Trạng thái Bản sao kê
Trạng thái Bản sao kê
Chuyển đến:
Trạng thái Dòng
Một dòng Bản sao kê có thể có một trong bốn trạng thái. Trạng thái này đến từ các hóa đơn được khớp và cờ bắt buộc đối soát, đồng thời tự động cập nhật khi các hóa đơn liên quan thay đổi.
- Chưa khớp (Unmatched): Chưa tìm thấy hóa đơn khớp. Vẫn có thể khớp với hóa đơn trong tương lai; bạn cũng có thể liên kết thủ công hoặc bắt buộc đối soát.
- Đang chờ xử lý (Pending): Hóa đơn đã được khớp, tổng số tiền khớp nhau, nhưng hóa đơn vẫn chưa ở trạng thái cuối cùng (vẫn đang Mở, Đã duyệt hoặc Đã xuất). Dòng này sẽ tự động chuyển sang Đã đối soát khi hóa đơn được Thanh toán hoặc Đã xử lý.
- Cần chú ý (Attention): Hóa đơn đã được khớp và ở trạng thái cuối cùng, nhưng có ít nhất một lý do Cần chú ý. Bạn cần phải kiểm tra lại.
- Đã đối soát (Reconciled): Đã khớp, ở trạng thái cuối cùng, tổng số tiền nằm trong dung sai cho phép và không có lý do Cần chú ý nào. Hoặc dòng này đã được Bắt buộc Đối soát.
Lý do Cần chú ý
Khi một dòng ở trạng thái Cần chú ý, dòng đó có một hoặc nhiều lý do. Một dòng có thể có nhiều lý do cùng lúc và tất cả đều sẽ được hiển thị.
- Chênh lệch: Số tiền trên bản sao kê và tổng số tiền trên hóa đơn chênh lệch vượt mức dung sai cho phép của bạn.
- Sai Nhà cung cấp: Hóa đơn được khớp thuộc về một nhà cung cấp khác với bản sao kê.
- Trùng lặp: Hóa đơn được khớp cũng đang được liên kết với một dòng trên bản sao kê khác.
- Đã hủy: Hóa đơn hoặc Giấy báo có (Credit Note) đã bị hủy
Lưu ý: Dung sai là quy tắc tự động chấp nhận các mức chênh lệch nhỏ. Quy tắc này sử dụng cùng cấu hình ngưỡng mà bạn đã thiết lập cho Hóa đơn và Giấy báo có.
Xử lý các ngoại lệ
Dòng ở trạng thái Chưa khớp
Nếu bạn có một dòng chưa khớp trong bản sao kê, bạn có thể:
- Chờ đợi: nếu chưa nhận được hóa đơn, hãy để dòng đó ở trạng thái Chưa khớp. Các hóa đơn mới gửi đến PurchasePlus sẽ được tự động nhận vào lần tiếp theo bạn mở chế độ xem chi tiết hoặc nhấp vào Chạy Đối khớp (Run Matching).
- Tìm kiếm và Liên kết: mở hộp thoại tìm kiếm thủ công để tự tìm và liên kết hóa đơn (xem bên dưới).
- Bắt buộc Đối soát: nếu bạn biết chắc chắn rằng dòng này sẽ không bao giờ có hóa đơn khớp (ví dụ: thanh toán bằng tiền mặt, quyết toán ngoài nền tảng hoặc một khoản phí phát sinh một lần), hãy bắt buộc đối soát kèm theo lý do.
Bắt buộc Đối soát
Bắt buộc đối soát là thao tác ghi đè trên Dòng. Dòng này sẽ hiển thị là Đã đối soát kèm theo chỉ báo "Bắt buộc" (Forced).
Bạn có thể Bắt buộc Đối soát bất kỳ dòng nào chưa ở trạng thái Đã đối soát: Chưa khớp, Đang chờ xử lý hoặc Cần chú ý.
Sử dụng tính năng này khi:
- Một dòng Chưa khớp sẽ không bao giờ có hóa đơn khớp (quyết toán ngoài nền tảng, số dư chuyển tiếp, khoản mục không thể đối soát).
- Một dòng Đang chờ xử lý cần được đóng lại mà không cần đợi hóa đơn đạt đến trạng thái cuối cùng.
- Một dòng Cần chú ý có lý do mà bạn đã xem xét và chấp nhận (chênh lệch, hóa đơn bị hủy, v.v.).
Cách Bắt buộc Đối soát
- Nhấp vào Trạng thái Bản sao kê
- Nhấp [Bắt buộc Đối soát.]
