Đội ngũ Tài chính
Đội ngũ Tài chính
Chuyển đến:
- Phê duyệt Yêu cầu mua hàng
- Xem xét Hóa đơn ở các trạng thái Mở, Tạm dừng và Đang xử lý
- Phê duyệt Hóa đơn bị gắn cờ
- Xuất Hóa đơn và Giấy báo có đã đối soát
- Mẹo giúp xử lý Hóa đơn dễ dàng hơn
Phê duyệt Yêu cầu mua hàng
Trước khi bất kỳ Đơn đặt hàng nào được tạo, Yêu cầu mua hàng cần phải được phê duyệt bởi (các) Người phê duyệt được chỉ định. Nếu bạn là Người phê duyệt, bạn sẽ thấy một số màu đỏ trong phần [Yêu cầu mua hàng] → [Đang chờ tôi phê duyệt].
Bạn có thể Phê duyệt yêu cầu mua hàng hàng loạt hoặc riêng lẻ. Bạn cũng có thể Từ chối Yêu cầu mua hàng.
Lưu ý
Với tư cách là người phê duyệt, bạn có thể xem xét và sửa đổi thông tin chi tiết của Yêu cầu mua hàng trước khi được phê duyệt bao gồm:
- Sản phẩm, giá cả và số lượng
- Phòng ban và Mã tài khoản trên từng dòng sản phẩm cũng như toàn bộ yêu cầu mua hàng.
- Hướng dẫn đặt hàng gửi tới Nhà cung cấp
Xem xét hóa đơn theo trạng thái
Hóa đơn có thể ở một trong nhiều Trạng thái. Những trạng thái này cần được xem xét thường xuyên.
Nếu Hóa đơn không đáp ứng các cài đặt về Ngưỡng và Cờ hóa đơn của bạn, Hóa đơn sẽ bị gắn cờ để xem xét, theo Quy trình phê duyệt hóa đơn của bạn. Bạn có thể xem các hóa đơn này trong [Hóa đơn] → [Đang chờ tôi phê duyệt].
Cách tốt nhất là khớp Hóa đơn của bạn với Đơn đặt hàng nếu có. Khớp với Đơn đặt hàng hiện có hoặc tạo Yêu cầu mua hàng hồi tố nếu phù hợp và chưa có yêu cầu nào tồn tại. Tại đây bạn có thể tìm thấy các phương pháp hay nhất để xem xét Hóa đơn và Giấy báo có bị gắn cờ.
Lưu ý
- ### Mỗi Hóa đơn cần phải được thiết lập Phòng ban và Mã tài khoản.
- Một Hóa đơn có thể cần được phân bổ cho nhiều Phòng ban và Mã tài khoản, việc này có thể thực hiện trong Chế độ Chế độ xem nâng cao .
- Một số Hóa đơn sẽ không bao giờ có Đơn đặt hàng hoặc Phiếu nhận hàng (ví dụ: hóa đơn tiền điện, năng lượng).
- Nếu bạn đang tạo Yêu cầu mua hàng hồi tố để khớp với Hóa đơn, hãy đảm bảo bỏ chọn [Gửi cho Nhà cung cấp].
Phê duyệt hóa đơn và giấy báo có bị gắn cờ
Khi bạn thấy hài lòng rằng mọi vấn đề với Hóa đơn hoặc Giấy báo có đã được giải quyết, bạn có thể Phê duyệt tài liệu.
Lưu ý
- Nếu bạn gặp vấn đề với Đơn giá trên hóa đơn hoặc Số lượng mặt hàng, hãy liên hệ với nhà cung cấp của bạn để yêu cầu Hóa đơn mới.
- Số hóa đơn phải là duy nhất, nếu không sẽ bị hệ thống từ chối.
- Hóa đơn có thể được Hủy nếu chúng sẽ không bao giờ được thanh toán.
Xuất Hóa đơn và Giấy báo có đã đối soát
Tùy thuộc vào cài đặt Phải trả của bạn, phương thức gửi Hóa đơn và Giấy báo có đến hệ thống Tài khoản phải trả để thanh toán sẽ hơi khác một chút. Bạn có thể xem Tổ chức của mình sử dụng Loại nào bằng cách nhấp vào [Tên tổ chức] ở góc trên bên phải của PurchasePlus → [Giới thiệu] → [Chi tiết tổ chức] → [Loại hệ thống AP.]
Loại A - Xuất riêng lẻ
Với phương thức này, các Hóa đơn và Giấy báo có đã đối soát được Xuất riêng lẻ, và một tệp Xuất chứa một Hóa đơn hoặc Giấy báo có duy nhất sẽ tự động được tạo và gửi đến hệ thống AP của bạn.
Trong phần [Hóa đơn] → [Hóa đơn đã đối soát], mở Hóa đơn bạn muốn xuất và nhấp vào [Xuất].
Sau khi quá trình Xuất hoàn tất thành công, trạng thái của Hóa đơn sẽ tự động cập nhật thành Đã xuất. Hóa đơn cũng sẽ xuất hiện trong Hệ thống kế toán bên ngoài của bạn. Bản ghi của tác vụ Xuất này sẽ có trong [Hóa đơn] → [Trung tâm xuất dữ liệu]
Loại B - Tệp xuất hàng loạt
Trong phần [Hóa đơn] → [Hóa đơn đã đối soát], mở Hóa đơn bạn muốn xuất và nhấp vào [Đánh dấu là sẵn sàng xuất].
Khi bạn đã sẵn sàng tạo Tệp hàng loạt để nhập vào hệ thống AP của mình, hãy chuyển đến [Hóa đơn] → [Trung tâm xuất dữ liệu] và sử dụng [Tạo tệp xuất mới] để tạo Tệp hàng loạt mới. Bạn sẽ có thể đặt các thông số cho Hóa đơn và/hoặc Giấy báo có 'Sẵn sàng xuất' mà bạn muốn gom thành lô.
Sau khi tệp Hàng loạt hoàn tất quá trình Xử lý, bạn có thể tải tệp xuống từ [Trung tâm xuất dữ liệu] để nhập vào hệ thống AP của mình.
Lưu ý
- Loại B - Tùy thuộc vào cài đặt bạn đã sử dụng để tạo tệp Hàng loạt, bạn vẫn có thể cần sử dụng [Thêm] → [Đánh dấu là đã xuất] để xác nhận việc nhập thành công vào hệ thống AP của bạn.
Mẹo giúp xử lý Hóa đơn dễ dàng hơn
- Bạn có thể đặt Phòng ban mặc định và Mã tài khoản mặc định cho Hóa đơn của Nhà cung cấp.
- Các phòng ban có thể có các cài đặt Ngưỡng hóa đơn và Cờ hóa đơn riêng biệt.
- Tìm kiếm Nhà cung cấp mới trong mục [Nhà cung cấp] → [Danh bạ nhà cung cấp] trước khi tạo Nhà cung cấp tự quản lý mới.
- Thiết lập địa chỉ đích PO (địa chỉ email) cho các Nhà cung cấp mới tạo.