Tổng quan
Tổng quan
Chuyển đến:
- Tổng quan
- Phân quyền Công thức
- Xem và Quản lý Công thức
- Tạo một Công thức Mới
- Tính chi phí Công thức
- Cách POS cập nhật công thức
Tổng quan
Công thức (Recipes) là một phần bổ sung tùy chọn trong hệ thống PurchasePlus của bạn, và đây là một cách tuyệt vời để khai thác thêm nhiều giá trị hơn nữa từ phần mềm của chúng tôi bên cạnh giải pháp Mua sắm đến Thanh toán (Procure-to-Pay) hàng đầu.
Phân hệ Công thức của chúng tôi cho phép Người mua sắm:
- Tập trung hóa và chuẩn hóa Tài sản Trí tuệ của các đội ngũ Ẩm thực (F&B) của bạn,
- Kiểm soát chặt chẽ chi phí của các Công thức và Nguyên liệu, và sau cùng là,
- Tối đa hóa lợi nhuận của Công thức và Thực đơn.
Nếu Tổ chức của bạn đã bật tính năng Công thức, thì khu vực [Công thức] sẽ hiển thị trên thanh điều hướng bên:
Công thức là gì?
Theo thuật ngữ của PurchasePlus, một Công thức là một danh sách các Nguyên liệu, theo các Khẩu phần cụ thể, có thể được Sơ chế/Chế biến và Trình bày bởi đội ngũ Ẩm thực của bạn, theo các quy trình được lưu trong Công thức.
Mỗi Nguyên liệu trong một Công thức được liên kết với một hoặc nhiều Sản phẩm có thể mua từ các Nhà cung cấp của bạn trên PurchasePlus. Một Công thức cũng có thể chứa một Công thức khác dưới dạng một Nguyên liệu, và những Nguyên liệu đặc biệt này được gọi là 'Mục Công thức' (Recipe Items). Ví dụ: bạn có thể có một Công thức tự làm mì pasta tại chỗ, và 'Mục Công thức' mì pasta này có thể được đưa vào làm Nguyên liệu trong Công thức Mì Ý sốt bò bằm (Spaghetti Bolognese) của bạn.
Các Công thức lần lượt có thể được thêm vào một hoặc nhiều Thực đơn, tạo thành một hệ thống phân cấp như sau:
- Tổ chức của bạn có thể có một hoặc nhiều
- Thực đơn, có thể có một hoặc nhiều
- Công thức, có thể có một hoặc nhiều
- Nguyên liệu, có thể có một hoặc nhiều
- Mặt hàng thay thế,
- Mã vạch,
- Và sắp ra mắt, Vị trí Kho vụ, để theo dõi mức Tồn kho của một Nguyên liệu được lưu giữ dưới dạng Mặt hàng Tồn kho.
- Chất gây dị ứng
- Chất gây dị ứng
- Nguyên liệu, có thể có một hoặc nhiều
- Công thức, có thể có một hoặc nhiều
- Thực đơn, có thể có một hoặc nhiều
Công thức Quản lý tồn kho và Không quản lý tồn kho
Nhiều Người mua sắm sử dụng phân hệ Công thức của chúng tôi cũng sử dụng phân hệ Kho hàng/Tồn kho. Nếu phân hệ Tồn kho được bật tại Tổ chức của bạn, thì bất kỳ Công thức nào cũng có thể là một Công thức 'Quản lý tồn kho' (Inventory).
Một Công thức Quản lý tồn kho sẽ chỉ cho phép thêm các Mặt hàng Tồn kho làm Nguyên liệu, và nó sẽ hiển thị chi phí của Nguyên liệu và Công thức theo Giá trị Đơn vị Trung bình của Mặt hàng Tồn kho (trái ngược với Báo giá hiện tại của Nhà cung cấp).
Ngược lại, các Công thức Không quản lý tồn kho có thể chứa bất kỳ Sản phẩm nào làm Nguyên liệu. Theo mặc định, một Công thức sẽ là Công thức Không quản lý tồn kho.
Một Công thức có thể được đặt thành Công thức Quản lý tồn kho ngay khi được tạo: 
..hoặc trong tab Cài đặt của Công thức sau khi đã được tạo:
Bằng cách bật cột Tồn kho trong cửa sổ [Quản lý cột], bạn sẽ có thể nhanh chóng xem Công thức nào của mình là Công thức Quản lý tồn kho:
Phân quyền Công thức
Khả năng Quản lý Công thức của người dùng (tức là tạo, cập nhật, xóa Công thức) được kiểm soát bởi Quyền: ‘Quản lý Công thức’ (Manage Recipes). Vui lòng liên hệ với quản trị viên PurchasePlus tại Tổ chức của bạn nếu bạn muốn bật quyền này cho hồ sơ người dùng của mình.
Xem và Quản lý Công thức của bạn
Bạn có thể tìm danh sách các Công thức khả dụng cho Tổ chức của mình trong thanh Điều hướng bên bằng cách nhấp vào [Công thức] → [Xem tất cả]. Tại đây, bạn sẽ thấy tất cả các Công thức cùng thuộc tính của chúng dưới dạng bảng. Bạn có thể tùy chỉnh bảng bằng nút 'Quản lý cột', hoặc kéo đường viền độ rộng cột cho phù hợp với sở thích của bạn.
Từ giao diện này, bạn cũng có thể Thêm Công thức vào Thực đơn và Xóa Công thức, bằng cách sử dụng menu Thao tác khác ở phía bên phải của bảng.
Giao diện & Cài đặt Nguyên liệu của Công thức
Nhấp vào bất kỳ Tên Công thức nào từ dạng xem bảng sẽ đưa bạn vào bên trong Công thức. Từ dạng xem này, người dùng có quyền ‘Quản lý Công thức’ có thể Thêm, Chỉnh sửa hoặc Xóa Nguyên liệu của Công thức (bao gồm cả khẩu phần của chúng), và cập nhật Cài đặt của Công thức - ví dụ: thay đổi tên Công thức hoặc thay đổi Giá bán của Công thức.
Dạng xem Thẻ Công thức (Recipe Card)
Nhấp vào nút [Xem] trong cột Thẻ Công thức của bảng sẽ đưa người dùng đến phiên bản toàn màn hình, thân thiện với thiết bị di động và máy in của Công thức. Bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa Nguyên liệu khỏi Công thức trong giao diện này, nhưng bạn có thể viết và lưu các ghi chú về Sơ chế/Chế biến và Trình bày cho Công thức để những người dùng khác trong Tổ chức của bạn có thể tham khảo khi chế biến Công thức này.
In một Công thức
Có một nút [In] ở tiêu đề của cả giao diện Nguyên liệu của Công thức và giao diện Thẻ Công thức:
Nhấp vào nút In Công thức sẽ tạo ra phiên bản trang thân thiện với máy in, bao gồm Nguyên liệu, Khẩu phần, cùng hướng dẫn Sơ chế/Chế biến và Trình bày:
Một hộp thoại in sẽ xuất hiện và bạn sẽ có thể gửi trang tới máy in.
Tạo một Công thức Mới
Bạn có thể tạo Công thức bằng cách nhấp vào nút [Tạo Công thức Mới] trên trang [Công thức] → [Xem tất cả] hoặc bằng cách nhấp vào [Công thức] → [Công thức Mới].
Trước tiên, bạn sẽ được nhắc cung cấp một số thông tin về Công thức, trước khi nhấp vào [Tạo Công thức] ở cuối trang:
Sau khi nhấp vào [Tạo Công thức], màn hình tiếp theo sẽ là giao diện Nguyên liệu của Công thức, nơi bạn có thể bắt đầu thêm Nguyên liệu vào Công thức.
Thêm Nguyên liệu vào Công thức
Trên màn hình Nguyên liệu của Công thức, bạn có thể nhấp vào [Thêm Nguyên liệu]:
Thao tác này sẽ hiển thị một cửa sổ nơi bạn có thể tìm kiếm Nguyên liệu để thêm vào Công thức. Bạn cũng có thể sử dụng [Tìm kiếm nâng cao], nếu muốn tìm kiếm theo Mã sản phẩm, Lọc theo Danh mục, và nhiều tùy chọn khác. Xin lưu ý rằng các Nguyên liệu khả dụng mà bạn có thể thêm vào Công thức sẽ phụ thuộc vào việc Công thức đó là Công thức Quản lý tồn kho hay Không quản lý tồn kho.
Sau khi đã tìm thấy Nguyên liệu mong muốn, bạn có thể chỉ định Khẩu phần cần thiết cho Công thức. Đơn vị tính được lấy trực tiếp từ Nguyên liệu mà tổ chức của bạn mua từ các Nhà cung cấp. Khẩu phần bạn nhập vào trường này có thể là một số nguyên (ví dụ: 2kg) hoặc một phân số/số thập phân (ví dụ: 0.25 quả Ớt chuông, như trong hình bên dưới).
Khi bạn đã xác định Khẩu phần của Nguyên liệu cần thêm vào Công thức, hãy nhấp vào [Thêm Nguyên liệu]:
Vì các Công thức tạo ra một sản phẩm, về mặt kỹ thuật, một Công thức có thể được thêm vào một Công thức khác dưới dạng một Nguyên liệu. Chúng tôi khuyên bạn không nên làm điều này, vì việc tính chi phí sẽ không khả dụng cho Nguyên liệu này (và do đó không khả dụng cho Công thức).
Cập nhật Khẩu phần hoặc Đơn vị tính của Nguyên liệu trong Công thức
Nếu bạn cần cập nhật Đơn vị tính và/hoặc Khẩu phần của Nguyên liệu sau khi đã thêm vào Công thức, bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào [Quản lý Nguyên liệu] trong menu [Thao tác khác]:
Cuộn xuống cuối cửa sổ xuất hiện, thực hiện các thay đổi cần thiết trước khi nhấp vào [Lưu thay đổi]:
Khắc phục sự cố: Tôi không tìm thấy Nguyên liệu mình cần.
Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức Quản lý tồn kho, trước tiên bạn có thể cần tạo một Mặt hàng Tồn kho mới.
Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức Quản lý tồn kho, vui lòng đảm bảo rằng Sản phẩm bạn đang cố thêm vào Công thức đã được đưa vào Danh mục của Nhà cung cấp hoặc Danh mục Tự quản lý.
Khắc phục sự cố: Các Nguyên liệu của tôi không có Chi phí.
Nếu Tổ chức của bạn sử dụng Công thức Quản lý tồn kho, bạn cần đảm bảo rằng Mặt hàng Tồn kho đóng vai trò là Nguyên liệu có một Giá trị Đơn vị.
Nếu Tổ chức của bạn không sử dụng Công thức Quản lý tồn kho (và do đó dựa vào Báo giá của Nhà cung cấp để tính chi phí Nguyên liệu), bạn có thể thực hiện một trong các hành động sau:
- Đối với Sản phẩm Tự quản lý: Thêm Nguyên liệu vào một Danh mục Tự quản lý được gán cho một trong các Nhà cung cấp của bạn và đảm bảo rằng sản phẩm đó đã được chỉ định Đơn giá và % Thuế.
- Bạn cũng có thể yêu cầu Đội ngũ Quản lý Danh mục của chúng tôi ghép nối Sản phẩm Tự quản lý với Sản phẩm Tổng thể (Master Product), sau đó nhận báo giá từ các Nhà cung cấp của bạn cho Sản phẩm Tổng thể đó. Liên hệ với Đội ngũ Quản lý Danh mục của chúng tôi.
- Đối với Sản phẩm do Nhà cung cấp Quản lý, hãy xác nhận rằng Sản phẩm bạn đang cố thêm vào Công thức đã được đưa vào Danh mục của Nhà cung cấp.
Tính chi phí Công thức
Bạn có thể nắm bắt các chi tiết tài chính quan trọng về Công thức của mình trong Dạng xem bảng hoặc Bảng thông tin của Công thức, chẳng hạn như:
- Định lượng/Năng suất (Yield): Số lượng phần ăn (‘đơn vị’) được tạo ra từ Công thức.
- Giá vốn (Cost Price): Giá vốn trên mỗi đơn vị của Công thức, dựa trên một trong hai yếu tố:
- Đối với Công thức Quản lý tồn kho: Giá trị Đơn vị Trung bình của từng Nguyên liệu (tức là Mặt hàng Tồn kho).
- Đối với Công thức Không quản lý tồn kho: Giá tốt nhất từ các Nhà cung cấp của bạn cho từng Nguyên liệu (nếu có), và nhân với Khẩu phần của từng Nguyên liệu. Tìm hiểu thêm về cách tính chi phí Nguyên liệu.
- Giá nhập kho (Stocked Price): Giá trị Đơn vị Trung bình của Mặt hàng Tồn kho nhân với Khẩu phần. Trường này chỉ khả dụng nếu Tổ chức của bạn đã bật phân hệ Tồn kho và Mặt hàng Tồn kho đã được thêm Giá trị Đơn vị.
- Giá bán (Sale Price): Mức giá mà một đơn vị được bán ra.
- % Chi phí (% Cost): Tỷ lệ phần trăm giữa Giá vốn của Công thức so với Giá bán.
Tính toán lại Chi phí Công thức
PurchasePlus là nền tảng được nhiều tổ chức lựa chọn khi muốn quản lý các Công thức của mình trên cùng một hệ thống với nhu cầu Mua sắm và Quản lý Tồn kho. Để duy trì hiệu suất hệ thống cao, chúng tôi không cập nhật chi phí Công thức theo thời gian thực, vì việc làm đó cho mọi Công thức trong hệ thống sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu năng.
Nếu bạn đã thực hiện thay đổi đối với một Công thức và bạn kỳ vọng:
- Chi phí Nguyên liệu thay đổi,
- Các Báo giá bổ sung từ Nhà cung cấp xuất hiện trên một Nguyên liệu,
Bạn có thể nhấp vào [Tính toán lại Chi phí Công thức] ở Tiêu đề Công thức để buộc hệ thống tìm lại báo giá và tính toán lại chi phí cho Công thức bạn đang xem:
Ngoài ra, phần mềm của chúng tôi sẽ tự động Tính toán lại chi phí cho mọi Công thức mỗi đêm một lần (trong các khoảng thời gian hệ thống ít hoạt động). Điều này có thể hữu ích trong trường hợp việc tính toán lại chi phí cho từng Công thức theo cách thủ công không phù hợp với nhu cầu của bạn.
Khắc phục sự cố: Công thức của tôi không có Chi phí.
Chi phí Công thức được tính bằng cách cộng tất cả Chi phí Nguyên liệu lại với nhau.
Do đó, để một Công thức có Chi phí, tất cả các Nguyên liệu của công thức đó đều phải có Chi phí. Tìm hiểu thêm về Chi phí Nguyên liệu.
Cách POS cập nhật công thức
Điểm bán hàng (POS) là một phân hệ tùy chọn cho phép bạn trừ Mặt hàng Tồn kho (hoặc Công thức chứa Mặt hàng Tồn kho) khỏi một Vị trí Kho vụ khi bạn thực hiện bán hàng trong nhà hàng, quán bar hoặc quán cà phê của mình. Ngoài ra, tính năng này cho phép bạn lưu giữ hồ sơ Dữ liệu Bán hàng trong PurchasePlus, giúp bạn dễ dàng đối chiếu các biến động Tồn kho, giá bán và nhiều thông tin khác.
Để triển khai Phân hệ POS, Tổ chức của bạn trước tiên cần triển khai các phân hệ Kho hàng/Tồn kho và Công thức của chúng tôi.
Tìm hiểu thêm về Phân hệ POS của PurchasePlus.
Đây là Phần 1 của chuỗi bài viết Giới thiệu về Công thức của chúng tôi.
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 2: Thực đơn
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 3: Nguyên liệu
- Đọc Giới thiệu về Công thức, Phần 4: Chất gây dị ứng
Làm thế nào để bắt đầu sử dụng Phân hệ Công thức?
Nếu Tổ chức của bạn muốn bắt đầu sử dụng phân hệ Công thức của PurchasePlus, vui lòng liên hệ với Quản lý Tài khoản của bạn hoặc Đội ngũ Chăm sóc Khách hàng thân thiện của chúng tôi để được hỗ trợ kích hoạt phân hệ và tổ chức đào tạo cho người dùng của bạn (nếu cần).
Lưu ý dành cho Người mua sắm đang sử dụng Legacy PurchasePlus
Phân hệ Công thức trong PurchasePlus đã được thiết kế và tái cấu trúc lại, đồng thời có sự khác biệt rõ rệt so với Phân hệ Công thức của Legacy PurchasePlus. Người mua sắm chuyển đổi từ Legacy PurchasePlus sang PurchasePlus sẽ cần hỗ trợ chuyển đổi bổ sung để bắt đầu sử dụng Công thức, vì dữ liệu Công thức, Thực đơn và Nguyên liệu trong Legacy PurchasePlus không tự động khả dụng trong PurchasePlus.