỳ bình luận nào về Đơn đặt hàng do một người dùng khác tại Tổ chức của bạn để lại, hoặc do chính Nhà cung cấp để lại nếu họ sử dụng PurchasePlus,
- Các liên kết đến Tài liệu liên quan - ví dụ: Hóa đơn đã được khớp với Đơn đặt hàng, hoặc bất kỳ Phiếu nhận hàng nào liên quan đến Đơn đặt hàng đó,
Bạn có thể sử dụng nút [Quản lý] ở góc trên bên phải của Bảng điều khiển nhanh để cấu hình những gì bảng sẽ hiển thị.
Bảng điều khiển nhanh sẽ không hiển thị nếu màn hình của bạn không đủ lớn để chứa toàn bộ các nội dung khác trên màn hình.
Các trạng thái của Đơn đặt hàng
Một Đơn đặt hàng có thể ở một số trạng thái khác nhau:
- Chưa gửi: Đơn đặt hàng Chưa gửi đã được tạo từ một Yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, nhưng vẫn chưa được Gửi đến Nhà cung cấp. Trước khi được Gửi, các mặt hàng trên Đơn đặt hàng không thể được Nhận hoặc Lập hóa đơn.
- Đã gửi: Đơn đặt hàng Đã gửi đã được đánh dấu là Đã gửi và các mặt hàng trên Đơn đặt hàng hiện có thể được Nhận và Lập hóa đơn. Khi tất cả các mặt hàng trên Đơn đặt hàng đã được Nhận và Lập hóa đơn, Đơn đặt hàng có thể được Đóng.
- Đã đóng: Đơn đặt hàng có thể được đóng sau khi đã được Gửi và tất cả các mặt hàng trên Đơn đặt hàng đã được Nhận đầy đủ. Đã đóng là trạng thái cuối cùng của một Đơn đặt hàng và nó cho biết các mặt hàng trong Đơn đặt hàng đã được nhận và lập hóa đơn thành công.
- Đã hủy: Đơn đặt hàng có thể bị hủy trước khi được xử lý hoàn tất. Thao tác này sẽ chấm dứt đơn hàng và vô hiệu hóa mọi giao dịch liên quan đến nó. Đã hủy là trạng thái cho biết Đơn đặt hàng sẽ không tiếp tục để hoàn thành. Quan trọng: Nếu PO đã được gửi đi, nhà cung cấp sẽ nhận được thông báo về việc hủy bỏ. Để tránh việc giao nhầm hàng hóa, điều quan trọng là phải hủy PO càng sớm càng tốt và cũng nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để xác nhận việc hủy đơn. Khi hủy các PO cũ hơn như một phần của quá trình dọn dẹp hệ thống, chúng tôi thực sự khuyến nghị bạn nên thông báo trước cho nhà cung cấp. Việc này giúp thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn hoặc các lô hàng gửi ngoài ý muốn. Tìm hiểu thêm về Hủy Đơn đặt hàng.
Tạo Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng (PO) trong PurchasePlus được tạo tự động khi một Yêu cầu mua hàng được phê duyệt. Không thể tạo PO mà không tạo và phê duyệt Yêu cầu mua hàng trước. Không thể thêm sản phẩm vào Đơn đặt hàng sau khi đơn đã được tạo - thay vào đó, phải tạo một Yêu cầu mua hàng mới (và được phê duyệt, nếu đã cấu hình).
Đơn đặt hàng kế thừa các cài đặt của nó (ví dụ: Mã tài khoản được gán, Địa chỉ giao hàng, v.v.) từ Yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt tạo ra nó, và hầu như không cần phải chỉnh sửa nhiều (nếu có) trước khi gửi đến (các) Nhà cung cấp.
Hợp nhất các Đơn đặt hàng
Việc hợp nhất hai hoặc nhiều Đơn đặt hàng từ cùng một Nhà cung cấp sẽ tạo ra một Đơn đặt hàng (mới) duy nhất, và mọi chi tiết Dòng phụ sẽ có sẵn trong Đơn đặt hàng mới tạo. Các Đơn đặt hàng ban đầu sẽ bị ẩn và dường như không còn tồn tại trong PurchasePlus. Đây có thể là một công cụ hiệu quả mạnh mẽ cho Người mua và Nhà cung cấp của họ nhưng đòi hỏi sự cẩn thận khi sử dụng. Tìm hiểu thêm về Hợp nhất các Đơn đặt hàng.
Gửi Đơn đặt hàng
Một Đơn đặt hàng ở trạng thái Chưa gửi có thể được gửi thủ công đến Nhà cung cấp qua phương thức điện tử, hoặc Yêu cầu mua hàng có thể đã được cài đặt chế độ tự động gửi Đơn đặt hàng ngay khi Yêu cầu mua hàng được Phê duyệt.
Việc Gửi Đơn đặt hàng cho Nhà cung cấp qua phương thức điện tử yêu cầu:
- Quyền 'Gửi Đơn đặt hàng' được bật cho người dùng, và
- Nhà cung cấp đã có Điểm nhận điện tử (ví dụ: hộp thư đến email, hoặc một hệ thống phần mềm khác) được cấu hình cho Tổ chức của họ trong PurchasePlus.
Hành động Gửi Đơn đặt hàng và hành động Đánh dấu Đơn đặt hàng là Đã gửi không giống nhau; ví dụ: người dùng có thể chọn Đánh dấu Đơn đặt hàng là Đã gửi, nhưng chọn không gửi Đơn đặt hàng qua Phương thức điện tử (chẳng hạn như nếu họ đã gọi điện đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp).
Cuối cùng, các Đơn đặt hàng đã được Đánh dấu là Đã gửi có thể được gửi lại tới cùng một hoặc Điểm nhận điện tử khác (nếu Nhà cung cấp có nhiều Điểm nhận được cấu hình cho Tổ chức của họ).
Hủy Đơn đặt hàng
Không thể hủy Đơn đặt hàng nếu bất kỳ hàng hóa nào đã được nhận (tức là phiếu nhận hàng đã được tạo) hoặc đã Lập hóa đơn. PurchasePlus không cho phép hủy bỏ vì hồ sơ về hàng hóa Đã nhận hoặc Đã lập hóa đơn dựa vào Đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Để Hủy một Đơn đặt hàng, hãy làm theo các bước sau.
- Điều hướng đến Đơn đặt hàng cụ thể mà bạn muốn hủy.
- Nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm [⋮] ở góc trên bên phải và chọn [Hủy Đơn đặt hàng] từ menu:
- Nhập lý do Hủy vào ô và nhấp vào nút màu đỏ [Xác nhận và Hủy]. Sau khi bạn nhấp vào [Xác nhận và Hủy], PO sẽ bị đóng vĩnh viễn và không thể mở lại.
- Thông báo cho Nhà cung cấp của bạn. Vì cảnh báo của hệ thống có thể bị bỏ qua, hãy chủ động liên hệ lại để đảm bảo họ không giao hàng.
- Qua Email: Gửi một thông báo ngắn kèm theo Số PO và Tổng số tiền, yêu cầu họ xác nhận đã nhận được yêu cầu hủy.
- Qua Điện thoại: Gọi cho người liên hệ của bạn. Đề cập đến Số PO và yêu cầu họ dừng ngay việc điều phối giao hàng.
Phiếu nhận hàng
Khi chuyến hàng của Nhà cung cấp đến Địa chỉ giao hàng của Bên mua, hàng hóa có thể được đánh dấu là Đã nhận (hoặc có thể hạch toán bất kỳ sự chênh lệch nào) bằng cách tạo Phiếu nhận hàng.
Nếu hàng hóa đến thành nhiều đợt giao hàng riêng biệt, thì có thể tạo nhiều Phiếu nhận hàng và Đơn đặt hàng sẽ duy trì ở trạng thái Đã gửi cho đến khi tất cả các sản phẩm đã đặt được Nhận (và Lập hóa đơn).
Vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về Nhận hàng để tìm hiểu thêm về Phiếu nhận hàng.
Đóng Đơn đặt hàng
Đã đóng là trạng thái cuối cùng của một Đơn đặt hàng và nó cho biết các mặt hàng trong Đơn đặt hàng đã được nhận thành công.
Các Đơn đặt hàng có thể được đóng khi:
Nếu các tiêu chí này được đáp ứng, bạn có thể Đóng Đơn đặt hàng theo cách thủ công bằng cách nhấp vào [Đóng Đơn đặt hàng] trong menu [Thêm] bên trong Đơn đặt hàng:
Bạn cũng có thể Đóng PO từ bảng Tất cả Đơn đặt hàng, bằng cách đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh (các) PO liên quan và nhấp vào [Đóng] trong danh sách Hành động khả dụng:
Khi Đơn đặt hàng đã Đóng, bạn sẽ không thể tạo Phiếu nhận hàng cho đơn đó nữa và Hóa đơn cũng không thể được khớp thủ công với đơn đó. Vì lý do này, nếu Đơn đặt hàng cần được khớp với Hóa đơn, chúng tôi khuyến nghị bạn không nên Đóng đơn cho đến khi Hóa đơn đã được khớp.
Khớp đơn đặt hàng với hóa đơn
Khi Nhà cung cấp gửi cho Người mua một Hóa đơn, bạn nên đảm bảo rằng Hóa đơn đã được Đối chiếu trước khi phê duyệt thanh toán.
PurchasePlus giúp Bên mua đối chiếu Hóa đơn theo hai cách, tùy thuộc vào phương thức làm việc của bộ phận Tài chính của họ:
- Bằng cách khớp Đơn đặt hàng với Hóa đơn, để đảm bảo rằng những gì Nhà cung cấp đã Lập hóa đơn cho Người mua thực sự khớp với những gì Người mua đã Đặt hàng. Quy trình này đôi khi được gọi là 'Khớp AP 2 chiều' (2-Way AP Matching).
- Bằng cách khớp và so sánh một Đơn đặt hàng và các Phiếu nhận hàng của đơn đó với Hóa đơn, để đảm bảo rằng những gì Nhà cung cấp đã Lập hóa đơn cho Người mua thực sự khớp với những gì Người mua đã Đặt hàng và Đã nhận. Quy trình này đôi khi được gọi là 'Khớp AP 3 chiều' (3-Way AP Matching).
Sự sai lệch giữa Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng và Hóa đơn sẽ được PurchasePlus tự động phát hiện và nêu bật dưới dạng Cờ hóa đơn, cần được Người dùng bên Mua phù hợp xử lý trước khi có thể được Phê duyệt thanh toán.
In Đơn đặt hàng
Để in một Đơn đặt hàng đơn lẻ, hãy chọn [Thêm] → [In] trong bảng [Đơn đặt hàng] → [Xem tất cả]:
Để in một hoặc nhiều Đơn đặt hàng trong cùng một thao tác, hãy nhấp vào hộp kiểm bên cạnh các Đơn đặt hàng liên quan trong bảng, sau đó nhấp vào [In] ở tiêu đề bảng:
Các Đơn đặt hàng sẽ được gộp vào một tệp PDF duy nhất và có sẵn để tải xuống hoặc in.
Các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Tôi có thể chỉnh sửa đơn đặt hàng sau khi đơn đã được phê duyệt không?
Trả lời: Không, khi đơn đặt hàng (PO) đã được tạo từ một yêu cầu mua hàng đã phê duyệt, nó không thể chỉnh sửa được. Trong hầu hết các trường hợp, PO sẽ được tự động gửi đến nhà cung cấp dựa trên cài đặt người dùng của bạn. Bạn có thể xác minh điều này bằng cách kiểm tra Cột Trạng thái. Nếu PO hoàn toàn không chính xác, bạn có thể hủy nó bằng cách làm theo các bước sau:
- Nhấp vào biểu tượng 'Thông tin thêm' (ba dấu chấm) ở góc trên bên phải của PO.
- Chọn 'Hủy Đơn đặt hàng'.
Quan trọng: Nhà cung cấp sẽ nhận được thông báo về việc hủy bỏ nếu đơn ở trạng thái "Đã gửi". Để ngăn chặn việc giao hàng không chính xác, điều cốt yếu là phải hủy PO kịp thời. Ngoài ra, bạn phải liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để xác nhận việc hủy và tránh việc giao hàng.
Trong trường hợp khách hàng thực hiện dọn dẹp các PO cũ hơn, chúng tôi cũng thực sự khuyên bạn nên thông báo cho nhà cung cấp về hoạt động này, vì điều này giúp thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và giảm thiểu nguy cơ nhầm lẫn hoặc các vấn đề tiềm ẩn.
Câu hỏi: Tôi có thể mở lại đơn đặt hàng (PO) đã bị hủy không?
Trả lời: Không, khi đơn đặt hàng (PO) đã bị hủy, nó không thể mở lại được.
Tuy nhiên, bạn có thể tạo một yêu cầu mua hàng (PR) mới từ hóa đơn. Khi PR tạo ra một PO mới, bạn có thể khớp hóa đơn với PO mới tạo đó.