De PurchasePlus AI-assistent gebruiken

Wat de AI-assistent doet

De PurchasePlus AI-assistent verbindt Claude of ChatGPT met uw PurchasePlus-account. U stelt een vraag in duidelijke taal en krijgt antwoord op basis van uw actuele PurchasePlus-gegevens.

Dit werkt via MCP (Model Context Protocol), een standaardmanier voor AI-assistenten om verbinding te maken met andere software. U meldt zich aan met uw gebruikelijke PurchasePlus-account, zodat de assistent alleen kan zien en doen wat u zelf al kunt zien en doen in PurchasePlus.

Waarom de AI-assistent gebruiken?

• Krijg één antwoord voor Aanvragen, Inkooporders, Ontvangstbewijzen en Facturen, in plaats van rapporten te moeten exporteren en vergelijken.
• Volg een enkele bestelling van Aanvraag tot Factuur zonder tussen schermen te schakelen.
• Vind fouten in prijzen, verpakkingsgroottes en hoeveelheden voordat een Factuur wordt betaald.
• Zet een leveranciersofferte of inkopen van vorig jaar om in een conceptaanvraag zonder elke regel opnieuw te hoeven typen.
• Controleer de aanwezige voorraad, Voorraadtellingen, Overdrachten en Receptkosten in één zin.

Wat het kan doen

• Vragen beantwoorden over Aanvragen, Inkooporders, Ontvangstbewijzen, Facturen, Creditnota's en Rekeningoverzichten.
• De aanwezige voorraad controleren per Voorraadlocatie, evenals Voorraadtellingen en Overdrachten.
• Een Recept opzoeken, inclusief de ingrediënten en wat het kost tegen de huidige prijzen.
• Leverancierscatalogi doorzoeken om te zien wie een artikel verkoopt en tegen welke prijs.
• De Rapporten uitvoeren waartoe u al toegang hebt en u de downloadlink verstrekken.
• Een conceptaanvraag aanmaken of bijwerken, opnieuw bestellen op basis van een eerdere Aanvraag, een Bestellijst aanmaken, een Product toevoegen aan een Bestellijst en een ingrediënt toevoegen aan een Recept.

Het goedkeuren, verzenden van Inkooporders, verwijderen van records en deactiveren van Leveranciers blijft altijd voorbehouden aan een persoon.

Voordat u begint

U hebt drie dingen nodig: een PurchasePlus-gebruiker, een AI-account dat uw organisatie toestaat te gebruiken, en het PurchasePlus-serveradres.

Tips

• Controleer het AI-beleid van uw organisatie voordat u verbinding maakt. Gebruik een zakelijk AI-account, geen persoonlijk account.
• De assistent volgt uw PurchasePlus-machtigingen. Als u Facturen niet kunt zien in PurchasePlus, kan de assistent ze ook niet zien. Vraag uw superbeheerder als er iets ontbreekt.
• Als u op meerdere locaties werkt, kunt u binnen dezelfde chat wisselen tussen de organisaties waartoe u al toegang hebt.

Claude verbinden

De snelste manier is via de banner 'PurchasePlus MCP inschakelen' op uw PurchasePlus Home-dashboard. Hiermee opent u Claude waarbij de PurchasePlus-gegevens al zijn ingevuld.

Tips

• Eenmaal verbonden werkt PurchasePlus in Claude op het web, in de desktop-app en in de mobiele apps.
• Claude vraagt om toestemming voordat een tool wordt gebruikt. Kies [Altijd toestaan] voor de tools die alleen gegevens lezen, zoals het weergeven van Facturen. Laat de tools die concepten aanmaken of artikelen toevoegen ingesteld op vragen, zodat u elke wijziging ziet voordat deze plaatsvindt.
• Schakel PurchasePlus uit in [+] → [Connectors] voor chats die niets met inkoop te maken hebben.

##

Waar u vragen over kunt stellen

De assistent leest de meeste onderdelen van PurchasePlus en kan een klein aantal veilige wijzigingen aanbrengen. Alles hieronder is beperkt tot uw eigen machtigingen en de organisatie waarin u werkt.

Het toevoegen van een Receptingrediënt of een Bestellijstproduct wordt direct van kracht, net zoals wanneer u dit zelf toevoegt in PurchasePlus. Het aanmaken van een Bestellijst wordt ook direct van kracht. Aanvragen worden altijd als concept aangemaakt, zodat u ze kunt controleren en indienen.

Voor inkopers en chefs

Gebruik de assistent om te controleren voordat u bestelt, sneller conceptaanvragen op te stellen en Bestellijsten en Recepten actueel te houden. Kopieer deze prompts en pas de namen aan uw locatie aan.

Controleren voordat u bestelt

• "Hebben we de afgelopen zes maanden blauwe bessen gekocht? Van wie, en tegen welke eenheidsprijs?"
• "Welke Leveranciers in onze Catalogi verkopen 10 kg basmatirijst, en wie is het goedkoopst per kg?"
• "Wat staat er nog in bestelling bij Bidfood dat nog niet is ontvangen?"
• "Wat is de aanwezige voorraad eieren op de Voorraadlocatie Hoofdkeuken?"

Een conceptaanvraag opstellen

• "Bestel Aanvraag PR03288 opnieuw voor levering aanstaande dinsdag."
• "Hier is een offerte van onze linnenleverancier. Maak een conceptaanvraag met deze regels en vertel me op welke regels de Catalogusprijs afwijkt van de offerte."
• "Kijk wat de Gift Shop de afgelopen 12 maanden bij deze Leverancier heeft gekocht en maak op basis daarvan een concept-openingsbestelling."
• "Vergelijk de Voorraadlocatie Bar met de par-niveaus en vermeld elk artikel dat onder het minimumniveau ligt met de benodigde hoeveelheid."

Bestellijsten en Recepten actueel houden

• "Welke artikelen op de Bestellijst Housekeeping hebben geen actuele prijsopgave?"
• "Voeg Lurpak ongezouten boter 250g toe aan de Bestellijst Patisserie."
• "Wat kost het Recept Eggs Benedict tegen de huidige prijzen, en welk ingrediënt is het duurst?"
• "Voeg 20 g bieslook toe aan het Recept Eggs Benedict."

Dien uw concept in via PurchasePlus

De assistent dient nooit zelf een Aanvraag in. Om af te ronden:

1. Open PurchasePlus en zoek de Aanvraag onder Conceptaanvragen op het Home-dashboard.
2. Controleer de Leverancier, hoeveelheden, prijzen, Afdeling en Rekeningcode.
3. Klik op [Indienen] om deze door te sturen naar de Goedkeuringsworkflow.

Tips

• Noem specifiek de Voorraadlocatie, Afdeling of Bestellijst die u bedoelt. "De keuken" kan met meerdere overeenkomen.
• Geef een leverdatum op als een specifieke datum, zoals "dinsdag 13 oktober", in plaats van "aanstaande dinsdag".
• Als een Product geen prijsopgave heeft, kan de assistent het niet toevoegen aan een Aanvraag. Controleer eerst de Catalogus.

Voor financiële medewerkers

Gebruik de assistent om Gemarkeerde facturen sneller af te handelen en een Leverancier te controleren vóór betaling. De assistent leest de Inkooporder, het Ontvangstbewijs en de Factuur samen uit, zodat deze een 3-wegsafstemmingsprobleem in één antwoord kan toelichten.

Gemarkeerde facturen afhandelen

• "Toon de Gemarkeerde facturen waarvan de goederen al zijn ontvangen."
• "Waarom is Factuur INV-40211 gemarkeerd?"
• "Volg Inkooporder 778812 vanaf de Aanvraag tot aan de Factuur en vertel me waar de hoeveelheden of prijzen niet meer overeenkomen."
• "Welke regels op de Gemarkeerde factuur zijn niet gekoppeld aan een Inkooporderregel?"

Een Leverancier controleren vóór betaling

• "Controleer de Facturen van Fresh Seafood Co van deze maand tegen hun Inkooporders. Vermeld elke regel waar de eenheidsprijs meer dan 10% hoger is dan de bestelde prijs."
• "Zijn er Facturen van deze Leverancier met hetzelfde Factuurnummer of hetzelfde totaalbedrag op dezelfde dag?"
• "Toon mij de leveranciers-pdf voor Factuur INV-40211."
• "Welke Creditnota's van Bidfood van dit kwartaal zijn niet gekoppeld aan een Factuur?"

Maandafsluiting

• "Wat staat er op het Rekeningoverzicht van september van Bidfood, en welke regels hebben geen overeenkomende Factuur in PurchasePlus?"
• "Hoeveel Aanvragen, niet-geleverde Inkooporders en Gemarkeerde facturen staan er open voor al onze vestigingen? Uitgesplitst per valuta."
• "Voer het Rapport voorraadwaarde uit voor alle Voorraadlocaties en geef me de downloadlink."

Corrigeren en goedkeuren in PurchasePlus

De assistent vindt het probleem. U lost het op en keurt het goed in PurchasePlus.

1. Open de Factuur in PurchasePlus vanuit [Facturen].
2. Voer de wijziging door, koppel deze bijvoorbeeld aan een Inkooporder, splits een regel met de Geavanceerde modus of stel de Afdeling en Rekeningcode in.
3. Keur de Factuur goed vanuit de koptekst, of vanuit [Facturen] → [Wacht op mijn goedkeuring].

Tips

• Vraag om Factuur- en Inkoopordernummers in het antwoord, zodat u ze kunt openen en controleren.
• De assistent groepeert bedragen per valuta en rekent deze niet om.
• Voer voor grote totalen en trends een Rapport uit. De assistent zal u naar een rapport verwijzen in plaats van een bedrag te schatten.

Voor superbeheerders en beheerders

U bepaalt wat de assistent kan doen via de PurchasePlus-machtigingen die u al beheert. Er is geen aparte AI-machtiging om in te stellen.

Hoe toegang werkt

• Elke gebruiker meldt zich aan met zijn of haar eigen PurchasePlus-inloggegevens. De assistent treedt op namens die gebruiker, binnen de organisatie waarin deze werkt.
• De tools die een gebruiker te zien krijgt, komen overeen met de PurchasePlus-machtigingen van die gebruiker. Een gebruiker zonder toegang tot Facturen krijgt de Factuurtools niet aangeboden. Organisatiebeheerders krijgen alle inkooptools aangeboden.
• Om toegang tot een onderdeel te verlenen of in te trekken, wijzigt u de machtigingen van de gebruiker in PurchasePlus. De assistent volgt deze wijziging.
• Concepten die de assistent aanmaakt, zijn eigendom van de gebruiker die het verzoek deed. Ze doorlopen dezelfde Goedkeuringsworkflow als elke andere Aanvraag.
• PurchasePlus legt elk verzoek aan de assistent vast per gebruiker en organisatie.
• Wanneer iemand vertrekt, deactiveert u de PurchasePlus-gebruiker zoals gebruikelijk. De assistent meldt zich aan als die gebruiker en verliest dus ook de toegang.

Wisselen van organisatie

Gebruikers met toegang tot meerdere organisaties kunnen binnen dezelfde chat tussen deze organisaties wisselen.

1. Vraag: "Naar welke organisaties kan ik wisselen?"
2. Vraag: "Wissel naar The Hotel Plus Sydney."
3. De assistent bevestigt de organisatie waarin deze nu werkt. Elk antwoord daarna is afkomstig van die organisatie totdat u opnieuw wisselt.

Uitrollen

1. Bepaal welk AI-abonnement uw organisatie gaat gebruiken en vraag goedkeuring aan de beheerder van uw AI-beleid.
2. Voeg PurchasePlus eenmalig toe voor iedereen. Op Claude Team of Enterprise voegt een Eigenaar dit toe via [Organisatie-instellingen] → [Connectors]. Op ChatGPT maakt een werkruimtebeheerder dit aan en publiceert het.
3. Gebruik op ChatGPT Enterprise [Toegang configureren] om te starten met een pilotgroep, zoals de financiële afdeling en chef-koks.
4. Controleer de gebruikersmachtigingen in PurchasePlus voordat u mensen uitnodigt. De assistent kan alles zien wat de machtigingen toestaan.
5. Deel dit artikel met uw gebruikers en vraag hen om de tools die concepten aanmaken ingesteld te laten op 'vragen'.

Tips

• Elke gebruiker ziet de banner 'PurchasePlus MCP inschakelen' op het Home-dashboard totdat deze wordt gesloten. Sluiten verbergt de banner alleen in die specifieke browser.
• Begin de eerste week met alleen-lezen vragen. Gebruikers bouwen zo vertrouwen op in de antwoorden voordat ze concepten gaan aanmaken.

Wat blijft voorbehouden aan een mens

De assistent kan werk voorbereiden, maar alle definitieve of onomkeerbare handelingen blijven in PurchasePlus bij uw team liggen. Dit ligt vast in PurchasePlus en kan door geen enkele AI-instelling worden gewijzigd.

AI-assistenten kunnen een vraag verkeerd begrijpen of een onjuist antwoord geven. Beschouw elk antwoord als een startpunt en open het document in PurchasePlus voordat u ernaar handelt.

Tips voor betere antwoorden

Hoe specifieker de vraag, hoe beter het antwoord. Noem de locatie, Leverancier, het documentnummer en de datums die u bedoelt.

Tips

• Vraag de assistent om documentnummers in het antwoord te vermelden, zodat u ze in PurchasePlus kunt controleren.
• Geef aan welke organisatie u bedoelt als u op meerdere locaties werkt.
• Geef datums specifiek aan. "Vandaag" en "volgende week woensdag" kunnen op de verkeerde dag vallen als uw AI-account is ingesteld op een andere tijdzone.
• Start een nieuwe chat voor een nieuwe taak. Lange chats kunnen eerdere antwoorden door elkaar halen.
• Als een antwoord niet lijkt te kloppen, vraag dan: "Hoe ben je hierop gekomen?" De assistent laat dan zien welke documenten zijn gebruikt.

Veelgestelde vragen en probleemoplossing

Hulp nodig?

• Neem contact op met het PurchasePlus Customer Success-team
• PurchasePlus AI-assistent hulppagina
• Claude-hulp: aangepaste connectors
• ChatGPT-hulp: Developer-modus en MCP-apps