Xem và Cập nhật Hóa đơn

Chuyển đến:

• Truy cập Hóa đơn
• Cập nhật Hóa đơn
  • Duyệt Hóa đơn
• Sử dụng Invoice Power Editor
• Mẹo xem xét

Truy cập Hóa đơn

1. Chọn [Hóa đơn] → [Xem tất cả] từ thanh điều hướng bên.

2. Từ chế độ xem bảng Xem tất cả Hóa đơn, bạn có thể hoàn thành các tác vụ sau:

1. Lọc Tất cả Hóa đơn theo Trạng thái.
2. Sử dụng [Tìm kiếm] để tìm Hóa đơn bạn muốn xem xét.
3. [Quản lý Cột] để hiển thị hoặc ẩn các cột trong bảng.
4. Nhấp vào [Số Hóa đơn] để mở Hóa đơn.
5. Rê chuột vào [Tham chiếu] để thêm hoặc chỉnh sửa Mã tham chiếu của Hóa đơn. Thao tác này chỉ khả dụng khi Hóa đơn ở trạng thái 'Mở' hoặc 'Đang chờ Duyệt'.
6. Rê chuột vào [Tài khoản Chi phí] để thêm hoặc chỉnh sửa Bộ phận hoặc Tài khoản mà Hóa đơn được tính chi phí vào. Thao tác này chỉ khả dụng khi Hóa đơn ở trạng thái 'Mở' hoặc 'Đang chờ Duyệt'.
7. [Đơn Đặt hàng]. Xác định xem Hóa đơn đã được khớp với Đơn Đặt hàng hay chưa. Xem bài viết Khớp Đơn Đặt hàng với Hóa đơn của chúng tôi để tìm hiểu thêm.
8. Xem [Trạng thái] của Hóa đơn.
9. [Phiếu Nhận hàng]. Xem các Phiếu Nhận hàng liên kết với Hóa đơn hoặc tạo một Phiếu Nhận hàng mới đối với Đơn Đặt hàng mà Hóa đơn đã khớp.
10. Xem [Bản sao PDF] của Hóa đơn. Tùy chọn này khả dụng nếu Hóa đơn được tạo từ tệp PDF, thông qua giải pháp Hóa đơn không giấy tờ của PurchasePlus.

Cập nhật Hóa đơn

Nhìn chung, một Hóa đơn ở trạng thái 'Mở' hoặc 'Đang chờ Duyệt' có thể được cập nhật bởi bất kỳ người dùng nào có quyền 'Quản lý Hóa đơn và Giấy báo có' và/hoặc quyền 'Quản lý Dòng Hóa đơn và Giấy báo có' (tùy thuộc vào nội dung họ muốn cập nhật).

Việc cập nhật Hóa đơn ngoài các trạng thái Mở hoặc Đang chờ Duyệt yêu cầu thêm các bước bổ sung trước khi có thể thực hiện thay đổi:

• Để cập nhật Hóa đơn ở trạng thái 'Đã đối soát', Hóa đơn phải được Mở lại bằng cách nhấp vào 'Mở lại Hóa đơn' trong menu [Thêm] ở phần tiêu đề của Hóa đơn:
• Để cập nhật Hóa đơn ở trạng thái 'Sẵn sàng Xuất' hoặc 'Đã xuất', trước tiên Hóa đơn phải được [Hoàn nguyên về Đã đối soát] trong menu [Thêm] ở phần tiêu đề của Hóa đơn, sau đó 'Mở lại' theo hướng dẫn ở trên.

Khi các thay đổi cần thiết đã được thực hiện đối với Hóa đơn, Hóa đơn sẽ phải tiến hành lại qua bất kỳ Quy trình Duyệt Hóa đơn nào đang áp dụng cho Đơn vị Tổ chức liên quan.

Duyệt Hóa đơn

Nếu một Hóa đơn ở trạng thái 'Đang chờ Duyệt', điều đó có nghĩa là Hóa đơn phải vượt qua thành công Quy trình Duyệt để chuyển sang trạng thái 'Đã đối soát'.

Có nhiều lý do khiến Hóa đơn bị gắn cờ và yêu cầu Phê duyệt. Từng lý do Gắn cờ được hiển thị trên tab Cờ Hóa đơn, cũng như từng Cờ Dòng Hóa đơn được hiển thị trong cột Cờ trên mỗi dòng Hóa đơn.

Với tư cách là Người duyệt được chỉ định, bạn có thể xem xét từng lý do Gắn cờ và quyết định xem bạn muốn xử lý lý do Gắn cờ hay duyệt Hóa đơn mà không cần xử lý một số hoặc tất cả các Cờ.

Quy trình Duyệt Hóa đơn và Giấy báo có cần có bài viết riêng để giải thích chuyên sâu. Tìm hiểu thêm bằng cách đọc hướng dẫn này.

Sử dụng Invoice Power Editor

Người dùng có Quyền 'Có thể Quản lý Hóa đơn và Giấy báo có' có thể sử dụng Invoice Power Editor để xem xét và cập nhật Hóa đơn trong PurchasePlus, song song với tệp Hóa đơn PDF mà họ nhận được vào địa chỉ email hóa đơn không giấy tờ.

Để bắt đầu sử dụng Invoice Power Editor:

1. Chọn bất kỳ Hóa đơn nào từ các khu vực [Hóa đơn] → [Xem tất cả], hoặc [Hóa đơn] → [Đang chờ Tôi Duyệt].
2. Ở Tiêu đề Hóa đơn, chọn [Power Editor].
3. Nếu Hóa đơn được tạo trong PurchasePlus bằng việc Nhà cung cấp gửi email hóa đơn PDF đến Địa chỉ Email Hóa đơn Không giấy tờ của bạn, bạn sẽ có thể xem tệp PDF ở phía bên phải của trang Invoice Editor trong PurchasePlus, để dễ dàng đối chiếu khi cập nhật Hóa đơn.

Mẹo xem xét

Khớp Đơn Đặt hàng & Hóa đơn

• Nếu áp dụng cho Tổ chức của bạn, hãy đảm bảo Đơn Đặt hàng đã được khớp với Hóa đơn trước khi xem xét bất kỳ lý do Gắn cờ nào.
• Liên kết các Mục Dòng Hóa đơn với các Mục Dòng Đơn Đặt hàng, nếu cần.

Nhận Hàng hóa & Dịch vụ

• Kiểm tra xem các mặt hàng đã được nhận hay chưa. Nếu áp dụng cho Tổ chức của bạn, việc nhận Đơn Đặt hàng là bước quan trọng để đảm bảo các mặt hàng đã được giao và báo hiệu cho Người duyệt Hóa đơn biết rằng Hóa đơn có thể được duyệt.

Kiểm tra các Mục Dòng trên Hóa đơn trước khi Duyệt

• Trong trường hợp có sự sai lệch giữa giá trên Đơn Đặt hàng và giá trên Hóa đơn, bạn có thể muốn liên hệ với Nhà cung cấp để yêu cầu Giấy báo có cho phần chênh lệch phát sinh.