Tổng quan

Tổng quan

Recipes là một phần bổ sung tùy chọn trong hệ thống PurchasePlus của bạn, và là một cách tuyệt vời để tận dụng nhiều giá trị hơn nữa từ phần mềm của chúng tôi bên cạnh giải pháp Procure-to-Pay hàng đầu.

Phân hệ Recipes của chúng tôi cho phép Người mua hàng:

• Tập trung hóa và chuẩn hóa Tài sản trí tuệ của đội ngũ Ẩm thực (F&B),
• Kiểm soát chặt chẽ chi phí của các Công thức và Nguyên liệu, và cuối cùng là,
• Tối đa hóa lợi nhuận của Công thức và Thực đơn. 

Nếu Tổ chức của bạn đã bật Recipes, thì khu vực [Recipes] sẽ hiển thị trên thanh điều hướng bên: 

Công thức là gì?

Theo thuật ngữ của PurchasePlus, Công thức (Recipe) là danh sách các Nguyên liệu, theo các Khẩu phần cụ thể, có thể được Chuẩn bị và Trình bày bởi đội ngũ Ẩm thực của bạn theo các quy trình được lưu trong Công thức. 

Mỗi Nguyên liệu trong một Công thức được liên kết với một hoặc nhiều Sản phẩm có thể mua từ các Nhà cung cấp của bạn trên PurchasePlus. Một Công thức cũng có thể chứa một Công thức khác dưới dạng một Nguyên liệu, và những Nguyên liệu đặc biệt này được gọi là ‘Mục công thức’ (Recipe Items). Ví dụ: bạn có thể có một Công thức tự làm mì pasta tại chỗ, và 'Mục công thức' mì pasta này có thể được đưa vào làm Nguyên liệu trong Công thức Mì Ý sốt Bolognese của bạn.

Các Công thức lần lượt có thể được thêm vào một hoặc nhiều Thực đơn, tạo thành một hệ thống phân cấp như sau:

• Tổ chức của bạn có thể có một hoặc nhiều
  • Thực đơn, có thể có một hoặc nhiều
    • Công thức, có thể có một hoặc nhiều
      • Nguyên liệu, có thể có một hoặc nhiều
        • Mặt hàng thay thế,
        • Mã vạch,
        • Và sắp ra mắt, Vị trí kho, để theo dõi lượng Tồn kho của một Nguyên liệu được lưu trữ dưới dạng Mặt hàng kho.
        • Chất gây dị ứng
      • Chất gây dị ứng

Công thức thuộc kho và Công thức không thuộc kho

Nhiều Người mua hàng sử dụng phân hệ Recipes của chúng tôi cũng sử dụng phân hệ Inventory (Kho hàng). Nếu phân hệ Inventory được bật tại Tổ chức của bạn, thì bất kỳ Công thức nào cũng có thể là Công thức 'Kho hàng' (Inventory).

Một Công thức thuộc kho sẽ chỉ cho phép thêm các Mặt hàng kho làm Nguyên liệu. Tính giá vốn ở phần đầu Công thức sẽ giữ theo Giá trị đơn vị trung bình của Mặt hàng kho. Giá vốn của Nguyên liệu trên bảng Nguyên liệu sử dụng báo giá Catalog thấp nhất theo thời gian thực. Hãy xem bài viết 'Nguyên liệu' của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Ngược lại, Công thức Không thuộc kho có thể chứa bất kỳ Sản phẩm nào làm Nguyên liệu. Theo mặc định, một Công thức sẽ là Công thức không thuộc kho.

Một Công thức có thể được thiết lập thành Công thức thuộc kho ngay khi tạo mới:

..hoặc trong tab Cài đặt của Công thức sau khi đã được tạo:

Bằng cách bật cột Inventory trong cửa sổ [Quản lý cột], bạn sẽ có thể nhanh chóng xem công thức nào của mình là Công thức thuộc kho:

Phân quyền công thức

Khả năng Quản lý công thức của người dùng (tức là tạo, cập nhật, xóa Công thức) được kiểm soát bởi Quyền: ‘Quản lý công thức’ (Manage Recipes). Vui lòng liên hệ với quản trị viên PurchasePlus tại Tổ chức của bạn nếu bạn muốn bật quyền này cho hồ sơ người dùng của mình.

Xem và quản lý các công thức của bạn

Bạn có thể tìm thấy danh sách các Công thức khả dụng cho Tổ chức của mình trong thanh Điều hướng bên bằng cách nhấp vào [Recipes] → [Xem tất cả]. Mục Tất cả công thức của Người mua hàng nhóm các Công thức theo Phần công thức, hiển thị Chi phí thực phẩm cùng các chỉ số khác, và cho phép bạn lọc theo Chủ sở hữu, Thẻ sản phẩm, Phân phần và Chất gây dị ứng. Xem Tất cả công thức để biết chi tiết hoạt động của danh sách. Bạn có thể tùy chỉnh bảng bằng nút ‘Quản lý cột’, hoặc kéo các đường viền độ rộng cột cho phù hợp với nhu cầu của bạn.

Từ chế độ xem này, bạn cũng có thể Thêm công thức vào Thực đơn và Xóa công thức bằng menu Thêm ở phía bên phải của bảng.

Chế độ xem & Cài đặt nguyên liệu công thức

Nhấp vào bất kỳ Tên công thức nào từ chế độ xem bảng sẽ đưa bạn vào bên trong Công thức đó. Từ chế độ xem này, người dùng có quyền ‘Quản lý công thức’ có thể Thêm, Chỉnh sửa hoặc Xóa các Nguyên liệu của công thức (bao gồm cả khẩu phần tương ứng), và cập nhật Cài đặt của Công thức - ví dụ: thay đổi tên Công thức, hoặc thay đổi Giá bán của Công thức.

Từ menu [Thêm] trong chi tiết Công thức, chọn [Xóa công thức] khi bạn có quyền xóa (quyền hiển thị tương tự như nút Xóa trên [Tất cả công thức]). Xác nhận xóa; bạn sẽ quay lại danh sách Công thức.

Chế độ xem Thẻ công thức

Nhấp vào nút [Xem] trong cột Thẻ công thức của bảng sẽ đưa người dùng đến phiên bản toàn màn hình, thân thiện với thiết bị di động và máy in của Công thức. Bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa Nguyên liệu khỏi Công thức trong chế độ xem này, nhưng bạn có thể viết và lưu các ghi chú Chuẩn bị và Trình bày cho Công thức để những người dùng khác trong Tổ chức của bạn có thể tham khảo khi nấu món ăn này.

In một công thức

Có một nút [In] ở phần đầu của cả chế độ xem Nguyên liệu công thức và chế độ xem Thẻ công thức:

Nhấp vào nút In công thức sẽ tạo ra phiên bản thân thiện với in ấn của trang, bao gồm Nguyên liệu, Khẩu phần, hướng dẫn Chuẩn bị và Trình bày:

Một hộp thoại in sẽ xuất hiện và bạn có thể gửi trang tới máy in.

Tạo công thức mới

Bạn có thể tạo Công thức bằng cách nhấp vào nút [Tạo công thức mới] trên trang [Recipes] → [Xem tất cả] hoặc bằng cách nhấp vào [Recipes] → [Công thức mới].

Trước tiên, bạn sẽ được nhắc cung cấp một số thông tin về Công thức, trước khi nhấp vào [Tạo công thức] ở cuối trang:

Sau khi nhấp vào [Tạo công thức], màn hình tiếp theo sẽ là chế độ xem Nguyên liệu công thức, nơi bạn có thể bắt đầu thêm Nguyên liệu vào Công thức.

Thêm nguyên liệu vào công thức

Trên màn hình Nguyên liệu công thức, bạn có thể nhấp vào [Thêm nguyên liệu]:

Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể tìm kiếm các Nguyên liệu để thêm vào Công thức. Bạn cũng có thể sử dụng [Tìm kiếm nâng cao] nếu muốn tìm kiếm theo Mã sản phẩm, Lọc theo Danh mục và các tùy chọn khác. Xin lưu ý rằng các Nguyên liệu mà bạn có thể thêm vào Công thức sẽ phụ thuộc vào việc Công thức đó là Công thức thuộc kho và Công thức không thuộc kho.

Khi đã tìm thấy Nguyên liệu mong muốn, bạn có thể chỉ định Khẩu phần cần thiết cho Công thức. Đơn vị tính được lấy trực tiếp từ Nguyên liệu mà tổ chức của bạn mua từ các Nhà cung cấp. Khẩu phần bạn nhập vào trường này có thể là một số nguyên (ví dụ: 2kg) hoặc một số thập phân (ví dụ: 0,25 quả Ớt chuông, như trong hình bên dưới).

Sau khi bạn đã xác định Khẩu phần của Nguyên liệu cần thêm vào Công thức, hãy nhấp vào [Thêm nguyên liệu]:

Vì Công thức tạo ra một sản phẩm, về mặt kỹ thuật, một Công thức có thể được thêm vào một Công thức khác dưới dạng một Nguyên liệu. Chúng tôi khuyên bạn không nên làm điều này, vì giá vốn sẽ không khả dụng cho Nguyên liệu này (và do đó không khả dụng cho toàn bộ Công thức).

Cập nhật khẩu phần hoặc đơn vị tính của nguyên liệu trong công thức

Nếu bạn cần cập nhật Đơn vị tính và/hoặc Khẩu phần của Nguyên liệu sau khi đã được thêm vào Công thức, bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào [Quản lý nguyên liệu] trong menu [Thêm]:

Cuộn xuống cuối cửa sổ xuất hiện và thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi nhấp vào [Lưu thay đổi]:

Khắc phục sự cố: Tôi không tìm thấy nguyên liệu cần tìm.

Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức thuộc kho và Công thức không thuộc kho, bạn có thể cần tạo một Mặt hàng kho mới trước.

Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức thuộc kho, vui lòng đảm bảo rằng Sản phẩm bạn đang cố gắng thêm vào Công thức được bao gồm trong Catalog của nhà cung cấp hoặc Catalog tự quản lý.

Khắc phục sự cố: Nguyên liệu của tôi không có giá vốn.

Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức thuộc kho và Công thức không thuộc kho, bạn cần đảm bảo rằng Mặt hàng kho đóng vai trò là Nguyên liệu có Giá trị đơn vị. 

Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức thuộc kho (và do đó dựa vào Báo giá của nhà cung cấp để tính giá vốn Nguyên liệu), bạn có thể thực hiện một trong các hành động sau:

1. Đối với Sản phẩm tự quản lý: Thêm Nguyên liệu vào Catalog tự quản lý được chỉ định cho một trong các Nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng sản phẩm đó có Đơn giá và % Thuế được chỉ định.
   1. Bạn cũng có thể yêu cầu Nhóm phụ trách Catalog của chúng tôi khớp Sản phẩm tự quản lý với Sản phẩm chính (Master Product), sau đó nhận báo giá từ các Nhà cung cấp của bạn cho Sản phẩm chính đó. Liên hệ với Nhóm Catalog của chúng tôi.
2. Đối với Sản phẩm do nhà cung cấp quản lý, hãy xác nhận rằng Sản phẩm bạn đang cố gắng thêm vào Công thức có nằm trong Catalog của nhà cung cấp.

Tính giá vốn công thức

Bạn có thể nắm bắt các thông tin chi tiết tài chính quan trọng về Công thức của mình trong Chế độ xem bảng hoặc Bảng thông tin của Công thức, chẳng hạn như:

• Định lượng (Yield): Số lượng suất ăn (‘đơn vị’) được tạo ra bởi Công thức.
• Giá vốn (Cost Price): Giá vốn trên mỗi đơn vị của Công thức, dựa trên một trong hai yếu tố:
  • Đối với Công thức thuộc kho: Giá trị đơn vị trung bình của từng Nguyên liệu (tức là Mặt hàng kho).
  • Đối với Công thức không thuộc kho: Giá tốt nhất từ các Nhà cung cấp của bạn cho từng Nguyên liệu (nếu có), và nhân với Khẩu phần của từng Nguyên liệu. Tìm hiểu thêm về tính giá vốn Nguyên liệu.
• Giá lưu kho (Stocked Price): Giá trị đơn vị trung bình của Mặt hàng kho nhân với Khẩu phần. Trường này chỉ khả dụng nếu Tổ chức của bạn đã bật phân hệ Inventory và Mặt hàng kho đã được bổ sung Giá trị đơn vị.
• Giá bán (Sale Price): Giá bán của một đơn vị.
• % Chi phí (Cost %): Tỷ lệ phần trăm của Giá vốn Công thức so với Giá bán.

Tính toán lại giá vốn công thức

PurchasePlus là nền tảng được lựa chọn hàng đầu cho nhiều tổ chức muốn quản lý Công thức của họ trên cùng một nền tảng với nhu cầu Quản lý mua sắm và Tồn kho. Để duy trì hiệu suất hệ thống cao, chúng tôi không cập nhật giá vốn Công thức theo thời gian thực, vì việc làm này cho mọi Công thức trong hệ thống sẽ làm giảm hiệu năng.

Nếu bạn vừa thay đổi một Công thức và đang đợi:

• Chi phí nguyên liệu thay đổi,
• Các báo giá bổ sung từ nhà cung cấp xuất hiện trên một Nguyên liệu,

Bạn có thể nhấp vào [Tính lại giá vốn công thức] ở phần đầu Công thức để chủ động yêu cầu tìm lại nguồn báo giá và tính lại giá vốn cho Công thức bạn đang xem:

Ngoài ra, phần mềm của chúng tôi sẽ tự động Tính toán lại chi phí cho mỗi Công thức một lần mỗi đêm (trong khoảng thời gian hệ thống ít hoạt động). Điều này có thể hữu ích trong trường hợp việc tính lại chi phí của từng Công thức theo cách thủ công không thuận tiện cho nhu cầu của bạn.

Khắc phục sự cố: Công thức của tôi không có giá vốn.

Giá vốn công thức được tính bằng cách cộng tất cả Chi phí nguyên liệu lại với nhau.

Do đó, để một Công thức có Giá vốn, tất cả các Nguyên liệu của nó phải có Giá vốn. Tìm hiểu thêm về Chi phí nguyên liệu.

Nếu một Nguyên liệu không thể xác định được giá vốn, PurchasePlus sẽ không coi tổng chi phí Công thức là $0.00. Tổng chi phí công thức và Tổng giá vốn sẽ hiển thị -- cho đến khi tất cả các dòng đều có thể tính được giá vốn.

POS cập nhật công thức như thế nào

Điểm bán hàng (POS) là một phân hệ tùy chọn cho phép bạn trừ Mặt hàng kho (hoặc các Công thức chứa Mặt hàng kho) khỏi một Vị trí kho khi bạn thực hiện bán hàng tại nhà hàng, quầy bar hoặc quán cà phê của mình. Ngoài ra, nó cho phép bạn lưu giữ hồ sơ Dữ liệu bán hàng trong PurchasePlus, giúp bạn đối chiếu biến động Tồn kho, giá bán và nhiều thông tin khác.

Để triển khai Phân hệ POS, trước tiên Tổ chức của bạn cần triển khai các phân hệ Inventory và Recipes của chúng tôi.

Tìm hiểu thêm về Phân hệ POS của PurchasePlus.

---

Đây là Phần 1 của loạt bài Giới thiệu về Recipes. 

• Đọc Giới thiệu về Recipes, Phần 2: Thực đơn
• Đọc Giới thiệu về Recipes, Phần 3: Nguyên liệu
• Đọc Giới thiệu về Recipes, Phần 4: Chất gây dị ứng

Làm thế nào để tôi bắt đầu sử dụng Phân hệ Recipes?

Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Recipes của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Người quản lý tài khoản của bạn hoặc Nhóm Hỗ trợ Khách hàng thân thiện của chúng tôi để được hỗ trợ bật phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn (nếu cần).

Lưu ý cho Người mua hàng đang sử dụng Legacy PurchasePlus

Phân hệ Recipes trong PurchasePlus đã được thiết kế lại và tái cấu trúc, và nó có sự khác biệt rõ rệt so với Phân hệ Recipes của Legacy PurchasePlus. Những Người mua hàng chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ cần hỗ trợ di chuyển bổ sung để bắt đầu sử dụng Recipes, vì dữ liệu Công thức, Thực đơn và Nguyên liệu trong Legacy PurchasePlus không tự động khả dụng trong PurchasePlus.