Tổng quan
Tổng quan
Chuyển đến:
- Tổng quan
- Quyền đối với Công thức
- Xem và Quản lý Công thức
- Tạo Công thức mới
- Tính chi phí Công thức
- Cách POS cập nhật công thức
Tổng quan
Công thức (Recipes) là một tính năng tùy chọn trong hệ thống PurchasePlus của bạn, và là một cách tuyệt vời để tận dụng nhiều giá trị hơn nữa từ phần mềm của chúng tôi ngoài giải pháp Mua sắm đến Thanh toán (Procure-to-Pay) hàng đầu.
Phân hệ Công thức của chúng tôi cho phép Người mua sắm:
- Tập trung hóa và chuẩn hóa Tài sản trí tuệ của đội ngũ F&B,
- Kiểm soát chặt chẽ chi phí của các Công thức và Nguyên liệu, và cuối cùng,
- Tối đa hóa lợi nhuận của Công thức và Thực đơn.
Nếu Tổ chức của bạn đã bật Công thức, khu vực [Công thức] sẽ xuất hiện trên thanh điều hướng bên:
Công thức là gì?
Theo thuật ngữ của PurchasePlus, Công thức là danh sách các Nguyên liệu, theo các Khẩu phần cụ thể, có thể được Chuẩn bị và Trình bày bởi đội ngũ F&B của bạn, theo các quy trình đã lưu trong Công thức.
Mỗi Nguyên liệu trong Công thức được liên kết với một hoặc nhiều Sản phẩm có thể mua từ các Nhà cung cấp của bạn trên PurchasePlus. Một Công thức cũng có thể chứa một Công thức khác dưới dạng một Nguyên liệu, và những Nguyên liệu đặc biệt này được gọi là ‘Mục công thức’ (Recipe Items). Ví dụ: bạn có thể có một Công thức tự làm mì ống tại chỗ, và 'Mục công thức' mì ống này có thể được đưa vào làm Nguyên liệu trong Công thức Mì Ý sốt bò băm (Spaghetti Bolognese).
Các Công thức cũng có thể được thêm vào một hoặc nhiều Thực đơn, tạo nên cấu trúc phân cấp như sau:
- Tổ chức của bạn có thể có một hoặc nhiều
- Thực đơn, có thể có một hoặc nhiều
- Công thức, có thể có một hoặc nhiều
- Nguyên liệu, có thể có một hoặc nhiều
- Mặt hàng thay thế,
- Mã vạch,
- Và sắp ra mắt, Vị trí kho, để theo dõi mức Tồn kho của một Nguyên liệu được lưu trữ như một Mặt hàng kho.
- Chất gây dị ứng
- Chất gây dị ứng
- Nguyên liệu, có thể có một hoặc nhiều
- Công thức, có thể có một hoặc nhiều
- Thực đơn, có thể có một hoặc nhiều
Công thức Tồn kho và Không tồn kho
Nhiều Người mua sắm sử dụng phân hệ Công thức của chúng tôi cũng sử dụng phân hệ Tồn kho. Nếu phân hệ Tồn kho được kích hoạt tại Tổ chức của bạn, thì bất kỳ Công thức nào cũng có thể là Công thức 'Tồn kho' (Inventory Recipe).
Một Công thức Tồn kho sẽ chỉ cho phép các Mặt hàng kho được thêm vào làm Nguyên liệu. Phần tính chi phí ở phần đầu Công thức duy trì theo Giá trị đơn vị trung bình của Mặt hàng kho. Giá vốn của Nguyên liệu trên bảng Nguyên liệu sử dụng báo giá Catalog thấp nhất trực tiếp. Xem bài viết 'Nguyên liệu' của chúng tôi để tìm hiểu thêm.
Ngược lại, Công thức Không tồn kho có thể chứa bất kỳ Sản phẩm nào làm Nguyên liệu. Theo mặc định, một Công thức sẽ là Công thức Không tồn kho.
Một Công thức có thể được thiết lập thành Công thức Tồn kho ngay khi mới tạo: 
..hoặc trong tab Cài đặt của Công thức, sau khi công thức đã được tạo:
Bằng cách bật cột Tồn kho trong cửa sổ [Quản lý cột], bạn sẽ có thể nhanh chóng xem những Công thức nào của mình là Công thức Tồn kho:
Quyền đối với Công thức
Khả năng Quản lý Công thức của người dùng (tức là tạo, cập nhật, xóa Công thức) được kiểm soát bởi Quyền: ‘Manage Recipes’ (Quản lý Công thức). Vui lòng liên hệ với quản trị viên PurchasePlus tại Tổ chức của bạn nếu bạn muốn bật quyền này cho hồ sơ người dùng của mình.
Xem và Quản lý Công thức của bạn
Bạn có thể tìm thấy danh sách các Công thức khả dụng cho Tổ chức của mình trong Thanh điều hướng bên bằng cách nhấp vào [Công thức] → [Xem tất cả]. Mục Tất cả công thức của Người mua sắm nhóm các Công thức theo Phần công thức, hiển thị Chi phí thực phẩm cùng các chỉ số khác, và cho phép bạn lọc theo Chủ sở hữu, Thẻ sản phẩm, Phân đoạn và Chất gây dị ứng. Xem bài viết Tất cả công thức để biết toàn bộ cách hoạt động của danh sách. Bạn có thể tùy chỉnh bảng bằng nút ‘Quản lý cột’, hoặc kéo đường viền độ rộng cột cho phù hợp với sở thích của mình.
Từ chế độ xem này, bạn cũng có thể Thêm Công thức vào Thực đơn và Xóa Công thức, bằng cách sử dụng menu Thêm ở phía bên phải của bảng.
Chế độ xem & Cài đặt Nguyên liệu của Công thức
Nhấp vào bất kỳ Tên công thức nào từ chế độ xem bảng sẽ đưa bạn vào bên trong Công thức. Từ chế độ xem này, người dùng có quyền ‘Manage Recipes’ có thể Thêm, Chỉnh sửa hoặc Xóa các Nguyên liệu của Công thức (bao gồm cả khẩu phần của chúng), và cập nhật Cài đặt của Công thức - ví dụ: thay đổi tên Công thức, hoặc thay đổi Giá bán của Công thức.
Chế độ xem Thẻ công thức
Nhấp vào nút [Xem] trong cột Thẻ công thức của bảng sẽ đưa người dùng đến phiên bản toàn màn hình, thân thiện với thiết bị di động và máy in của Công thức. Bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa Nguyên liệu khỏi Công thức trong chế độ xem này, nhưng bạn có thể viết và lưu các ghi chú Chuẩn bị và Trình bày cho Công thức để những người dùng khác trong Tổ chức của bạn có thể tham khảo khi nấu Công thức này.
In một Công thức
Có một nút [In] ở phần đầu của cả chế độ xem Nguyên liệu công thức và chế độ xem Thẻ công thức:
Nhấp vào nút In Công thức sẽ tạo ra một phiên bản thân thiện với máy in của trang, bao gồm Nguyên liệu, Khẩu phần, hướng dẫn Chuẩn bị và Trình bày:
Một hộp thoại in sẽ xuất hiện và bạn sẽ có thể gửi trang tới máy in.
Tạo Công thức mới
Bạn có thể tạo một Công thức bằng cách nhấp vào nút [Tạo công thức mới] trên trang [Công thức] → [Xem tất cả] hoặc bằng cách nhấp vào [Công thức] → [Công thức mới].
Đầu tiên, bạn sẽ được nhắc cung cấp một số thông tin về Công thức, trước khi nhấp vào [Tạo công thức] ở cuối trang:
Sau khi nhấp vào [Tạo công thức], màn hình tiếp theo sẽ là chế độ xem Nguyên liệu của công thức, nơi bạn có thể bắt đầu thêm Nguyên liệu vào Công thức.
Thêm Nguyên liệu vào Công thức
Trên màn hình Nguyên liệu của công thức, bạn có thể nhấp vào [Thêm nguyên liệu]:
Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể tìm kiếm các Nguyên liệu để thêm vào Công thức. Bạn cũng có thể sử dụng [Tìm kiếm nâng cao], nếu muốn tìm kiếm theo Mã sản phẩm, Lọc theo Danh mục, và nhiều tùy chọn khác. Xin lưu ý, các Nguyên liệu bạn có thể thêm vào Công thức sẽ phụ thuộc vào việc Công thức đó là Công thức Tồn kho hay Không tồn kho.
Khi bạn đã tìm thấy Nguyên liệu mong muốn, bạn có thể chỉ định Khẩu phần cần thiết cho Công thức. Đơn vị tính được lấy trực tiếp từ Nguyên liệu mà tổ chức của bạn mua từ các Nhà cung cấp. Khẩu phần bạn nhập vào trường này có thể là một số nguyên (ví dụ: 2kg) hoặc một số thập phân (ví dụ: 0,25 quả ớt chuông, như trong hình bên dưới).
Khi bạn đã xác định xong Khẩu phần của Nguyên liệu cần thêm vào Công thức, hãy nhấp vào [Thêm nguyên liệu]:
Bởi vì các Công thức tạo ra một sản phẩm, về mặt kỹ thuật, một Công thức có thể được thêm vào một Công thức khác như một Nguyên liệu. Chúng tôi khuyến nghị không nên làm điều này, vì chi phí sẽ không khả dụng cho Nguyên liệu này (và do đó không khả dụng cho Công thức).
Cập nhật Khẩu phần hoặc Đơn vị tính của Nguyên liệu trong Công thức
Nếu bạn cần cập nhật Đơn vị tính và/hoặc Khẩu phần của Nguyên liệu sau khi đã được thêm vào Công thức, bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào [Quản lý nguyên liệu] trong menu [Thêm]:
Cuộn xuống cuối cửa sổ xuất hiện, và thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi nhấp vào [Lưu thay đổi]:
Xử lý sự cố: Tôi không tìm thấy Nguyên liệu mình cần.
Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức Tồn kho, trước tiên bạn có thể cần tạo một Mặt hàng kho mới.
Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức Tồn kho, vui lòng đảm bảo rằng Sản phẩm bạn đang cố gắng thêm vào Công thức đã được đưa vào Catalog của nhà cung cấp hoặc Catalog tự quản lý.
Xử lý sự cố: Nguyên liệu của tôi không có giá trị chi phí.
Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức Tồn kho, bạn cần đảm bảo rằng Mặt hàng kho đóng vai trò là Nguyên liệu có Giá trị đơn vị.
Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức Tồn kho (và do đó dựa vào Báo giá của nhà cung cấp để tính chi phí Nguyên liệu), bạn có thể thực hiện một trong các hành động sau:
- Đối với Sản phẩm tự quản lý: Thêm Nguyên liệu vào một Catalog tự quản lý được gán cho một trong các Nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng nó có Đơn giá và % Thuế được chỉ định.
- Bạn cũng có thể yêu cầu Đội ngũ Catalog của chúng tôi khớp Sản phẩm tự quản lý với Sản phẩm chính (Master Product), sau đó nhận báo giá từ Nhà cung cấp của bạn cho Sản phẩm chính đó. Liên hệ với Đội ngũ Catalog của chúng tôi.
- Đối với Sản phẩm do nhà cung cấp quản lý, hãy xác nhận rằng Sản phẩm bạn đang cố gắng thêm vào Công thức đã được đưa vào Catalog của nhà cung cấp.
Tính chi phí Công thức
Bạn có thể nắm được các chi tiết tài chính quan trọng về Công thức của mình trong Chế độ xem bảng hoặc Bảng thông tin của Công thức, chẳng hạn như:
- Định lượng sản lượng (Yield): Số phần ăn (‘đơn vị’) được tạo ra bởi Công thức.
- Giá vốn: Giá vốn trên mỗi đơn vị của Công thức, dựa trên:
- Đối với Công thức Tồn kho: Giá trị đơn vị trung bình của từng Nguyên liệu (tức là Mặt hàng kho).
- Đối với Công thức Không tồn kho: Giá tốt nhất từ các Nhà cung cấp của bạn cho từng Nguyên liệu (nếu có), và nhân với Khẩu phần của từng Nguyên liệu. Tìm hiểu thêm về tính chi phí Nguyên liệu.
- Giá tồn kho: Giá trị đơn vị trung bình của Mặt hàng kho nhân với Khẩu phần. Trường này chỉ khả dụng nếu Tổ chức của bạn đã bật phân hệ Tồn kho và Mặt hàng kho đã được thêm Giá trị đơn vị.
- Giá bán: Mức giá mà một đơn vị được bán ra.
- % Chi phí: Tỷ lệ phần trăm của Giá vốn Công thức so với Giá bán.
Tính toán lại Chi phí Công thức
PurchasePlus là nền tảng được lựa chọn cho nhiều tổ chức muốn quản lý Công thức của họ trên cùng một nền tảng với nhu cầu quản lý Mua sắm và Tồn kho. Để duy trì hiệu suất hệ thống cao, chúng tôi không cập nhật chi phí Công thức theo thời gian thực, vì làm như vậy cho mọi Công thức trong hệ thống sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất.
Nếu bạn đã thực hiện thay đổi đối với một Công thức và bạn đang chờ:
- Chi phí Nguyên liệu thay đổi,
- Báo giá bổ sung của Nhà cung cấp xuất hiện trên một Nguyên liệu,
Bạn có thể nhấp vào [Tính toán lại chi phí công thức] ở phần đầu Công thức để chủ động tìm lại báo giá và tính toán lại chi phí cho Công thức bạn đang xem:
Ngoài ra, phần mềm của chúng tôi sẽ tự động Tính toán lại chi phí cho mọi Công thức mỗi đêm một lần (trong khoảng thời gian hoạt động hệ thống thấp). Điều này có thể hữu ích trong trường hợp việc tính toán lại chi phí của từng Công thức theo cách thủ công không phù hợp với nhu cầu của bạn.
Xử lý sự cố: Công thức của tôi không có Chi phí.
Chi phí Công thức được tính bằng cách cộng tất cả Chi phí Nguyên liệu lại với nhau.
Do đó, để một Công thức có Chi phí, tất cả các Nguyên liệu của nó phải có Chi phí. Tìm hiểu thêm về Chi phí Nguyên liệu.
Cách POS cập nhật công thức
Điểm bán hàng (POS) là một phân hệ tùy chọn cho phép bạn trừ Mặt hàng kho (hoặc các Công thức chứa Mặt hàng kho) khỏi Vị trí kho khi bạn thực hiện bán hàng trong nhà hàng, quầy bar hoặc quán cà phê của mình. Ngoài ra, nó cho phép bạn lưu giữ hồ sơ về Dữ liệu bán hàng trong PurchasePlus, cho phép bạn đối chiếu biến động Tồn kho, giá bán và nhiều nội dung khác.
Để triển khai Phân hệ POS, Tổ chức của bạn trước tiên cần triển khai các phân hệ Tồn kho và Công thức của chúng tôi.
Tìm hiểu thêm về Phân hệ POS của PurchasePlus.
Đây là Phần 1 trong loạt bài Giới thiệu về Công thức của chúng tôi.
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 2: Thực đơn
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 3: Nguyên liệu
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 4: Chất gây dị ứng
Làm cách nào để bắt đầu sử dụng Phân hệ Công thức?
Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Công thức của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Hỗ trợ khách hàng tận tâm của chúng tôi để được hỗ trợ kích hoạt phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn (nếu cần).
Lưu ý cho Người mua sắm sử dụng Legacy PurchasePlus
Phân hệ Công thức trong PurchasePlus đã được thiết kế và tái cấu trúc lại, và nó khác biệt đáng kể so với Phân hệ Công thức trong Legacy PurchasePlus. Những Người mua sắm chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ cần hỗ trợ chuyển đổi bổ sung để bắt đầu sử dụng Công thức, vì dữ liệu Công thức, Thực đơn và Nguyên liệu trong Legacy PurchasePlus không tự động khả dụng trong PurchasePlus.