Email không dùng giấy
Email không dùng giấy
Chuyển đến:
- Khu vực 'Email không dùng giấy' là gì?
- Xem Email không dùng giấy
- Tác vụ quét
- Xem các tác vụ quét
- Tạo tác vụ quét mới
- Chuyển đổi tác vụ quét thành Hóa đơn hoặc Giấy báo có
- Xóa tác vụ quét
Email không dùng giấy
Khu vực Email không dùng giấy của PurchasePlus là nơi bạn có thể:
- Xem các email mà Nhà cung cấp (hoặc người dùng khác trong Tổ chức của bạn) đã gửi đến Địa chỉ Email xuất hóa đơn không dùng giấy chuyên dụng của bạn,
- Theo dõi tiến trình xử lý tài liệu của AI xuất hóa đơn không dùng giấy và xem các Hóa đơn cùng Giấy báo có được tạo ra trong hệ thống của chúng tôi.
Nếu được bật cho Tổ chức của bạn, tính năng Email không dùng giấy sẽ xuất hiện dưới dạng [Paperless Emails] trên thanh điều hướng bên:
Khu vực Email không dùng giấy bao gồm hai khu vực phụ:
- [View All] Email không dùng giấy, nơi bạn có thể xem từng email được gửi bởi Nhà cung cấp đến Địa chỉ Email xuất hóa đơn không dùng giấy chuyên dụng của bạn. Phần này bao gồm cả các email được hệ thống tự động 'lọc bỏ' - tức là không dùng để tạo Hóa đơn hoặc Giấy báo có - chẳng hạn như bản sao kê, nội dung tiếp thị và các tài liệu trùng lặp.
- [Action Items], nơi bạn có thể xem xét và chỉnh sửa bất kỳ Tác vụ quét nào (xem bên dưới để biết thêm thông tin) còn thiếu Nhà cung cấp.
- [Scanning Tasks], đóng vai trò là bước trung gian giữa email của Nhà cung cấp (bao gồm cả tệp đính kèm PDF) và Hóa đơn hoặc Giấy báo có kết quả trong hệ thống của chúng tôi.
Xem Email không dùng giấy
Để xem tất cả Email không dùng giấy dưới dạng bảng, hãy nhấp vào [Paperless Emails] → [View All] trên thanh điều hướng bên. Từ chế độ xem này, bạn có thể:
- Tìm kiếm một email cụ thể theo Email người gửi (From Email), Email người nhận (To Email), v.v.,
- Xem nhanh các liên kết đến bất kỳ Tác vụ quét, Hóa đơn và/hoặc Giấy báo có kết quả nào mà hệ thống đã tạo từ email:
- Xem chi tiết email gốc bằng cách nhấp vào giá trị [Email] trong bảng. Các tệp đính kèm gốc cũng có sẵn để tải xuống ở cuối email:
Tác vụ quét
Khi Nhà cung cấp gửi Hóa đơn hoặc Giấy báo có dạng PDF qua email đến Địa chỉ Email xuất hóa đơn không dùng giấy của bạn (hoặc khi bạn tải thủ công Hóa đơn hoặc Giấy báo có dạng PDF lên tính năng Quét AI), AI của chúng tôi sẽ tạo một Tác vụ quét và gán cho tác vụ đó một Mã số quét (Scan Number) duy nhất.
Trong phần [Scanning Tasks], bạn có thể xem các Tác vụ này, cũng như bất kỳ tài liệu nào được tạo ra từ Tác vụ quét:
Bạn có thể hình dung Tác vụ quét như một bước đệm giữa Hóa đơn hoặc Giấy báo có dạng PDF của Nhà cung cấp và Hóa đơn hoặc Giấy báo có trên PurchasePlus mà bạn đối chiếu và xuất bằng phần mềm của chúng tôi.
Các trạng thái tác vụ quét
Tác vụ quét có thể ở một trong các Trạng thái sau:
- Scanning (Xám): Tác vụ quét mới được bắt đầu gần đây và vẫn đang trong quá trình quét.
- Scanning (Đỏ): Tác vụ quét đã quét hơn 5 phút và AI đã ngừng xử lý, nhưng về mặt kỹ thuật thì tác vụ vẫn chưa bị coi là thất bại.
- Scanned (Xanh dương): Tác vụ quét đã xử lý thành công tệp PDF nhưng không đáp ứng các quy tắc kinh doanh của chúng tôi, đòi hỏi con người phải xem xét. Đội ngũ xử lý hóa đơn hoạt động 24/7 của chúng tôi sẽ xử lý vấn đề này trong vòng vài giờ. Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa cần thiết bất kỳ lúc nào để đẩy nhanh tiến độ.
- Completed (Xanh lá): Tác vụ quét đã tạo thành công Hóa đơn hoặc Giấy báo có và không cần xử lý thêm. Chúng tôi lưu lại bản ghi của Tác vụ quét để người dùng có thể nhanh chóng xem tài liệu thực tế (Hóa đơn hoặc Giấy báo có) được tạo từ Tác vụ đó.
- Failed (Đỏ): Tác vụ quét thất bại vì một lý do nào đó. Bạn có thể nhấp vào để xem Tác vụ quét bị lỗi, sau đó xem xét và cập nhật thủ công.
Bạn có thể di chuột qua chỉ báo trạng thái để biết thêm thông tin chi tiết về trạng thái của từng Tác vụ quét cụ thể.
Xem các tác vụ quét
Bạn có thể xem bản ghi tất cả các Tác vụ quét của Tổ chức bằng cách điều hướng đến [Paperless Emails] → [Scanning Tasks] trên thanh điều hướng bên:
Trong chế độ xem bảng này, bạn có thể thấy một số thông tin quan trọng liên quan đến từng Tác vụ quét, bao gồm:
- Scan Number: Mã định danh tác vụ duy nhất mà Trình quét AI gán cho Tác vụ quét này.
- Lock Status: Liệu người dùng khác có đang khóa tác vụ để chỉnh sửa hay không.
- Supplier: Nhà cung cấp đã gửi tệp PDF gốc đến Tổ chức của bạn.
- Purchaser: Tổ chức được chỉ định nhận tài liệu.
- Created Document: Liên kết đến Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã được tạo từ Tác vụ quét.
- Document Type: Cho biết Tác vụ quét được xác định là Hóa đơn hay Giấy báo có.
- Status: Trạng thái hiện tại của Tác vụ quét. Bạn có thể di chuột qua chỉ báo trạng thái để biết thêm thông tin. Vui lòng xem phần Các trạng thái tác vụ quét ở trên để biết thêm chi tiết.
- PDF File: Liên kết đến tệp PDF gốc đã được tải lên Trình quét AI.
- Created On: Thời gian và ngày tạo Tác vụ quét.
Bạn cũng có thể chọn quản lý cột để thêm các trường dữ liệu bổ sung.
Bạn có thể xem chi tiết bất kỳ Tác vụ quét nào bằng cách nhấp vào [Scan Number] trong bảng:
Từ chế độ xem này, bạn có thể cập nhật Tác vụ quét nếu cần và Tạo Hóa đơn hoặc Giấy báo có. Xem thêm thông tin chi tiết về phần này bên dưới.
Khóa và mở khóa tác vụ quét
Các Tác vụ quét có thể ở trạng thái 'Đã khóa' (Locked) hoặc 'Mở khóa' (Unlocked). Người dùng có thể Khóa Tác vụ quét mà họ đang xem xét để thông báo cho những người dùng khác biết rằng họ đang chỉnh sửa tác vụ đó, và Mở khóa khi đã hoàn tất.
Bạn cũng có thể Tạo một Tác vụ quét ở trạng thái Đã khóa.
Nguồn gốc của tác vụ quét
Trang Tác vụ quét hiển thị tất cả các Tác vụ quét được:
- Nhận dưới dạng email (có đính kèm tệp PDF) từ Nhà cung cấp của bạn (hoặc người dùng trong chính tổ chức của bạn),
- Tạo trực tiếp qua trang Tác vụ quét, và
- Tạo qua các quy trình Tạo Hóa đơn mới và Tạo Giấy báo có mới, nếu người dùng chọn tùy chọn [Drag and Drop PDF]:
Mẹo điều hướng nhanh trên trang Tác vụ quét
Trang Tác vụ quét có ba tính năng hỗ trợ điều hướng chính giúp người dùng nhanh chóng tìm đúng Tác vụ quét:
- Lọc theo trạng thái: Sử dụng các tab dọc trên cùng của trang, người dùng có thể nhanh chóng lọc danh sách Tác vụ quét theo một trong các trạng thái sau: Scanning, Scanned, Completed, Blocked, Failed, Deleted.
- Tìm kiếm nâng cao, bao gồm:
- Tìm kiếm theo Số tài liệu (Document Number): Người dùng có thể tìm kiếm bằng Số tài liệu do AI tạo ra khi tạo Hóa đơn hoặc Giấy báo có từ Tác vụ quét.
- Tìm kiếm theo Email người gửi (From Email): Người dùng có thể tìm kiếm bằng địa chỉ email của người gửi để định vị bất kỳ hoặc tất cả các Hóa đơn được gửi từ email cụ thể đó.
- Lọc theo Hóa đơn, Giấy báo có hoặc cả hai.
- Tìm kiếm theo Tên nhà cung cấp: Nhập tên của một Nhà cung cấp (như hiển thị trong PurchasePlus) để xem danh sách các Tác vụ quét mà Nhà cung cấp này được xác định là người gửi tệp PDF gốc.
Tạo tác vụ quét mới
Để tạo thủ công một Tác vụ quét mới trực tiếp trên trang Tác vụ quét, hãy nhấp vào [Create New Scanning Tasks]:
Bạn sẽ có tùy chọn xác định xem Tác vụ liên quan đến Hóa đơn hay Giấy báo có, trước khi tải lên (các) tệp PDF cần quét:
Bạn có thể chủ động chọn Nhà cung cấp liên quan đến tài liệu, nhưng nếu không, Trình quét AI của chúng tôi sẽ cố gắng tự động nhận diện Nhà cung cấp trong quá trình Quét.
Cuối cùng, bạn có tùy chọn quyết định xem Tác vụ quét có nên được đánh dấu là Đã khóa hay không.
Nếu tùy chọn [Mark as Locked] được chọn, Tác vụ được tạo ra sẽ bị Khóa và duy trì ở trạng thái Scanned. Sẽ cần có người dùng xem xét thủ công trước khi Hóa đơn hoặc Giấy báo có được tạo.
Nhấp vào [Start] khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu quét.
Bạn sẽ nhận được cảnh báo nếu Hóa đơn hoặc Giấy báo có bạn sắp tạo có khả năng bị trùng lặp; nếu không, Tác vụ quét sẽ xuất hiện trong bảng [Scanning Tasks] với Trạng thái là 'Scanning', và ngay sau đó là 'Scanned'.
Sau khi tệp PDF chuyển sang trạng thái Scanned, bạn sẽ có cơ hội xem lại dữ liệu đã được trích xuất trước khi nhấp vào [View Invoice] hoặc [View Credit Note]. Bạn cũng có thể Lưu và Thoát bằng cách nhấp vào [Return to Scanning Tasks].
Khi ở giao diện này, bạn có thể cuộn xuống bảng điều khiển bên trái để kiểm tra Đơn mua hàng đã được khớp tự động:
Và bạn có thể chỉnh sửa các Dòng của tài liệu trước khi Xem Hóa đơn hoặc Giấy báo có:
(Ở trên): Bạn có thể chọn một hoặc nhiều Dòng của Tác vụ quét để:
- [Delete] (Xóa) dòng,
- [Unlink] (Hủy liên kết) dòng để gỡ bỏ mọi liên kết với các sản phẩm trong Danh mục hiện có,
- [Set Tax Percentage] (Đặt phần trăm thuế) để cập nhật giá trị tính thuế cho các dòng đã chọn, hoặc
- [Clear Selection] (Bỏ chọn) để hủy chọn các dòng đang chọn.
Sau khi đã [Unlinked] một dòng, bạn có thể chỉnh sửa một số chi tiết về dòng Hóa đơn bằng cách di chuột qua dòng đó và nhấp vào biểu tượng bút chì:
Bạn có thể cập nhật nhiều trường tại đây, ví dụ như Mã sản phẩm (Product Code), Thương hiệu (Brand), Số lượng bán (Sell Quantity) và hơn thế nữa. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các tùy chọn [Link], [Delete] hoặc [Insert a Line] (ở bên trái của mục dòng) để thực hiện thêm các chỉnh sửa cho Tác vụ quét nếu cần.
Tạo nhiều Tác vụ quét đồng thời
Bạn có thể chọn tải lên nhiều tệp PDF trong cùng một thao tác. Trong trường hợp này, Trình quét AI của chúng tôi sẽ tạo một Tác vụ quét cho mỗi tệp PDF. Đây là một cách cực kỳ hiệu quả để nhanh chóng nạp một lượng lớn Hóa đơn hoặc Giấy báo có dạng PDF vào PurchasePlus.
Mẹo: Nếu bạn chọn ‘Hóa đơn’ hoặc ‘Giấy báo có’ trong quá trình tạo (các) Tác vụ quét, lựa chọn này sẽ được áp dụng cho tất cả các Tác vụ quét kết quả và hiện tại không thể chỉnh sửa lựa chọn này sau khi đã quét xong. Chúng tôi khuyên bạn nên tải lên tất cả Hóa đơn PDF và bắt đầu Tác vụ quét trước, sau đó lặp lại quy trình đối với tất cả Giấy báo có PDF.
Những thông tin nào có thể được trích xuất từ tệp PDF và điền trước bởi Trình quét AI?
- Nhà cung cấp (nếu tìm thấy kết quả phù hợp),
- Số PO (nếu tìm thấy Số PO),
- Bộ phận và Mã tài khoản (nếu có),
- Sản phẩm trên từng Dòng hóa đơn (nếu tìm thấy kết quả phù hợp), và
- Danh mục và Danh mục phụ của từng sản phẩm mới trên từng Dòng hóa đơn.
Chuyển đổi tác vụ quét thành Hóa đơn hoặc Giấy báo có
Tác vụ quét phải được xem xét và chuyển đổi thủ công thành Hóa đơn hoặc Giấy báo có bởi một người dùng PurchasePlus trong Tổ chức của bạn.
Để thực hiện, trước tiên hãy nhấp vào Số quét của Tác vụ quét trong Hộp thư đến Quét AI. Tác vụ quét phải ở trạng thái Scanned:
Bạn sẽ chuyển đến màn hình Trình tạo Hóa đơn hoặc Giấy báo có, nơi hiển thị dữ liệu đã được trích xuất và điền trước bởi Trình quét AI bên cạnh tệp PDF gốc.
Tại đây, bạn sẽ có tùy chọn xem lại và thực hiện các chỉnh sửa đối với hầu hết dữ liệu đã trích xuất (ví dụ: Tham chiếu, Mã tài khoản, Các mục dòng và Đơn giá) nếu muốn.
Khi bạn đã hài lòng với dữ liệu, hãy nhấp vào [Create Invoice] hoặc [Create Credit Note]:
Cài đặt: Xử lý thủ công so với Tự động
Tùy thuộc vào cài đặt áp dụng cho Tổ chức của bạn, khi bạn nhấp vào [Create Invoice] hoặc [Create Credit Note], tài liệu thu được có thể được tự động xử lý theo Cài đặt cờ và Ngưỡng của bạn để ban đầu xuất hiện ở trạng thái Chờ phê duyệt (Awaiting Approval) hoặc Đã đối chiếu (Reconciled). Nếu cài đặt này bị tắt đối với Tổ chức của bạn, Hóa đơn hoặc Giấy báo có ban đầu sẽ xuất hiện ở trạng thái Mở (Open).
Xóa tác vụ quét
Các Tác vụ quét có thể được xóa bằng cách nhấp vào [Delete] từ menu [More] trên trang Tác vụ quét:
Bạn sẽ có cơ hội cung cấp Lý do xóa để những người dùng khác có quyền phù hợp có thể xem được.
Tác vụ quét có thể bị xóa khi đang ở bất kỳ trạng thái nào ngoại trừ Completed.