Tổng quan

Hiểu rõ mô hình Tổ chức trong PurchasePlus và các tác động của nó là một trong những cách tốt nhất để trở thành người dùng thành thạo PurchasePlus.

Đây là phần đầu tiên trong loạt bài gồm 6 phần được thiết kế cho tất cả Quản trị viên Hệ thống. 

Chuyển đến:

• Tổ chức
  • Loại Tổ chức
  • Pháp nhân
  • Trạng thái Xác minh
• Hệ thống Phân cấp Tổ chức
  • Ví dụ về Hệ thống Phân cấp
  • Xem Hệ thống Phân cấp Tổ chức của bạn
• Tư cách Thành viên Tổ chức
• Nâng cao - Hệ thống AP
  • Định dạng Xuất AP
  • Biến thể Định dạng Xuất AP
  • Loại Xuất của Hệ thống AP

Tổ chức

Tổ chức là một thực thể trong PurchasePlus có thể đại diện cho:

• Một Bên mua,
  • Một khách sạn, bệnh viện hoặc địa điểm giải trí đơn lẻ,
    • Một Phòng ban trong cơ sở kinh doanh đó, hoặc
• Một Nhà cung cấp.

Các Tổ chức trong PurchasePlus có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, và tùy thuộc vào các phân loại cùng với cài đặt Tổ chức có khả năng cấu hình cao, chúng có thể tương tác với nhau theo những cách mạnh mẽ - cuối cùng mang lại kết quả là các Tổ chức Bên mua thu mua đúng sản phẩm, từ đúng Tổ chức Nhà cung cấp, với mức giá phù hợp.

Khi người dùng đăng nhập vào PurchasePlus, họ sẽ được đăng nhập vào một Tổ chức để thực hiện công việc và hoàn thành nhiệm vụ của mình thay mặt cho Tổ chức đó. Chức năng khả dụng cho mỗi người dùng được xác định một phần bởi Loại Tổ chức, Cài đặt của Tổ chức, vị trí của Tổ chức đó trong Hệ thống Phân cấp Tổ chức và bộ Quyền cá nhân (người dùng) của chính họ.

Các Tổ chức có một ID Tổ chức duy nhất, Tên Tổ chức và một số mã định danh, mô tả và chi tiết liên hệ khác nhau mà người dùng có quyền 'Quản lý Tổ chức' có thể xem và chỉnh sửa trên tab [Chung] của Tổ chức:

Loại Tổ chức

Các Tổ chức có thể được phân loại là Bên mua hoặc Nhà cung cấp. Chức năng khả dụng cho người dùng đăng nhập vào từng Loại Tổ chức là rất khác nhau:

• Nhà cung cấp có các chức năng để tạo và quản lý Sản phẩm cũng như Danh mục, đồng thời có thêm thông tin chi tiết về Hóa đơn và Đơn đặt hàng bắt nguồn từ PurchasePlus.
• Bên mua có quyền truy cập vào nền tảng procure-to-pay (từ thu mua đến thanh toán) có khả năng cấu hình cao của chúng tôi (Sản phẩm, Danh mục, Yêu cầu Mua hàng, Phê duyệt, Đơn đặt hàng, Nhận hàng, Đối chiếu Hóa đơn Không giấy tờ), cũng như các tính năng bổ sung như Quản lý Hàng tồn kho, Công thức, Điểm bán hàng (POS) và nhiều tính năng khác.

Pháp nhân

Các Tổ chức có thể là Pháp nhân hoặc Không phải Pháp nhân trong PurchasePlus.

Pháp nhân là một Công ty hoặc Đơn vị kinh doanh được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trung ương tại quốc gia của họ và sẽ có Mã số Doanh nghiệp (ví dụ: ở Úc là ABN). Các Đơn vị kinh doanh thương mại (như Khách sạn) hầu như luôn phải được thiết lập dưới dạng Pháp nhân, nhưng các Phòng ban (tức là các Tổ chức con) thuộc Đơn vị kinh doanh thương mại đó (ví dụ: Buồng phòng) thường nên được thiết lập dưới dạng Không phải Pháp nhân.  

Pháp nhân và Không phải Pháp nhân được xử lý khác nhau trong PurchasePlus. Ví dụ: một Không phải Pháp nhân (tức là Phòng ban hoặc Tổ chức Con) có thể tạo Yêu cầu Mua hàng và Đơn đặt hàng, nhưng Tổ chức Cha gần nhất là Pháp nhân sẽ được đặt làm Bên mua của Pháp nhân đó:

Trạng thái Xác minh

Các Tổ chức có thể được Xác minh hoặc Chưa xác minh trong PurchasePlus.

Một Tổ chức Đã xác minh là Tổ chức Bên mua hoặc Tổ chức Nhà cung cấp Đã đăng ký. Tức là, người dùng thực tế sẽ đăng nhập vào Tổ chức này và hoàn thành các nhiệm vụ của họ.

Một Tổ chức Chưa xác minh là một Tổ chức Nhà cung cấp được quản lý bởi Bên mua (tức là Nhà cung cấp Tự quản lý) và không có người dùng nào từng đăng nhập vào Tổ chức này.

Hệ thống Phân cấp Tổ chức

Các Tổ chức có thể được 'lồng' vô tận dưới các Tổ chức khác. Đây là cách chúng tôi biểu diễn kỹ thuật số cấu trúc Tổ chức trong thế giới thực, và cấu trúc này cho phép Bên mua xem các Cơ sở kinh doanh của họ, Cơ sở kinh doanh xem các Phòng ban của họ và các Phòng ban xem các tài liệu cũng như dữ liệu cụ thể của họ. 

Ngoài ra, mô hình Hệ thống Phân cấp Tổ chức này được sử dụng để ngăn người dùng là thành viên của một nút Tổ chức xem dữ liệu thuộc về các nút khác mà họ không tham gia, đồng thời cung cấp cho người dùng là thành viên của Tổ chức Cha quyền xem toàn bộ nội dung bên dưới họ. 

Người dùng đã đăng nhập vào Tổ chức Cha sẽ có thể chọn các Tổ chức Con của nó khi hoàn thành các thao tác khác nhau trong PurchasePlus. Các Tổ chức Con này thường được gọi là 'Phòng ban' trong hệ thống; Phòng ban đơn giản là một Tổ chức Con được lồng dưới Tổ chức Phiên hiện tại - tức là Tổ chức mà người dùng hiện đang đăng nhập vào. 

Người dùng đã đăng nhập vào Tổ chức Con sẽ không thể thực hiện công việc thay mặt cho (các) Tổ chức Cha của họ, mặc dù nhiều tính năng (ví dụ: Danh mục, Công thức và nhiều tính năng khác) phân tầng xuống hệ thống phân cấp - nghĩa là các Tổ chức Con 'kế thừa' các cấu trúc dữ liệu như thế này từ Tổ chức Cha của chúng và chúng không cần phải được thiết lập lại lần thứ hai.

Ví dụ về Hệ thống Phân cấp Tổ chức

The below example is illustrative of how an Organisation can be set up in a functioning Hierarchy and how Legal Entity Status and Verification Status are implicated.

Nhóm Khách hàng: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. Cơ sở kinh doanh: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. Phòng ban: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Phòng ban: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. Phòng ban: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. Cơ sở kinh doanh: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. Phòng ban: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. Phòng ban: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Phòng ban: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

Một số kịch bản phổ biến để làm rõ thêm:

• Người dùng đăng nhập vào (1) sẽ có thể xem và thực hiện công việc thay mặt cho các phòng ban bên dưới họ (1a), (1b), (1c).
• Người dùng đăng nhập vào 1b sẽ không thể thực hiện công việc thay mặt cho (1), (1a), (1c).
• Người dùng tại (2) hoặc bất kỳ cấp con cháu nào của nó sẽ không thể xem hoặc thực hiện công việc thay mặt cho (1) hoặc bất kỳ cấp con cháu nào của nó.
• Người dùng đăng nhập ở cấp Nhóm Khách hàng sẽ có thể xem và thực hiện công việc thay mặt cho (1), (2) và tất cả các cấp con cháu của chúng.

Xem Hệ thống Phân cấp Tổ chức của bạn

Người dùng có Quyền 'Quản lý Tổ chức' có thể xem Hệ thống Phân cấp Tổ chức của họ bằng cách truy cập [Cài đặt Hệ thống] → [Cài đặt Tổ chức] và nhấp vào biểu tượng dấu mũ trong bảng điều khiển [Hệ thống Phân cấp Tổ chức]:

Hệ thống Phân cấp được thể hiện trực quan với các Tổ chức Con được lồng dưới các Tổ chức Cha của chúng.

Một số Tổ chức có biểu tượng chữ v ngược ở phía bên trái của hàng, và các Tổ chức này có thể được Mở rộng để hiển thị các Tổ chức con cháu của chúng, hoặc thu gọn để ẩn chúng:

Từ bảng này, bạn cũng có thể xem ID Tổ chức duy nhất, Trạng thái Pháp nhân và bảng điều khiển [Xem Thông tin] tóm tắt về Tổ chức đã chọn. 

Cuối cùng, bằng cách nhấp vào [Chọn], bạn có thể truy cập Trang Cài đặt của Tổ chức đó và thực hiện các thay đổi nếu cần. 

Tư cách Thành viên Tổ chức

Cách PurchasePlus xác định (các) Tổ chức mà người dùng được phép đăng nhập là mô hình 'tư cách thành viên'. 

Một người dùng có thể là 'thành viên' của một hoặc nhiều Tổ chức - nếu thuộc trường hợp sau, họ có thể đăng nhập vào các Tổ chức khác nhau mà họ là thành viên (và hoàn thành các nhiệm vụ của mình thay mặt cho Tổ chức này) bằng Trình chuyển đổi Tổ chức: 

Mỗi người dùng phải có một Tổ chức 'Mặc định', giúp xác định Tổ chức mà họ bắt đầu phiên làm việc khi đăng nhập lần đầu tiên. Người dùng có thể cập nhật Tổ chức Mặc định của chính mình bất cứ lúc nào trong phần Tài khoản của họ, với các Tổ chức khả dụng bị giới hạn trong các tổ chức mà họ là thành viên:

Những người dùng khác (a) là thành viên của cùng (các) Tổ chức và (b) có quyền 'Xem Người dùng' và/hoặc 'Quản lý Người dùng' sẽ có thể xem và/hoặc quản lý người dùng này (và tất cả những người dùng khác) tại Tổ chức.

Hệ thống AP

Phần này chỉ dành cho Người dùng Nâng cao.

Hệ thống AP là một đối tượng hệ thống thuộc sở hữu của PurchasePlus, giúp trừu tượng hóa sự phức tạp tiềm ẩn của Hệ thống Phân cấp Tổ chức của Bên mua thành một 'vùng chứa' cấp cao, giúp dữ liệu nhất định do các tổ chức thành viên của nó tạo ra sẵn sàng để xuất bằng cách tích hợp vào hệ thống kế toán (bên ngoài) được chỉ định ở phía Bên mua. 

Ngoài ra, các Tổ chức dùng chung Hệ thống AP sẽ có thể truy cập dữ liệu được chia sẻ thuộc về hệ thống AP (ví dụ: Nhà cung cấp).

Hơn bất kỳ đối tượng hoặc thuộc tính nào khác trong PurchasePlus, Hệ thống AP là thứ đại diện toàn diện cho một Khách hàng.

Các Hệ thống AP có:

• Tên - thường là tên của nút tổ chức cấp cao nhất sẽ sử dụng Hệ thống AP này làm Nút Tổ chức, theo sau là 'AP Hub'. Ví dụ: 'Inland Hotels New South Wales AP Hub'.
• Một ID Hệ thống AP (là duy nhất)
• Một Loại Hệ thống AP.
• Một Tiền tệ. 
• Một Định dạng Xuất (cho Hóa đơn và Giấy báo Có được xuất sang hệ thống kế toán bên ngoài) và nếu áp dụng, một hoặc nhiều Biến thể Định dạng Xuất. 
• Đích đến Điện tử có thể được sử dụng bởi các Tổ chức Bên mua thuộc Hệ thống AP này để gửi Tệp Xuất và Tệp Báo cáo qua phương thức điện tử. Có thể có bao nhiêu Đích đến ở đây tùy nhu cầu, nhưng chỉ một đích đến có thể được đặt làm Mặc định Xuất cho Hệ thống AP. 
• Bên mua đang sử dụng Hệ thống AP.
• Nhà cung cấp đã được thêm thủ công vào Hệ thống AP, hoặc được kết nối với Bên mua đang sử dụng Hệ thống AP qua hệ thống sẽ được liệt kê trên Hệ thống AP.
• Mối quan hệ Thương mại giữa Bên mua và Nhà cung cấp trong Hệ thống AP.
• (Không bắt buộc) Trường Tùy chỉnh Tiêu đề. 
• (Không bắt buộc) Trường Tùy chỉnh Dòng phụ.  

Định dạng Xuất AP

Định dạng Xuất AP là Mã GraphQL (GQL) lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu PurchasePlus và xuất ra tệp JSON thô. Tệp JSON này được thiết kế để hệ thống Kế toán cụ thể của Bên mua tiếp nhận tự động, và do đó thường có khá nhiều sự khác biệt giữa các Định dạng Xuất AP.

Định dạng Xuất AP yêu cầu:

• Tên - thường được đặt theo tên của Bên mua cấp cao nhất, ví dụ: 'Inland Hotels Group'.
• Lớp (Class) - luôn là GQL trong PurchasePlus.
• Loại Tệp Đầu ra. Lưu ý rằng đối với PurchasePlus (Lớp GQL), chỉ có JSON khả dụng làm Định dạng Xuất.

Định dạng Xuất AP cũng có thể có giá trị Kỳ Kế toán Bật hoặc Tắt, giá trị này (nếu được bật) sẽ nhắc người dùng tại các Tổ chức Loại B cung cấp Kỳ Kế toán trong Tệp Xuất AP của họ.

Biến thể Định dạng Xuất AP

Mỗi Định dạng Xuất AP có thể có nhiều Biến thể. Biến thể là Mã GQL lấy tệp JSON thô, thực hiện các thao tác xử lý trên đó và có thể xuất Dữ liệu Xuất AP ở định dạng khác (ví dụ: CSV), nhưng Biến thể phải được thiết kế để tạo riêng Loại Tệp Đầu ra đã xác định và yêu cầu công việc kỹ thuật tùy chỉnh từ PurchasePlus.

Các Biến thể Định dạng Xuất AP yêu cầu:

• Tên. Tuân theo quy ước đặt tên tương tự như Định dạng Xuất AP, có chữ 'Variant' ở cuối.
• Loại Tệp Đầu ra. Có nhiều Loại Tệp khả dụng, vì vậy vui lòng đảm bảo bạn chọn tùy chọn mà Hệ thống AP bên ngoài của bạn yêu cầu.
• Tên Hàm. Tên này được sử dụng để gọi các phép biến đổi sẽ được Biến thể áp dụng, và là một trong những lý do khiến Định dạng Xuất AP và Biến thể của chúng cần sự can thiệp của Đội ngũ Kỹ thuật.
• ID Tổ chức Sở hữu. ID Sở hữu được sử dụng để xác định Biến thể Định dạng Xuất AP được tạo cho ai.

Loại Xuất của Hệ thống AP

Sau khi một Tổ chức đã được thêm vào Hệ thống AP, Loại Xuất của họ có thể được thiết lập.

• Loại A nên được sử dụng nếu Tổ chức xuất từng Hóa đơn và Giấy báo Có một lần, đến một đích đến điện tử được cài đặt sẵn. Các Tổ chức này có thể chọn nhiều Hóa đơn và Giấy báo Có rồi xuất hàng loạt - thao tác này sẽ gửi nhiều tệp xuất (mỗi tệp cho một tài liệu) đến Đích đến Điện tử.
• Loại B nên được sử dụng nếu Tổ chức tạo Tệp Xuất thủ công (chứa một hoặc nhiều Hóa đơn/Giấy báo Có) qua Trung tâm Xuất dữ liệu, và tải xuống hoặc gửi chúng đến Đích đến Điện tử theo ý muốn dưới dạng một tệp duy nhất.

Tùy chọn này không thay đổi bất kỳ điều gì về Định dạng Xuất AP được áp dụng cho Tổ chức này, nó chỉ kiểm soát các tùy chọn sẽ hiển thị cho người dùng tại Tổ chức này trên Hóa đơn hoặc Giấy báo Có đã Đối chiếu, và trong khu vực Hóa đơn và Giấy báo Có của Trung tâm Xuất dữ liệu.

Mỗi Tổ chức sẽ có tùy chọn riêng cho Loại Xuất của họ tùy thuộc vào các yêu cầu của Tổ chức, nhưng theo quy tắc chung, đây là một cài đặt rất quan trọng và vui lòng không thay đổi cài đặt này nếu chưa hiểu rõ các Cài đặt Định dạng Xuất AP khác của Tổ chức. Bạn nên chỉ cập nhật cài đặt này khi có sự phối hợp với các thành viên của đội ngũ cấu hình PurchasePlus.