Sử dụng trợ lý AI của PurchasePlus

Trợ lý AI có thể làm gì

Trợ lý AI của PurchasePlus kết nối Claude hoặc ChatGPT với tài khoản PurchasePlus của bạn. Bạn chỉ cần đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận câu trả lời từ dữ liệu PurchasePlus trực tiếp của mình.

Tính năng này hoạt động thông qua MCP (Giao thức ngữ cảnh mô hình - Model Context Protocol), một phương thức tiêu chuẩn để các trợ lý AI kết nối với những phần mềm khác. Bạn đăng nhập bằng tài khoản PurchasePlus thông thường của mình, vì vậy trợ lý chỉ có thể xem và thực hiện những gì bạn đã được phân quyền trong PurchasePlus.

Tại sao nên sử dụng trợ lý AI?

• Nhận một câu trả lời duy nhất xuyên suốt các Yêu cầu mua hàng (Requisitions), Đơn đặt hàng (Purchase Orders), Phiếu nhận hàng (Receiving Notes) và Hóa đơn (Invoices), thay vì phải xuất và đối chiếu chéo các báo cáo.
• Theo dõi một đơn hàng từ khâu Yêu cầu mua hàng đến Hóa đơn mà không cần phải bấm chuyển đổi giữa các màn hình.
• Phát hiện các lỗi về giá, quy cách đóng gói và số lượng trước khi Hóa đơn được thanh toán.
• Chuyển báo giá của Nhà cung cấp hoặc lịch sử mua hàng năm ngoái thành một bản nháp Yêu cầu mua hàng mà không cần nhập lại từng dòng.
• Kiểm tra lượng tồn kho thực tế, Kiểm kê kho, Điều chuyển kho và chi phí Công thức món chỉ trong một câu lệnh.

Các tính năng khả dụng

• Trả lời các câu hỏi về Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng, Hóa đơn, Phiếu ghi có (Credit Notes) và Bảng sao kê (Statements).
• Kiểm tra lượng tồn kho thực tế theo Vị trí kho (Stock Location), cùng với các đợt Kiểm kê kho và Điều chuyển kho.
• Tra cứu Công thức món, nguyên liệu và chi phí theo mức giá hiện tại.
• Tìm kiếm trong Danh mục (Catalogs) của Nhà cung cấp để xem ai bán mặt hàng đó và với mức giá nào.
• Chạy các Báo cáo mà bạn đã có quyền truy cập và cung cấp liên kết tải xuống cho bạn.
• Tạo hoặc cập nhật bản nháp Yêu cầu mua hàng, đặt hàng lại từ một Yêu cầu mua hàng trước đó, thêm Sản phẩm vào Danh sách mua hàng (Buy List) và thêm nguyên liệu vào Công thức món.

Việc phê duyệt, gửi Đơn đặt hàng, xóa bản ghi và hủy kích hoạt Nhà cung cấp luôn phải do con người thực hiện.

Trước khi bắt đầu

Bạn cần có ba thứ: Một tài khoản người dùng PurchasePlus, một tài khoản AI mà tổ chức của bạn cho phép sử dụng, và địa chỉ máy chủ PurchasePlus.

Mẹo hữu ích

• Kiểm tra chính sách AI của tổ chức bạn trước khi kết nối. Hãy sử dụng tài khoản AI dùng cho công việc, không dùng tài khoản cá nhân.
• Trợ lý tuân theo các quyền phân quyền trong PurchasePlus của bạn. Nếu bạn không thể xem Hóa đơn trong PurchasePlus, trợ lý cũng không thể thấy chúng. Hãy liên hệ với người dùng cấp cao (super user) nếu bạn thấy thiếu quyền truy cập nào đó.
• Nếu bạn làm việc trên nhiều cơ sở/chi nhánh, bạn có thể chuyển đổi giữa các tổ chức mà bạn đã có quyền truy cập ngay trong cùng một cuộc trò chuyện.

Kết nối Claude

Cách nhanh nhất là sử dụng biểu ngữ "Bật PurchasePlus MCP" (Enable PurchasePlus MCP) trên bảng điều khiển Trang chủ PurchasePlus của bạn. Thao tác này sẽ mở Claude với các thông tin chi tiết của PurchasePlus đã được điền sẵn.

Mẹo hữu ích

• Sau khi kết nối, PurchasePlus hoạt động trong Claude trên nền tảng web, ứng dụng máy tính và ứng dụng di động.
• Claude sẽ hỏi trước khi sử dụng từng công cụ. Chọn [Cho phép luôn] (Allow always) cho các công cụ chỉ đọc dữ liệu, chẳng hạn như liệt kê Hóa đơn. Hãy để các công cụ tạo bản nháp hoặc thêm mục ở chế độ hỏi trước, để bạn thấy từng thay đổi trước khi nó diễn ra.
• Tắt PurchasePlus trong [+] → [Connectors] (Trình kết nối) đối với các cuộc trò chuyện không liên quan đến việc mua hàng.

##

Bạn có thể hỏi về những nội dung gì

Trợ lý đọc được hầu hết các khu vực trong PurchasePlus và có thể thực hiện một số lượng nhỏ các thay đổi an toàn. Mọi nội dung bên dưới đều bị giới hạn bởi quyền hạn của chính bạn và tổ chức mà bạn đang làm việc.

Việc thêm nguyên liệu Công thức món hoặc Sản phẩm vào Danh sách mua hàng sẽ có hiệu lực ngay lập tức, tương tự như khi bạn tự thêm vào trong PurchasePlus. Yêu cầu mua hàng luôn được tạo dưới dạng bản nháp để bạn xem xét và gửi đi.

Dành cho nhân viên thu mua và bếp trưởng

Sử dụng trợ lý để kiểm tra trước khi đặt hàng, tạo bản nháp Yêu cầu mua hàng nhanh hơn và duy trì cập nhật Danh sách mua hàng cũng như Công thức món. Bạn có thể sao chép các câu lệnh mẫu này và đổi tên cho phù hợp với cơ sở của mình.

Kiểm tra trước khi đặt hàng

• "Chúng ta có mua Việt quất trong sáu tháng qua không? Mua từ ai và với đơn giá nào?"
• "Những Nhà cung cấp nào trong Danh mục của chúng ta bán gạo basmati 10kg, và ai là bên có giá rẻ nhất trên mỗi kg?"
• "Những mặt hàng nào vẫn đang được đặt từ Bidfood mà chưa nhận được?"
• "Lượng tồn kho thực tế của trứng tại Vị trí kho Bếp chính là bao nhiêu?"

Tạo bản nháp Yêu cầu mua hàng

• "Đặt lại Yêu cầu mua hàng PR03288 để giao vào thứ Ba tuần tới."
• "Đây là báo giá từ Nhà cung cấp đồ vải của chúng tôi. Hãy tạo một bản nháp Yêu cầu mua hàng với các dòng này và cho tôi biết bất kỳ dòng nào có giá trong Danh mục khác với báo giá."
• "Xem những gì Cửa hàng quà tặng đã mua từ Nhà cung cấp này trong 12 tháng qua và tạo một bản nháp đơn hàng mở đầu dựa trên đó."
• "So sánh Vị trí kho Quầy bar với định mức tồn kho (par levels) và liệt kê mọi mặt hàng dưới mức định mức cùng số lượng cần thiết."

Cập nhật Danh sách mua hàng và Công thức món

• "Những mặt hàng nào trong Danh sách mua hàng của Bộ phận buồng phòng hiện không có báo giá?"
• "Thêm bơ nhạt Lurpak 250g vào Danh sách mua hàng Bếp bánh."
• "Chi phí của Công thức món Eggs Benedict theo giá hiện tại là bao nhiêu, và nguyên liệu nào có chi phí cao nhất?"
• "Thêm 20g hẹ vào Công thức món Eggs Benedict."

Gửi bản nháp của bạn trong PurchasePlus

Trợ lý không bao giờ tự ý gửi một Yêu cầu mua hàng. Để hoàn tất:

1. Mở PurchasePlus và tìm Yêu cầu mua hàng trong phần Yêu cầu mua hàng nháp (Draft Requisitions) trên bảng điều khiển Trang chủ.
2. Kiểm tra Nhà cung cấp, số lượng, giá cả, Bộ phận và Mã tài khoản.
3. Bấm [Gửi] (Submit) để đưa vào Quy trình phê duyệt (Approval Workflow).

Mẹo hữu ích

• Nêu rõ tên Vị trí kho, Bộ phận hoặc Danh sách mua hàng mà bạn muốn chỉ định. Từ "nhà bếp" có thể khớp với nhiều vị trí khác nhau.
• Đưa ngày giao hàng dưới dạng một ngày cụ thể, chẳng hạn như "Thứ Ba ngày 13 tháng 10", thay vì "thứ Ba tuần tới".
• Nếu một Sản phẩm không có báo giá, trợ lý không thể thêm sản phẩm đó vào Yêu cầu mua hàng. Hãy kiểm tra Danh mục trước.

Dành cho người dùng tài chính

Sử dụng trợ lý để xử lý các Hóa đơn bị gắn cờ nhanh hơn và kiểm tra Nhà cung cấp trước khi thanh toán. Trợ lý đọc đồng thời Đơn đặt hàng, Phiếu nhận hàng và Hóa đơn, do đó có thể giải thích vấn đề đối chiếu 3 chiều (3-way match) chỉ trong một câu trả lời.

Xử lý các Hóa đơn bị gắn cờ

• "Liệt kê các Hóa đơn bị gắn cờ mà hàng hóa đã được nhận."
• "Tại sao Hóa đơn INV-40211 lại bị gắn cờ?"
• "Theo dõi Đơn đặt hàng 778812 từ Yêu cầu mua hàng đến Hóa đơn và cho tôi biết số lượng hoặc giá cả bắt đầu không khớp ở đâu."
• "Những dòng Hóa đơn bị gắn cờ nào không được khớp với dòng Đơn đặt hàng?"

Kiểm tra Nhà cung cấp trước khi thanh toán

• "Kiểm tra các Hóa đơn tháng này từ Fresh Seafood Co so với các Đơn đặt hàng của họ. Liệt kê bất kỳ dòng nào có đơn giá cao hơn 10% so với giá đã đặt."
• "Có Hóa đơn nào từ Nhà cung cấp này có cùng số Hóa đơn hoặc cùng tổng số tiền trong cùng một ngày không?"
• "Cho tôi xem tệp PDF của Nhà cung cấp cho Hóa đơn INV-40211."
• "Những Phiếu ghi có nào từ Bidfood trong quý này chưa được liên kết với Hóa đơn?"

Cuối tháng

• "Bảng sao kê tháng 9 từ Bidfood bao gồm những gì, và những dòng nào không có Hóa đơn khớp trong PurchasePlus?"
• "Trên tất cả các cơ sở của chúng tôi, có bao nhiêu Yêu cầu mua hàng, Đơn đặt hàng chưa giao và Hóa đơn bị gắn cờ đang mở? Chia theo loại tiền tệ."
• "Chạy Báo cáo giá trị tồn kho cho tất cả các Vị trí kho và gửi cho tôi liên kết tải xuống."

Sửa và phê duyệt trong PurchasePlus

Trợ lý giúp tìm ra vấn đề. Bạn sẽ sửa và phê duyệt vấn đề đó trong PurchasePlus.

1. Mở Hóa đơn trong PurchasePlus từ mục [Hóa đơn] (Invoices).
2. Thực hiện thay đổi, ví dụ: khớp hóa đơn với Đơn đặt hàng, tách dòng bằng Chế độ nâng cao (Advanced Mode) hoặc thiết lập Bộ phận và Mã tài khoản.
3. Phê duyệt Hóa đơn từ phần tiêu đề, hoặc từ [Hóa đơn] → [Chờ tôi phê duyệt] (Awaiting My Approval).

Mẹo hữu ích

• Yêu cầu đưa số Hóa đơn và Đơn đặt hàng vào câu trả lời, để bạn có thể mở từng tài liệu và kiểm tra.
• Trợ lý nhóm các số tiền theo loại tiền tệ và không tự động quy đổi giữa các loại tiền.
• Đối với các tổng số tiền lớn và xu hướng, hãy chạy Báo cáo. Trợ lý sẽ chỉ bạn đến một báo cáo phù hợp thay vì ước tính một con số.

Dành cho người dùng cấp cao và quản trị viên

Bạn kiểm soát những gì trợ lý có thể làm thông qua các phân quyền PurchasePlus mà bạn đang quản lý. Không có phân quyền AI riêng biệt nào cần phải thiết lập.

Cách thức hoạt động của quyền truy cập

• Mỗi người dùng đăng nhập bằng thông tin đăng nhập PurchasePlus của riêng họ. Trợ lý hoạt động với tư cách là người dùng đó, trong tổ chức mà họ đang làm việc.
• Các công cụ được cung cấp cho người dùng khớp với quyền hạn của họ trong PurchasePlus. Người dùng không có quyền truy cập Hóa đơn sẽ không được cung cấp các công cụ Hóa đơn. Quản trị viên tổ chức được cung cấp mọi công cụ mua hàng.
• Để cấp hoặc xóa quyền truy cập vào một khu vực, hãy thay đổi quyền của người dùng trong PurchasePlus. Trợ lý sẽ tuân theo thay đổi đó.
• Các bản nháp do trợ lý tạo ra sẽ thuộc về người dùng đã đưa ra yêu cầu. Chúng sẽ trải qua cùng một Quy trình phê duyệt như bất kỳ Yêu cầu mua hàng nào khác.
• PurchasePlus ghi lại mọi yêu cầu của trợ lý theo người dùng và tổ chức.
• Khi một nhân viên nghỉ việc, hãy vô hiệu hóa tài khoản người dùng PurchasePlus của họ như bình thường. Trợ lý đăng nhập với tư cách người dùng đó, do đó nó cũng sẽ mất quyền truy cập.

Chuyển đổi tổ chức

Người dùng có quyền truy cập vào nhiều tổ chức có thể chuyển đổi giữa các tổ chức trong cùng một cuộc trò chuyện.

1. Hỏi "Tôi có thể chuyển sang những tổ chức nào?"
2. Hỏi "Chuyển sang The Hotel Plus Sydney."
3. Trợ lý xác nhận tổ chức mà nó hiện đang làm việc. Mọi câu trả lời sau đó sẽ đến từ tổ chức đó cho đến khi bạn chuyển đổi lại.

Triển khai hệ thống

1. Thống nhất gói AI mà tổ chức của bạn sẽ sử dụng và xin phê duyệt từ người phụ trách chính sách AI của bạn.
2. Thêm PurchasePlus một lần cho tất cả mọi người. Trên Claude Team hoặc Enterprise, Chủ sở hữu thêm vào trong [Cài đặt tổ chức] (Organization settings) → [Connectors]. Trên ChatGPT, quản trị viên không gian làm việc sẽ tạo và xuất bản nó.
3. Trên ChatGPT Enterprise, sử dụng [Định cấu hình quyền truy cập] (Configure Access) để bắt đầu với một nhóm thử nghiệm, chẳng hạn như bộ phận tài chính và các bếp trưởng.
4. Kiểm tra quyền của người dùng trong PurchasePlus trước khi bạn mời mọi người. Trợ lý có thể thấy bất kỳ nội dung nào mà quyền hạn của họ cho phép.
5. Chia sẻ bài viết này với người dùng của bạn và yêu cầu họ duy trì chế độ hỏi trước đối với các công cụ tạo bản nháp.

Mẹo hữu ích

• Mọi người dùng đều thấy biểu ngữ Bật PurchasePlus MCP trên bảng điều khiển Trang chủ của họ cho đến khi họ đóng nó. Việc đóng biểu ngữ chỉ ẩn nó trên trình duyệt đó.
• Bắt đầu với các câu hỏi chỉ đọc trong tuần đầu tiên. Người dùng sẽ xây dựng niềm tin vào các câu trả lời trước khi họ tạo bản nháp.

Những việc chỉ con người mới có thể thực hiện

Trợ lý có thể chuẩn bị công việc, nhưng bất kỳ thao tác nào mang tính quyết định hoặc không thể hoàn tác đều được giữ lại trong PurchasePlus để nhóm của bạn thực hiện. Điều này được cố định trong PurchasePlus và không có cài đặt AI nào có thể thay đổi được.

Các trợ lý AI có thể hiểu sai câu hỏi hoặc đưa ra câu trả lời không chính xác. Hãy coi mỗi câu trả lời là một điểm khởi đầu và mở tài liệu trong PurchasePlus trước khi bạn thao tác trên đó.

Mẹo để có câu trả lời tốt hơn

Câu hỏi càng cụ thể thì câu trả lời càng tốt. Hãy nêu rõ cơ sở, Nhà cung cấp, số tài liệu và ngày tháng mà bạn muốn nhắc đến.

Mẹo hữu ích

• Yêu cầu trợ lý liệt kê số tài liệu cùng với câu trả lời, để bạn có thể kiểm tra chúng trong PurchasePlus.
• Nêu rõ bạn muốn tổ chức nào nếu bạn làm việc trên nhiều cơ sở.
• Đưa ngày tháng cụ thể. Các từ như "Hôm nay" và "thứ Tư tuần sau" có thể rơi vào sai ngày nếu tài khoản AI của bạn được đặt ở múi giờ khác.
• Bắt đầu một cuộc trò chuyện mới cho một tác vụ mới. Các cuộc trò chuyện dài có thể làm lẫn lộn các câu trả lời trước đó.
• Nếu một câu trả lời có vẻ sai, hãy hỏi "Làm sao bạn tính ra được kết quả đó?" Trợ lý sẽ hiển thị các tài liệu mà nó đã sử dụng.

Câu hỏi thường gặp và khắc phục sự cố

Bạn cần trợ giúp?

• Liên hệ với Đội ngũ Hỗ trợ Khách hàng của PurchasePlus
• Trang trợ giúp về trợ lý AI của PurchasePlus
• Trợ giúp về Claude: trình kết nối tùy chỉnh
• Trợ giúp về ChatGPT: Chế độ Nhà phát triển và các ứng dụng MCP